Go to previous topic
Go to next topic
آخرين ارسال 30 خرداد 1390 08:10 ق.ظ توسط Hossein
تعاریف اولیه سیستم دریافت و پرداخت
�29 پاسخ
مرتب:
مولف پيغام ها
Hossein
کاربر با تجربه
کاربر با تجربه

--
28 فروردین 1390 10:48 ق.ظ
    سلام

    برای شروع کار با سیستم دریافت و پرداخت، نیازمند تعاریف اولیه سیستم دریافت و پرداخت هستیم:

     

    1. مراکز عملیات مالی
    2. نهاد ها
    3. دسته چک ها
    4. رسید ها
    5. مدارک دریافت و پرداخت
    1. مرکز عملیات مالی

                 مراکز عملیات مالی، مراکزی هستند که عملیات دریافت و پرداخت بر روی آنها انجام می شود.

     انواع مراکز عملیات مالی

                مراکز عملیات مالی شامل انواع زیر می باشد:

    بانک

    صندوق

    تنخواه گردان

    سایر


    کارهایی که مرکز عملیات مالی برای ما انجام می دهد:

     1)     دستور دریافت و پرداخت

                کد مرکز عامل در هنگام تنظیم سند دریافت و پرداخت برای پیگیری سند های دریافت و پرداختی می باشد که به صورت پیش نویس تهیه شده است و می خواهیم آنها را پیگیری نموده و به عملیاتی تبدیل نمائیم. برای پیدا کردن اسناد دریافت و پرداخت یک مرکز خاص، کافی است در فهرست اسناد دریافت و پرداخت، مرکز مورد نظر را انتخاب کنیم.

     2)     تعریف دسته چک ها

                هنگام تعریف دسته چک باید مشخص نمائیم که این دسته چک برای کدام مرکز عملیات مالی می باشد.

     3)     تعریف نهادهای دریافت و پرداخت

                هنگام تعریف نهاد دریافت و پرداخت باید مشخص نمائیم که این نهاد دریافت و پرداخت برای کدام مرکز عملیات مالی می باشد.

     هنگام تعریف مرکز عملیات مالی باید کد به آن اختصاص دهیم.

                این کد بدون محدودیت بوده ولی سیستم تکراری بودن آن را کنترل می کند. جهت سهولت کار بهتر است برای تعریف این کد ها از یک منطق خاص استفاده نمائیم.

                مثلا کد بانکها همواره با 4، کد صندوق همواره با 2 و کد تنخواه گردانها با 6 شروع شوند.

     وجود رابطه منطقی بین کد ها در مراکز عملیات مالی می تواند کمک زیادی در جهت گرفتن گزارش های مناسب بنماید.

     

     


    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    29 فروردین 1390 08:39 ق.ظ
    سلام

    2. تعریف نهاد دریافت و پرداخت:
    نهاد ترکیبی از حساب و تفصیلی (ها) می باشد که با هم رابطه ای معنی دار دارند و در هنگام تنظیم سند دریافت و پرداخت ( با استفاده از روال ) به ما کمک می کند. یک نهاد می تواند تنها از یک حساب و یا اینکه از یک حساب به همراه چند تفصیلی تشکیل شده باشد.

    هر نهاد در راستای یک مرکز عملیات مالی می باشد که درهنگام تعریف نهاد جدید ابتدا باید کد مرکز عملیات مالی را انتخاب نمائیم.

    ماهیت نهاد:
    نهاد ها از لحاظ ماهیت به سه نوع زیر تقسیم می شوند:
    • موجودی
    • دریافتنی
    • پرداختنی

    ماهیت نهاد باعث می شود که کاربر هنگام استفاده از روال کمتر مرتکب اشتباه شود. به عنوان مثال پس از انتخاب نهاد دریافتنی، فقط قادر خواهیم بود سند دریافت یک مدرک دریافتنی را در سیستم ثبت کنیم.

    هر رخدادی که در همان لحظه روی مانده اثر بگذارد، ماهیت موجودی خواهد داشت. از آنجا که هر پرداختی از صندوق مستقیما روی موجودی تاثیر می گذارد، پس نهاد صندوق پرداختنی نداریم.

    وضعیت مدرک:

    1. عادی
    2. تضمینی
    3. برگشتی
    4. حقوقی
    5. مفقودی
    6. سایر


    وضعیت مدرک یک دسته بندی برای نهادها می باشد. یک نهاد می تواند شامل وضعیت عادی و یا تضمینی و... باشد.
    وضعیت مدرک مشخص می کند این نهاد، تنها اسناد عادی را می پذیرد و یا اینکه اسناد عادی و تضمینی و مفقودی را می پذیرد و اسناد برگشتی و حقوقی و... قابل استفاده توسط این نهاد نمی باشد و باید نهاد دیگری را انتخاب نمائیم.

    نوع نهاد:

    • مالی
    • انتظامی

    با انتخاب نوع نهاد، تعیین می نمائیم که مدرک مورد نظر جزء مدارک مالی می باشد یا جزء مدارک انتظامی.
    به عنوان مثال ”بانک صادر کننده چک های تضمینی“ و ”صندوق دریافت کننده مدارک تضمینی“نوع نهادشان انتظامی می باشد.
    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    30 فروردین 1390 08:53 ق.ظ

    نوع فعالیت

    نهاد

    مرکز عملیات مالی

    پرداخت چک روز / وصول چک / واریز به حساب بانک

    موجودی

     

     

    بانک

     

    به حساب گذاشتن چک جهت وصول

    دریافتنی

    صدور چک سررسیدی

    پرداختنی

    پرداخت وجه نقد / دریافت وجه نقد

    موجودی

     

     

    صندوق

     

    دریافت چک / خرج نمودن چک های نزد صندوق

    دریافتنی

    ” نداریم ”

    پرداختنی

     

     

    نهاد

    حساب / تفصیلی

    حساب معین

    حساب کل

     

    صندوق موجودی

    صندوق ریالی  شماره 1

    01/01/101

    صندوق

    01/101

     

    وجوه نقد و بانک ها

    101

     

     

     

    دارایی ها

    1

    بانک موجودی

    بانک ملی جاری 1221

    01/02/101

    بانکها

    02/101

    صندوق دریافتنی

    صندوق ریالی شماره 1

    01/01/102

    اسناد نزد صندوق

    01/102

     

    حسابها و اسناد دریافتنی

    102

    بانک دریافتنی

    اسناد درجریان وصول

    01/02/102

    اسناد درجریان وصول

    02/102

    بانک پرداختنی

    بانک ملی جاری 1221

    01/01/201

    اسناد صادره از بانکها

    01/201

    حسابها و اسناد پرداختنی

    201

    بدهی ها

    2

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    31 فروردین 1390 08:33 ق.ظ
    سلام

    انواع رسیدهای دریافت و پرداخت:

    جهت فعالیتهای مختلف، می توان انواع رسید دریافت و پرداخت تعریف نمود. مثلا رسید دریافت چک، رسید پرداخت چک، رسید دریافت وجه نقد، رسید پرداخت وجه نقد و...
    هنگام تعریف رسیدها باید ماهیت آنها را مشخص نمائیم. مثلا ماهیت رسید دریافت است یا پرداخت

    بر حسب ماهیت رسید (دریافتنی ویا پرداختنی) برخی از سطرهای سند، "اصلی" و برخی دیگر درنقش "طرف حساب" قرار خواهند داشت.

    در رسیدهای دریافت، سطرهای بدهکار، سطرهای اصلی خواهند بود.
    در رسیدهای پرداخت، سطرهای بستانکار، سطرهای اصلی خواهند بود.

    ------------------------------------------------------------------
    دریافت چک:
    اسناد دریافتنی 1.000.000
    فروش نرم افزار 1.000.000
    ------------------------------------------------------------------
    پرداخت چک:
    خرید 25.000.000
    اسناد پرداختنی 25.000.000
    -------------------------------------------------------------------

    رسید ها:
    برای فعالیت هایی مانند دریافت چک و یا پرداخت وجه نقد و... می توانیم رسید صادر نمائیم. برای این منظور باید ابتدا یکی از انواع رسیدها را که تعریف نموده ایم را انتخاب نمائیم (این رسیدها در قسمت انواع رسیدها تعریف شده اند) سپس باید شماره سند دریافت و پرداخت متناظربا این رسید را تعیین نمائیم.

    در قسمت رسیدها توسط کلید ترکیبی Shift + Del می توانیم رسیدی را باطل نمائیم و توسط همین کلیدها می توانیم رسید باطل شده را از حالت ابطال خارج نمائیم.

    نکته:
    برای تنظیم رسید جدید حتما باید سند آن قبلا تنظیم شده باشد. یعنی اگر می خواهیم چکی پرداخت نمائیم، قبلا یک سند به صورت پیش نویس در سیستم ذخیره شده است که حداقل یکی از آرتیکل های آن تنظیم شده است که این رسید برای آن سند صادر می گردد.

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    03 اردیبهشت 1390 09:30 ق.ظ
    سلام

    تعریف دسته چک:

    همان طور که در مرکزعملیات مالی توضیح داده شد یکی از کاربرد های مرکزعملیات مالی تعریف دسته چک می باشد. هنگام تعریف دسته چک ابتدا باید مشخص نمائیم که این دسته چک برای کدام مرکز عملیات مالی می باشد.

    سایر اطلاعات مورد نیاز را از روی دسته چکی که داریم وارد می نمائیم. مثلا فرض نمائیم دسته چکی داریم که 50 برگی بوده و 14 برگ ازآن استفاده شده است برای وارد نمودن این دسته چک، شماره شروع، شماره اولین برگه موجود بر روی دسته چک را وارد می نمائیم و در تعداد برگ چک، تعداد باقی مانده را وارد می نمائیم که در این مثال عدد 36 را باید وارد نمائیم. فیلد تعداد صادر غیر قابل تغییر بوده و سیستم پس از صدور هر برگ چک این تعداد را تعیین می کند.

    بانک های مختلف دارای دسته چک های مختلفی هستند. برای اینکه بتوانیم برروی چک ها پرینت بگیریم باید از قبل فرمت و یا ساختار چک را در سیستم تعریف نموده باشیم. برای این منظور هنگام تعریف دسته چک باید فرم چاپ چک مناسب با آن دسته چک را انتخاب نمائیم.

         

    عبارت شناسایی عبارتی است که خود سیستم با توجه به اطلاعاتی که وارد می نمائیم تشکیل می دهد. هدف از این عبارت مشخص نمودن هر دسته چک از دسته چک بانک های دیگر می باشد.

     

    ·         همچنین می توان با استفاده از گزینه ”فهرست چک های صادره“ مشخصات چک های صادره از هر دسته چک را ملاحظه کرد.

    ·         همچنین می توان با استفاده از گزینه ”خلاصه وضعیت دسته چک“ مشخصات کلی دسته چک (از قبیل تعداد چک های صادره و باطله و لیست شماره چک های استفاده نشده) را ملاحظه کرد

    ·         با استفاده از خلاصه وضعیت دسته چک می توان لیستی از شماره چک های صادره نشده دسته چک انتخاب شده، به همراه اطلاعات مفید دیگری به دست آورد.


    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    04 اردیبهشت 1390 04:19 ب.ظ
    سلام

    مدارک دریافت و پرداخت:

    تعقیب اتفاقاتی که برای هر برگ سند دریافتنی یا پرداختنی رخ می دهد از طریق مدارک دریافت و پرداخت امکان پذیر است.

    هم چنین اسنادی که نقد شده اند را می توانیم از این جا مشاهده نمائیم.

     ماهیت مدارک:

    • دریافتنی
    • پرداختنی
    • دریافت نقدی
    • پرداخت نقدی

    چک هایی که تاریخ سررسید ندارد (چک های روز ) پرداخت نقدی می باشند.

          

    نوع مدارک شامل:

    چک، چک پول، سفته، ضمانتنامه، حواله، فیش و سایر می باشد.


    اگر ماهیت مدرک پرداختنی و از نوع چک بود باید دسته چک را هنگام تعریف مدرک انتخاب نمائیم.

     

    مدارک دارای 4 نوع وضعیت می باشند:

    ·         مدرک جدید:

    هیچ سندی برای این مدرک تنظیم نشده است.

    ·         مدرک موجود:

    سند برای آن تنظیم شده است.مدرکی که هنوز درسیستم موجود می باشد ودارای مانده سررسیدی است.

    ·         مدرک خارج شده:

    تکلیف مدرک مشخص شده است. مدرک در اثرفعالیتهای مالی از سیستم خارج شده است.

    ·         مدرک باطل شده:

    مدرکی که در سیستم دارای هیچ رخدادی نیست و توسط کاربر به عنوان مدرک باطل شده معرفی شده است.


    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    06 اردیبهشت 1390 08:18 ق.ظ

    سلام

    مثال:

    در شروع فعالیت مالی حتما یکی از رخدادها دارای تاریخ سررسید است:

     (ت س) اسناد دریافتنی        3.100.000         

                                        فروش کالا                                   3.100.000

     

    درادامه فعالیت مالی هر دو رخداد دارای تاریخ سررسید است:

     (ت س) اسناد درجریان وصول                     3.100.000

                                        (ت س) اسناد دریافتنی                      3.100.000

     

    درخاتمه فعالیت مالی حتما یکی از رخدادها دارای تاریخ سررسید است:

                بانک             3.100.000   

                                        (ت س) اسناد درجریان وصول                     3.100.000      

     مثال:

    در شروع فعالیت مالی حتما یکی از رخدادها دارای مدرک است:

     

                (مدرک) اسناد دریافتنی                   3.100.000         

                                        فروش کالا                       3.100.000

     درادامه فعالیت مالی هر دو رخداد دارای مدرک است:

     

                (مدرک) اسناد درجریان وصول        3.100.000

                                        (مدرک) اسناد دریافتنی         3.100.000

     درخاتمه فعالیت مالی هردو رخداد دارای مدرک است:


                 (مدرک) بانک                              3.100.000   

                (مدرک نقدی یا نقد شده) اسناددرجریان وصول   3.100.000


    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    08 اردیبهشت 1390 11:06 ق.ظ
    سلام

    نوع مدرک

    ماهیت های قابل قبول 

    موارد استفاده

    چک

    دریافتنی

    دریافت چک مدت دار – دریافت چک تضمینی

    پرداختنی

    صدور چک مدت دار – صدور چک تضمینی

    دریافت نقدی

    دریافت چک روز

    پرداخت نقدی

    صدور چک روز

    چک پول

    دریافتنی

    دریافت چک پول – خرج کردن چک پول – واگذاری چک پول به بانک جهت وصول

    سفته

    دریافتنی

    دریافت سفته

    پرداختنی

    پرداخت سفته

    ضمانت نامه

    دریافتنی

    دریافت ضمانتنامه بانکی

    پرداختنی

    پرداخت ضمانتنامه بانکی

    حواله

    دریافتنی

    پولی به حساب بانکی ما حواله می شود ولی وجه به موجودی بانکی ما اضافه نمی شود.

    پرداختنی

    پولی به حساب بانکی دیگران حواله می کنیم ولی وجه به موجودی بانکی مقصد اضافه نمی شود.

    دریافت نقدی

    پولی به حساب بانکی ما حواله می شود و وجه به موجودی بانکی ما اضافه می شود.

    پرداخت نقدی

    پولی به حساب بانکی دیگران حواله می کنیم و وجه به موجودی بانکی مقصد اضافه می شود.

    فیش

    دریافتنی

    پولی به حساب بانکی ما واریز می شود ولی وجه به موجودی بانکی ما اضافه نمی شود.

    پرداختنی

    پولی به حساب بانکی دیگران واریز می کنیم ولی وجه به موجودی بانکی مقصد اضافه نمی شود.

    دریافت نقدی

    پولی به حساب بانکی ما واریز می شود و وجه به موجودی بانکی ما اضافه می شود.

    پرداخت نقدی

    پولی به حساب بانکی دیگران واریز می کنیم و وجه به موجودی بانکی مقصد اضافه می شود.

    نکاتی چند در مورد مدارک دریافت و پرداخت:

    در مورد ضمانت نامه ها، امکان تعریف ماهیت های نقدی نیز وجود دارد، اما عملا در مورد ضمانت نامه ها ماهیت نقدی کاربردی ندارد.

    در مورد فیش نیز عمدتا از ماهیت نقدی استفاده می شود، اما برای مواقع خاص امکان تعریف فیش به صورت غیر نقدی نیز وجود دارد.

    در مورد چک پول و سفته، بجز ماهیت های ذکر شده، ماهیت دیگری قابل تعریف نیست.

     



    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    11 اردیبهشت 1390 09:24 ق.ظ

    سلام

    تنظیم سند دریافت و پرداخت

     با استفاده از روال ( Wizard)

    روش دستی

    قبل از تنظیم سند دریافت و پرداخت چه مواردی باید آماده باشد ؟

    1. مرکز عملیات مالی باید تعریف شده باشد.
    2. نهاد (ها) باید تعریف شده باشد.
    3. دسته چک (ها) باید تعریف شده باشد.
    4. مدارک دریافت و پرداخت باید تعریف شده باشد.

    شایان ذکر است تعریف مدرک و دسته چک در هنگام صدور سند هم مقدور است.

    مثال:

    …………………………………………………………………………...

    هزینه های عملیاتی - مواد اولیه مس    2.500.000

                            اسناد پرداختنی بانک ملی جاری 1212             2.500.000

                (پرداخت چک بابت خرید مواد اولیه به تاریخ سررسید 17/1/1385)

    …...……………………………………………………………………… درتاریخ سررسید

    اسناد پرداختنی بانک ملی جاری 1212 2.500.000

                            بانک ملی جاری 1212                               2.500.000

                (پرداخت وجه چک از حساب بانک ملی جاری 1212)

    …………………………………………………………………………

    در ادامه می خواهیم این دو سند را از طریق روال  (Wizard)تنظیم نمائیم.

    تنظیم سند دریافت پرداخت با استفاده از روال (Wizard):

    مثال: فرض نمائید می خواهیم سند دریافت و پرداختی تنظیم نمائیم، برای چکی که به مشتری بابت خرید کالا داده ایم. همان طور که می دانیم ابتدا باید مدرک آن را تعریف کرد.

    از منوی سند گزینه تنظیم ”سند دریافت و پرداخت“ را انتخاب می نمائیم. پس از وارد نمودن تاریخ سند و شرح عمومی و تائید آن پنجره، همانند شکل زیر، سند دریافت و پرداخت ظاهر می شود.

    برای فعال نمودن روال از کلید های Ctrl + W استفاده می نمائیم تا پنجره روال ظاهر شود. این پنجره شامل 3 گروه اصلی است:

         عملیات نقدی

         عملیات با مدارک دریافتنی

        عملیات با مدارک پرداختنی

    جهت سهولت استفاده از روال ها آنها را بر حسب استفاده به این 3 گروه تقسیم بندی نموده ایم. بدیهی است در صورت نیاز می توان گروه های دیگری با زیر گروه های دلخواه ایجاد کرد.

    دراین مثال ما قصد دادن چک را داریم، پس باید عملیات با مدارک پرداختنی را انتخاب نمائیم.

    بر حسب مورد هر یک از این گروه ها نیز دارای زیر گروه هایی هستند. مثلا ”عملیات با مدارک پرداختنی“ شامل زیر گروه های زیر می باشد:

           پرداخت مدرک پرداختنی

          اعلام وصول مدرک پرداختنی (برداشت وجه آن از حساب )

           پس گرفتن مدرک پرداختنی

           تعویض مدرک پرداختنی

                و غیره...

    چون می خواهیم چک پرداخت نمائیم، پس روال ”پرداخت مدرک پرداختنی“ را انتخاب می نمائیم

    اولین پنجره روال تنظیم سند دریافت و پرداخت ظاهر می شود. این پنجره شامل نهاد هایی است که قبلا تعریف کرده ایم. در این پنجره تنها نهاد هایی ظاهر می شوند که در ارتباط با پرداخت چک می باشند و سایرنهاد ها دیده نمی شوند. به این ترتیب در انتخاب نهاد کمتر دچار اشکال و اشتباه می شویم.

    پس از انتخاب نهاد مورد نظر ”در این مثال بانک ملی جاری 1212 – پرداختنی” توسط کلید مرحله بعدی به پنجره بعدی می رویم.

    در این پنجره لیستی از مدارک پرداختنی که از نهاد انتخاب شده صادر شده اند را مشاهده می نمائیم. مدرک مورد نظر را انتخاب نموده و توسط کلید مرحله بعدی به پنجره بعدی می رویم.

    توجه: در صورت لزوم می توانیم در همین پنجره توسط کلید + مدرک جدید تعریف نمائیم.

    پنجره صفحه بعد، طرف بستانکار سند دریافت و پرداخت را نشان می دهد.

    توجه: گاهی در هنگام تنظیم اسناد دریافت و پرداخت، سند هایی را تنظیم می نمائیم که از چند آرتیکل تشکیل شده اند. مثلا همزمان می خواهیم سندی را تنظیم نمائیم که در این سند چند چک را پرداخت می نمائیم. در پنجره صفحه بعد با استفاده از کلید + می توانیم مدارک دیگری را انتخاب نموده و اصطلاحا سند مرکب تنظیم کنیم. سپس توسط کلید مرحله بعدی، به پنجره بعدی می رویم.

    در همین مرحله می توانیم با استفاده کلید ”درج در سند“ از روال خارج شویم و سند را به صورت پیش نویس ذخیره کنیم. این حالت  در مواردی کاربرد دارد که فرد صادر کننده مدرک  از طرف حساب (علت صدور چک) بی اطلاع است و تنها سطر اصلی سند را درج می کند. در مرحله بعد همین سند را اصلاح کرده و سطر طرف حساب آنرا وارد می کنیم، سپس سند را عملیاتی کرده و ذخیره می کنیم.

    در پنجره ظاهر شده، باید طرف بدهکار سند دریافت و پرداخت را تنظیم نمائیم. حساب مورد نظر را از طریق فشار روی تکمه ... انتخاب نموده و سپس توسط تکمه مرحله بعدی، به پنجره بعدی  می رویم.

    آخرین پنجره ای که ظاهر می شود، توضیحاتی را در مورد مراحلی که تاکنون برای تنظیم سند طی نموده ایم، نشان می دهد. توسط تکمه درج در سند، سند دریافت و پرداخت تنظیم می شود.

     


    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    12 اردیبهشت 1390 10:58 ق.ظ
    تا این جا سند پرداخت چک، تنظیم شد.

    فرض نمائیم تاریخ سررسید فرا رسیده است و ما قصد پرداخت وجه چک را از حساب خود داریم. پس باید سند دریافت و پرداخت آن را تنظیم نمائیم.

    مجددا از منوی سند، تنظیم سند دریافت و پرداخت را انتخاب می کنیم.تاریخ سند و شرح عمومی آن را وارد نموده و وارد پنجره تنظیم سند می شویم.

    توسط کلید Ctrl + W روال را اجراء می نمائیم.

    چون قصد پرداخت وجه چک را از حساب داریم، پس باید روال اعلام وصول مدرک پرداختنی (برداشت وجه آن از حساب) را انتخاب نمائیم.

    با این کار اولین پنجره روال ظاهر می شود.

    در این پنجره بانکی که چک صادر شده از آن بانک وصول شده است را انتخاب می نمائیم. سپس توسط کلید مرحله بعدی به پنجره بعدی می رویم.

    در این پنجره لیستی از مدارکی که می خواهیم وصول آنها را اعلام نمائیم را مشاهده می نمائیم. مدرک مورد نظر را انتخاب نموده و توسط کلید مرحله بعدی به پنجره بعدی می رویم.

    در این پنجره طرف بدهکار سند را که تاکنون تنظیم نموده ایم، مشاهده می نمائیم. در صورت لزوم اصلاحات مورد نظر را اعمال نموده و توسط کلید مرحله بعدی به پنجره بعدی می رویم.

    اگر قصد داشته باشیم در اجرای یک روال هم زمان پرداخت چند چک از حساب را سند بزنیم از امکانات این پنجره می توانیم استفاده نمائیم. توسط کلید + می توانیم اعلام پرداخت اسناد دیگر را هم زمان در یک سند تنظیم نمائیم. سپس توسط کلید مرحله بعدی به پنجره بعدی می رویم.

    در این پنجره بانکی را که مدرک پرداختنی از آن وصول شده است را انتخاب می نمائیم.

    سپس توسط کلید مرحله بعدی به پنجره بعدی می رویم.

    در این پنجره می توانیم در صورت لزوم طرف بستانکار که تنظیم نموده ایم را اصلاح نمائیم. پس از اصلاح توسط کلید مرحله بعدی به پنجره بعدی می رویم.

    آخرین پنجره ای که ظاهر می شود توضیحاتی در مورد مراحلی که تاکنون برای تنظیم سند طی نموده ایم را نشان می دهد. توسط کلید درج در سند، سند دریافت و پرداخت تنظیم می شود.


    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    13 اردیبهشت 1390 10:36 ق.ظ
    تنظیم سند دریافت پرداخت با استفاده از روش دستی

    مثال: فرض نمائید می خواهیم سند دریافت و پرداختی تنظیم نمائیم، برای چکی که به مشتری بابت خرید کالا داده ایم.

    ابتدا باید مدرک آن را تعریف می نمائیم.

    از منوی سند گزینه تنظیم سند دریافت و پرداخت را انتخاب می نمائیم. پس از وارد نمودن تاریخ سند و شرح عمومی و تائید آن پنجره، سند دریافت و پرداخت همانند شکل زیر ظاهر می شود.

    در پنجره سند توسط کلیدهای جهت دار روی شماره مدرک قرار گرفته و کلید Enter را فشار می دهیم. فیلد شماره مدرک در حالت درج قرار می گیرد. به وسیله فشار هم زمان کلید های Ctrl+Enter پنجره تعیین مدرک دریافت و پرداخت ظاهر می شود.

    برحسب نیاز باید یکی از گزینه های این پنجره را انتخاب و مورد استفاده قرار دهیم. هریک از این گزینه ها را در مثال، توضیح خواهیم داد.

    در مثال مورد نظر ما می خواهیم یک چک به مشتری بدهیم. پس باید مدرک سررسیدی جدید را انتخاب نمائیم، چرا که مدرک ما دارای تاریخ سررسید می باشد. اگر مدرک ما تاریخ سررسید نداشت، آنگاه باید مدرک نقدی جدید را انتخاب نمائیم.

    توسط کلید های جهت دار گزینه مدرک سررسیدی جدید را انتخاب نموده و کلید Enter را فشار می دهیم.

    با فشار کلید Enter پنجره مدارک موجود ظاهر می شود. از لیست مدارک موجود، مدرک مورد نظر را انتخاب نموده و کلید Enter را فشار می دهیم.

    با فشار کلید Enter مدرک مورد نظر انتخاب شده و به پنجره سند دریافت و پرداخت باز می گردیم.

    همانگونه که در پنجره سند مشاهده می شود، نوع مدرک، ماهیت، شماره، تاریخ سررسید و مبلغ مدرک، از روی مدرک انتخاب شده پر می شوند. پس از این کار باید به فیلد کد حساب رفته و کد حسابداری مورد نظر را انتخاب نمائیم.

    کدی باید انتخاب شود، که این کد در ارتباط با بانکی باشد که چک برای تحویل به مشتری از آن صادر شده است. کد مورد نظر را پیدا نموده و روی آن کد کلید Enter را فشار می دهیم.

    با انتخاب کد مورد نظر به پنجره سند دریافت و پرداخت باز می گردیم.

    با این کار کد حساب و نام حساب در فیلد های مربوطه ظاهر می شود. تنها فیلدی را که باید تکمیل نمائیم فیلد شرح عملیات می باشد که با استفاده از کلید های جهت دار روی فیلد شرح عملیات رفته و شرح مورد نظر را وارد می نمائیم.

    پس از تکمیل شرح عملیات به وسیله کلید Tab به سطر بعدی سند می رویم. در سطر دوم سند باید تعیین نمائیم که این چک بابت چه فعالیتی پرداخت می شود. دراین مثال چک بابت خرید مواد اولیه به فروشنده پرداخت می شود.

    سطر دوم سند به هیچ مدرکی ارتباط ندارد. پس نیازی به انتخاب شماره مدرک نداریم. هنگامی که سطر سند به هیچ مدرکی ارتباط نداشته باشد، نوع مدرک، ماهیت مدرک و تاریخ سررسید مدرک نیز نخواهیم داشت.

    به وسیله کلید های جهت دار روی فیلد کد حساب رفته و کد حساب مورد نظر را انتخاب می نمائیم. آنگاه باید مبلغ مورد نظر و هم چنین شرح عملیات را نیز وارد نمائیم.


    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    20 اردیبهشت 1390 08:19 ق.ظ

    سند پرداخت چک (تنظیم شده به روش دستی)

    تا این جا سند پرداخت چک را به روش دستی تنظیم نمودیم.

    فرض نمائید تاریخ سررسید، فرا رسیده است و ما قصد پرداخت وجه چک را از حساب خود داریم. پس باید سند دریافت و پرداخت آن را تنظیم نمائیم.

    از منوی سند، تنظیم سند دریافت و پرداخت را انتخاب نموده، تاریخ سند و شرح عمومی آن را وارد نموده و وارد پنجره تنظیم سند می شویم.

    در این مرحله ابتدا باید کد حساب را انتخاب نمائیم. کدی را که انتخاب می نمائیم، کد همان حسابی است که در سند اول برای صدور چک از آن استفاده کرده ایم.

    پس از تعیین کد حساب به فیلد شماره مدرک رفته و به وسیله فشارکلید Enter فیلد را به حالت درج درآورده و سپس به وسیله فشار کلید های Ctrl + Enter پنجره تعیین مدرک دریافت و پرداخت ظاهر می شود. در این پنجره گزینه مدرک موجود ( در همین حساب و تفصیلی ) را انتخاب می نمائیم.

    با انتخاب مدرک مورد نظر به پنجره سند بر می گردیم. فیلد های نوع، ماهیت، شماره و تاریخ سررسید مدرک و مبلغ بدهکار پر می شود. تنها فیلدی که باید تکمیل شود شرح عملیات می باشد. به وسیله کلید های جهت دار به فیلد شرح عملیات رفته وشرح مورد نظر را تکمیل می نمائیم.

    پس از تکمیل سطر بدهکار به وسیله کلید Tab به سطر بعدی رفته تا سطر بستانکار را تکمیل نمائیم.

    برای تکمیل سطر بستانکار ابتدا باید کد حساب آن را انتخاب نمائیم. کدی را که انتخاب می نمائیم کد بانکی است که مبلغ چک از آن بانک پرداخت می شود.

    پس از تعیین و انتخاب کد حساب به پنجره تنظیم سند برمی گردیم. سپس باید به فیلد شماره مدرک رفته  و به وسیله فشارکلید Enter فیلد را به حالت درج درآورده و سپس به وسیله فشار کلید های Ctrl + Enter پنجره تعیین مدرک دریافت و پرداخت ظاهر می شود. در این پنجره گزینه یکی از مدارک درج شده در سایر سطر های سند را انتخاب می نمائیم.

    نکته ای که باید به آن توجه نمائیم این است که این مدرک دیگر مدرک سررسیدی نمی باشد. پس باید در تعیین مدرک دریافت و پرداخت در قسمت ارتباط رخداد با مدرک گزینه نقدی (یا نقد شده) را انتخاب نمائیم.

    پس از تصویب پنجره تعیین مدرک دریافت و پرداخت، پنجره انتخاب یکی از مدارک درج شده در سایر سطرهای سند ظاهر می شود. در این پنجره سطر مورد نظر را انتخاب نموده و کلید  Enterرا فشار می دهیم.   

    با انتخاب مدرک مورد نظر فیلد های نوع، ماهیت، شماره و مبلغ مدرک ظاهر می شود. تنها فیلدی که باید تکمیل شود شرح عملیات می باشد که باید آن را نیز تکمیل کرد.

    توسط کلید F2 سند را ذخیره می نمائیم.

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    24 اردیبهشت 1390 07:25 ق.ظ

    به طور کلی زمانی که می خواهیم به روش دستی سند دریافت و پرداخت بزنیم، یکی از مهمترین مراحل کار، انتخاب مدرک مناسب مربوط به رخداد است. برای بررسی حالت های مختلف، تمام گزینه های موجود در پنجره انتخاب مدارک  توضیح داده می شود: 

    1-بدون مدرک

    اگر برای یک سطر از سند دریافت و پرداخت مدرک تعیین کرده باشیم، دیگر نمی توان آنرا به صورت دستی حذف کرد. و باید با استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+Enter و انتخاب گزینه «بدون مدرک» از پنجره باز شده، مدرک مورد نظر را حذف کرد.

    ارتباط رخداد با مدرک:

    سررسیدی: به معنی این است که مدرک موجود است و خارج نشده است.

    نقدی(یا نقد شده): یعنی مدرک نقد شده و باید خارج شود.

    2- مدرک فعلی درج شده در این سطر

    اگر سطری از سند دریافت و پرداخت دارای شماره مدرک باشد و بر روی شماره مدرک کلید ترکیبی Ctrl+Enter را فشار می دهیم. بصورت پیش فرض گزینه مدرک فعلی درج شده در این سطر انتخاب شده است که اگر احیاناً به اشتباه تصویب کردیم مدرک فعلی باقی بماند. همچنین اگر در سطر سند یک مدرک انتخاب شده باشد که دارای ارتباط سررسیدی با رخداد باشد و بخواهیم آنرا به نقد شده تبدیل کنیم باید این گزینه را انتخاب کرد. از این گزینه در مثالی در قسمت «یک مدرک دلخواه» استفاده شده است.

    3-یکی از مدارک درج شده در سایر سطرهای سند

    اگر بخواهیم یکی از مدارکی که در سایر سطرهای سند استفاده کرده ایم، در سطر جدید نیز استفاده کنیم از این گزینه استفاده می کنیم. همچنین می توان ارتباط رخداد با مدرک آنرا نیز تغییر داد. بعنوان مثال زمانی که یک چک موجود در صندوق را به حساب بانکی می خوابانیم، در سطر دوم (مربوط به اسناد در جریان وصول بانک مورد نظر)، همان مدرک سطر اول را با حفظ سررسید (ارتباط رخداد با مدرک  از نوع سررسیدی)، نیاز خواهیم داشت.

    (مدرک شماره21)  اسناد در جریان وصول        1.500.000

                (مدرک شماره21)  اسناد نزد صندوق               1.500.000

    پنجره ای همانند شکل زیر باز می شود و از آن می توان مدرک موردنظر (همان مدرک سطر اول) را انتخاب کرد.

    4-مدرک نقدی جدید

    با انتخاب این گزینه می توان یکی از مدارک جدید که ماهیت آنها دریافت و یا پرداخت نقدی می باشد را انتخاب کرد.(هنگام استفاده از این گزینه بخش ارتباط رخداد با مدرک غیر فعال است).

    (مدرک شماره 55) بانک ملی                          130.000.000   (وضعیت مدرک اکنون "جدید" می باشد)

                 فروش مانیتور                                          130.000.000

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    25 اردیبهشت 1390 09:18 ق.ظ

    5-مدرک سررسیدی جدید:

    با انتخاب این گزینه می توان یکی از مدارک جدید که ماهیت آنها دریافتنی و یا پرداختنی می باشد را انتخاب کرد.(هنگام استفاده از این گزینه بخش ارتباط رخداد با مدرک غیر فعال است).

    (مدرک شماره 789)اسناد دریافتنی      45.000.000    (وضعیت مدرک اکنون "جدید" می باشد)

                فروش چاپگر                                            45.000.000

    6-مدرک موجود(مدرک موجود در همین حساب و تفصیلی)

    اگر بخواهیم یکی از مدارک موجود در حساب و تفصیلی خاصی را انتخاب کنیم، در سطر های سند حساب و تفصیلی مورد نظر را وارد کرده سپس از این گزینه استفاده می کنیم. اگر حساب و تفصیلی را وارد نکنیم تمام مدارک موجود نمایش داده می شوند.

    هزینه ملزومات اداری                                 1.000.000

                (مدرک شماره 16-20/05/86) اسناد پرداختنی   1.000.000      

    با ثبت سند بالا مدرک شماره 16 موجود می شود. هنگامی که تاریخ سررسید چک فرا می رسد، باید سند نقد شدن چک را ثبت کنیم. ابتدا کد حساب را در ستون کد حساب تعیین کرده و سپس در ستون شماره مدرک، کلید ترکیبی Ctrl+Enter را فشار داده و از پنجره باز شده گزینه مدرک موجود(در همین حساب و تفصیلی) را انتخاب کرده وتصویب کنیم. پنجره ای که باز می شود تمام مدارک موجود(وضعیت مدرک: موجود) در حساب مورد نظر را نمایش می دهد.

     (مدرک شماره 16-20/05/86) اسناد پرداختنی  1.000.000

                (مدرک شماره 16)  بانک                             1.000.000

    ابتدا کد حساب را در ستون کد حساب تعیین کرده و سپس در ستون شماره مدرک، کلید ترکیبی Ctrl+Enter را فشار داده و از پنجره باز شده گزینه مدرک موجود(در همین حساب و تفصیلی) را انتخاب کرده وتصویب کنیم.

    در این پنجره، لیست تمام مدارک موجود در حساب و تفصیلی انتخاب شده را خواهیم دید. در این مثال، لیست چک هایی را ملاحظه می کنیم که از بانک تجارت صادر کرده ایم و هنوز نقد نشده اند. مدرک مورد نظر را از این پنجره انتخاب می کنیم.

    7-مدرک دلخواه

    با انتخاب این گزینه محاوره مدارک دریافت و پرداخت باز می شود و در آن می توان تعیین کرد چه مدارکی نمایش داده شوند. با استفاده از این محاوره می توان مدارک را فیلتر کرد تا فقط مدارک مورد نیاز نمایش داده شوند. همچنین می توان مدارک خارج شده و باطل شده را نیز مشاهده نمود.

    هنگام استفاده از گزینه مدرک دلخواه نیز می توان تعیین کرد که ارتباط رخداد با مدرک سررسیدی باشد یا نقدی(نقد شده).

    مواردی پیش می آید که ما نیاز داریم از مدارک خارج شده در اسناد دریافت و پرداخت استفاده کنیم. در این موارد نمی توان از روال استفاده کرد و می توان با استفاده از گزینه مدرک دلخواه، مدرک خارج شده را انتخاب و دوباره به جریان انداخت.

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    28 اردیبهشت 1390 12:04 ب.ظ

    مثال:

    هزینه ملزومات                 35.000.000     

                (مدرک شماره 37)  اسناد پرداختنی                 35.000.000     

    با ذخیره سند بالا وضعیت مدرک شماره 37 به موجود تغییر می کند.

    بنا به دلایلی چکی که جهت هزینه ها به مشتری داده ایم را پس می گیریم و چک دیگری را به وی می دهیم.

    (مدرک شماره 37) اسناد پرداختنی      35.000.000     

                (مدرک شماره 59) اسناد پرداختنی                  35.000.000

    اکنون وضعیت مدرک شماره 37 به خارج شده تغییر می کند.

    درست است که وضعیت مدرک به خارج شده تبدیل شده است اما آن چک هنوز اعتبار دارد و می خواهیم حالا که تاریخ سررسید آن فرارسیده، بابت پرداخت هزینه حقوق و دستمزد کارکنان استفاده کرد. و تنها راه حل برای استفاده از آن، این است که بر روی ستون شماره مدرک، کلید ترکیبی Ctrl+Enter  را فشار می دهیم، از پنجره باز شده گزینه "مدرک دلخواه" را انتخاب کرده و تصویب کنیم. (ارتباط رخداد با مدرک بصورت پیش فرض سررسیدی است) محاوره مدرک دریافت و پرداخت باز می شود.

     در قسمت وضعیت مدرک، خارج شده را تیک زده و تصویب می کنیم.

    پنجره مدارک دریافت و پرداخت باز می شود و در آن تمامی مدارک جدید، موجود و خارج شده نمایش داده می شود. مدرک شماره 37 را انتخاب کرده و Enter می کنیم.

    مدرک به شکل زیر فراخوانی می شود.حساب و تفصیلی بانک مورد نظر جهت کسر از موجودی را انتخاب کرده و سطر بعدی سند را نیز وارد کرده و سند را ذخیره می کنیم.

    هنگامی که می خواهیم سند را ذخیره کنیم، با پیغام خطای زیر مواجه می شویم:

    "ارتباط سطر سند با مدرک دریافت و پرداخت از نوع "سررسیدی" است . در این حالت، درج تاریخ سررسید اجباری است "

    دلیل این پیغام خطا این است که فیلد تاریخ سررسید خالی است. و ارتباط رخداد با مدرک سررسیدی است. به دلیل اینکه مبلغ مستقیماً از حساب بانکی کم می شود و نقدی است، نیازی نیست که تاریخ سررسید را وارد کنیم.

    بنابراین باید بر روی ستون شماره مدرک کلید ترکیبی Ctrl+Enter را فشار داده و از پنجره باز شده گزینه مدرک فعلی درج شده در این سطر را انتخاب و ارتباط رخداد با مدرک را نقدی(یا نقد شده) تعیین کرده و تصویب می کنیم.

    در این صورت دیگر نیازی به درج تاریخ سررسید نیست و سند بدون هیچگونه پیغام خطایی ذخیره   می شود. وضعیت مدرک نیز خارج شده می شود.

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    02 خرداد 1390 02:57 ب.ظ

    ملاحظه فهرست اسناد

    در این قسمت می توان لیست کلیه سند های دریافت و پرداختی را که تنظیم نموده ایم، ملاحظه نمائیم. برای این منظور در پنجره ملاحظه فهرست اسناد، نرم افزار ”دریافت و پرداخت“ را انتخاب و پس از اعمال تنظیمات مورد نیاز، پنجره را تصویب می کنیم.

    پس از انجام تنظیمات مورد نظرو تصویب پنجره لیستی از اسنادی که تنظیم نموده ایم ظاهر می شود.

    در این پنجره می توان پس از انتخاب اسناد دریافت و پرداخت، با استفاده از آیکن مورد نظرآنها را تایید کرد. شایان ذکر است که هر سند دریافت و پرداخت، پس از تایید، در یک سند حسابداری منعکس می شود.

    بررسی درستی عملیات مدارک

    توسط این گزارش می توان به صحت و درستی مدارک دریافت و پرداختی که تنظیم نموده ایم  پی ببریم. گاهی در هنگام تنظیم اسناد دریافت و پرداخت زمانی که از مدارک استفاده می نمائیم مدارک به اشتباه مورد استفاده قرار می گیرند که توسط این گزارش می توان این اشتباه را پیدا نمود. برای این منظور از منوی سند گزینه بررسی درستی عملیات مدارک را انتخاب می نمائیم.

    این پنجره شامل گزینه هایی برای تنظیم می باشد که بر حسب مورد، می توان تنظیمات لازمه را انجام داد. پس از تصویب اگر مدارکی به اشتباه مورد استفاده قرار گرفته باشد، لیست اسناد در این پنجره ظاهر می شود.

    برای مثال فرض نمائید که در آخرین سندی که تنظیم نمودیم و مبلغ چک را از حساب بانک پرداخت نموده ایم، سند را به اشتباه تنظیم کرده باشیم. در این صورت زمانی که از این گزارش استفاده نمائیم، یک خطا به شکل زیر ظاهر می شود.

    "دارای مانده متفاوت با مبلغ مدرک"

    همان گونه که در پنجره بررسی درستی عملیات مدارک دریافت و پراخت در قسمت شرح خطاها دیده می شود، خطای ظاهر شده ”مدرک دارای مانده متفاوت با مبلغ مدرک“ می باشد. با مشاهده این سطر می توانیم بفهمیم که سندی که تنظیم نموده ایم دارای اشکال است و باید اشکال آن برطرف گردد.

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    07 خرداد 1390 09:13 ق.ظ

    "بررسی درستی عملیات مدارک" یکی از گزارشات مهم سیستم می باشد که توجه همکاران گرامی را به آن جلب می کنم. گاهی در هنگام تنظیم اسناد دریافت و پرداخت زمانی که از مدارک استفاده می نمائیم مدارک به اشتباه مورد استفاده قرار می گیرند و یا اینکه مبلغ مدرک با مبلغ سند تنظیم شده یکی نمی باشد، که توسط این گزارش می توان این اشتباه را پیدا نمود.

    لازم است همکاران گرامی اهمیت این گزارش را به کاربران گوش زد نمایند به طوری که کاربران مرتب از این گزارش برای پی بردن به اشکالات احتمالی استفاده نماند.

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    07 خرداد 1390 09:34 ق.ظ

    گزارشات دریافت و پرداخت

    · ریز عملیات یک نهاد دریافت و پرداخت

    این گزارش به مانند ریز عملیات حساب، در حسابداری می باشد. برای تهیه این گزارش از منوی دفتر، گزینه ریز عملیات یک نهاد دریافت و پرداخت را انتخاب می نمائیم. کد نهاد و محدوده اسناد مورد نظر را مشخص نموده و تصویب می کنیم.

    · دفتر یک نهاد دریافت و پرداخت

    از منوی دفتر، گزینه دفتر یک نهاد دریافت و پرداخت را انتخاب می نمائیم. کد نهاد و محدوده اسناد مورد نظر را مشخص نموده و تصویب می کنیم.

    ·  تراز نهادهای دریافت و پرداخت

    از منوی تراز گزینه تراز نهادهای دریافت و پرداخت را انتخاب می نمائیم. محدوده نهادها وتاریخ سررسید مورد نظر را مشخص نموده و تصویب می کنیم.

    در تراز نهادهای انتخاب شده در محدوده تاریخی تعیین شده، گردش مالی هر نهاد را در چهار دسته فاقد سررسید، سررسید گذشته، سررسید شده و  سررسید آینده نشان می دهد.

    با استفاده از قسمت جزییات، می توان جزییات هر سطر از تراز، که مربوط به یک نهاد دریافت و پرداخت می باشد را ملاحظه کرد.


    انواع مدارک با توجه به تاریخ سررسید:

    فاقد سررسید:

    مدارکی که اصلا تاریخ سررسید ندارند.

    سررسید گذشته:

    نسبت به محدوده تاریخ سررسیدی که در گزارش معین می گردد، کلیه رخدادهایی که تاریخ سررسید آنها قبل از این تاریخ باشند، سررسید گذشته نام دارند.

    سررسید شده:

    نسبت به محدوده تاریخ سررسیدی که در گزارش معین می گردد، کلیه رخداد هایی که تاریخ سررسید آنها با این تاریخ یکی است، سررسید شده نام دارند.

    سررسید آینده:

    نسبت به محدوده تاریخ سررسیدی که در گزارش معین می گردد، کلیه رخداد هایی که تاریخ سررسید آنها بعد از این تاریخ باشند، سررسید آینده نام دارند.

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    08 خرداد 1390 12:16 ب.ظ

    گزارش "خلاصه عملیات یک نهاد دریافت وپرداخت"

    از منوی گزارش، گزینه خلاصه عملیات یک نهاد دریافت و پرداخت را انتخاب می نمائیم. کد نهاد و نحوه محاسبه سرجمع مقادیر را مشخص و تصویب می کنیم.

    می توان نحوه محاسبه سر جمع را بر حسب نیاز به یکی از انواع زیر تغییر داد:

    1. سرجمع بر حسب ماه های سال شمسی
    2. سرجمع بر حسب ماه های سال میلادی
    3. سرجمع بر حسب روزهای سال
    4. سرجمع بر حسب هفته شمسی
    5. سرجمع بر حسب هفته میلادی
    6. سرجمع بر حسب سال های مالی
    7. سرجمع بر حسب محدوده دلخواه
    8. گزارش خلاصه عملیات نهاد دریافت و پرداخت، در محدوده تاریخی مشخص شده و به صورت سر جمع بر حسب نحوه محاسبه انتخاب شده


    گزارش "تفکیک عملیات نهاد بر حسب تاریخ سررسید"

    از منوی سررسید، گزینه تفکیک عملیات نهاد بر حسب تاریخ سررسید را انتخاب می نمائیم.  کد نهاد و محدوده تاریخ سررسید را مشخص و تصویب می کنیم. بر حسب نیاز می توان تعیین کرد که سرجمع عملیات فاقد سررسید، سررسید گذشته و سررسید آینده در گزارش نمایش داده نشود.


    گزارش "خلاصه  وضعیت سررسید یک نهاد دریافت و پرداخت"

    کد نهاد، نحوه محاسبه و محدوده تاریخ سررسید مورد نظر را وارد کرده و تصویب می کنیم. بر حسب نیاز می توان تعیین کرد که سرجمع عملیات فاقد سررسید، سررسید گذشته و سررسید آینده در گزارش نمایش داده نشود.  امکان اضافی که در این گزارش وجود دارد، گزینه ”سطر های سررسید شده فاقد مانده ظاهر نشوند“ می باشد. با انتخاب این گزینه، سطر هایی که تاریخ سررسیدشان فرا رسیده ولی در نهاد فاقد مانده هستند، نمایش داده نمی شوند.

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    10 خرداد 1390 09:40 ق.ظ

    گزارش تفکیک عملیات نهاد به مدارک دریافت و پرداخت(سرجمع)

    کد نهاد، محدوده تاریخ سررسید، نوع و ماهیت مدارک و رخدادهایی که می خواهیم در گزارش نمایش داده شوند را مشخص و تصویب می کنیم.

    در این گزارش گردش و مانده نهایی هر مدرک را در نهاد انتخاب شده و با توجه به تاریخ سررسید معین شده خواهیم دید. در این گزارش می توانیم عملیات فاقد مانده، فاقد سررسید، سررسید گذشته و سررسید آینده را به صورت کامل و یا بصورت سرجمع نمایش دهیم و یا در صورت نیاز از گزارش حذف کنیم. همچنین می توانیم انواع مدارکی که می خواهیم در گزارش ظاهر شوند را مشخص کنیم.

    در این گزارش، زمانی که تاریخ سررسید مدرک را وارد می کنیم، این امکان را داریم که ”تعداد روز تا نقد شدن“ (از مشخصات تکمیلی مدارک دریافتنی) را به تاریخ سررسید مدرک اضافه کنیم. فرضا مدرکی که تاریخ سررسید آن 24/06/1386 و تعداد روز تا نقد شدن آن 3 روز است، با انتخاب این گزینه، تاریخ سررسید آن 27/06/1386 در نظر گرفته خواهد شد.

    گزارش تفکیک عملیات نهاد به مدارک دریافت و پرداخت(گروه بندی شده)

    کد نهاد و محدوده تاریخ سررسید  مورد نظر را وارد کرده و تصویب می کنیم.

    در این گزارش ریز عملیات هر مدرک را در نهاد انتخاب شده خواهیم دید. مدارک با توجه به تاریخ سررسید انتخاب شده در گزارش در یکی از وضعیت های: سررسید گذشته، سررسید شده و سررسید آینده قرار خواهند داشت. همچنین یک مدرک در یک نهاد می تواند دارای مانده و یا فاقد مانده باشد. همچنین می توان بر حسب نیاز عملیات فاقد سررسید، سررسید گذشته، سررسید شده، سررسید آینده و فاقد مدرک را از گزارش حذف کرد.

    به عنوان مثال در مورد نهاد ”اسناد نزد صندوق“، مدارک فاقد مانده، مدارکی هستند که جهت وصول به بانک واگذار شده اند. (از نهاد خارج شده اند) و مدارک دارای مانده مدارکی هستند که هنوز از نهاد خارج نشده اند.

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    11 خرداد 1390 11:09 ق.ظ

    در این قسمت 4 گزارش که در سیستم دریافت و پرداخت بیشترین استفاده را دارد، بصورت کامل توضیح داده می شود.

    1. فهرست چک های نزد صندوق که سررسید شده اند (باید جهت وصول به بانک واگذار شوند).
    2. فهرست چک هایی که جهت وصول به بانک واگذار کرده ایم، ولی هنوز وصول نشده اند.
    3. فهرست چک هایی که صادر کرده ایم و تاریخ سررسیدشان رسیده است.
    4. فهرست کل مدارک موجود در صندوق

    1-  فهرست چک های نزد صندوق که سررسید شده اند (باید جهت وصول به بانک واگذار شوند).

    فرض کنید می خواهید از چک های موجود در نهاد صندوق ریالی که تاریخ سررسیدشان بین 1/4/85 تا 21/4/85 است گزارش بگیرید. برای این کار از منوی تحلیل، تفکیک عملیات نهاد به مدارک دریافت و پرداخت (سرجمع) را انتخاب کنید. در صفحه باز شده کد نهاد (مانند نهاد اسناد نزد صندوق) و محدوده تاریخ سررسید را وارد نموده و تصویب می کنیم.

    اگر فقط فهرست چک های نزد صندوق که سررسید شده اند را بخواهیم، ترتیبی می دهیم که مدارک فاقد مانده، فاقد سررسید، سررسید گذشته و سررسید آینده در گزارش ظاهر نشوند.

    2- فهرست چک هایی که جهت وصول به بانک واگذار کرده ایم، ولی هنوز وصول نشده اند.

    فرض کنید می خواهید از چک هایی که جهت وصول به بانک واگذار کرده ایم و تاریخ سررسیدشان بین 1/4/85 تا 21/4/85 است گزارش بگیرید. برای این کار از منوی تحلیل، تفکیک عملیات نهاد به مدارک دریافت و پرداخت(سر جمع) را انتخاب کنید. در صفحه باز شده کد نهاد (مانند نهاد اسناد در جریان وصول بانک ها) و محدوده تاریخ سررسید را وارد نموده و تصویب می کنیم.

    اگر فقط فهرست چک هایی که جهت وصول به بانک واگذار کرده ایم را بخواهیم، ترتیبی می دهیم که مدارک فاقد مانده، فاقد سررسید، سررسید گذشته و سررسید آینده در گزارش ظاهر نشوند.

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    18 خرداد 1390 02:10 ب.ظ

    3- فهرست چک هایی که صادر کرده ایم و تاریخ سررسیدشان رسیده است.

    فرض کنید می خواهید از چک هایی که از بانک خاصی صادر کرده ایم و تاریخ سررسیدشان بین 1/4/85 تا 21/4/85 است گزارش بگیرید. برای این کار از منوی تحلیل، تفکیک عملیات نهاد به مدارک دریافت و پرداخت(سر جمع) را انتخاب کنید. در صفحه باز شده کد نهاد (مانند نهاد اسناد پرداختنی بانک ها) و محدوده تاریخ سررسید را وارد نموده و تصویب می کنیم.

    اگر فقط فهرست چک هایی که صادر کرده ایم و تاریخ سررسیدشان رسیده، ولی نقد نشده اند، را بخواهیم، ترتیبی می دهیم که مدارک فاقد مانده، فاقد سررسید، سررسید گذشته و سررسید آینده در گزارش ظاهر نشوند.

    4- فهرست کل مدارک موجود در صندوق

    فرض کنید می خواهید از مدارک موجود در صندوق گزارش بگیرید. برای این کار از منوی تحلیل، تفکیک عملیات نهاد به مدارک دریافت و پرداخت(سر جمع) را انتخاب کنید. در صفحه باز شده کد نهاد (مانند نهاد اسناد نزد صندوق) را وارد می کنیم و ترتیبی می دهیم که مدارک فاقد مانده در گزارش ظاهر نشوند.

    نکته ای که در مورد گزارشات دریافت و پرداخت بسیار اهمیت دارد، محدوده عملیات است. در تمامی گزارشاتی که در صفحات گذشته مرور شد، هدف اخذ گزارش از اسناد نرم افزار دریافت و پرداخت بود. به این منظور می بایست در تمامی گزارشات در قسمت محدوده فقط اسناد دریافت و پرداخت را تیک بزنیم.

    همانگونه که در قسمت های قبلی گفته شد، در صورت تایید اسناد دریافت و پرداخت، یک سند حسابداری معادل آنها ایجاد می شود. بدیهی است در گزارشات مختلف، سند ابتدایی فقط به عنوان سند یکی از نرم افزارها محسوب می شود و به این ترتیب از دو برابر شدن گردش اسناد دریافت و پرداخت تایید شده، در گزارشات جلوگیری می شود. اگر گزینه ”اسناد تایید شده به صورت اسناد حسابداری دیده شوند“ تیک خورده باشد، گردش مالی سند دریافت و پرداخت تایید شده بصورت گردش اسناد حسابداری دیده می شود.

    در تمامی گزارشاتی که تا اینجا مرور شد، برای رسیدن به نتیجه مطلوب، می بایست نهاد – محدوده تاریخ سررسید - نوع مدارک و رخدادهای مورد نظر را انتخاب می کردیم.

    یکی از امکانات سیستم دریافت و پرداخت نوسا، ذخیره کردن این تنظیمات (نهاد – محدوده تاریخ سررسید - نوع مدارک و رخدادهای مورد نظر) با یک نام دلخواه و در دسترس بودن برای استفاده های آتی است.

    با استفاده از امکان ”پیگیری مدارک دریافت و پرداخت“ در منوی تحلیل می توان با ”تعریف گزارش“، تنظیمات مربوط به یک گزارش را ذخیره و در مواقع نیاز استفاده کرد.

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    21 خرداد 1390 11:28 ق.ظ

    پیگیری مدارک دریافت و پرداخت

    با انتخاب گزینه ”تعریف گزارش“  از قسمت ”پیگیری مدارک دریافت و پرداخت“ در منوی تحلیل پنجره ”تعریف گزارش های پیگیری مدارک دریافت و پرداخت“ ظاهر می شود. به منظور تعریف گزارش جدید، روی آیکون  مربوطه کلیک می کنیم.

    به این ترتیب، یک گزارش جدید در لیست گزارش ها اضافه می شود نام دلخواهی برای گزارش انتخاب می کنیم.

    برای تعریف تنظیمات مربوط به این گزارش، روی نام گزارش Double Click می کنیم. به این ترتیب پنجره زیر نمایش داده می شود. در این پنجره تنظیمات مورد نظرمان را انتخاب می کنیم.

    این تنظیمات شامل دو بخش است:

    1- موضوع و محتوی گزارش: تعیین می کنیم که گزارش را از کدام حساب، تفصیلی و یا نهاد اخذ خواهیم کرد و این گزارش شامل چه مدارکی خواهد بود. بعنوان مثال از نهاد ”اسناد نزد صندوق“ و فقط از چک های دریافتنی گزارش می خواهیم.

    2- محدوده و وضعیت سررسید: محدوده تاریخ سررسید مورد نظر و اینکه عملیات فاقد مانده، فاقد سررسید، سررسید گذشته و سررسید آینده در گزارش ظاهر بشوند، ظاهر نشوند و یا بصورت سرجمع ظاهر شوند، را مشخص می کنیم.

    محدوده تاریخ سررسید مورد نظر را می توانیم بر اساس تاریخ ”امروز“ در گزارش محاسبه کنیم. در این صورت هر روز که این گزارش را اخذ می کنیم، محدوده تاریخ سررسید بر اساس تاریخ امروز سیستم محاسبه می شود. در این مثال هر روز که از این گزارش استفاده کنیم، از یک روز قبل تا 6 روز بعد (یک محدوده یک هفته ای) به عنوان محدوده تاریخ سررسید لحاظ می شود.

    به این ترتیب تعریف گزارش به پایان می رسد. برای استفاده از این گزارش، کافی است از منوی تحلیل، از قسمت ”پیگیری مدارک دریافت و پرداخت“، گزارشی را که تعریف کردیم، انتخاب کنیم.

    حال اگر بروی گزارشی که تعریف کردیم، در منوی تحلیل، کلیک کنیم. در این مثال، فهرست چک های نزد صندوق که باید جهت وصول به بانک واگذار شوند را می بینیم.

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    23 خرداد 1390 10:36 ق.ظ

    تنظیم سند اختتامیه دریافت و پرداخت

    جهت تنظيم سند اختتاميه مربوط به دريافت و پرداخت، ابتدا مجموعهاي حاوي حسابهاي دريافت و پرداخت تعريف می کنیم. اين مجموعه شامل حسابهايي نظير صندوق، بانک، اسناد وصولي، اسناد در جريان وصول، اسناد پرداختني و ساير موارد مثل حسابهاي انتظامي و وام و... ميباشد. براي بدست آوردن ليست حسابهاي اين مجموعه ميتوان از تراز و سایر گزارش های 4 ستونی حساب ها کمک گرفت.

    از آنجا که براي بستن حسابهاي دريافت و پرداخت، نياز به طرف حساب خواهيد داشت، بدين منظور حسابي با عنوان "تراز اختتاميه" که از نوع حسابهاي انتظامي ميباشد را در درخت حسابها تعريف نمائيد.

    براي استفاده از تراز و سایر گزارش های 4 ستونی حساب ها، ابتدا از منوي تراز، گزينه "تراز و سایر گزارش های 4 ستونی حساب ها" را انتخاب نمائيد. حال در پنجره باز شده، در قسمت محدوده، فقط اسناد "دريافت و پرداخت" را انتخاب کنید. سپس تيک گزينه "اسناد تاييد شده به صورت اسناد حسابداري ديده شوند" را برداشته و کليد تصويب را انتخاب کنيد.

    در گزارش ظاهر شده، ليست حساب های به کار رفته در اسناد دريافت و پرداخت ملاحظه ميشود. اين حسابها، حسابهايي هستند که بايد در مجموعه گفته شده تعريف شوند.

    حال از منوي "سند"، گزينه "تنظيم سند اختتاميه يا سود وزيان" را انتخاب کرده و "نوع عمليات (سند)" را بر روي "تنظيم سند سود و زيان"، قرار دهيد. سپس در قسمت "نوع نرمافزار سند حاصله"، "دريافت و پرداخت" را تيک زده، در قسمت "مجموعه حسابهاي سود و زياني"، مجموعه حسابهاي دريافت و پرداختي که تعريف کردهايد را انتخاب نموده و در قسمت "کد طرف حساب (سود و زيان)"، حساب "تراز اختتاميه" تعريف شده را انتخاب نمائيد. حال بر روي کليد "مرحله بعدي" کليک کنيد.

    در نسخه های 1.04 به بعد، تنظيمات مذکور به اين ترتيب است که: "نوع عمليات (سند)" را بر روي گزينه "سند بستن حسابهاي دريافت و پرداخت" قرار دهيد (با اين انتخاب "نوع نرمافزار سند حاصله" بر روي دريافت و پرداخت قرار خواهد گرفت)، در قسمت "مجموعه حسابهاي دريافت و پرداخت"، مجموعه حسابهاي دريافت و پرداختي که تعريف کردهايد را انتخاب نموده و در قسمت "کد طرف حساب (تراز اختتاميه)"، حساب "تراز اختتاميه" تعريف شده را انتخاب نمائيد. حال بر روي کليد "مرحله بعدي" کليک کنيد.

    همانگونه که در مرحله ”تعيين محدوده اسناد تراز“، ملاحظه ميکنيد، به دليل اينکه دريافت و پرداخت، در مرحله قبلي، به عنوان "نرمافزار سند حاصله" انتخاب گرديد، قسمت محدوده اسناد، بر روي عبارت ”دريافت و پرداخت“ قرار گرفته است (به عبارتي جهت تنظيم سند مذکور تنها رخدادهاي اسناد دريافت و پرداخت دخالت دارند). تيک گزينه ”اسناد تاييد شده به صورت اسناد حسابداري ديده شوند“ نيز برداشته شده است. در اين مرحله فقط کليد مرحله بعدي را انتخاب نمائيد.

    در مرحله "تعيين مشخصات سند حاصله”، شرح سند را تايپ نموده، "نوع سند" را بر روي "اختتاميه" قرار داده و کليد "مرحله بعدي" را انتخاب نمائيد.

    در مرحله "نحوه تفکيک عمليات به تفصيليها، واحدهاي مقدار و انواع ارز”، در صورت تمايل ميتوانيد ترتيبي دهيد که مبالغ مندرج در اسناد براي هر حساب، بر حسب تفصيليها تفکيک شوند. اين تفکيک بر حسب شماره تفصيليها (آنگونه که در اسناد حسابداري وارد شدهاند – از يک تا 5) قابل تنظيم است. تفکيک عمليات بر حسب واحدهاي پول (ارز) نيز ميسر است. همچنین امکان تفکيک بر حسب مدارک دريافت و پرداخت را نيز در اختيار خواهيد داشت. در اين مرحله پس از تعيين نحوههاي تفکيک عمليات به تفصيلي، مقدار- تعداد، ارز و مدارک دريافت و پرداخت (در صورت نياز)، کليد "مرحله بعدي" را انتخاب نمائيد.

    در مرحله "نحوه تفکيک عمليات به تصفيه شده يا نشده”، در صورت تمايل ميتوانيد ترتيبي دهيد که مبالغ مندرج در اسناد، بر حسب وضعيت تصفيه عمليات تفکيک شوند. درصورت درخواست چنين پردازشي، عمليات تصفيه شده به صورت سرجمع در سند درج خواهند شد و عمليات تصفيه نشده به ريز منعکس خواهند گرديد. اين تفکيک براي رخدادهاي مربوط به حسابهاي يک مجموعه يا مربوط به تفصيليهاي يک مجموعه يا ترکيبي از اين دو حالت قابل انجام است. درصورت درخواست انجام تفکيک، لازم است تا حسب مورد، يک مجموعه حساب يا تفصيلي (يا هر دو) را نيز انتخاب نمائيد. پس از انجام اين تنظيمات (در صورت نياز)، کليد "مرحله بعدي" را انتخاب کنيد.

    در مرحله "تعيين حداکثر تعداد سطرهاي سند ايجاد شده”، چون اسناد اختتاميه يا سود و زيان معمولا بسيار بزرگ هستند (تعداد زيادي سطر دارند)، در صورت تمايل ميتوانيد ترتيبي دهيد که تعداد سطرهاي سند تنظيم شده، از حد دلخواه شما بيشتر نشوند. در اين حالت، سيستم پس از ايجاد تعداد مشخص شده سطرهاي سند، سند را ذخيره ميکند و ساير سطرها را در سند جديدي درج مينمايد. با پر شدن سند دوم، همين کار را ادامه داده و به اين ترتيب عمليات مورد نظر در تعدادي سند که هيچيک بيش از تعداد مشخصي سطر نداشته باشند، ذخيره خواهد شد. لازم به ذکر است که براي ذخيره هر سند نيمه تمام، از يک "حساب" براي تراز کردن سند استفاده خواهد شد. با صدور درخواست محدود کردن تعداد سطرهاي اسناد ايجاد شده، لازم است تا تعداد سطر مورد نظر و حساب مورد استفاده براي تراز نمودن هر سند را تعيين نمائيد. پس از انجام تنظيمات اين قسمت (در صورت نياز)، کليد "مرحله بعدي" را انتخاب نمائيد.

    به اين ترتيب اکنون سيستم آماده تشکيل سند مورد نظر شما است. در اين صفحه، تنظيمات انجام شده نمايش داده ميشوند.  در صورت صحت اين موارد، کليد "تشکيل سند" را فشار دهيد.

    حال سند را تاييد می نماییم تا در فهرست اسناد حسابداري ظاهر شود.

    لازم به توضیح است که حتماَ قبل از تنظیم سند اختتامیه حسابداری، می بایست سند اختتامیه  دریافت و پرداخت را تایید کرد تا در غالب یک سند حسابداری نمایش داده شود.

    در اين مرحله سند اختتاميه دريافت و پرداخت را به سال بعدي منتقل نموده با معکوس کردن مبالغ، اين سند را، به سند افتتاحيه تبديل نمائيد (لازم به ذکر است که سند افتتاحيه دريافت و پرداخت بايد قبل از سند افتتاحيه حسابداري تنظيم شود). بدين منظور چنانچه سال مالی جدید در پایگاه اطلاعاتی جداگانه ای قرار دارد، ابتدا از سند مذکور به شيوهاي که توضيح داده خواهد شد، فايل صادره ايجاد نموده، در سال بعد فراخواني نمائيد. چنانچه سال مالی جدید، در همان پایگاه اطلاعاتی موجود ایجاد شود، می توان با استفاده از امکان فراخوانی یک سند موجود در سند جدید (Crtl + I) ، سند اختتاميه دريافت و پرداخت را به سال مالی بعدي منتقل نمایید.

    از منوي "سيستم"، "ايجاد فايل صادره"، "اسناد" را انتخاب نمائيد. حال براي ايجاد فايل صادره از سند اختتاميه دريافت و پرداخت، در "محدوده"، "تنظيم براي اخذ گزارش از” را "دريافت و پرداخت" انتخاب نموده (به خاطر داشته باشيد که با انتخاب اين گزينه، در قسمت دريافت و پرداخت، گزينه "اسناد تاييد شده به صورت اسناد حسابداري ديده شوند" تيک نخورده باشد)، سپس فلش کنار کادري که در زير گزينه "فقط اسناد سال مالي ...." قرار گرفته را فشار داده و از ليست ظاهر شده، "محدودهاي از اسناد" را انتخاب نمائيد. حال با کليک بر روي عبارت دريافت و پرداخت، در هر دو کادر نمايش داده شده براي تعيين "محدوده اسناد"، شماره سند اختتاميه دريافت و پرداخت را وارد نمائيد (تا فقط از همين سند فايل صادره ايجاد شود). در اين مرحله کليد تصويب را انتخاب نمائيد. نام و مسیر ذخيره فايل صادره ايجاد شده را مشخص و فایل را ذخیره نمایید.

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    24 خرداد 1390 09:14 ق.ظ

    تنظیم سند افتتاحیه دریافت و پرداخت

    در مورد تنظیم سند افتتاحیه دریافت و پرداخت، دو حالت زیر را در نظر می گیریم:

    1- تنظیم سند افتتاحیه دریافت و پرداخت، با استفاده از سند اختتامیه دریافت و پرداخت سال مالی گذشته

    2- تنظیم سند افتتاحیه دریافت و پرداخت، به صورت دستی (برای شرکت هایی که در سال مالی گذشته از نرم افزار دریافت و پرداخت نوسا استفاده نکرده اند)

    در ادامه هر دو حالت بالا را بررسی خواهیم کرد.

    1- تنظیم سند افتتاحیه دریافت و پرداخت، با استفاده از سند اختتامیه دریافت و پرداخت سال مالی گذشته:

    ابتدا با استفاده از مديريت سيستم (Admin) از سال مالي فعلي يک کپي بدون سند می گیریم.

    در صورت نیاز مشخصات اين سال مالي، شامل نام و تاريخ شروع سال مالي را تغيير دهيد.

    در اين مرحله به سال مالي ايجاد شده، وارد شوید و به ترتيب زير سند اختتامیه سال قبل را فراخواني نمائيد:

    جهت فراخواني سند اختتاميه دريافت و پرداخت، از منوي سيستم گزينه "فراخواني يک فايل صادره" را انتخاب نمائيد. پنجره "انتخاب يک فايل XML نمايش داده ميشود. فايل XML ساخته شده در مراحل قبل را انتخاب نموده و بر روي کليد Open کليک نمائيد.

    پنجره فراخواني فايل صادره XML نمايان ميشود. در قسمت "موارد زير فراخوانده شوند (به سيستم اضافه شوند)" گزينههاي اسناد حسابداري و اسناد دريافت و پرداخت را تيک بزنيد. حال گزينه "تاريخ اسنادي که داراي تاريخ نادرست هستند به طور خودکار اصلاح شود" را تيک زده و در کادر مقابل "در صورت نياز از تاريخ مقابل استفاده شود" تاريخ سند افتتاحيه دريافت و پرداخت را وارد نمائيد. حال از کادر مقابل "اسناد دريافت و پرداخت تاييد شده"، گزينه "به صورت اسناد دريافت و پرداخت تاييد نشده خوانده شوند" را انتخاب نموده گزينه "مبالغ موجود در اسناد معکوس شوند" را نيز تيک بزنيد. حال ابتدا کليد بررسي صحت را انتخاب نموده در صورت نمايان شدن پيغام پايان بررسي صحت، کليد فراخواني را انتخاب نمائيد.

    در اين مرحله، سند مذکور به صورت سند دريافت و پرداخت تاييد نشده، در سال مالی جديد فراخواني گرديد. حال سند را در وضعيت اصلاح باز می کنیم و در پنجره "اطلاعات عمومي سند دريافت و پرداخت"، از کادر مقابل نوع سند، گزينه "افتتاحيه" را انتخاب می کنیم. در اين پنجره ميتوانيد بقيه مشخصات سند از جمله شرح سند را نيز به دلخواه تغيير داده و تصويب نمائيد.

    در اين مرحله سند مذکور را تاييد نموده تا در فهرست اسناد حسابداري قرار گيرد.

    نکته ای که باید به آن توجه کرد، این است که وقتی از سال مالی قبل یک کپی بدون اسناد تهیه می کنیم، تمام مدارک سال مالی قبل به سال مالی جاری منتقل می شود. از آنجا که اسناد همراه با مدارک منتقل نمی شوند، تمام مدارک در وضعیت ”جدید“ قرار خواهند گرفت. پس از فراخوانی سند افتتاحیه، تمام مدارک ”موجود“ سال مالی قبل، در سال مالی جدید به ”موجود“ تبدیل می شوند. اما مدارک خارج شده سال مالی قبل نیز به مدارک جدید تبدیل می شوند. برای حل این مشکل، باید تمام مدارک خارج شده سال مالی قبل را، در سال مالی جدید، حذف کنیم. برای این منظور می توان در پنجره مدارک، با استفاده از کلید Ctrl و کلیک جهت دار مدرک را انتخاب و یکجا حذف نماییم.

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    28 خرداد 1390 09:05 ق.ظ

    2- تنظیم سند افتتاحیه دریافت و پرداخت، به صورت دستی:

    در اغلب موارد شرکت ها در میانه فعالیت مالی خود تصمیم به استفاده از نرم افزار دریافت و پرداخت می گیرند. به این معنی که می خواهند به گونه ای از نرم افزار استفاده کنند که رخدادهای سررسیدی که در تاریخ های قبلی در سیستم ثبت کرده اند را، در برنامه دریافت و پرداخت پیگیری کنند.

    طبیعتا شرکت مورد نظر، به عنوان مثال در مورد اسناد پرداختنی خود، مدرکی تعریف نکرده است. بنابراین باید ترتیبی دهیم که گردش های مربوط به حساب های سررسیدی ( مانند اسناد پرداختنی، اسناد دریافتنی، اسناد در جریان وصول و... ) از نرم افزار حسابداری به نرم افزار دریافت و پرداخت منتقل شوند.

    به این منظور ابتدا لازم است تا مدرک مورد نیاز هر کدام از گردش های مذکور را در سیستم دریافت و پرداخت تعریف کنیم.

    در ادامه با یک مثال با چگونگی کار آشنا می شویم.

    پرداخت چکی به تاریخ 01/06/86 در وجه آقای احمدی به مبلغ 12.000.000 بابت خرید مواد اولیه

    حال می خواهیم این گردش را به نرم افزار دریافت و پرداخت منتقل کنیم.

    در ابتدا لازم است مدرک مربوط به این رخداد را تعریف کنیم. به این منظور لازم است تا مرکز عملیات مالی مربوطه و دسته چک آن را تعریف کنیم.

    حال سند دریافت و پرداختی تنظیم می کنیم که طی آن ابتدا حساب 01/01/211 را بدهکار می کنیم و سپس همان حساب را با مدرک بستانکار می کنیم.

    با این کار، عملا گردش مورد نظر را از نرم افزار حسابداری به نرم افزار دریافت و پرداخت منتقل کرده ایم. بدیهی است اکنون می توانیم گزارشهای مورد نظر را از چک های صادره بگیریم.

    در مورد تمام گردش های مورد نظرمان، لازم است تا همین مراحل را انجام دهیم.

    به این شکل که ابتدا تمام مدارک مورد نیاز را بهمراه مراکز عملیات مالی و دسته چک ها تعریف می کنیم. همچنین می توان نهاد های مورد نیازمان را هم برای سهولت در تنظیم اسناد تعریف کنیم. حال مشابه سندی که در صفحه قبل تنظیم کردیم را، برای تمام گردش های مورد نظر،  تنظیم می کنیم. می توانیم برای کاهش تعداد اسناد، تمام این رخدادها را در غالب یک سند، که در واقع همان سند افتتاحیه دریافت و پرداخت است، تنظیم کنیم.

    حال اگر سند مذکور را تاييد نموده تا در فهرست اسناد حسابداري قرار گيرد، گردش هایی که در این سند ثبت کرده ایم، مجدداً به حسابداری منتقل و گردش برخی حساب ها دو برابر می شود. البته مانده حساب ها تغییری نخواهد کرد، اما توصیه می شود که سند مذکور تایید نشود.

    molaei
    کاربر پیشرفته
    کاربر پیشرفته

    --
    29 خرداد 1390 12:12 ب.ظ
    ارسال توسط kayalha در 21 خرداد 1390 11:28 ق.ظ
    <!--[if gte mso 9]> Normal 0 unctuationKerning/> false false false oNotPromoteQF/> EN-US X-NONE FA ontGrowAutofit/> ontVertAlignCellWithSp/> ontBreakConstrainedForcedTables/> ontVertAlignInTxbx/> MicrosoftInternetExplorer4 پیگیری مدارک دریافت و پرداخت

    1- موضوع و محتوی گزارش: تعیین می کنیم که گزارش را از کدام حساب، تفصیلی و یا نهاد اخذ خواهیم کرد و این گزارش شامل چه مدارکی خواهد بود. بعنوان مثال از نهاد ”اسناد نزد صندوق“ و فقط از چک های دریافتنی گزارش می خواهیم.

    .

    با توجه به اینکه در قسمت محدوده، امکان مشخص کردن محدوده اسناد (اعم از نوع و نرم افزار ) را نداریم، باید در زمان اخذ این نوع گزارشات (پیگیری مدارک) به محدوده نرم افزار های مشخص شده در قسمت کاربر توجه ویژه نماییم:




    زیرا چنانچه در این قسمت، تیک مربوط به نرم افزار دریافت و پرداخت را نزده باشیم، در گزارشی که از سیستم اخذ می کنیم، اسناد تایید نشده دریافت و پرداخت ظاهر نخواهند شد.
    molaei
    کاربر پیشرفته
    کاربر پیشرفته

    --
    29 خرداد 1390 12:16 ب.ظ
    ارسال توسط kayalha در 23 خرداد 1390 10:36 ق.ظ

    در اين مرحله سند اختتاميه دريافت و پرداخت را به سال بعدي منتقل نموده با معکوس کردن مبالغ، اين سند را، به سند افتتاحيه تبديل نمائيد (لازم به ذکر است که سند افتتاحيه دريافت و پرداخت بايد قبل از سند افتتاحيه حسابداري تنظيم شود). بدين منظور چنانچه سال مالی جدید در پایگاه اطلاعاتی جداگانه ای قرار دارد، ابتدا از سند مذکور به شيوهاي که توضيح داده خواهد شد، فايل صادره ايجاد نموده، در سال بعد فراخواني نمائيد. چنانچه سال مالی جدید، در همان پایگاه اطلاعاتی موجود ایجاد شود، می توان با استفاده از امکان فراخوانی یک سند موجود در سند جدید (Crtl + I) ، سند اختتاميه دريافت و پرداخت را به سال مالی بعدي منتقل نمایید.


    جناب آقای کیالها، ممنون از متن بسیار مفیدتان.
    یک سوال برایم پیش آمد: آیا تقدم و تاخر سند افتتاحیه حسابداری و دریافت و پرداخت نسبت به هم، دلیل خاصی دارد؟
    مومنی
    کاربر ارشد
    کاربر ارشد

    --
    29 خرداد 1390 01:48 ب.ظ
    سلام

    با کسب اجازه از صاحب‌خانه، جناب آقای کیالهای عزیزم - ضمن اینکه از این موضوع بسیار مفید سپاسگزارم

    جناب مولایی، دقت و حضور ذهن جنابعالی واقعا مثال‌زدنی است - پاینده باشید

    در مورد "پیگیری مدارک" چند نکته به نظرم رسید

    این گزارش‌ها برای تسهیل اخذ اطلاعات از مسیر گزارش‌های عادی سیستم تعریف می‌شوند. داستان این است که پارامترهای لازم برای اخذ گزارش‌ها را تا حد توان تعریف کنیم و در سیستم حفظ کنیم تا بازنمایی گزارش مورد نظر با سادگی بیشتری میسر باشد

    در ماهیت اصلی آنچه در این گزارش‌ها تعریف می‌شوند سعی شده حالت "مستقل از زمان" قابل پیاده شدن باشد. یعنی بتوان ترتیبی داد که به تاریخ اخذ گزارش یا حتی سال مالی وابسته نباشند. به همین دلیل با دو مفهوم انحصاری یعنی "تعداد روز قبل از امروز" و "تعداد روز بعد از امروز" در تعیین محدوده (در زمان تعریف گزارش) مواجه هستیم. این ماهیت، با فریم استاندارد محدوده که سال مالی و محدوده اسناد مورد پردازش و نرم‌افزارها در آن تعریف می‌شوند سازگاری نداشته است.

    در تعریف گزارش یک Option داریم برای اینکه "پیش از ارائه گزارش محاوره پارامترها نمایش داده شود"

    به هر حال همانند هر پارامتر دیگری، نرم‌افزارها نیز در زمان اخذ گزارش به صورت پیش فرض لحاظ می‌شوند و همانطور که به درستی اشاره فرمودید این پیش فرض در دریچه "گزارش‌ها شامل" تعیین می‌شود. البته این فقط پیش‌فرض است و اولا اگر محاوره پارامترها نمایش داده شود، می‌توان آن‌را پیش از اخذ گزارش "پیگیری" تغییر داد و ثانیا پس از اخذ گزارش (در حالتی که محاوره از ابتدا نمایش داده نشود) نیز می‌توان با تکمه "تغییر شرایط گزارش (Ctrl+F3)" تغییرات مورد نیاز را اعمال نمود.

    با تجدید سپاس و ارادت

    Hossein
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    30 خرداد 1390 08:10 ق.ظ
    سلام
    ممنون از پاسخ کامل آقای مومنی

    درمورد تقدم و تاخیر اسناد باید عرض کنم، سیستم حسابداری همواره به عنوان سیستم مرکزی در نظر گرفته شده است که سایر سیستم ها ابتدا باید اسناد خود را در سیستم حسابداری وارد نمایند( دیده شود).


    ممنون

    پایان


    ---