مکانیزم تعریف و اعلام یادآوری‌ها و هشدارها
مستند تکمیلی امکانات نسخه 9.02
یادآوری‌ها
هر یادآوری عملا ترکیب یک عنوان و یک متن دلخواه است که برای یک تاریخ و زمان خاص تنظیم شده باشد. یک یادآوری ممکن است برای یک کاربر به خصوص یا برای یک گروه از کاربران تعریف شده باشد. یک یادآوری ممکن است همراه با هشدار (Alarm) نیز باشد. هشدارها در پنجره‌های اختصاصی (شبیه Alertهای Windows) بازنمایی می‌شوند. خلاصه‌ای از ویژگی‌های یادآوری‌ها را در ادامه ملاحظه می‌کنید.
- تعریف یادآوری برای یک تاریخ و زمان به خصوص به صورت ترکیبی از عنوان و شرح (متن).
- تعریف یادآوری برای هر کاربر دلخواه یا گروه کاربران (گروه‌های Windows که به عنوان کاربر در سیستم تعریف شده باشند).
- تعیین مدت زمان اعتبار یادآوری (تا پایان روز، ماه، سال یا مدت دلخواه).
- تعیین وضعیت "هشدار" (فاقد هشدار، فقط یکبار هشدار، هشدار به صورت تکراری با فواصل دلخواه).
- امکانات اختصاصی تعریف یادآوری‌های تکراری به صورتی که فقط یکبار تعریف شوند ولی رفتار آنها شبیه تعدادی یادآوری مجزا باشد.
- مکانیزم متمرکز برای اطلاع‌رسانی یادآوری‌های فعال و بهنگام کردن خودکار آن یادآوری‌ها تحت تاثیر تغییراتی که در داده‌ها اعمال می‌شوند (خواه توسط خود کاربر یا سایر کاربران).
- امکانات مربوط به غیرفعال کردن اختصاصی یک یادآوری برای یک کاربر خاص + تعیین یا تعویق زمان هشدار به خواست هر کاربر.
مشخصات یک یادآوری و مفاهیم مرتبط
مشخصات اولیه – شامل تاریخ و زمان (شروع) یادآوری، عنوان، شرح و کاربر. همانطور که پیش از این اشاره کردیم کاربر ممکن است یک "گروه" از کاربران باشد (که به عنوان کاربر در سیستم تعریف شده باشند). اگر کاربر یک گروه باشد آن یادآوری به صورت همزمان برای همه‌ی کاربرانی که عضو آن گروه باشند لحاظ خواهد شد.
اعتبار – تعیین می‌کند که یک یادآوری تا چه زمانی ارزش اعلام دارد (یعنی تا چه زمانی فعال است). اعتبار یادآوری یکی از حالت‌های زیر است:
- تا پایان روز تاریخ یادآوری معتبر است.
- تا پایان ماه تاریخ یادآوری معتبر است.
- تا پایان سال تاریخ یادآوری معتبر است.
- در مدت زمان مشخصی معتبر است. در این حالت، مدت زمان اعتبار یادآوری باید تعیین شود. این مدت حداکثر می‌تواند 10 روز (240 ساعت) باشد.
هشدار – همانطور که پیش از این گفتیم، اگر یک یادآوری هشدار داشته باشد در تاریخ و زمان یادآوری یک پنجره‌ی Alert حاوی عنوان، متن و تاریخ و زمان یادآوری (هشدار) بازنمایی خواهد شد. وضعیت هشدار یادآوری یکی از حالت‌های زیر است:
- فاقد هشدار
- فقط یکبار هشدار داده شود
- تا وقتی معتبر است به صورت تکراری هشدار داده شود. در این حالت فاصله‌ی بین هشدارهای متوالی (به صورت مدت زمان) باید تعیین شود.
تکرار – یک یادآوری را می‌توان به صورت تکراری تعریف کرد. در این حالت یادآوری شبیه تعدادی یادآوری مجزا از هم رفتار خواهد کرد که البته فقط یکباره تعریف شده‌اند و به صورت متمرکز هم قابل ویرایش هستند. وضعیت تکرار یک یادآوری یکی از حالت‌های زیر است:
- بدون تکرار
- هر روز یا هر چند روز یکبار
- هر هفته یا هر چند هفته یکبار
- هر ماه یا هر چند ماه یکبار
در هر یک از حالت‌های تکراری باید یک عدد را به عنوان "هر چند (روز / هفته / ماه) یکبار" تعیین کرد. اگر این عدد یک باشد به معنی هر روز (یا هر هفته یا هر ماه) خواهد بود. اگر مثلا عدد 3 وارد شود به معنی هر 3 روز (یا 3 هفته یا 3 ماه) یکبار خواهد بود.
در وضعیت تکرار هفتگی می‌توان روزهای هفته‌ی مورد نظر (ترکیب دلخواهی از شنبه تا جمعه) را انتخاب کرد. در ابتدا روز هفته‌ی مربوط به تاریخ و زمان (شروع) یادآوری به صورت پیش‌فرض لحاظ خواه شد.
در وضعیت تکرار ماهانه دو روش برای تعیین دقیق تاریخ یادآوری‌های تکراری وجود دارند: روز ماه یا روز هفته – مثلا اگر یادآوری برای دوشنبه چهارم آذر 98 و با تکرار ماه تعریف شده باشد دو حالت برای تعیین تاریخ تکرارهای بعدی قابل تصور است: چهارم هر ماه یا اولین دوشنبه‌ی هر ماه.
"فعال" بودن یادآوری – مفهومی به نام یادآوری‌های "فعال" در سیستم وجود دارد. اینها یادآوری‌هایی هستند که باید به اطلاع کاربر برسند (به صورت دائمی) و حسب مورد در زمان مناسب هشدار هم داده شوند. فعال بودن یادآوری از جهات مختلف تحت تاثیر قرار می‌گیرد:
- با پایان یافتن اعتبار یک یادآوری، یادآوری دیگر فعال نخواهد بود.
- هر کاربر می‌تواند یک یادآوری را (فقط برای خود) غیرفعال کند. این عمل در فهرست یادآوری‌های فعال و نیز در پنجره هشدار قابل انجام است.
- در حین ویراش یادآوری‌ها می‌توان یک یادآوری را کلا (برای همه‌ی کاربران) غیرفعال کرد.
غیرفعال کردن یادآوری توسط یک کاربر با توجه به اینکه یادآوری ممکن است توسط شخص دیگری برای یک گروه از کاربران تعریف شده باشد دارای کاربرد است. این عمل همچنین در مقابله با یادآوری‌های تکراری و به خصوص یادآوری‌هایی که هشدار تکراری دارند مفید خواهد بود.
تاریخ و زمان غیرفعال کردن یادآوری (توسط کاربر) در مورد یادآوری‌های تکراری دارای اهمیت است. چنین است که فقط یادآوری‌هایی در این فرآیند غیرفعال می‌شوند که تاریخ و زمان موثر آنها کوچکتر یا مساوی تاریخ و زمان مزبور باشد. مثلا اگر یک یادآوری تکراری با شروع از 1/9/98 برای 20 روز متوالی داشته باشیم و یک کاربر در تاریخ 15/9/98 آنرا غیرفعال کرده باشد، تکرارهای 16 تا 20ام آذر ماه کماکان فعال باقی خواهند ماند.
تاریخ و زمان غیرفعال کردن یادآوری معمولا همان تاریخ و زمان جاری سیستم کاربر در حین غیرفعال کردن است. اما اگر کاربر یک یادآوری مربوط به زمان‌های آینده را غیرفعال نماید، همان تاریخ و زمان (آینده) به عنوان تاریخ و زمان غیرفعال کردن لحاظ می‌شود. همچنین اگر یکی از تکرارهای قبلی از یک یادآوری تکراری را غیرفعال نماید، تاریخ و زمان غیرفعال شدن مساوی تاریخ و زمان موثر همان تکرار خواهد بود.
یادآوری‌هایی که به این صورت غیرفعال شده باشند در فهرست یادآوری‌های فعال بازنمایی نخواهد شد و برای آنها هشداری هم داده نخواهد شد. تاریخ و زمان غیرفعال شدن یادآوری در فهرست یادآوری‌های هر روز (در تقویم) بازنمایی می‌شود. در همانجا می‌توان دوباره یادآوری را فعال نمود (سابقه‌ی غیرفعال کردن یادآوری را حذف کرد).
ویرایش یادآوری‌ها
در منوی "ملاحظه" یک آیتم به نام "یادآوری‌ها" تعبیه شده است. این آیتم مکانیزم متمرکز بازنمایی و ویرایش یادآوری‌ها را احضار می‌کند. این مکانیزم به صورت استاندارد با محاوره‌ای به صورت زیر (برای دریافت پارامترها) آغاز می‌شود:
همانطور که دیده می‌شود محاوره حاوی 3 صفحه است: محتوی؛ برای تعیین محدوده و سایر پارامترها + صفحه‌های استاندارد شرایط و ترتیب. محدوده‌ی تاریخ یادآوری‌ها درابتدای صفحه‌ی محتوی تعیین می‌شود. تاریخ روز به صورت پیش‌فرض به عنوان شروع محدوده‌ی تاریخ لحاظ می‌شود. عبارت جستجو در شرح یا عنوان یادآوری قابل تعیین است. در صورت تعیین این عبارت فقط یادآوری‌هایی بازنمایی خواهند شد که عبارت مزبور در عنوان یا شرح آنها درج شده باشد. به صورت اختیاری می‌توان ترتیبی داد که جستجو برای عبارت فوق فقط در ابتدای عبارت‌های عنوان یا شرح یادآوری (نه در محل دلخواه در میان یا انتهای آنها) انجام شود.
به صورت پیش‌فرض فقط یادآوری‌های فعال بازنمایی خواهند شد. در صورت تمایل می‌توان موارد غیرفعال را نیز احضار نمود. توجه کنید که منظور از "غیرفعال" بودن در اینجا وضعیت یادآوری برای همه‌ی کاربران است. اینکه کاربر جاری یا سایر کاربران به صورت موردی یادآوری را برای خود غیرفعال کرده باشند در اینجا مورد توجه قرار نمی‌گیرد.
یک فهرست انتخابی چندگزینه‌ای حاوی کاربرانی که می‌توان یادآوری‌های آنها را مشاهده کرد در اینجا دیده می‌شود. محتویات این فهرست به اختیارات کاربر بستگی دارد: خود کاربر همیشه در فهرست وجود خواهد داشت / اگر کاربر امکان ملاحظه‌ی یادآوری‌های گروه‌هایی که در آنها عضویت دارد را داشته باشد اسامی آن گروه‌ها نیز در فهرست دیده خواهند شد / اگر کاربر امکان ملاحظه‌ی یادآوری‌های سایر کاربران را داشته باشد اسامی سایر کاربران نیز در فهرست بازنمایی خواهد شد. در ابتدا همه‌ی سطرهای این فهرست به صورت پیش‌فرض در وضعیت علامت‌گذاری شده قرار خواهند داشت و البته کاربر می‌تواند ترکیب دلخواهی از سطرها را علامت‌گذاری نماید. فقط یادآوری‌های مربوط به کاربرانی که در این فهرست علامت‌گذاری شده باشند بازنمایی خواهند شد.
در انتهای صفحه‌ی محتوای این محاوره فرم‌های نمایش فهرست و محاوره برای بازنمایی و ویرایش یادآوری‌ها قابل انتخاب خواهند بود. با تصویب این محاوره، فهرست یادآوری‌ها برحسب پارامترها (و شرایط و ترتیب) تعیین شده بازنمایی خواهد شد. امکانات این فهرست مطابق استانداردِ متداول در سایر فرم‌های XP است (حرکت، ویرایش، جستجو، چاپ...).
ویرایش یک یادآوری در یک محاوره به شکل زیر انجام می‌شود:
مشخصات پایه‌ای یادآوری شامل تاریخ (و زمان)، کاربر، عنوان و شرح در ابتدای این محاوره تدوین می‌شوند. نکات زیر در ویرایش یک یادآوری قابل توجه هستند.
یادآوری برای گروه کاربران یا سایر کاربران
هر یادآوری برای یکی از کاربرانی که از قبل در سیستم تعریف شده باشند تنظیم می‌شوند. تعیین کاربر با تکمه‌ی "انتخاب کاربر" (یا کلیدهای Ctrl+Enter در دریچه‌ی "کاربر" ) انجام می‌شود. با اینکار فهرستی از کاربران نمایش داده خواهد شد. اینکه چه کاربرانی در اینجا قابل انتخاب باشند بستگی به اختیارات کاربر فعلی دارد: کاربری که امکان تعریف یادآوری جدید یا اصلاح یک یادآوری را داشته باشد همیشه می‌تواند برای "خود" یادآوری درج نماید. اگر اختیار "افزودن یا اصلاح یادآوری‌های گروه‌هایی که کاربر در آنها عضویت دارد" را داشته باشد، گروه‌های خود را نیز در فهرست کاربران مشاهده خواهد کرد و می‌تواند برای آن گروه‌ها یادآوری تنظیم نماید. اگر اختیار "افزودن یا اصلاح یادآوری‌های سایر کاربران" را داشته باشد، سایر کاربران و گروه‌های سیستم را نیز برای انتخاب مشاهده می‌کند. اگر کاربر انتخاب شده یک "گروه" باشد یادآوری همزمان برای همه‌ی کاربران آن گروه تعریف خواهد شد.
اعتبار یادآوری
دریچه‌ی "اعتبار تا" برای تعیین اعتبار یادآوری بکار می‌رود. انواع حالت‌های اعتبار یک یادآوری را پیش از این در توصیف کلی داده‌های یادآوری‌ها دیده بودیم. از آنجا که یادآوری‌ها در رابطه‌ی نزدیک با "تقویم" قرار دارند، حداکثر اعتبار یک یادآوری، پایان سال مربوط به تاریخ یادآوری است. حالت پیش‌فرض این است که یک یادآوری فقط تا پایان همان روز دارای اعتبار باشد. حالت‌های "تا پایان ماه" و "تا پایان سال" نیز قابل انتخاب هستند و تعریف مشخصی دارند. آخرین حالت قابل انتخاب، "در مدت زمان مشخصی معتبر است" است. در صورت انتخاب این حالت، "مدت" زمان اعتبار (مثلا به صورت ترکیب روز و ساعت) نیز باید تعیین شود.
مهم‌ترین تاثیر اعتبار یادآوری در تشخیص "فعال" بودن آن و بازنمایی در فهرست یادآوری‌های فعال (در فریم اصلی و ابتدایی سیستم) است. یک یادآوری تا زمانی که اعتبار داشته باشد و برای همه‌ی کاربران غیرفعال نشده باشد و کاربر جاری هم آنرا به صورت صریح از دید خود غیرفعال نکرده باشد در فهرست یادآوری‌های فعال بازنمایی خواهد شد.
یادآوری به همراه هشدار
وضعیت هشدار یادآوری را پیش از این در بخش مفاهیم معرفی کردیم (فاقد هشدار / فقط یکبار هشدار / هشدار تکراری). دو حالت اول تعریف مشخصی دارند. هشدار تکراری یعنی تا زمانی که یادآوری معتبر و فعال است در فواصل زمانی مشخصی به صورت تکراری هشدار خواهیم داشت. در صورت انتخاب این حالت، فاصله زمانی بین هشدارها باید تعیین شود. یک تاثیر جانبی تکراری بودن هشدار در رفتار فهرست یادآوری‌های فعال قابل مشاهده است: اگر یک یادآوری مربوط به تاریخ‌های قبل داشته باشیم که هنوز اعتبار داشته باشد و غیرفعال هم نشده باشد و "هشدار" هم داشته باشد، این هشدار در فهرست یادآوری‌های فعال تشخیص داده و منعکس می‌شود: اگر این یادآوری تاریخ گذشته هشدار تکراری داشته باشد به صورت یادآوری هشداردار فعال (و به‌روز) نمایش داده می‌شود و هشدار مزبور نیز در اولین فرصت بازنمایی می‌شود. اما اگر یادآوری تاریخ گذشته‌ی مزبور هشدار تکراری نداشته باشد، منجر به بازنمایی هشدار نخواهد شد و در فهرست یادآوری‌های فعال نیز "هشداردار" بودن آن با رنگی غیرمؤکد نمایش داده خواهد شد.
یادآوری‌های تکراری
ترکیبی از مشخصات تعیین کننده‌ی وضعیت تکرار یادآوری در یک عبارت با عنوان "اطلاعات تکرار" بازنمایی می‌گردد. ویرایش اطلاعات تکرار با استفاده از تکمه‌ی مربوط (یا کلیدهای Ctrl+Enter برروی فیلد مربوط) در محاوره‌ای به شکل زیر انجام می‌شود. در این محاوره انتخاب گزینه‌های "وضعیت تکرار یادآوری" منجر به ترکیب‌های متنوع زیر خواهد شد:
دریچه‌هایی که در این وضعیت در محاوره دیده می‌شود در همه‌ی حالت‌های آتی هم وجود خواهند داشت. فاصله‌ی بین تکرارها یک عدد است؛ اگر یک باشد یعنی هر روز (یا هر هفته یا هر ماه) و اگر بزرگتر از یک باشد یعنی مثلا هر 2 روز (یا هفته یا ماه) یکبار. تاریخ خاتمه تکرار هم مشخص است و در همه‌ی حالت‌ها وجود خواهد داشت. یک امکان برای تعیین تاریخ خاتمه از روی تعداد دفعات تکرار مطرح است که در انتها توضیح خواهیم داد.
نکته‌ی اختصاصی در حالت هفتگی این است که در صورت تمایل می‌توان ترکیب دلخواهی از روزهای هفته را تعیین کرد.
در حالت ماهانه "نوع تعیین روز درتکرار ماهانه" را داریم. برای تعیین آن از یک دریچه انتخابی با دو گزینه استفاده شده است. دو حالت قابل انتخاب به صورت عبارت‌های مناسب در گزینه‌های همین دریچه قرار داده شده‌اند. مثلا در شکل فوق به تاریخ یادآوری (دوشنبه چهارم آذر ماه) توجه شده است. در تکرارهای یادآوری در ماه‌های بعد ممکن است همان چهارم ماه مورد نظر باشد یا اولین دوشنبه‌ی ماه. این دو حالت به عنوان گزینه‌های دریچه‌ی انتخابی لحاظ شده‌اند.
با تکمه‌ی تعیین تعداد دفعات تکرار، یک محاوره برای اخذ تعداد مورد نظر احضار می‌شود. سیستم به صورت خودکار و با توجه به همه‌ی پارامترهای قبلی (نوع تکرار، فاصله بین تکرارها، روزهای هفته و نوع تعیین روز در تکرار ماهانه) تاریخ خاتمه را به نحوی تعیین می‌کند که به تعداد دفعات مورد نظر تکرار داشته باشیم.