انجمن‌ها

المان های اطلاعاتی تشکیل دهنده سیستم انبار:

داستان این است که قرار است تعدادی کالا را در انبارهای مختلفی کنترل کنیم و تامین و مصرف آنهارا مستند نمائیم.

به این ترتیب خود کالا ، انبارها و مراکز مصرف یا تامین کالاها، سه  موجود اصلی ما خواهند بود.

 انبار ها :

در تعریف انبار ها با توجه به نیاز شرکت، انبارها را تعریف میکنیم.

کالا:

هرگونه تغییرات در مواد خام آماده مصرف  در جهت تولید ( یا در راستای فروش)  منجر به ایجاد کالا میشود . باید توجه داشت که در موسسات بازرگانی   موجودی موا د  نداریم و مستقیما  کالا وارد انبار و پس از   تعیین بهای تمام شده برای فروش خارج میشود

در موسسات تولیدی سه نوع موجودی داریم

1)     موجودی مواد: کلیه اقلامی که بطور مستقیم ویا غیر مستقیم در تولید کالا نقش  دارند یا استفاده  میشوند.

2)     موجودی کالای د ر جریان ساخت: عبارت است از کلیه کالاهایی که در جریان ِ تولید انها شروع شده ولی تا پایان  دوره مالی تولید آنها تکمیل نگردیده است.

3)     موجودی کالای ساخته شده : عبارت است از کلیه کالاهایی که تا پایان دوره مالی تولید  آنها  تکمیل ولی هنوز به فروش نرسیده است.

 توجه به موجودی های بالا در سیستم نرم افزاری نوسا  در هنگام تعیین الگوی عملیات مالی   دارای کاربرد بسیار مهمی  است.

 مراکز مصرف یا تامین کالا:

 این موضوع که کالای تامین شده یا مورد مصرف قرار گرفته  از کجا  فراهم شده  از اهمیت زیادی برخوردار است . در واقع  این  قابلیت در برنامه نوسا به ما این امکان را میدهد تا مشخص کنیم کالای قرار گرفته در چرخه تولید کارخانه یا کالای مورد مصرف از کجا فراهم شده .

مجموعه کالا:

الگوی عملیات مالی:

مجموعه رفتارها و ویژگی های مالی کالا ها را معلوم کند.

این رفتارها و ویژگی ها شامل:

 "نحوه قیمت گذاری صادرها" ، "استاندارد پذیر بودن" و "حساب و تفصیلی های اصلی کالا" است .

نکته مهم

فرض کنیم کالایی داریم به نام مثلا پیچ که این کالا از الگوی عملیات مالی ، مثلا شماره 2 که روش قیمت گذاری آن میانگین است استفاده می کند . حساب موجودی که در این الگوی عملیات مالی انتخاب شده است ، حساب موجودی پیچ به شماره 007/025/101 می باشد.

زمانی که رسید انبار تنظیم می کنیم و از این کالا 50 عدد خرید می کنیم و برگه رسید انبار را که پیش نویس است را عملیاتی می کنیم ، سند انبار آن ایجاد می گردد.

حال الگوی عملیات مالی را اصلاح نموده و کد حساب دیگری را در نظر می گیریم . فرض کنید به جای کد 007/025/101 کد 107/025/101 را انتخاب می کنیم .

حال اگر مجددا رسید انبار تنظیم کنیم و آن رسید انبار را عملیاتی کنیم سند آن به شکل زیر خواهد شد.

فرض کنید پس از مدتی می خواهیم 20 عدد از 50 عدد کالای خریداری شده در خرید اول را پس بدهیم . هنگامی که برگه برگشت کالا را تنظیم می کنیم حسابی که بستانکار می شود دیگر حساب 007/025/101 نمی باشد بلکه حساب 107/025/101 خواهد بود و این به این معنی است که همواره از آخرین کدی که در الگوی عملیات مالی وجود دارد سیستم استفاده می کند . این امر به نظر درست نمی آید چون هنگام ورود کالا ما یک حساب را بدهکار نموده ایم ولی هنگام برگشت حساب دیگری را بستانکار می کنیم .

اینکه می توانیم حساب الگوی عملیات مالی را عوض کنیم به نظر عمل خوبی است . چون گاهی لازم است و می خواهیم حساب را تغییر دهیم ولی می بینیم که با این مشکل برخورد می کنیم.

پس باید هنگام اصلاح الگوی عملیات مالی دقت لازم را بنمائیم که بعدا دچار اشکال نشویم.

نکته دیگر اینکه هنگام تنظیم برگه برگشت کالا سیستم بطور اتوماتیک طرف حساب فرعی را از روی طرف حساب قبلی پیش نهاد می کند . اگر طرف حساب رسید انبار عمومی یا اختصاصی یا آزاد باشد ، هنگام برگشت سیستم طرف حساب را اختصاصی در نظر گرفته و به عنوان پیشنهاد مطرح می کند.

درضمن

اگر بخواهیم در هنگام  تنظیم برگه انبار بصورت خودکار طرف حساب مربوطه را  برای محدوده ای از برگه ها  و محدوده ای از انبار تعیین کنیم از قوانین طرف حساب عمومی استفاده میکنیم.

بچ :

برای پی گیری مواد مصرف شده در تولید یک کالا می توانیم به آن مجموعه مواد بچ اختصاص دهیم تا در هنگام خروج کالا از انبار و برای تولید کالا بتوانیم ردگیری کنیم که کالای تولید شده توسط کدام مواد صورت گرفته است .

 هر دلیل که در کیفیت کالا( مانند تاریخ انقضا) باعث منقضی شدن آن کالا میشود که منجر به خارج شدن کالای مربوطه از خط تولید در تک تک دوایر تولیدی  می شود که این امر باید پیگیری شود. تا  متوجه شویم که ایراد از مواد اولیه است یا مشکلی از خط تولید است.

در واقع بچ پذیر کردن کالا  مارا در کنترل کیفیت به خصوص در سیستم هایی که از استاندارد ISO  استفاده میکنند یاری می نماید.

در بسیاری از شرکت ها و موسسات تولیدی، نیاز داریم که مواد اولیه و مراحلی که برای هر سری تولید انجام می شود را پی گیری کنیم. در این شرکت ها اغلب دسته های کالاهای مهم خریداری شده و دسته های کالاهای تولید شده را توسط بچ (Batch) شناسایی می کنند. در سیستم انبار یک بچ دارای کد منحصر بفرد و یک نام می باشد که دارای تاریخ است و می تواند تاریخ انقضا هم داشته باشد.

 بچ می تواند بر اساس روز و ساعت، مواد اولیه، خط تولید و .. تعیین شده باشد.

به طور مثال وقتی که یک کالا را بچ پذیر تعریف می کنیم هر ورود کالا (خرید یا تولید) باید مربوط به یک بچ باشد و هر خروج نیز باید معلوم شود که از کدام بچ انجام شده است.

فرض کنید برای یک کالا اگر در مرحله کنترل کیفیت، اشکالی جدی (مثلاً اشکال بهداشتی) در یک سری تولید دیده شود، آن سری تولید باید از چرخه مصرف خارج شود و شناسایی آن سری تولید از روی بچ هایی که در هنگام تحویل به مصرف برایش تعیین شده صورت می پذیرد. مساله مهمی که باید به آن توجه کرد اینست که آیا این اشکال در مراحل تولید بوجود آمده است یا به علت استفاده از مواد اولیه نامرغوب بوده است. برای فهمیدن اینکه در این سری تولید از چه مواد اولیه ای استفاده شده می توانیم از روی بچ هایی که هنگام تحویل مواد اولیه به تولید وارد کردیم استفاده کنیم و اگر مواد اولیه خراب بوده اند باید معلوم شود که از آن سری مواد اولیه در چه دسته های تولیدی استفاده شده است و تمام آن دسته های تولیدی را از چرخه مصرف خارج کنیم.

سیستم انبار از هر بچی مانده و موجودی نگه می دارد و هنگام خروج کالا با توجه به مانده بچ، اگر موجودی نداشته باشد اجازه خروج نمی دهد. در سیستم انبار می توان از عملیات و مانده یک بچ گزارش گرفت.

برای تعریف بچ از منوی کالا، بچ های کالا را انتخاب کنید صفحه فهرست بچ ها باز می شود.

<!--[if gte mso 9]> Normal 0 unctuationKerning/> false false false oNotPromoteQF/> EN-US X-NONE FA ontGrowAutofit/> ontVertAlignCellWithSp/> ontBreakConstrainedForcedTables/> ontVertAlignInTxbx/> MicrosoftInternetExplorer4

<!--[if gte mso 9]>

تکمه تصویب را کلیک کنید، صفحه بچ های کالا ظاهر می شود.

<!--[if !mso]>

<!--[if gte mso 9]> Normal 0 unctuationKerning/> false false false oNotPromoteQF/> EN-US X-NONE FA ontGrowAutofit/> ontVertAlignCellWithSp/> ontBreakConstrainedForcedTables/> ontVertAlignInTxbx/> MicrosoftInternetExplorer4

برای افزودن یک بچ جدید آیکون افزودن سطر جدید یعنی  را انتخاب کنید و یا کلید  Insertرا فشار دهید. شما می توانید در سطر باز شده اطلاعات لازم را وارد کنید و یا اینکه آیکون اصلاح سطر تحت مکان نما با محاوره یعنی  را انتخاب کنید. اگر اصلاح سطر تحت مکان نما با محاوره را انتخاب کنید صفحه ای باز می شود که در آن می توانید اطلاعات مورد نظر را وارد کنید.

<!--[if gte mso 9]> Normal 0 unctuationKerning/> false false false oNotPromoteQF/> EN-US X-NONE FA ontGrowAutofit/> ontVertAlignCellWithSp/> ontBreakConstrainedForcedTables/> ontVertAlignInTxbx/> MicrosoftInternetExplorer4

<!--[if gte mso 9]>

سپس تکمه تصویب را کلیک کنید. به این ترتیب می توانید بچ های مورد نظر خود را تعریف کنید.

برای اینکه برای کالایی تعیین کنیم که در هنگام ورود و خروج بچ را انتخاب کند، کافیست در هنگام تعریف کالا، گزینه الزام به تعیین بچ در ورود و خروج را تیک بزنیم.

<!--[if gte mso 9]> Normal 0 unctuationKerning/> false false false oNotPromoteQF/> EN-US X-NONE FA ontGrowAutofit/> ontVertAlignCellWithSp/> ontBreakConstrainedForcedTables/> ontVertAlignInTxbx/> MicrosoftInternetExplorer4

<!--[if gte mso 9]>

در اینصورت هنگامی که در برگه انبار، رخدادی برای این کالا درج می کنید در صورتی که بچ را تعیین نکرده باشید اجازه ذخیره سند به شما داده نمی شود.

به طور مثال به شکلی که در ادامه آمده توجه کنید، برای ورود کالا بچ انتخاب شده است.

<!--[if gte mso 9]> Normal 0 unctuationKerning/> false false false oNotPromoteQF/> EN-US X-NONE FA ontGrowAutofit/> ontVertAlignCellWithSp/> ontBreakConstrainedForcedTables/> ontVertAlignInTxbx/> MicrosoftInternetExplorer4

<!--[if gte mso 9]>

برای خروج همین کالا باید بچ را تعیین کنیم، در این قسمت برای انتخاب بچ تنها بچ هایی را که برای این کالا دارای مانده هستند می آورد. در این حالت هم باید بچ مربوطه را انتخاب کنیم تا بتوانیم برگه را ذخیره کنیم.

در هنگام  تنظیم برگه انبار در بسیاری از مواقع ما از شر ح های عملیاتی مشابهی در سطر های برگه استفاده میکنیم .برای اینکه هر بار مجبور به وارد کردن مجدد شرح ها نباشیم  از این آیتم استفاده میکنیم.

عملیات انبار از تعدادی رخداد تشکیل شده است . این رخدادها در قالب تعدادی برگه انبار وارد می شوند. برگه های انبار قابل مقایسه با اسناد حسابداری هستند.

با توجه به رخدادهای انبار ما چند نوع برگه داریم که رخدادهای مورد نظر را پوشش میدهند که شامل:

1- رخداد ورود

2- رخداد خروج

3-رخداد برگشت دوره قبل

4- رخداد برگشت دوره جاری

5- رخداد نقل وانتقال و.........

دررخدادهای ورود باید بهای رخداد توسط کاربروارد (تعیین ) شود و در رخدادهای خروج باید بها توسط سیستم  و به یکی از روش های میانگین ، فایفو ، لایفو و ... مشخص گردد.

رخدادهای برگشت دوره های قبل که منجر به ورود و خروج کالا به انبار می شوند و اتصالی میان آنها و رخداد ابتدایی برگشت خورده وجود ندارد نیز در همین مجموعه قرار می گیرند.(قیمت را کاربر وارد می کند)

رخدادهای برگشت دوره جاری ، باید مبتنی بر رخدادهای ورود و خروج عادی ای باشند که عمل برگشت روی تمام یا بخشی از کالاهای انها انجام می شود. برای تعیین بهای وارده یا صادره باید همواره از همان بهای رخداد ابتدایی استفاده شود.

 جابجایی  کالا از انباری به انبار دیگر یا در خط تولید بین دو دایره مختلف  .یا از خط تولید به مصرف و یا تبدیل به ضایعات و یا باز یافت ضایعات. را نقل و انتقال گوییم که با توجه به ماهیت نقل و انتقال ما دو نوع رخداد برای آن در تنظیم  برگه مربوطه لحاظ میکنیم

.الف) بدون تغییر قیمت: ( جابجایی کالا بین انبارها) که در آن تنها یک خروج و یک ورود با همان بها خواهیم داشت

مثال :

برگه ورود کالا

برگه ورود کالا

برگه خروج کالا

برگه خروج کالا

برگه ورود کالا

برگه نقل و انتقال بدون تغییر بهاء

ب)با تغییر قیمت :که در آن یک خروج و تعدادی ورود خواهیم داشت و یک طرف حساب هم مطرح است .تفاوت بهای کالای خارج شده با کالاهای وارد شده در این طرف حساب درج خواهند شد.

مثال :

برگه ورود کالا

برگه ورود کالا

برگه خروج کالا

برگه خروج کالا

برگه ورود کالا

برگه نقل و انتقال با تغییر بهاء:

سند انبار نقل و انتقال با تغییر بهاء:

لینک  :

http://accsupport.nosa.co...j/1/Default.aspx#304

 رخدادی است که فاقد مقدار می باشد . و تنها بهای مندرج در یکی از رخدادهای ورود قبلی را تغییر می دهد .

یک نوع رخداد اختصاصی است که در اصلاح بهای وارده با تبدیل برآوردی به واقعی بکار خواهد رفت . این سطر ، شبیه به طرف حساب اختصاصی و انحراف خرید و مصرف کاملا در کنترل سیستم قرار خواهد داشت .

رخدادهای تعدیل از همه نظر شبیه به رخدادهای برگشت دوره جاری می باشند . این رخدادها مقدار موثر رخدادهای مرجع خود را در محاسبات بعدی سیستم تغییر می دهند . نکته قابل توجه این است که مقدار این رخدادها از رخداد اصلی کاسته می شود همانند برگشت ، و برای مواردی که مقدار رخداد اصلی را افزایش می دهند ، مقدار انها را منفی لحاظ خواهیم کرد. وظیفه اصلی این رخدادها اصلاح اشتباهاتی است که کاربر در رخدادهای قبلی داشت است. تعدیل ورود با مقدار مثبت یعنی کاستن از مقدار ورود و با مقدار منفی یعنی افزودن به مقدار ورود.

برگه های انبار همان سندهای انبار هستند که در ابتدای تنظیم ،انها را به صورت پیش نویس ذخیره می کنیم. در حالت پیش نویس اطلاعاتی مانند ، بهای کالاهای وارده و طرف حسابهای عملیات انبار توسط کاربر وارد می گردد.

تمامی مباحث مالی که به عهده سیستم است ، همگی همزمان با تبدیل سند از پیش به عملیاتی انجام می شود. که شامل تعیین بهای رخدادهای صادره ، برگشت های دوره جاری و اصلاح بهای وارده و ..

·         هر کالا دارای یک واحد اصلی می باشد.اما معمولا کالاها علاوه بر واحد اصلی خود دارای واحد یا واحدهای فرعی نیز می باشند. این واحدهای فرعی معمولا هنگام اخذ گزارش مطرح می شوند.مثلا یک کالا ممکن است دارای واحد اصلی متر باشد ولی بر حسب کیلوگرم نیز قابل بیان باشد.

·         مثال دیگر در مورد لوله ، که به صورت متری تولید می شود ولی در شاخه های 6 متری به انبار وارد می شود و بر حسب کیلو فروخته می شود.

·         رابطه واحدهای مختلف یک کالا با یکدیگر ، ممکن است رابطه ای دقیق باشد مثلا هر عدد حتما 6 متر است. یا ممکن است رابطه ای تقریبی باشد.

·         برای هر کالا می توانیم یک یا چند واحد فرعی تعریف کنیم. به ازای تعریف واحد فرعی  ، خود واحد فرعی ، ضریب تبدیل ، یک فیلد مشخص کننده نحوه تبدیل(اصلی به فرعی یا فرعی به اصلی) ، یک فیلد مشخص کننده دقیق یا تقریبی بودن نحوه تبدیل خواهیم داشت.

·         اگر تبدیل ، تقریبی بود یک عدد به عنوان درصد خطای قابل قبول نیز خواهیم داشت.

·         در هر رخداد انبار همیشه مقداری که در رخداد درج شده است ، مبنای عملیات و محاسبات مختلف می باشد.

·         درزمان ورود اطلاعات  کاربر می تواند یکی از واحدهای فرعی را برای درج در رخداد انتخاب نماید و مقدار را برحسب آن واحد وارد کند.

·         اگر واحد فرعی دارای تبدیل دقیق باشد ، مقدار اصلی و فرعی بصورت خودکار به هم تبدیل می شود.

·         اگر نحوه تبدیل یک واحد ، غیر دقیق باشد ، کاربر باید هر دو مقدار هم اصلی و هم فرعی را وارد نماید. (دراین حالت حتما یک درصد خطای قابل قبول نیز برای واحد تعریف نموده ایم که در زمان ورود اطلاعات کنترل می شود و اگر خطای تبدیل بیش از این مقدار باشد خطا خواهیم گرفت)

·         درگزارشات مبتنی بر مقادیر کالاها ، می توانیم از مقادیر و واحدهای فرعی استفاده نمائیم.

·         در این وضعیت(گزارش از واحدهای فرعی) ، اصل این است که رخدادهای کالا را با مقدار اصلی در نظر می گیریم و برحسب ضریب و نحوه تبدیل واحد فرعی ، مقدار فرعی را محاسبه می کنیم. در این حین اگر رخدادهایی باشند که در آنها ، همان واحد فرعی مورد نظر ما درج شده باشد ، دیگر برای آنها این تبدیل را انجام نمی دهیم و از واحدهای فرعی موجود در رخداد استفاده می کنیم.

تبدیل واحدها :

لینک کمکی :

http://accsupport.nosa.co.../1/Default.aspx#3892

آیا می توان موجودی ابتدای دوره را به سیستم معرفی نکرد و کار جاری سیستم را شروع کرد ؟

این حالت امکان پذیر است یعنی می توان قبل از اینکه موجودی اول دوره را به سیستم معرفی نمائیم شروع به تنظیم رسید و حواله کنیم ، ولی باید چند نکته را در نظر داشت:

1. اول اینکه برگه ها را نباید عملیاتی کرد . اگر برگه ها را عملیاتی نمائید دیگر نمی توان موجودی اول دوره را در تاریخ مورد نظر وارد سیستم کرد.

2. دوم ابتدا باید رسید انبار ها را تنظیم نمائیم چرا که باید حتما موجودی در انبار باشد که بتوان از آن موجودی حواله کشید . ( موجودی نمی تواند منفی گردد )

3. سوم اگر برگه ها را عملیاتی نموده باشیم باید ابتدا از حالت عملیاتی به پیش نویس تبدیل نمائیم آنگاه برگه اول دوره را وارد و سپس برگه هارا عملیاتی نمائیم.