انجمن‌ها

به طور کلي وقتی صحبت از خدمات می‌شود، برگه‌هاي درخواست خدمات، انجام خدمات و فاکتور ارائه خدمات به مشتری به همراه ثبت‌های متناظر با آن در حسابداری، حائز اهمیت مي‌گردد. در نتيجه به منظور تسهیل در انجام امور مذکور، نیازمند طبقه‌بندی مدونی از خدمات، انجام دهندگان خدمات، نمایندگی‌ها و مشتریان می‌باشیم.
در راستاي پاسخ به نياز مذکور، در سیستم مالی یکپارچه نوسا، المان‌هاي مطرح در سيستم فروش، مانند خدمات، مشتریان، مراکز انجام خدمت، انجام دهندگان خدمات و ... در ساختاري درختي تعریف مي‌گردند. به این ترتيب با طبقه‌بندي مطلوب اين المان‌ها و با استفاده از ساختار درختی مي‌توان از هر کدام از سطوح درخت، بطور مستقل گزارش گرفت. همچنين با بهره‌گيري از مزيت ارث‌بري که در ساختار درختي، موجود است هر گونه تغيير يا اصلاح در يکي از سرگروه‌ها، در زيرگروه‌هاي آن نيز قابل اعمال مي‌باشد.

حال پس از انجام تعاریف اولیه، کاربر مي‌تواند اقدام به درج رخدادهای مرتبط با ارائه خدمات و ثبت‌های مالی متناظر با آن نماید.

برگه درخواست خدمت:

به اين ترتيب فرآیند مالی طی شده از درخواست خدمات تا صدور فاکتور ارائه خدمات را می‌‌توان، به ترتیب زیر کنترل نمود.



در فاکتور فروش خدمات، مواردي مانند مالیات بر ارزش افزوده؛ عوارض قانونی؛ تخفیفات نقدی، توافقی، تجاری؛ هزینه‌های تحمیل شده (مانند هزینه حمل)؛ پورسانت نماینده، بازاریاب، انجام دهنده خدمات؛ روند و سایر کسور و اضافات اعمال شده و ... نیز می‌تواند در نظر گرفته شود. در سيستم فروش نوسا، اين موارد را می‌توان هم بصورت اتوماتیک (با استفاده از قوانین تغییر تعرفه یا مکمل بها) و هم بصورت دستی، در فاکتور اعمال نمود.

از موارد دیگری که در سیستم فروش نوسا قابل کنترل است، اعتبار مشتری می‌باشد. کنترل اعتبار مشتری، نمود یکپارچگی سیستم است؛ زیرا در اين فرايند، علاوه بر اینکه می‌توان مبلغی را به صورت ثابت به عنوان اعتبار اولیه مشتری لحاظ نمود، اطلاعات مالی مشتری مربوطه را نيز از سایر نرم‌‌افزارها در دسترس خواهيم داشت.

رفتار سیستم با تخفیفات:

خاطر نشان مي‌گردد، در سیستم نوسا می‌توان با تخفیفات به دو گونه رفتار کرد: یک سری از تخفیفات بصورت توافقی یا به اصطلاح، تخفیفات تجاری هستند که صرفا از بهای فاکتور کسر می‌شوند و در سند حسابداری به طور مستقل منعکس نمی‌گردند و سری دیگر، تخفیفاتي هستند که از آنها به عنوان تخفیفات نقدی نیز می‌توان یاد نمود، برای این قبیل از تخفیفات می‌توان ترتیبی اتخاذ کرد تا در حسابداری نیز ثبت‌هاي معادل آن به طور مستقل انعکاس پیدا کند.
همچنین چگونگی اعمال این تغییرات در اختیار خود کاربر می‌باشد.

با سلام
ضمن سپاس از مطالب عنوان شده ، با توجه به استفاده از سیستم فروش در مرکز آموزشی مثال زده شده در پست بالا خواستم بدونم به نظر شما استفاده از این سیستم به غیر از صدور فاکتور در خصوص برگزاری کلاسهای آموزشی ، در مورد دریافت شهریه و سایر عملیات انجام شده در یک موسسه آموزشی کاربردی خواهد بود ؟

با تشکر از بذل توجه شما همکار محترم سرکار خانم منصوری، نمونه مذکور صرفا نمونه ساده از فعالیت عمده یک واحد خدماتی است که در قالب یک مسیر دنبال شده و بی شک در آینده نزدیک قصد داریم مدون تر و به تفکیک صنف های مختلف با توجه به نیاز های خاص آن صنف ، اطلاعات جامع تر با همکاری شما و سایر دوستان تهیه نماییم.
در فاکتور مربوط به ارائه خدمات با توجه به اینکه مربوط به مشتری خاصی (دانش جوی خاص کلاسهی مشخص وشهریه مشخص) می باشد پس شهریه دریافتنی از مشتری نیز مشخص می شود. حال باقی موارد مربوط به سیستم دریافت و پرداخت و حسابداری می باشد که در ادامه با هم می بینیم

در ادامه، چند نمونه از گزارش‌هاي پر کاربرد سيستم نوسا، در خصوص ارائه خدمات در شرکت‌های خدماتی را مشاهده مي‌کنيد.

•    گزارش از یک خدمت خاص به تفکیک فاکتورهای مربوطه:

همچنين از جمله گزارش‌هاي کاربردی دیگر، گزارشی جامع از خدمات ارائه شده به مشتری خاص می‌باشد. خاطر نشان مي‌گردد، گزارش مذکور را در صورت نیاز می‌توان به تفکیک، بر حسب موارد ذکر شده در مثال قبلی نيز، ملاحظه نمود.
در ادامه، نمونه‌هايي از اين گزارش‌هاي تفکيکي را مشاهده مي‌کنيد.

•    گزارش از خدمات ارائه شده به یک مشتری خاص:

<!--[if gte mso 9]> Normal 0 unctuationKerning/> false false false oNotPromoteQF/> EN-US X-NONE AR-SA ontGrowAutofit/> ontVertAlignCellWithSp/> ontBreakConstrainedForcedTables/> ontVertAlignInTxbx/>

ارتباط فروش و دریافت و پرداخت

با ثبت فعل و انفعالات مرتبط با ارائه خدمات و فاکتورهای مربوطه، از سیستم یکپارچه مالی انتظار مي‌رود تا موازی با فعالیت‌های مذکور، علاوه بر کنترل دریافت و پرداخت چک، امور مربوط به ثبت هزینه‌های مالی واحد مربوطه را نيز در سیستم منعکس نماید. اين انتظار توسط سيستم يکپارچه نوسا برآورده شده است، به نحوي که کنترل کل فرايند مربوط به چک‌ها به همراه گزارش‌هاي مرتبط، توسط نرم‌‌افزار دریافت پرداخت انجام گرفته، در کنار آن متناظر با رخدادهای مذکور، سند حسابداری مربوطه نیز بصورت اتوماتيک ثبت می‌‌شود. از طرفي باید توجه داشت که پروسه طی شده در نرم‌‌افزار دریافت و پرداخت، بر حسب نياز مي‌تواند در اعتبار مشتری نیز تاثیر گذار باشد.
به طور کلي نیاز کاربر عادی سیستم دریافت و پرداخت این است که بتواند به راحتی از وضعیت نقد شدن چک‌های مدت دار، در یک بازه زمانی دلخواه با خبر باشد (مثلا چک‌هایی که تاریخ سررسید آنها در ماه جاری می‌باشد ولی هنوز نقد نشده‌‌اند). همچنين در صورت نياز چک‌های مربوط به قبل از این تاریخ و بعد از آن را هم بصورت تفکیک شده در اختیار داشته باشد. از طرفي نیاز مدیر ارشد بر این است که برآوردی از میزان نقدینگی در ماه‌های آتی داشته باشد تا بتواند با حاشیه امنیت بیشتری اقدام به خرید و فروش کالا و صدور چک مدت‌‌دار نماید.
تمام موارد بالا در سیستم نوسا با روال‌هایی که بصورت پیش فرض در سیستم تعبیه شده و توسط کاربر نیز قابل تغییر می‌باشد، به راحتی قابل ثبت بوده و در گزارش‌هاي موجود در سیستم یکپارچه نوسا منعکس می‌شود.
نمونه‌‌ای از ثبت‌های اتوماتيک، در سیستم دریافت و پرداخت و تناظر آن با حسابداری

سند دریافت و پرداخت:

بررسی وضعیت نقد شدن یک مدرک:





برآورد نقدینگی در ماه‌های آتی:

اما جدا از دریافت و پرداخت‌های صورت گرفته در نرم‌‌افزار دریافت و پرداخت، ثبت‌هایی نیز در سیستم حسابداری صورت می‌گیرد، که گاها مستقل از سایر نرم‌‌افزارها می‌باشد و در کنار نرم‌‌افزارهای دیگر، گزارش‌های معناداری را به ما ارائه می‌دهد.
یک نمونه از این ثبت‌ها، هزینه‌های عملیاتی (به عنوان مثال: هزینه حقوق کارکنان به تفکیک، هزینه اجاره محل، هزینه بیمه، هزینه آگهی و تبلیغات، هزینه آب و برق و سایر هزینه‌های اداری تشکیلاتی) است که در کنار درآمد حاصل از ارائه خدمات و بهای تمام شده خدمات، در گزارش سود و زیان متاثر مي‌باشد. در سيستم نوسا برای رسیدن به گزارش مذکور، کافيست یک مجموعه حساب از کليه حساب‌های دخیل در سود و زیان، همچون در آمد حاصل از ارائه خدمات، بهای تمام‌شده خدمات و هزینه‌های عملیاتی تعريف نمايیم.

همچنین کاربر پس از اطلاع از سود و زیان جاری، جهت تعدیل هزینه‌ها و اتخاذ تصميمات مطلوب، نياز به بررسي هزينه‌ها در قالب یک نمودار خواهد داشت.