چنانچه در هریک از مراحل نصب یا کاربری نرم‌افزارها به مشکلی برخورد کرده‌اید یا هر سوال، اشکال یا ابهامی در این زمینه دارید، می‌توانید پاسخ خود را ابتدا در مطالب موجود جستجو و در صورت لزوم به عنوان یک مبحث جدید مطرح کنید، تا کارشناسان پشتیبانی به آن پاسخ دهند.

به منظور ثبت سوال جدید و یا پاسخ به موضوعات موجود، ابتدا می بایست از طریق صفحه مربوطه به سامانه وارد شوید. چنانچه نام کاربری دریافت نکرده اید، به صورت رایگان و از طریق صفحه مربوطه، ابتدا در سامانه ثبت نام نمایید.

قبليقبلي Go to previous topic
بعديبعدي Go to next topic
آخرين ارسال 09 تیر 1398 11:18 ق.ظ توسط مومنی
ارتباط نرم‌افزار مالی یکپارچه نوسا با نرم‌افزار آرشیو - نسخه 8.02
�4 پاسخ
مرتب:
شما مجاز به پاسخ به اين پست نمي باشيد.
مولف پيغام ها
روزبه
کاربر با تجربه
کاربر با تجربه

--
11 خرداد 1398 11:11 ق.ظ

    ارتباط نرم‌افزار مالی یکپارچه نوسا با نرم‌افزار آرشیو

    مستند تکمیلی امکانات نسخه 8.02

     

    نرم‌افزار آرشیو و نگهداری منابع دیجیتال یکی از محصولات نوسا است. در این نرم‌افزار می‌توان انواع تصاویر، مستندات، نقشه‌ها و حتی منابع دیجیتال صوتی و تصویری را در یک یا چند پایگاه داده نگهداری، پردازش، بازیابی و بازنمایی کرد. از این پس به انواع منابع دیجیتالی که در نرم‌افزار آرشیو نگهداری می‌شوند، "مدارک آرشیو" خواهیم گفت. در یک شرکت یا سازمان استفاده‌کننده از نرم‌افزار مالی نوسا، از بین انواع منابع دیجیتال، احتمالا بیش از همه با تصاویر یا فایل‌های استاندارد حاوی مستندات (مثلا با قالب PDF) سر و کار خواهیم داشت – مثلا تصویر فاکتور خرید یا قبوض پرداختی – یا PDF حاوی متن کامل یک قرارداد. در یک سازمان می‌توانیم این مستندات را به صورت منابع دیجیتال در نرم‌افزار آرشیو نگهداری کنیم. این عمل به خودی خود ارزش‌مند است و امکان حفظ و دسترسی سریع (با انواع جستجو) به این مدارک را فراهم می‌کند. در ویرایش 8.02 سیستم مالی یکپارچه نوسا، امکان ایجاد ارتباط بین این مدارک و انواع داده‌های موجود در نرم‌افزار مالی نوسا فراهم شده است. به داده‌هایی که می‌توانند حاوی "مدارک آرشیو مربوط" باشند، "پذیرنده" می‌گوییم. خواهیم دید که انواع برگه‌ها و همچنین کالاها، دارایی‌ها و سطرهای دفتر تلفن و نشانی در نرم‌افزار مالی به عنوان پذیرنده‌ی مدارک آرشیو قابل استفاده‌اند.

    همانند نرم‌افزار مالی یکپارچه نوسا، نرم‌افزار آرشیو نیز مبتنی بر فریم‌وُرک XP  (محیط توسعه‌ی اختصاصی نوسا) پیاده‌سازی شده است و به همین دلیل اصول ابتدایی کار با آن بسیار شبیه نرم‌افزار مالی نوسا است؛ امکان وجود سرورهای متعدد، پایگاه‌های متعدد در هر سرور و تعریف کاربران و فرم‌ها و سایر موارد بین نرم‌افزارهای مبتنی بر فریم‌وُرک XP مشترک هستند. به جز این، در نرم‌افزار آرشیو، ارائه‌ی اطلاعات منابع به صورت مبتنی بر Web نیز میسر است. در این نحو‌ه‌ی بازنمایی، مدارک آرشیو بدون نیاز به نرم‌افزار اختصاصی Client، در یک مرورگر Web (مثلا Chrome یا Firefox) ارائه می‌شوند. خواهیم دید که در نرم‌افزار مالی از همین شیوه برای نمایش اصل مدرک آرشیو استفاده خواهیم کرد.

    در ادامه‌ی این مستند به امکانات جدیدی که در ویرایش 8.02 پیاده‌سازی کرده‌ایم و توانایی اتصال بین پذیرنده‌ها و مدارک آرشیو می‌شوند خواهیم پرداخت.

     

     

    توصیف کلی

    عملیات برپاسازی ارتباط میان نرم‌افزار مالی نوسا و نرم‌افزار آرشیو را می‌توان به صورت زیر خلاصه کرد:

    • تعریف سرور آرشیو
    • انتقال مدارک مورد نظر از نرم‌افزار آرشیو به فهرست کلی مدارک آرشیو نرم‌افزار مالی
    • ایجاد ارتباط بین مدارک آرشیو و پذیرنده‌های نرم‌افزار مالی

     یا

    •  انتقال همزمان مدارک از نرم‌افزار آرشیو و ایجاد ارتباط بین آنها و پذیرنده‌ها

     

    خواهیم دید که سرور آرشیو حاوی مشخصات مورد نیاز برای دسترسی به اصل مدرک است. در حالت کلی، یک سازمان گسترده ممکن است سرورهای آرشیو متعدد داشته باشد و از هر سرور مدارکی را به پذیرنده‌ها مربوط کرده باشد. مثلا در یک مدل سازمانی گسترده (از نظر جغرافیایی) ممکن است بخش‌ها یا شعبه‌ها، سرور آرشیو اختصاصی داشته باشند ولی سرور مالی آنها مشترک باشد. به همین دلیل در یک پایگاه اطلاعات مالی، در حالت کلی، باید تعریف سرور‌های آرشیو متعدد میسر باشد.

    انتقال مدارک از نرم‌افزار آرشیو به نرم‌افزار مالی با گونه‌ی خاصی از کپی و الصاق (Copy – Paste) انجام می‌شود. به این منظور در کلاینتِ نرم‌افزار آرشیو مدارک مورد نظر را (مثلا در درخت مدارک) انتخاب می‌کنیم و با Ctrl+C آنها را در Clipboard قرار می‌دهیم. سپس در نرم‌افزار مالی، در فهرست مدارک آرشیو، از الصاق (Ctrl+V) استفاده می‌کنیم تا مدارک موجود در Clipboard به نرم‌افزار مالی منتقل شوند. واضح است که سرور آرشیو مربوط به این مدارک باید از قبل در سیستم تعریف شده باشد.

    البته تعریف سرور جدید نیز با استفاده از محتویات Clipboard میسر است: چنین است که Clipboard حاوی "مدارک" است، اما مشخصات سرور آرشیو نیز در هر یک از مدارک موجود در Clipboard

     درج شده است. تعریف سرور جدید با استفاده از همین مشخصات نیز میسر است؛ به عبارت دیگر در تعریف سرورها نیز می‌توان از گونه‌ی خاصی از الصاق (Ctrl+V)، اینبار برای تعریف سرور، استفاده کرد. توجه کنید که تعریف سرور با استفاده از همان مدارکِ کپی (Ctrl+C) شده انجام می‌شود – یعنی کپی اختصاصی برای سرور نداریم.

    پس از اینکه سرور(ها) و مدارک مورد نظر در نرم‌افزار مالی تعریف شدند می‌توانیم با شیوه‌ی متداول در نرم‌افزار مالی آنها را به پذیرنده (یا پذیرنده‌ها)ی مورد نظر مربوط کنیم. به این منظور برای هر پذیرنده ارائه‌ی فهرست مدارک آرشیو مربوط را پیاده‌سازی کرده‌ایم. در این فهرست‌ها می‌توانیم با استفاده از تکمه‌ی افزودن (+) مدرک یا مدارک مورد نظر را انتخاب کنیم و رابطه را برقرار نماییم.

    در فهرست مدارک آرشیو مربوط، امکان الصاق مستقیم از Clipboard نیز میسر است. اگر مدارک موجود در Clipboard از قبل در نرم‌افزار مالی فراخوانی شده باشند، عمل الصاق (Ctrl+V) صرفا منجر به ایجاد رابطه خواهد شد – مثل این خواهد بود که همان مدارک را با تکمه‌ی افزودن (+) انتخاب کرده باشیم. اما اگر مدارک موجود در Clipboard از قبل در نرم‌افزار مالی وجود نداشته باشند، عمل الصاق همزمان منجر به فراخوانی آن مدارک و ایجاد ارتباط خواهد شد. به این ترتیب یک روش ساده و بسیار پرکاربرد در ایجاد ارتباط با مدارک آرشیو این است که مدارک را ابتدا در کلاینت نرم‌افزار آرشیو انتخاب کنید و با Ctrl+C آنها را به Clipboard منتقل کنید، سپس در نرم‌افزار مالی، مدارک آرشیو مربوط به پذیرنده‌ی مورد نظر (مثلا یک سند یا برگه) را احضار کنید و مستقیما الصاق (Ctrl+V) نمایید.

    همانطور که پیش از این اشاره کردیم، مدارک آرشیو به صورت کامل در اطلاعات نرم‌افزار مالی ذخیره نمی‌شوند بلکه فقط به سیستم "معرفی" می‌شوند. سازوکار مناسب برای دسترسی آنی به اطلاعات سیستم آرشیو با حفظ حداقلی از مشخصات مدرک در نرم‌افزار مالی فراهم می‌گردد. به جز این، امکان تعیین "نام" و "نام دیگر (لاتین)" دلخواه برای هر مدرک فراهم شده است. در ابتدای فراخوانی مدرک و معرفی آن به نرم‌افزار مالی، شرح مدرک در سیستم آرشیو در نام آن کپی می‌شود. کاربر می‌تواند به دلخواه نام مدرک را اصلاح نماید. به جز این برای هر مدرکِ معرفی شده به نرم‌افزار مالی امکان درج "یادداشت" هم وجود دارد.

    در سیستم آرشیو، هر مدرک دارای یک "نوع محتوی" است. در نرم‌افزار مالی نیز امکان تعیین انواع محتوای مدارک را داریم. این انواع لزوما همان انواع سیستم آرشیو نیستند (چرا که نوع محتوای مدرک باید از دید نرم‌افزار مالی تعیین شود). به این منظور انواع محتوای مدارک آرشیو به صورت جداگانه در نرم‌افزار مالی تعریف می‌شوند و به هر مدرک آرشیو به صورت اختیاری می‌توان یک نوع محتوی را نسبت داد. در حین فراخوانی مدارک از نرم‌افزار آرشیو (با الصاق – Ctrl+V) نوع محتوای مدرک در سیستم آرشیو با یک روش نسبتا هوشمند در انواع محتوای مدرک (در نرم‌افزار مالی) جستجو می‌شود و اگر ما در مالی نوع محتوایی داشته باشیم که تقریبا مطابق نوع محتوای ابتدایی مدرک در نرم‌افزار آرشیو باشد، سیستم قادر است نوع محتوای مناسب را تشخیص و به مدرک نسبت دهد. اگر نوع محتوای مناسبی یافت نشود، مدرک آرشیو بدون نوع محتوی فراخوانی می‌شود. یادآوری می‌کنیم که اصلاح نوع محتوای مدارک به دلخواه کاربر در نرم‌افزار مالی میسر است.

    گفتیم که هر یک از پذیرنده‌ها دارای فهرستی از مدارک آرشیو مربوط به خود هستند. در این فهرست، عملا، "رابطه"ی پذیرنده با مدرک بازنمایی می‌شود. یک فیلد مهم در این مبحث، "نوع رابطه" است. این فیلد البته اختیاری است و می‌تواند خالی باشد. همانند انواع محتوای مدارک، انواع رابطه نیز به صورت جداگانه در سیستم قابل تعریف هستند. یک مدرک ممکن است با یک یا چند پذیرنده مربوط باشد اما "نوع رابطه" در هر مورد متفاوت باشد. مثلا یک مدرک آرشیو (متن PDF یک قرارداد) ممکن است با یک سند دریافت و پرداخت با نوع رابطه‌ی "مدرک هزینه" مربوط باشد و همزمان با یک یا چند دارایی با نوع رابطه‌ی "قرارداد تعمیر و نگهداری" مربوط باشد. در فهرست مدارک آرشیو مربوط به هر پذیرنده، در هر سطر (هر رابطه – با یک مدرک آرشیو) می‌توان نوع رابطه را به دلخواه تعیین نمود.

    عمده‌ی امکانات نرم‌افزار مالی در مورد مدارک آرشیو در منوی "ملاحظه" قابل دسترسی هستند. در این منو گزینه‌ای با عنوان "مدارک آرشیو" دیده می‌شود. انتخاب این گزینه منجر به احضار یک منوی فرعی می‌شود که امکان مشاهده و ویرایش داده‌های اصلی (سرورها / انواع محتوی / انواع رابطه / مدارک) را فراهم می‌کند. به جز این، همانطور که گفتیم، مدارک آرشیو مربوط به هر پذیرنده را نیز داریم که قاعدتا فهرست آنها از مسیر هر پذیرنده (به صورت جداگانه) قابل احضار است. در بخش‌های بعدی به جزییات این مباحث خواهیم پرداخت.

     

     

    مباحث امنیتی

    همانطور که پیش از این گفتیم، بازنمایی یک مدرک آرشیو به صورت کامل با استفاده از امکانات نرم‌افزار آرشیو برای ارائه‌ی اطلاعات منابع دیجیتال به صورت مبتنی بر Web (در یک مرورگر) انجام می‌شود. سازوکارهای مربوط به سطوح دسترسی کاربران به مدارک موجود در نرم‌افزار آرشیو و سایر نکات امنیتی مرتبط با این بحث و امکان Login کردن کاربر در رابط کاربریِ Web نرم‌افزار آرشیو به صورت کامل در خود نرم‌افزار آرشیو تعریف و مدیریت می‌شود. فقط در نخستین بازنمایی مدرک آرشیو از نرم‌افزار مالی، کاربر با صفحه‌ی Login مواجه خواهد شد – منظور Login در رابطِ Web نرم‌افزار آرشیو است.

    به جز این هر آنچه مربوط به نرم‌افزار مالی می‌شود (ملاحظه و ویرایش فهرست سرورها، انواع محتوی، انواع رابطه، مدارک آرشیو، مدارک آرشیو مربوط به پذیرنده‌ها) با اختیارات استاندارد کاربران نرم‌افزار مالی (ملاحظه، افزودن، اصلاح و حذف) محافظت می‌شوند. در مورد پذیرنده‌ها، کاربر باید علاوه بر اینها، اختیار اصلاح پذیرنده را نیز داشته باشد – مثلا برای ایجاد تغییر در فهرست مدارک آرشیو مربوط به یک سند، کاربر باید قادر به اصلاح آن سند نیز باشد.

    سرورهای آرشیو نیز در این سیستم دارای نقش امنیتی هستند: می‌توان در هر سرور تعیین کرد که "کاربران در استفاده از سرور محدود باشند". اگر چنین باشد، فقط کاربرانی قادر به کار با مدارک آن سرور خواهند بود که آن سرور به صورت صریح برای ایشان مجاز شناخته شده باشد. همانند کاربردهای مشابه (بخش‌ها، انبارها، مراکز...) مجاز کردن یک سرور آرشیو برای یک کاربر در صفحه‌ی تعریف کاربران و امکانات آنها انجام می‌شود. در بخش آتی (سرورهای آرشیو) بیشتر در این مورد صحبت خواهیم کرد.

     

     

    سرورهای آرشیو

    برای بازنمایی فهرست سرورهای آرشیو، گزینه‌ی مربوط را از منوی "ملاحظه / مدارک آرشیو" انتخاب نمایید. اکثر عملیات قابل انجام در این فهرست مطابق استاندارد کلی نرم‌افزار مالی است. مجموعه‌ی کاملی از مشخصات یک سرور را در شکل زیر (محاوره‌ی تدوین یک سرور آرشیو) مشاهده می‌کنید:

     

    فیلدهای کد، نام، نام لاتین، یادداشت و "کاربران در استفاده از سرور محدود باشند" کاملا مربوط به نرم‌افزار مالی هستند (یادداشت در صفحه‌ی دیگری ویرایش می‌شود). اما سایر فیلدها باید مطابقت دقیقی با نرم‌افزار آرشیو داشته باشند. فیلد URL، آدرس اینترنتی سرورِ Web آرشیو است (Unified Resource locator). یک URL برای تصاویر کوچک نیز دیده می‌شود که حالت اختیاری دارد و می‌تواند خالی باشد. در مورد تصاویر کوچک (Thumbnail) بعدا بیشتر صحبت خواهیم کرد. دو فیلد بعدی (نام سرور آرشیو و نام پایگاه داده) اهمیت بسیار زیادی دارند. این فیلدها ارتباط سرور(های) آرشیو با مدارک را برقرار می‌کنند. ترکیب آنها نباید تکراری باشد. همانند هر نرم‌افزار مبتنی بر فریم‌وُرک XP در آرشیو هم ممکن است در یک سرور پایگاه‌های داده‌ی متعدد وجود داشته باشند – به جز این، البته، سرورها نیز ممکن است متعدد باشند.

    واضح است که تعریف دقیق این فیلدها لزوما ساده نیستند. همانطور که پیش از این گفتیم، برای ایجاد سرور می‌توانیم مشخصات سرور را از مدارک آرشیو موجود در Clipboard نیز استخراج کنیم. به این منظور ابتدا در کلاینت نرم‌افزار آرشیو یکی از مدارک را به Clipboard کپی می‌کنیم (با Ctrl+C). با این کار، اطلاعات اصلی مورد نیاز برای تعریف سرور به همراه اطلاعات مدرک آرشیو در اختیار ما خواهند بود. در صفحه‌ی سرورهای آرشیو یک تکمه‌ی الصاق با عنوان "فراخوانی مشخصات سرور از Clipboard ‏(Ctrl+V)" تعبیه شده است. به این تکمه، یک منو به شکل زیر متصل شده است:

     

    انتخاب گزینه‌ی نخست منجر به تعریف یک سرور جدید با مشخصات مناسب و صحیح (مطابق مشخصات مدرک آرشیوی که در Clipboard کپی شده بوده است) خواهد شد. اگر در آینده، مشخصات سرور در نرم‌افزار آرشیو اصلاح شود و بخواهیم همان اصلاحات را به مشخصات سرور آرشیو در نرم‌افزار مالی منتقل کنیم می‌توانیم از گزینه‌ی دوم (اصلاح) در شکل فوق استفاده نماییم. توجه کنید که عدم مطابقت مشخصات سرور (بین نرم‌افزارهای مالی و آرشیو) باعث خواهد شد که دسترسی به مدارک آن سرور آرشیو (و بازنمایی آنها از نرم‌افزار مالی) غیرممکن شود. برای مطابق کردن مشخصات، صرفا باید از گزینه‌ی اصلاح سرور با Clipbpoard استفاده کنیم – تعریف سرور جدید با مشخصات جدید نادرست است؛ مدارک موجود به همان سروری که از قبل در سیستم درج شده است متصل هستند و تعریف سرور جدید منجر به اصلاح ارتباط مدارک نخواهد شد، لذا حتما باید همان سرور موجود از قبل را اصلاح کنیم.

    URL مربوط به تصاویر کوچک در مشخصات موجود در Clipboard وجود ندارد و در الصاق خوانده نشده و فیلد مربوط خالی باقی خواهد ماند. در صورت نیاز (و وجود چنین URLی) باید آنرا به صورت دستی در محاوره‌ی تدوین یک سرور آرشیو وارد کنیم. اصولا وجود و امکان دسترسی به تصاویر کوچک مدارک آرشیو در یک سیستمِ برپا شده، حالت اختیاری دارد. در یکی از بخش‌های آتی بیشتر در این مورد توضیح خواهیم داد.

     

    همانطور که در بخش‌های قبلی اشاره کردیم، در تعریف یک سرور آرشیو می‌توان از فیلد "کاربران در استفاده از سرور محدود باشند" استفاده کرد. برای استفاده‌ی کاربران از مدارک سرورهایی که به این صورت تعریف شده باشند باید سرور را به صورت صریح برای کاربر "مجاز" کنیم. این عمل در صفحه‌ی تعریف کاربران و امکانات آنها انجام می‌شود. به این منظور تکمه‌ای با عنوان "ارتباط کاربر با سرورهای آرشیو" تعبیه شده است. یک منو برای تعریف این ارتباط به این تکمه متصل شده است. مکان‌نما را برروی کاربر مورد نظر قرار دهید و از تکمه‌ای مذکور (که در شکل زیر مشاهده می‌شود) استفاده کنید:

     

    همانطور که دیده می‌شود، ارتباط کاربر با سرورهای آرشیو به صورت کامل (با امکان ویرایش) یا فقط برای اخذ گزارش قابل تعریف است. مکانیزم تعریفِ ارتباط، شبیه موارد کاربرد قبلی است (سرورهای مورد نظر در یک صفحه‌ی اختصاصی برای هر کاربر به سیستم اعلام می‌شوند). همانند کاربردهای قبلی، در اینجا نیز می‌توانیم سرورهای مجاز را به جای تعریف برای تک تک کاربران، مستقیما برای یک "گروه" کاربران تعریف کنیم. همه‌ی کاربران عضو یک گروه، سرورهای مجاز برای گروه را به ارث خواهند بود. در صورتی که بخواهیم به صورت استثنایی برای برخی از کاربرانِ یک گروه، سرور مجاز به ارث رسیده از گروه را غیرمجاز کنیم، می‌توانیم در فهرست سرورهای آرشیوِ یک کاربر، از گزینه‌ی "غیرمجاز" استفاده کنیم:

    روزبه
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    11 خرداد 1398 11:13 ق.ظ

    انواع محتوای مدارک آرشیو (از دید سیستم مالی)

    برای تعریف انواع محتوای مدارک آرشیو، از منوی ملاحظه / مدارک آرشیو، گزینه‌ی "انواع محتوی" را انتخاب کنید. با اینکار با فهرست "انواع محتوای مدارک موجود در آرشیو" مواجه خواهید شد. نحوه‌ی ویرایش سطرهای این فهرست، کاملا استاندارد و مطابق روش عادی کار با فهرست‌های ساده در سیستم مالی نوسا است.

     

     

    انواع رابطه‌ی مدارک با پذیرنده‌ها

    برای تعریف انواع رابطه‌ی مدارک آرشیو با پذیرنده‌ها، از منوی ملاحظه / مدارک آرشیو، گزینه‌ی "انواع رابطه" را انتخاب کنید. با اینکار با فهرست "انواع رابطه‌ی اسناد با مدارک موجود در آرشیو"مواجه خواهید شد. نحوه‌ی ویرایش سطرهای این فهرست، کاملا استاندارد و مطابق روش عادی کار با فهرست‌های ساده در سیستم مالی نوسا است.

     

     

    مدارک آرشیو

    همانطور که پیش از این اشاره کردیم، مدارک آرشیوی که به دلایل گوناگون به سیستم مالی معرفی شده‌اند، به صورت متمرکز، در یک فهرست قابل بازنمایی و ویرایش هستند. در همین فهرست امکان معرفی مدارک آرشیو جدید نیز وجود دارد. برای احضار فهرست مدارک آرشیو، از منوی ملاحظه / مدارک آرشیو، گزینه "فهرست مدارک آرشیو" را انتخاب کنید. با اینکار با محاوره‌ای به شکل زیر مواجه خواهید شد:

     

    همانند کاربردهای استاندارد سیستم مالی، در اینجا نیز مجموعه‌ای از پارامترها (و شرایط) برای محدود کردن فهرست مدارک و احضار مدارک اختصاصی مورد نظر فراهم شده است. از آنجا که در فهرستی که قرار است بازنمایی شود می‌توانیم به ویرایش مدارک بپردازیم (افزودن و اصلاح و حذف)، ترتیب مدارک از پیش تعیین شده و غیرقابل تغییر است؛ این ترتیب مبتنی بر کد سرور و کد مدرک (در سیستم آرشیو) است. این کد، یک کد متداول درختی است؛ کد هر مدرک در درخت با کد مدرک سرگروه آغاز می‌شود – درست همانند کد حساب، تفصیلی، کالا... در سیستم مالی. همانطور که دیده می‌شود تعیین محدوده و الگوی کد مزبور در محاوره میسر است.

    "کاربرد مدارک" اشاره به ارتباط آنها با پذیرنده‌ها دارد و دارای 3 گزینه است: کنترل نشود / فقط مدارک فاقد کاربرد / فقط مدارک بکار رفته در. گزینه‌های اول و دوم کارکرد واضحی دارند. گزینه‌ی سوم با فهرستی از پذیرنده‌ها در ارتباط است. با انتخاب گزینه‌ی سوم، این فهرست نیز فعال خواهد شد. با علامت‌گذاری گزینه‌های فهرست پذیرنده‌ها می‌توان ترتیبی داد که فقط مدارک بکار رفته در یک یا چند نوع پذیرنده در فهرست بازنمایی شوند.

    دریچه‌های بعدی برای محدود کردن مدارک برحسب سرورهای آرشیو و انواع محتوی بکار می‌روند. از آنجا که برخی از مدرک ممکن است نوع محتوی نداشته باشند، گزینه‌ی اول در دریچه‌ی انواع محتوی با عنوان "فاقد نوع محتوی" برای کار با این گروه از مدارک تعبیه شده است.

    با تصویب محاوره، فهرست مدارک آرشیو بازنمایی خواهد شد. در این فهرست امکان الصاق مدارک جدید (از Clipboard حاوی مدارک کپی شده از کلاینت سیستم آرشیو) وجود دارد. به جز این بازنمایی، اصلاح و حذف مدارک نیز از همین فهرست انجام می‌شوند. داده‌های یک مدرک را در شکل زیر (محاوره‌ی تدوین یکی از مدارک آرشیو) مشاهده می‌کنید:

     

    همانطور که مشاهده می‌شود، کد و شرح مدرک در سیستم آرشیو به صورت ثابت و غیرقابل اصلاح در محاوره بازنمایی شده‌اند. هر مدرک مربوط به یکی از سرورهای آرشیو (معرفی شده در سیستم مالی) است که این ارتباط نیز به صورت غیرقابل اصلاح در محاوره بازنمایی شده است. نوع محتوای مدرک و همچنین نام و نام لاتین آن توسط کاربر قابل ویرایش هستند. در ابتدای تشکیل مدرک، شرح مدرک در سیستم آرشیو در نام آن کپی می‌شود. اگر تنظیمات مورد نیاز از قبل انجام شده باشد، می‌توان تصویر کوچک مدرک را از URLمناسب استخراج و در این محاوره بازنمایی کرد. به این منظور یک تکمه‌ی اختصاصی با عنوان "خواندن تصویر کوچک مدرک از درگاه اینترنت" در بالای محاوره مشاهده می‌شود. در مورد تصاویر کوچک مدارک در یکی از بخش‌های بعدی توضیح خواهیم داد. در کنار تکمه‌ی تصویر کوچک، تکمه‌ی ملاحظه با عنوان "مشاهده‌ی مدرک از طریق درگاه اینترنت" هم دیده می‌شود و همانطور که از عنوان آن برمی‌آید منجر به احضار مرورگر Web و بازنمایی اصل مدرک خواهد شد. یادآوری می‌کنیم که در نخستین باری که کاربر به درگاه اینترنت سیستم آرشیو متصل می‌شود، با صفحه‌ی Login مواجه خواهد شد.

    تکمه‌های خواندن تصاویر کوچک و مشاهده‌ی مدرک به صورت کامل، در فهرست مدارک نیز در اختیار قرار دارند و در آنجا به مدرک تحت مکان‌نما مربوط خواهند بود. به تکمه‌ی ملاحظه یک منو نیز متصل است. طبق معمول سطر نخست این منو همان عمل تکمه را تکرار می‌کند. سطر دوم برای احضار صفحه‌ی بازنمایی خلاصه اطلاعات و کاربردهای مدرک بکار خواهد رفت. این صفحه را در یکی از بخش‌های بعدی توضیح خواهیم داد. کلید میان‌بر Ctrl+T برای خواندن تصاویر کوچک و Ctrl+Enter برای مشاهده‌ی مدرک به صورت کامل (در مرورگر Web) لحاظ شده‌اند.

    اصلاح و حذف مدارک به صورت کاملا استاندارد در فهرست مدارک انجام می‌شود. اما تنها روش برای افزودن مدرک جدید، الصاق مدارکی است که از کلاینت سیستم آرشیو درClipboard کپی شده‌اند. در فهرست مدارک تکمه‌ای با عنوان "ایجاد مدارک جدید از Clipboard" به همین منظور تعبیه شده است. کلید‌های استاندارد Ctrl+V برای عمل الصاق لحاظ شده‌اند. با فشار تکمه الصاق (یا کلیدهای Ctrl+V)، محتویات Clipboard بررسی می‌شود (Clipboard ممکن است حاوی بیش از یک مدرک باشد). وجود سرورها و اختیار کاربران در کار با آنها کنترل می‌شوند. مدارکی که از قبل وجود داشته باشند تشخیص داده می‌شوند و دوباره الصاق نمی‌گردند – البته تفاوت کد و شرح در سیستم آرشیو با آنچه در سیستم مالی برای آن مدرک لحاظ شده است بررسی می‌شود و امکان اصلاح مشخصات مدرک مطابق محتویات Clipboard نیز در این عملیات پیاده‌سازی شده است.

    پس از الصاق، مکان‌نما برروی مدرک جدید (یا اصلاح شده یا مدرکی که از قبل موجود بوده است) قرار داده می‌شود. به این ترتیب از الصاق می‌توان برای یافتن سریع یک مدرک با شروع از سیستم آرشیو نیز استفاده کرد؛ کافی است مدرک را در کلاینت آرشیو Ctrl+C کنید و سپس در فهرست مدارک Ctrl+V نمایید. مکان‌نما برروی همان مدرک قرار خواهد گرفت.

     

     

    ارتباط مدارک آرشیو با پذیرنده‌ها

    همانطور که پیش از این گفتیم، مدارک آرشیو در نهایت به یک یا چند پذیرنده در سیستم مالی مربوط می‌شوند. برای هر پذیرنده فهرست مدارک آرشیو مربوط قابل احضار است. صفحاتی که در آنها احضار مدارک آرشیو مربوط امکان‌پذیر است را در بخش بعدی خواهیم دید. در هر یک از این صفحات (مثلا در سند حسابداری) یک تکمه‌ی اختصاصی با عنوان "مدارک آرشیو مربوط" تعبیه شده است. شکل زیر بخشی از صفحه‌ی سند حسابداری، حاوی تکمه‌ی مورد نظر را نشان می‌دهد:

     

    با فشار تکمه‌ی مزبور محاوره‌ای به شکل زیر نمایش داده می‌شود:

     

    همانند کاربردهای استاندارد سیستم مالی، در اینجا نیز مجموعه‌ای از پارامترها (و شرایط) برای محدود کردن فهرست مدارک مربوط و احضار مدارک اختصاصی مورد نظر فراهم شده است. برخلاف فهرست کلی مدارک آرشیو، قاعدتا، تعداد سطرهای مدارک آرشیو مربوط (به یک پذیرنده) اندک خواهد بود. به همین دلیل بهتر دیدیم که ترتیب این سطرها را در حین ویرایش، کلا در اختیار کاربر قرار دهیم (جزییات را بعدا خواهیم دید) و به همین دلیل در این محاوره صفحه ترتیب وجود ندارد.

    در مقایسه با محاوره‌ی ابتدایی مدارک آرشیو، در اینجا دیگر به کاربرد مدارک توجه نداریم و به جای آن دریچه‌ای برای تعیین انواع رابطه تعبیه شده است. این دریچه به همراه دریچه‌های بعدی برای محدود کردن مدارک برحسب انواع رابطه، سرورهای آرشیو و انواع محتوی بکار می‌روند. از آنجا که برخی از مدارک ممکن است نوع رابطه یا نوع محتوی نداشته باشند، گزینه‌ی اول در دریچه‌های انواع رابطه و انواع محتوی با عنوان "فاقد نوع رابطه یا محتوی " برای کار با این گروه از مدارک تعبیه شده است.

    با تصویب محاوره، فهرست مدارک آرشیو مربوط بازنمایی خواهد شد. این فهرست برای همه‌ی انواع پذیرنده‌ها به صورت یکسان و یکنواخت بازنمایی می‌شود. عبارت توصیف کننده‌ی پذیرنده در قسمت بالای فهرست نشان داده می‌شود:

     

    عملیاتی که در این فهرست قابل انجام هستند، طبق معمول به صورت تکمه‌های استاندارد تعبیه شده‌اند:

     

    برخی از تکمه‌ها آشنا هستند و در همه‌ی صفحه‌ها به صورت مشترک وجود دارند. کاربرد تکمه ملاحظه (با منوی متصل به آن) و همچنین تکمه‌ی تصویر کوچک کاملا شبیه کاربرد آن در فهرست مدارک آرشیو است که پیش از این توضیح داده‌ایم. البته در مورد تصویر کوچک در یکی از بخش‌های آتی توضیحات بیشتری نیز خواهیم داد. تکمه‌ی الصاق، اگرچه شبیه تکمه‌ای است که پیش از این دیده‌ایم، اما برخی نکات اختصاصی نیز دارد که در ادامه توضیح خواهیم داد. به صورت خلاصه، تکمه‌هایی که نیاز به توضیح بیشتر دارند عبارتند از: انتخاب مدارک و ایجاد رابطه (+)، الصاق (Ctrl+V) و تکمه‌های انتقال سطر به بالا و پایین که برای تنظیم دقیق ترتیب مدارک مربوط بکار می‌روند.

    اگر مدارک مورد نظر از قبل به سیستم مالی معرفی شده باشند، ایجاد ارتباط با آنها (درج آنها در همین صفحه به عنوان مدارک جدید مربوط به همین پذیرنده) با تکمه‌ی افزودن (+) انجام می‌شود. با اینکار فهرست مدارک آرشیو برای انتخاب احضار می‌شود. می‌توان یک یا چند مدرک از قبل موجود را انتخاب کرد و آنها را به عنوان سطرهای جدید در فهرست مدارک مربوط به پذیرنده درج کرد.

    یک روش دیگر برای افزودن مدارک مربوط، استفاده از الصاق است. تکمه‌ی آشنای الصاق در اینجا هم دیده می‌شود. عنوان این تکمه "افزودن مدارک مربوط جدید از Clipboard" است و کلیدهای استاندارد Ctrl+V به عنوان میان‌بر لحاظ شده‌اند. روش کار چنین است: مدارک مورد نظر را از کلاینت سیستم آرشیو، با Ctrl+C به Clipboard منتقل می‌کنیم. سپس در همین صفحه مستقیما آنها را الصاق (Ctrl+V) می‌کنیم. اگر مدارک موجود در Clipboard از قبل به سیستم معرفی نشده باشند، همزمان به سیستم مالی معرفی می‌شوند و ارتباط لازم با پذیرنده نیز برقرار می‌گردد. اگر مدارک از قبل موجود باشند عمل الصاق همانند استفاده از تکمه‌ی افزودن (+) خواهد بود – یعنی فقط رابطه با آن مدارک برقرار می‌گردد.

    پس از ایجاد رابطه با یکی از روش‌های پیش‌گفته، تنها اصلاحی که در یکی از سطرهای موجود می‌توان اعمال کرد، تعیین "نوع رابطه" است. این اصلاح در خود جدول و یا در محاوره‌ی تدوین یکی از مدارک آرشیو مربوط قابل انجام است.

    همانطور که پیش از این اشاره کردیم، ترتیب مدارک در فهرست مدارک مربوط باید به صورت کامل در اختیار کاربر باشد. هر مدرک مربوط جدید همیشه در انتهای فهرست قرار خواهد گرفت. با قرارداد مکان‌نما برروی هر مدرک، با استفاده از تکمه‌های فلش بالا و پایین (یا کلیدها Ctrl+Up/Down) می‌توان محل مدرک در فهرست را تغییر داد و ترتیب دلخواهی را برای مدارک مربوط ایجاد نمود. این ترتیب در سیستم حفظ خواهد شد.

    در فهرست مدارک آرشیو مربوط به برخی از پذیرنده‌ها، علاوه بر مدارکی که مستقیما به آن پذیرنده مربوط شده‌اند، مدارک دیگری را نیز بازنمایی می‌کنیم. این وضعیت به صورت مشخص در فهرست مدارک مربوط به سند دریافت و پرداخت، سند حسابداری  و قرارداد فروش پیش می‌آید. مدارکی که مستقیما مربوط به سند یا قرارداد اصلی نباشند (و به صورت غیرمستقیم احضار شده باشند) در فهرست ما قابل حذف یا اصلاح نخواهند بود. همچنین هر مدرک جدیدی که در فهرست به عنوان مدرک مربوط معرفی شود صرفا به سند یا قرارداد اصلی ارتباط داده خواهد شد. در هر مورد توضیح اندکی لازم است:

    • سند دریافت و پرداخت: چناچه این سند از برگه‌های هزینه تشکیل شده باشد، مدارک آرشیو مربوط به آن برگه‌های هزینه نیز به صورت غیرمستقیم در فهرست مدارک آرشیو مربوط به سند دریافت و پرداخت بازنمایی می‌شوند.
    •  سند حسابداری:

    o         اگر سند حسابداری از تایید اسناد سایر نرم‌افزارها (دریافت و پرداخت، انبار، فروش...) حاصل شده باشد، مدارک آرشیو مربوط اسناد تایید شده‌ی سایر نرم‌افزارها نیز به صورت غیرمستقیم در فهرست مدارک آرشیو مربوط به سند حسابداری بازنمایی می‌شوند.

    o         اگر سند حسابداری از برگه‌های هزینه تشکیل شده باشد، مدارک آرشیو مربوط به آن برگه‌های هزینه نیز به صورت غیرمستقیم در فهرست مدارک آرشیو مربوط به سند حسابداری بازنمایی می‌شوند.

    o         اگر سند حسابداری از تایید سندهای دریافت و پرداخت حاصل شده باشد و برخی از سندهای دریافت و پرداخت از برگه‌های هزینه تشکیل شده باشند، مدارک آرشیو مربوط به برگه‌های هزینه‌ای که به صورت سند دریافت و پرداخت درآمده‌اند و در نهایت با تایید آنها همین سند حسابداری تشکیل شده است نیز به صورت غیرمستقیم در فهرست مدارک آرشیو مربوط به سند حسابداری بازنمایی می‌شوند.

     

    •  قرارداد فروش: مدارک آرشیو مربوط به قراردادهای الحاقی به یک قرارداد فروش به صورت غیرمستقیم در فهرست مدارک آرشیو مربوط به قرارداد مرجع بازنمایی می‌شوند.
    روزبه
    کاربر با تجربه
    کاربر با تجربه

    --
    11 خرداد 1398 11:14 ق.ظ

    تصاویر کوچک مدارک آرشیو

    در برخی از سازمان‌ها، در کنار سرور اصلی Web سیستم آرشیو، یک سرور جانبی، فقط برای ارائه‌ی تصاویر کوچک مدارک موجود در آرشیو (Thumbnails) برپا می‌گردد. این سرور عموما نیاز به Login ندارد. در سیستم مالی، در مشخصات هر سرور آرشیو، علاوه بر فیلد URL، می‌توان فیلد URL تصاویر کوچک را نیز تعیین کرد. این، آدرس اینترنتی همان سرور جانبی است که در بالا مورد اشاره قرار دادیم. خواندن و بازنمایی تصاویر کوچک مدارک آرشیو مستلزم وجود و معرفی سرور جانبی مزبور و URL تصاویر کوچک آن در مشخصات آن سرور در سیستم مالی است.

    در فهرست مدارک آرشیو و نیز در فهرست مدارک آرشیو مربوط، تکمه‌ای با عنوان "خواندن تصویر کوچک مدرک تحت مکا‌ن‌نما از درگاه اینترنت (Ctrl+T)" تعبیه شده است که کارکرد مشخصی دارد. در صورتی که تعدادی مدرک به صورت همزمان انتخاب شده باشند، همین تکمه برای خواندن یکباره‌ی تصاویر کوچک آن مدارک انتخاب شده بکار خواهد رفت. در محاوره‌ی تدوین یک مدرک آرشیو (یا محاوره‌ی تدوین نوع رابطه‌ی‌ یک مدرک آرشیو مربوط) فضایی برای بازنمایی تصویر کوچک مدرک تعبیه شده است.

    توجه کنید که تصویر کوچک خوانده شده در سیستم مالی ذخیره نمی‌شود و صرفا به صورت موقت، تا زمانی که صفحه‌ی فهرست مدارک را نبسته‌ایم، برای هر مدرک حفظ و بازنمایی می‌شود. با این همه ترتیباتی اتخاذ شده است که با بازخوانی (Refresh) صفحه یا تغییر شرایط (Ctrl+F3) تصاویر کوچکی که از قبل خوانده شده‌اند باقی بمانند. همچنین تصاویر کوچک خوانده شده برای چاپ نیز قابل استفاده هستند. به بیان دیگر برای چاپ فهرستی از مدارک آرشیو به همراه تصاویر کوچک آنها کافی است ابتدا تصاویر کوچک را در فهرست بازنمایی شده بخوانیم و سپس فرمان چاپ را صادر کنیم. بدیهی است که در این حالت باید از فرم چاپی مناسب حاوی تصاویر کوچک استفاده کنیم.

     

     

    گزارش‌ها و صفحات ورود اطلاعاتی که مدارک آرشیو مربوط را بازنمایی می‌کنند

    انواع پذیرنده‌ی مدارک آرشیو را در ادامه ملاحظه می‌کنید. مدارک آرشیو مربوط به این پذیرنده‌ها، از موقعیت‌های زیر قابل احضار هستند:

    • کالا

    o         درخت کالاها

    o         فهرست کالاها

    o         خلاصه اطلاعات کالا

     

    • دارایی

    o         درخت دارایی‌ها

    o         فهرست دارایی‌ها

    o         خلاصه اطلاعات یک دارایی

    o         رخدادهای یک دارایی

     

    • سطر دفتر تلفن و نشانی

    o         دفتر تلفن و نشانی

    o         اطلاعات تلفن و نشانی مربوط به پنجره فعال

    o         خلاصه اطلاعات یک تفصیلی (مدارک آرشیو مربوط به سطر دفتر تلفن و نشانی متناظر احضار می‌شوند)

    o         خلاصه اطلاعات مرکز مصرف یا تامین کالا و خدمات (مدارک آرشیو مربوط به سطر دفتر تلفن و نشانی متناظر احضار می‌شوند)

     

    •  سند

    o         انواع سند (حسابداری، دریافت و پرداخت، انبار، فروش، دستمزد، اموال)

    o         فهرست اسناد

    o         انواع برگه انبار (مدارک آرشیو مربوط به سند انبار متناظر احضار می‌شوند)

    o         فهرست برگه‌های انبار (مدارک آرشیو مربوط به سند انبار متناظر احضار می‌شوند)

    o         انواع برگه فروش (در هر دو فرم ویرایش و نهایی – مدارک آرشیو مربوط به سند فروش متناظر احضار می‌شوند)

    o         فهرست برگه‌های فروش (مدارک آرشیو مربوط به سند فروش متناظر احضار می‌شوند)

     

    •  برگه هزینه یا برگشت

    o         انواع برگه هزینه

    o         فهرست برگه‌های هزینه

     

    •  قرارداد خرید (یا هزینه)

    o         فهرست قراردادهای خرید (یا هزینه)

     

    • برگه درخواست کالا

    o         برگه درخواست کالا

    o         فهرست برگه‌های درخواست کالا

     

    • برگه رسید موقت

    o         برگه رسید موقت

    o         فهرست برگه‌های رسید موقت

     

    •  پیش‌فاکتور یا قرارداد

    o         پیش‌فاکتور، قرارداد، قرارداد الحاقی (در هر دو فرم ویرایش و نهایی)

    o         فهرست پیش‌فاکتورها و قراردادها

    o         فهرست قراردادهای الحاقی

     

    • برگه انجام خدمات

    o         برگه انجام خدمات

    o         فهرست برگه‌های انجام خدمات

     

    •  برگه درخواست خدمات

    o         برگه درخواست خدمات

    o         فهرست برگه‌های درخواست خدمات

     

     

    خلاصه اطلاعات و کاربردهای مدرک

    در فهرست مدارک آرشیو و فهرست مدارک آرشیو مربوط، در منوی متصل به تکمه‌ی ملاحظه، گزینه‌ای برای احضار محاوره‌ی بازنمایی خلاصه اطلاعات و کاربردهای مدرک قرارداده شده است. در این محاوره، سه صفحه وجود دارد: مشخصات کامل / کاربردها / یادداشت. در صفحه‌ی مشخصات کامل فهرستی از همه‌ی فیلدهای مدرک آرشیو (آنچه در سیستم مالی برای مدرک آرشیوِ معرفی شده حفظ می‌شود) ارائه می‌گردد. مشخصات سرور مربوط و نیز تاریخ و زمان ایجاد مدرک و نام کاربر ایجاد کننده‌ی مدرک بخشی از این فیلدها را تشکیل می‌دهند. همچنین فهرستی از انواع پذیرنده‌های مربوط به مدرک آرشیو به همراه تعداد ارتباطها به تفکیک نوع پذیرنده ارائه می‌شود. جزییات کاربرد مدرک در صفحه‌ی کاربردها (به شکل زیر) قابل بازبینی است:

     

    همانطور که دیده می‌شود در اینجا پذیرنده‌ها به صورت جزیی و البته گروه‌بندی شده در یک درخت بازنمایی شده‌اند. در هر گروه، تعداد اقلام در عنوان گروه نشان داده می‌شود. یک تکمه‌ی اختصاصی با عنوان "ملاحظه‌ی پذیرنده" در بالای درخت دیده می‌شود که با قرار دادن مکان‌نمای درخت برروی هر پذیرنده و فشار آن تکمه، پذیرنده در یک صفحه اختصاصی بازنمایی می‌گردد. در اکثر موارد برگه‌ی پذیرنده نمایش داده می‌شود. در مورد کالاها و دارایی‌ها، درخت آنها احضار می‌شود و مکان‌نمای درخت مزبور برروی کالا یا دارایی پذیرنده‌ی مدرک قرار می‌گیرد. در مورد سطرهای دفتر تلفن و نشانی و همچنین قراردادهای خرید (یا هزینه) فهرست آنها بازنمایی می‌شود و مکان‌نمای فهرست برروی پذیرنده‌ی مدرک قرار می‌گیرد.

     

     

    -- پایان

    گروه توسعه سیستم‌های مالی نوسا

    01 تیر 1398 08:21 ق.ظ
    با عرض سلام و خسته نباشید
    در راستای استفاده بیشتر و کاربردی‌تر از این امکان جدید، پیشنهاد می‌کنم امکان اتصال به مدارک در تعریف اطلاعات پایه درخت تفصیلی هم اضافه شود. بدین ترتیب می‌توان پرونده اشخاص را به تفصلی آن شخص متصل نمود و وضعیت مشتریان، نمایندگان و کارکنان را مدیریت نمود. سفارشاتی که در این درخت تعریف شده‌اند یا حتی دارایی‌های ثابتی که به صورت تفصیلی تعریف شده‌اند هم می‌توانند پرونده دیجیتال خود را داشته باشند.
    اگر از درخت مراکز هم بتوان بلافاصله به مدارک دیجیتال تفصیلی مرتبط دسترسی داشت دیگر خیلی عالی می‌شود و کارکنان فروش هم می‌توانند پرونده مشتریان خود را از درخت مراکز داشته باشند و واحد تولید مستندات سفارش تولید را از مرکز سفارش تولید دریافت کند.

    با تشکر
    داود ابراهیمی
    مدیریت پایدار
    مومنی
    کاربر ارشد
    کاربر ارشد

    --
    09 تیر 1398 11:18 ق.ظ
    سلام

    همه‌ی آنچه برای مراکز، تفصیلی‌ها و آیتم‌های مشابه قابل تصور است را در دفتر تلفن و نشانی پیش‌بینی (و متمرکز) کرده‌ایم. در ملاحظه خلاصه اطلاعات آنها نیز از مدارک آرشیو دفتر تلفن و نشانی مربوط استفاده می‌شود.

    ارادت
    شما مجاز به پاسخ به اين پست نمي باشيد.