انجمن‌ها

به طور کلي وقتی صحبت از مواد و کالا می‌شود، نگهداری، کنترل، تعیین بها و داشتن موجودی بروز شده مواد و کالای مورد نظر، برای مجموعه حائز اهمیت مي‌باشد.
در سیستم نوسا طبقه‌‌بندی مواد و کالا به سلیقه و با توجه به نوع کاربری آن، در ساختار درختی، قابل پیاده سازی می‌باشد. به اين ترتيب، با طبقه‌بندی مطلوب مواد و کالا و با استفاده از ساختار درختی، می‌توان از هر کدام از سطوح درخت، بطور مستقل گزارش گرفت. همچنین با بهره‌‌گیری از مزیت ارث بری که در ساختار درختی، موجود است هر گونه تغییر یا اصلاح در یکی از سرگروه‌ها، در زیرگروه‌های آن نیز قابل اعمال می‌باشد.

در سیستم نوسا، مواد و کالا علاوه بر اينکه می‌توانند در انبارهای مختلفی نگهداری شوند، محل قرار گرفتن آن‌ها در انبارها نیز، مي‌تواند متفاوت باشد. همچنين با توجه به روش‌های تعیین بها (میانگین، اولین صادره از اولین وارده، میانگین به تفکیک انبار، اولین صادره از آخرین وارده و شناسایی ویژه) مي‌توان موجودی‌ها را مورد ارزیابی قرار داده و بهای تمام شده کالای فروش رفته را بدست آورد. از طرفي با در نظر گرفتن ملاحظاتی همچون حداقل موجودی، حداکثر موجودی، نقطه سفارش، مقدار بهینه سفارش و ... امکان کنترل موجودی مواد و کالا در اختيار کاربر قرار داده شده است.

در موسسات تولیدی، نیاز مبرم مدیران همواره بر این است که مقدار موجودی و بهای موجودی بروز شده مواد و کالای مورد نظر خویش را در هر مقطع زمانی دلخواه در اختیار داشته باشند تا در تصمیمات آتی خود از این اطلاعات استفاده نمایند. به منظور برآورده نمودن اين نياز، در سیستم نوسا امکان گزارش‌گيري و مشاهده موجودی لحظه به لحظه مواد و کالا به تفکیک دلخواه و در هر بازه زمانی، در نظر گرفته شده است.
برای مثال دو نمونه گزارش تفکیک شده پر کاربرد را در ادامه مشاهده مي‌کنيد.

1: موجودی به روز شده مواد و کالا به تفکیک انبار

همچنین از یک سیستم یکپارچه مالی انتظار می‌رود تا متناظر با رخدادهای انبار، سندهای حسابداری متناسب با آن را بصورت اتوماتیک تنظیم نماید. این امر در سیستم نوسا به راحتی امکان‌‌پذیر می‌‌باشد. گفتنی است با توجه به اینکه در سيستم نوسا، متناظر با هر رخداد انبار، سند مربوط به آن نیز، بلادرنگ تنظیم ‌شده و در واقع اين سند متاثر از رخداد انبار مذکور می‌باشد، به اين ترتيب هرگز مغایرتی بین انبار و حسابداری بوجود نمی‌آید چرا که هر گونه تغییر در انبار، متقابلا در حسابداری نیز لحاظ خواهد شد.
در ادامه ثبت حسابداری یک نمونه از رخدادهای فوق (مربوط به فروش 200 عدد بستنی کاکائویی) را مشاهده مي‌نماييد.

از گزارش‌‌هاي پرکاربرد در انبار می‌توان، گردش و موجودی کالاها را نام برد که حاوی اطلاعات جامع و پرکاربردی در خصوص انبار می‌باشد. لازم به ذکر است، در سيستم نوسا از این گزارش به راحتی می‌توان به گزارش‌های متنوع ديگر انبار و در نهایت، سطر برگه انبار متناظر با آن دست يافت. همچنین سند حسابداری مربوطه نيز قابل دسترسي مي‌باشد.

همچنین با توجه به ارتباط مستقیم انبار با سایر نرم‌‌افزارها، جدا از بهای تمام شده مواد که در انبار بصورت اتوماتیک بدست می‌آید، می‌توان سربار تولیدی و دستمزد مستقیم را موازی با پروسه طی شده در انبار، در نرم‌‌افزار حسابداری یا حتی در خود نرم‌‌افزار انبار ثبت نموده،و مبلغ حاصله را در فرآیند مرتبط با بهای تمام شده محصول تولیدی، دخیل نمود. همچنین با داشتن اقلام مذکور، می‌توان گزارش‌هاي معناداری را در جهت بدست آوردن بهای تمام شده کالای فروش رفته، از سیستم یکپارچه نوسا اتخاذ نمود.
شایان ذکر است، تعیین بهای تمام شده مطلوب واحد تجاری، علاوه بر سیستم مکانیزه، نیازمند ساختاری منطقی و سیستماتیک نیز می‌باشد تا هوشمندانه بتواند تصمیمات لازم و مفید، در جهت بدست آوردن مبنای تسهیم، روشهای تسهیم، برآوردهای لازمه در قبال انحرافات و ... را اتخاذ نماید.
حال پس از طی شدن فرآیند بالا در نرم‌‌افزار انبار و محاسبه بهای تمام شده کالا، نوبت به فروش آن و تنظیم فاکتور فروش مربوطه می‌رسد. این مرحله از کار، توسط سیستم فروش انجام می‌شود. با تدابیری که در سیستم مالی یکپارچه نوسا تعبیه شده، علاوه بر اينکه به راحتی می‌توان حواله خروج مربوط به مشتری دلخواه را در فاکتور فروش فراخوانی کرده و با توجه به تعرفه (جداول قیمت‌‌گذاری) مربوط به فروش کالا، فاکتور فروش را قيمت‌دار نمود، همچنین می‌توان بصورت غیر مستقیم این روال را پیاده سازی کرد به این نحو که با تنظيم فاکتور فروش، حواله متناظر با آن بصورت اتوماتیک توسط سيستم صادر گردد. به عبارتي با توجه به ساختار واحد اقتصادی، می‌توان مراحل را به ترتیب زیر، نیز کنترل و تنظیم نمود.

در فاکتور فروش، مواردي مانند مالیات بر ارزش افزوده؛ عوارض قانونی؛ تخفیفات نقدی، توافقی، تجاری؛ هزینه‌های تحمیل شده (مانند هزینه حمل)؛ پورسانت نماینده، بازاریاب، انجام دهنده خدمات؛ روند و سایر کسور و اضافات اعمال شده و ... نیز باید در نظر گرفته شود. در سيستم فروش نوسا، اين موارد را می‌توان هم بصورت اتوماتیک (با استفاده از قوانین تغییر تعرفه یا مکمل بها) و هم بصورت دستی در فاکتور اعمال نمود.

از موارد دیگری که در سیستم فروش نوسا قابل کنترل است، اعتبار مشتری می‌باشد. کنترل اعتبار مشتری نمود یکپارچگی سیستم است؛ زیرا در اين فرايند، علاوه بر اینکه می‌توان مبلغی را به صورت ثابت به عنوان اعتبار اولیه مشتری لحاظ نمود، اطلاعات مالی مشتری مربوطه را نيز از سایر نرم‌‌افزارها در دسترس خواهيم داشت.

همچنین مانند آنچه که در انبار اتفاق افتاد، پس از ثبت فاکتور فروش، به راحتي سند متناظر با آن نیز در سیستم حسابداري قابل ثبت می‌باشد.

ثبت فاکتور فروش:
 

رفتار سیستم با تخفیفات فروش
خاطر نشان مي‌گردد، در سیستم نوسا می‌توان با تخفیفات به دو گونه رفتار کرد: یک سری از تخفیفات بصورت توافقی یا به اصطلاح، تخفیفات تجاری هستند که صرفا از بهای فاکتور کسر می‌شوند و در سند حسابداری به طور مستقل منعکس نمی‌گردند و سری دیگر، تخفیفاتي هستند که از آنها به عنوان تخفیفات نقدی نیز می‌توان یاد نمود، برای این قبیل از تخفیفات می‌توان ترتیبی اتخاذ کرد تا در حسابداری نیز ثبت‌هاي معادل آن به طور مستقل، انعکاس پیدا کند.
همچنین چگونگی اعمال این تغییرات در اختیار خود کاربر می‌باشد.

ارتباط انبار و فروش
همانطور که قبلا اشاره شد، در سيستم نوسا کاربران انبار و فروش می‌توانند موازی با یکدیگر پروسه کاری خود را طی نمایند و همانطور که از يک سيستم يکپارچه انتظار مي‌رود، رخدادهای اتفاق افتاده در هر کدام از نرم‌‌افزارها بصورت بلادرنگ در دیگري تاثیر گذار بوده و این مهم، از وقوع هرگونه مغایرتی جلوگیری می‌کند.
از طرفي کاربر فروش، قیمت کالا را در فاکتور لحاظ می‌کند. کاربر انبار نیز بهای تمام شده کالای فروش رفته را اعمال می‌نماید. به این ترتيب با توجه به یکپارچگی سیستم، انتظار می‌رود در هر لحظه بتوان سود ناخالص فعل و انفعالات اتفاق افتاده در انبار و فروش را به بدست آورد؛ در نرم‌‌افزار نوسا این مهم به راحتی در اختيار کاربر قرار دارد.

همچنين از جمله گزارش‌هاي کاربردی دیگر در سيستم نوسا، گزارشی جامع از کالاهای فروخته شده به مشتری خاص می‌باشد. خاطر نشان مي‌گردد، گزارش مذکور را در صورت نیاز می‌توان به تفکیک، بر حسب موارد ذکر شده در مثال قبلی نيز، ملاحظه نمود.

ارتباط انبار، فروش و دریافت و پرداخت
با ثبت فعل و انفعالات انبار و فروش، کاربران دریافت و پرداخت نیز موازی با اين عمليات، از يک طرف کار صدور چک یا پرداخت وجه نقد در قبال خریدهای واحد بازرگانی و پیگیری برداشت وجه آن از حساب شرکت و از طرف ديگر دریافت چک یا دریافت وجه نقد در قبال فروش‌های مذکور و پیگیری نقد شدن چک‌های دریافتنی و در جریان وصول و به طور کلي کنترل کل فرآیند مربوط به چک‌ها را به عهده دارند. با توجه به حجم چک‌های دریافتی و پرداختی و همچنین تقابل آنها با رخدادهای فروش و انبار، نیاز به سیستمی ‌که بتواند فرآیند صدور و دریافت چک را کنترل نموده، بدون خطا در کمترین زمان و بصورت اتوماتيک، ثبت‌های حسابداری متناظر با دریافت و پرداخت را تنظیم نماید، همچنين در هر لحظه گزارش‌هاي جامعی را به ما ارائه دهد، حیاتی است. از طرفي باید توجه داشت که پروسه طی شده در نرم‌‌افزار دریافت و پرداخت بايد بر حسب نياز، بتواند در اعتبار مشتری نیز تاثیر گذار باشد.
به طور کلي نیاز کاربر عادی سیستم دریافت و پرداخت این است که بتواند به راحتی از وضعیت نقد شدن چک‌های مدت دار، در یک بازه زمانی دلخواه با خبر باشد (مثلا چک‌هایی که تاریخ سررسید آنها در ماه جاری می‌باشد ولی هنوز نقد نشده‌‌اند). همچنين در صورت نياز چک‌های مربوط به قبل از این تاریخ و بعد از آن را هم بصورت تفکیک شده در اختیار داشته باشد. از طرفي نیاز مدیر ارشد بر این است که برآوردی از میزان نقدینگی در ماه‌های آتی داشته باشد تا بتواند با حاشیه امنیت بیشتری اقدام به خرید و فروش کالا و صدور چک مدت‌‌دار نماید.
تمام موارد بالا در سیستم نوسا با روال‌هایی که بصورت پیش فرض در سیستم تعبیه شده و توسط کاربر نیز قابل تغییر می‌باشد، به راحتی قابل ثبت بوده و در گزارش‌هاي موجود در سیستم یکپارچه نوسا منعکس می‌شود.
نمونه‌‌ای از ثبت‌های اتوماتيک، در سیستم دریافت و پرداخت و تناظر آن با حسابداری

سند دریافت و پرداخت

بررسی وضعیت نقد شدن یک مدرک:

رابطه حسابداری، دریافت و پرداخت، انبار و فروش
همانطور که قبلا توضیح داده شد، به منظور تهيه گزارش‌هاي جامع از سيستم مالي، ساده‌‌ترین انتظاری که از سیستم یکپارچه مي‌رود، تجمیع تمام فعالیت‌های مالی ثبت شده در سایر نرم‌‌افزارها و انعکاس آنها در نرم‌‌افزار حسابداری، در قالب اسناد مالی در دسترس مي‌باشد.

اما جدا از دریافت و پرداخت‌های صورت گرفته در نرم‌‌افزار دریافت و پرداخت، ثبت‌هایی نيز در سیستم حسابداری صورت می‌گیرد که گاها مستقل از سایر نرم‌‌افزارها می‌باشد و بعضا در کنار نرم‌‌افزارهای دیگر، گزارش‌هاي معناداری را به ما ارائه می‌دهد.
یک نمونه از این ثبت‌ها، هزینه‌های عملیاتی (به عنوان مثال: هزینه حقوق کارکنان به تفکیک، هزینه حمل کالای فروش رفته، هزینه اجاره، هزینه بیمه، هزینه آگهی و تبلیغات، هزینه آب و برق مصرفی) است که در کنار سود ناخالص حاصل از اطلاعات انبار و فروش، گزارش هدفمندی که همان سود خالص می‌باشد را به ما ارائه می‌دهد. در سيستم نوسا، برای رسیدن به گزارش مذکور، کافيست یک مجموعه حساب از کلیه حساب‌های دخیل در سود و زیان همچون فروش، بهای تمام‌شده کالای فروش رفته و هزینه‌های عملیاتی تعريف نمايیم.

همچنین کاربر پس از اطلاع از سود و زیان جاری، جهت تعديل هزينه‌ها و اتخاذ تصمیمات مطلوب، نياز به بررسي هزينه‌ها در قالب یک نمودار خواهد داشت.

از طرف دیگر از آنجا که سودی با کیفیت است که همراه با نقدینگی باشد، بنابراین اطلاع از میزان نقدینگی واحد اقتصادی نيز، حائز اهمیت مي‌گردد.
برای نیل به اهداف مذکور، راه‌های متنوعی در سیستم نوسا موجود است.
از جمله مي‌توان این مهم را در قالب یک نمودار ماتریسی به تفکیک مشتری برای پیگیری میزان وجه نقد حاصل شده از فروش، ملاحظه نمود.

با طی شدن پروسه مذکور و اخذ گزارش‌هاي متنوع و به هنگام، فرآیند مالی واحد اقتصادی، تحت کنترل قرار گرفته، به راحتی می‌توان فعالیت‌های مالی شرکت مذکور را در جهت سود دهی بهینه و با کیفیت، مدیریت نمود.