انواع محتوای مدارک آرشیو (از دید سیستم مالی)
برای تعریف انواع محتوای مدارک آرشیو، از منوی ملاحظه / مدارک آرشیو، گزینه‌ی "انواع محتوی" را انتخاب کنید. با اینکار با فهرست "انواع محتوای مدارک موجود در آرشیو" مواجه خواهید شد. نحوهی ویرایش سطرهای این فهرست، کاملا استاندارد و مطابق روش عادی کار با فهرست‌های ساده در سیستم مالی نوسا است.
انواع رابطه‌ی مدارک با پذیرنده‌ها
برای تعریف انواع رابطه‌ی مدارک آرشیو با پذیرنده‌ها، از منوی ملاحظه / مدارک آرشیو، گزینه‌ی "انواع رابطه" را انتخاب کنید. با اینکار با فهرست "انواع رابطه‌ی اسناد با مدارک موجود در آرشیو"مواجه خواهید شد. نحوهی ویرایش سطرهای این فهرست، کاملا استاندارد و مطابق روش عادی کار با فهرست‌های ساده در سیستم مالی نوسا است.
مدارک آرشیو
همانطور که پیش از این اشاره کردیم، مدارک آرشیوی که به دلایل گوناگون به سیستم مالی معرفی شده‌اند، به صورت متمرکز، در یک فهرست قابل بازنمایی و ویرایش هستند. در همین فهرست امکان معرفی مدارک آرشیو جدید نیز وجود دارد. برای احضار فهرست مدارک آرشیو، از منوی ملاحظه / مدارک آرشیو، گزینه "فهرست مدارک آرشیو" را انتخاب کنید. با اینکار با محاوره‌ای به شکل زیر مواجه خواهید شد:
همانند کاربردهای استاندارد سیستم مالی، در اینجا نیز مجموعه‌ای از پارامترها (و شرایط) برای محدود کردن فهرست مدارک و احضار مدارک اختصاصی مورد نظر فراهم شده است. از آنجا که در فهرستی که قرار است بازنمایی شود می‌توانیم به ویرایش مدارک بپردازیم (افزودن و اصلاح و حذف)، ترتیب مدارک از پیش تعیین شده و غیرقابل تغییر است؛ این ترتیب مبتنی بر کد سرور و کد مدرک (در سیستم آرشیو) است. این کد، یک کد متداول درختی است؛ کد هر مدرک در درخت با کد مدرک سرگروه آغاز می‌شود – درست همانند کد حساب، تفصیلی، کالا... در سیستم مالی. همانطور که دیده می‌شود تعیین محدوده و الگوی کد مزبور در محاوره میسر است.
"کاربرد مدارک" اشاره به ارتباط آنها با پذیرنده‌ها دارد و دارای 3 گزینه است: کنترل نشود / فقط مدارک فاقد کاربرد / فقط مدارک بکار رفته در. گزینه‌های اول و دوم کارکرد واضحی دارند. گزینه‌ی سوم با فهرستی از پذیرنده‌ها در ارتباط است. با انتخاب گزینه‌ی سوم، این فهرست نیز فعال خواهد شد. با علامت‌گذاری گزینه‌های فهرست پذیرنده‌ها می‌توان ترتیبی داد که فقط مدارک بکار رفته در یک یا چند نوع پذیرنده در فهرست بازنمایی شوند.
دریچه‌های بعدی برای محدود کردن مدارک برحسب سرورهای آرشیو و انواع محتوی بکار می‌روند. از آنجا که برخی از مدرک ممکن است نوع محتوی نداشته باشند، گزینه‌ی اول در دریچه‌ی انواع محتوی با عنوان "فاقد نوع محتوی" برای کار با این گروه از مدارک تعبیه شده است.
با تصویب محاوره، فهرست مدارک آرشیو بازنمایی خواهد شد. در این فهرست امکان الصاق مدارک جدید (از Clipboard حاوی مدارک کپی شده از کلاینت سیستم آرشیو) وجود دارد. به جز این بازنمایی، اصلاح و حذف مدارک نیز از همین فهرست انجام می‌شوند. داده‌های یک مدرک را در شکل زیر (محاوره‌ی تدوین یکی از مدارک آرشیو) مشاهده می‌کنید:
همانطور که مشاهده می‌شود، کد و شرح مدرک در سیستم آرشیو به صورت ثابت و غیرقابل اصلاح در محاوره بازنمایی شده‌اند. هر مدرک مربوط به یکی از سرورهای آرشیو (معرفی شده در سیستم مالی) است که این ارتباط نیز به صورت غیرقابل اصلاح در محاوره بازنمایی شده است. نوع محتوای مدرک و همچنین نام و نام لاتین آن توسط کاربر قابل ویرایش هستند. در ابتدای تشکیل مدرک، شرح مدرک در سیستم آرشیو در نام آن کپی می‌شود. اگر تنظیمات مورد نیاز از قبل انجام شده باشد، می‌توان تصویر کوچک مدرک را از URLمناسب استخراج و در این محاوره بازنمایی کرد. به این منظور یک تکمه‌ی اختصاصی با عنوان "خواندن تصویر کوچک مدرک از درگاه اینترنت" در بالای محاوره مشاهده می‌شود. در مورد تصاویر کوچک مدارک در یکی از بخش‌های بعدی توضیح خواهیم داد. در کنار تکمه‌ی تصویر کوچک، تکمه‌ی ملاحظه با عنوان "مشاهده‌ی مدرک از طریق درگاه اینترنت" هم دیده می‌شود و همانطور که از عنوان آن برمی‌آید منجر به احضار مرورگر Web و بازنمایی اصل مدرک خواهد شد. یادآوری می‌کنیم که در نخستین باری که کاربر به درگاه اینترنت سیستم آرشیو متصل می‌شود، با صفحه‌ی Login مواجه خواهد شد.
تکمه‌های خواندن تصاویر کوچک و مشاهده‌ی مدرک به صورت کامل، در فهرست مدارک نیز در اختیار قرار دارند و در آنجا به مدرک تحت مکاننما مربوط خواهند بود. به تکمه‌ی ملاحظه یک منو نیز متصل است. طبق معمول سطر نخست این منو همان عمل تکمه را تکرار می‌کند. سطر دوم برای احضار صفحه‌ی بازنمایی خلاصه اطلاعات و کاربردهای مدرک بکار خواهد رفت. این صفحه را در یکی از بخش‌های بعدی توضیح خواهیم داد. کلید میان‌بر Ctrl+T برای خواندن تصاویر کوچک و Ctrl+Enter برای مشاهده‌ی مدرک به صورت کامل (در مرورگر Web) لحاظ شده‌اند.
اصلاح و حذف مدارک به صورت کاملا استاندارد در فهرست مدارک انجام می‌شود. اما تنها روش برای افزودن مدرک جدید، الصاق مدارکی است که از کلاینت سیستم آرشیو درClipboard کپی شده‌اند. در فهرست مدارک تکمه‌ای با عنوان "ایجاد مدارک جدید از Clipboard" به همین منظور تعبیه شده است. کلیدهای استاندارد Ctrl+V برای عمل الصاق لحاظ شده‌اند. با فشار تکمه الصاق (یا کلیدهای Ctrl+V)، محتویات Clipboard بررسی می‌شود (Clipboard ممکن است حاوی بیش از یک مدرک باشد). وجود سرورها و اختیار کاربران در کار با آنها کنترل می‌شوند. مدارکی که از قبل وجود داشته باشند تشخیص داده می‌شوند و دوباره الصاق نمی‌گردند – البته تفاوت کد و شرح در سیستم آرشیو با آنچه در سیستم مالی برای آن مدرک لحاظ شده است بررسی می‌شود و امکان اصلاح مشخصات مدرک مطابق محتویات Clipboard نیز در این عملیات پیاده‌سازی شده است.
پس از الصاق، مکاننما برروی مدرک جدید (یا اصلاح شده یا مدرکی که از قبل موجود بوده است) قرار داده می‌شود. به این ترتیب از الصاق می‌توان برای یافتن سریع یک مدرک با شروع از سیستم آرشیو نیز استفاده کرد؛ کافی است مدرک را در کلاینت آرشیو Ctrl+C کنید و سپس در فهرست مدارک Ctrl+V نمایید. مکاننما برروی همان مدرک قرار خواهد گرفت.
ارتباط مدارک آرشیو با پذیرنده‌ها
همانطور که پیش از این گفتیم، مدارک آرشیو در نهایت به یک یا چند پذیرنده در سیستم مالی مربوط می‌شوند. برای هر پذیرنده فهرست مدارک آرشیو مربوط قابل احضار است. صفحاتی که در آنها احضار مدارک آرشیو مربوط امکان‌پذیر است را در بخش بعدی خواهیم دید. در هر یک از این صفحات (مثلا در سند حسابداری) یک تکمه‌ی اختصاصی با عنوان "مدارک آرشیو مربوط" تعبیه شده است. شکل زیر بخشی از صفحه‌ی سند حسابداری، حاوی تکمه‌ی مورد نظر را نشان می‌دهد:
با فشار تکمه‌ی مزبور محاوره‌ای به شکل زیر نمایش داده می‌شود:
همانند کاربردهای استاندارد سیستم مالی، در اینجا نیز مجموعه‌ای از پارامترها (و شرایط) برای محدود کردن فهرست مدارک مربوط و احضار مدارک اختصاصی مورد نظر فراهم شده است. برخلاف فهرست کلی مدارک آرشیو، قاعدتا، تعداد سطرهای مدارک آرشیو مربوط (به یک پذیرنده) اندک خواهد بود. به همین دلیل بهتر دیدیم که ترتیب این سطرها را در حین ویرایش، کلا در اختیار کاربر قرار دهیم (جزییات را بعدا خواهیم دید) و به همین دلیل در این محاوره صفحه ترتیب وجود ندارد.
در مقایسه با محاوره‌ی ابتدایی مدارک آرشیو، در اینجا دیگر به کاربرد مدارک توجه نداریم و به جای آن دریچه‌ای برای تعیین انواع رابطه تعبیه شده است. این دریچه به همراه دریچه‌های بعدی برای محدود کردن مدارک برحسب انواع رابطه، سرورهای آرشیو و انواع محتوی بکار می‌روند. از آنجا که برخی از مدارک ممکن است نوع رابطه یا نوع محتوی نداشته باشند، گزینه‌ی اول در دریچه‌های انواع رابطه و انواع محتوی با عنوان "فاقد نوع رابطه یا محتوی " برای کار با این گروه از مدارک تعبیه شده است.
با تصویب محاوره، فهرست مدارک آرشیو مربوط بازنمایی خواهد شد. این فهرست برای همه‌ی انواع پذیرنده‌ها به صورت یکسان و یکنواخت بازنمایی می‌شود. عبارت توصیف کننده‌ی پذیرنده در قسمت بالای فهرست نشان داده می‌شود:
عملیاتی که در این فهرست قابل انجام هستند، طبق معمول به صورت تکمه‌های استاندارد تعبیه شده‌اند:
برخی از تکمه‌ها آشنا هستند و در همه‌ی صفحه‌ها به صورت مشترک وجود دارند. کاربرد تکمه ملاحظه (با منوی متصل به آن) و همچنین تکمه‌ی تصویر کوچک کاملا شبیه کاربرد آن در فهرست مدارک آرشیو است که پیش از این توضیح داده‌ایم. البته در مورد تصویر کوچک در یکی از بخش‌های آتی توضیحات بیشتری نیز خواهیم داد. تکمه‌ی الصاق، اگرچه شبیه تکمه‌ای است که پیش از این دیده‌ایم، اما برخی نکات اختصاصی نیز دارد که در ادامه توضیح خواهیم داد. به صورت خلاصه، تکمه‌هایی که نیاز به توضیح بیشتر دارند عبارتند از: انتخاب مدارک و ایجاد رابطه (+)، الصاق (Ctrl+V) و تکمه‌های انتقال سطر به بالا و پایین که برای تنظیم دقیق ترتیب مدارک مربوط بکار می‌روند.
اگر مدارک مورد نظر از قبل به سیستم مالی معرفی شده باشند، ایجاد ارتباط با آنها (درج آنها در همین صفحه به عنوان مدارک جدید مربوط به همین پذیرنده) با تکمه‌ی افزودن (+) انجام می‌شود. با اینکار فهرست مدارک آرشیو برای انتخاب احضار می‌شود. می‌توان یک یا چند مدرک از قبل موجود را انتخاب کرد و آنها را به عنوان سطرهای جدید در فهرست مدارک مربوط به پذیرنده درج کرد.
یک روش دیگر برای افزودن مدارک مربوط، استفاده از الصاق است. تکمه‌ی آشنای الصاق در اینجا هم دیده می‌شود. عنوان این تکمه "افزودن مدارک مربوط جدید از Clipboard" است و کلیدهای استاندارد Ctrl+V به عنوان میان‌بر لحاظ شده‌اند. روش کار چنین است: مدارک مورد نظر را از کلاینت سیستم آرشیو، با Ctrl+C به Clipboard منتقل می‌کنیم. سپس در همین صفحه مستقیما آنها را الصاق (Ctrl+V) می‌کنیم. اگر مدارک موجود در Clipboard از قبل به سیستم معرفی نشده باشند، همزمان به سیستم مالی معرفی می‌شوند و ارتباط لازم با پذیرنده نیز برقرار می‌گردد. اگر مدارک از قبل موجود باشند عمل الصاق همانند استفاده از تکمه‌ی افزودن (+) خواهد بود – یعنی فقط رابطه با آن مدارک برقرار می‌گردد.
پس از ایجاد رابطه با یکی از روش‌های پیش‌گفته، تنها اصلاحی که در یکی از سطرهای موجود می‌توان اعمال کرد، تعیین "نوع رابطه" است. این اصلاح در خود جدول و یا در محاوره‌ی تدوین یکی از مدارک آرشیو مربوط قابل انجام است.
همانطور که پیش از این اشاره کردیم، ترتیب مدارک در فهرست مدارک مربوط باید به صورت کامل در اختیار کاربر باشد. هر مدرک مربوط جدید همیشه در انتهای فهرست قرار خواهد گرفت. با قرارداد مکاننما برروی هر مدرک، با استفاده از تکمه‌های فلش بالا و پایین (یا کلیدها Ctrl+Up/Down) می‌توان محل مدرک در فهرست را تغییر داد و ترتیب دلخواهی را برای مدارک مربوط ایجاد نمود. این ترتیب در سیستم حفظ خواهد شد.
در فهرست مدارک آرشیو مربوط به برخی از پذیرنده‌ها، علاوه بر مدارکی که مستقیما به آن پذیرنده مربوط شده‌اند، مدارک دیگری را نیز بازنمایی می‌کنیم. این وضعیت به صورت مشخص در فهرست مدارک مربوط به سند دریافت و پرداخت، سند حسابداری و قرارداد فروش پیش می‌آید. مدارکی که مستقیما مربوط به سند یا قرارداد اصلی نباشند (و به صورت غیرمستقیم احضار شده باشند) در فهرست ما قابل حذف یا اصلاح نخواهند بود. همچنین هر مدرک جدیدی که در فهرست به عنوان مدرک مربوط معرفی شود صرفا به سند یا قرارداد اصلی ارتباط داده خواهد شد. در هر مورد توضیح اندکی لازم است:
- سند دریافت و پرداخت: چناچه این سند از برگه‌های هزینه تشکیل شده باشد، مدارک آرشیو مربوط به آن برگه‌های هزینه نیز به صورت غیرمستقیم در فهرست مدارک آرشیو مربوط به سند دریافت و پرداخت بازنمایی می‌شوند.
o اگر سند حسابداری از تایید اسناد سایر نرم‌افزارها (دریافت و پرداخت، انبار، فروش...) حاصل شده باشد، مدارک آرشیو مربوط اسناد تایید شده‌ی سایر نرم‌افزارها نیز به صورت غیرمستقیم در فهرست مدارک آرشیو مربوط به سند حسابداری بازنمایی می‌شوند.
o اگر سند حسابداری از برگه‌های هزینه تشکیل شده باشد، مدارک آرشیو مربوط به آن برگه‌های هزینه نیز به صورت غیرمستقیم در فهرست مدارک آرشیو مربوط به سند حسابداری بازنمایی می‌شوند.
o اگر سند حسابداری از تایید سندهای دریافت و پرداخت حاصل شده باشد و برخی از سندهای دریافت و پرداخت از برگه‌های هزینه تشکیل شده باشند، مدارک آرشیو مربوط به برگه‌های هزینه‌ای که به صورت سند دریافت و پرداخت درآمده‌اند و در نهایت با تایید آنها همین سند حسابداری تشکیل شده است نیز به صورت غیرمستقیم در فهرست مدارک آرشیو مربوط به سند حسابداری بازنمایی می‌شوند.
- قرارداد فروش: مدارک آرشیو مربوط به قراردادهای الحاقی به یک قرارداد فروش به صورت غیرمستقیم در فهرست مدارک آرشیو مربوط به قرارداد مرجع بازنمایی می‌شوند.