انجمن‌ها

موسسات بازرگانی:

موسسات بازرگانی، یک واحد اقتصادی می باشند که اهم فعالیت آنها خرید و فروش کالا می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌باشند.
در شرکت‌های بازرگانی محوریت بحث بر روی کالا می‌باشد، و پروسه‌ای که از خريد کالا و ورود آن به انبار تا فروش و تحويل به مشتري طي مي‌شود، به همراه رخدادهای مالی متناظر با آن، برای واحد اقتصادی حائز اهمیت است.
 بطور کلی در اغلب موسسات بازرگانی، واحد مالی، بازرگانی و انبار مستقل از یکدیگر می‌باشند؛ همچنین وجود انبارهای گوناگون و مراکز فروش متعدد در نقاط جغرافیایی مختلف، کار کنترل را دشوارتر می‌سازد. در این شرایط نیازمند سیستم مالی یکپارچه ای می‌‌‌‌‌باشیم که جدا از اینکه بتواند رویدادهای مالی را بهنگام سازد، این امکان را نیز فراهم آورد که در هر لحظه، کل فرآیند مالی شرکت، از خرید تا فروش کالا و همچنین دریافت و پرداخت‌های متناظر با این خرید و فروش،  قابل ارائه باشد، و اصلاحات احتمالی در قسمتی از عملیات، ساختار فرآیند مالی را در هم نشکند، و تغییرات اعمال شده به طور یکپارچه در سایر رخدادها تاثیر گذار باشد.

در این مجال، با بيان اهم نيازهاي موسسات بازرگاني، فرآیند مالی طی شده در موسسات بازرگانی را در سیستم نوسا بررسی می‌‌‌‌‌نماییم.

بطور کلی، وقتی صحبت از کالا می‌شود، نگهداری، کنترل، تعیین بها، و داشتن موجودی بروز شده کالای مورد نظر، اهمیت پیدا می‌کند.
در سیستم نوسا طبقه‌بندی کالا به سلیقه و با توجه به نوع کاربری آن در ساختار درختی قابل پیاده سازی می‌باشد. به این ترتیب با طبقه‌بندی مطلوب کالاها و با استفاده از ساختار درختی می‌توان از هر کدام از سطوح درخت، بطور مستقل گزارش گرفت، همچنین با بهره گیری از مزیت ارث بری که در ساختار درختی، موجود است هر گونه تغییر، یا اصلاح در یکی از سرگروه ها در زیرگروه های آن نیز قابل انتقال می‌باشد.


در سیستم نوسا، کالاها علاوه بر اینکه می‌توانند در انبارهای مختلفی نگهداری شوند. محل قرار گرفتن آنها در انبارها نیز،  می‌تواند متفاوت باشد؛ همچنین با توجه به روش‌های تعیین بها (میانگین، اولین صادره از اولین وارده ، میانگین به تفکیک انبار ، اولین صادره از آخرین وارده ، شناسایی ویژه) موجودی‌ها را مورد ارزیابی قرار داده و بهای تمام شده کالای فروش رفته را بدست آورد؛ از طرفی با در نظر گرفتن ملاحظاتی همچون حداقل موجودی، حداکثر موجودی، نقطه سفارش، مقدار بهینه سفارش و .... امکان کنترل موجودی کالا در اختيار کاربر قرار داده شده است

در موسسات بازرگانی، نیاز مدیران همواره بر این است که مقدار موجودی و بهای موجودی بروز شده کالای مورد نظر خویش را در هر مقطع زمانی دلخواه در اختیار داشته باشند؛ تا در تصمیمات آتی خود از این اطلاعات استفاده نمایند.
 به منظور برآورده نمودن اين نياز، در سیستم نوسا امکان گزارش‌گيري و مشاهده موجودی لحظه به لحظه کالا به تفکیک دلخواه، در هر بازه زمانی، در نظر گرفته شده است.
برای مثال دو نمونه گزارش تفکیک شده پر کاربرد را در زیر مشاهده، می‌کنیم.

1: موجودی به روز شده کالا به تفکیک انبارومحل نگهداری:

همچنین از یک سیستم یکپارچه مالی انتظار می‌رود تا متناظر با رخدادهای انبار، سند‌های حسابداری متناسب با آن را بصورت خودکار تنظیم نماید. این امر در سیستم نوسا براحتی امکان پذیر می‌باشد. گفتنی است، با توجه به اینکه در سيستم نوسا، متناظر با هر رخداد انبار، سند مربوط به آن نیز، بلادرنگ تنظیم می‌شود و در واقع اين سند متاثر از رخداد انبار مذکور می‌باشد، هرگز مغایرتی بین انبار و حسابداری پیش نمی‌آید چرا که تغییر در انبار متقابلا در حسابداری نیز لحاظ خواهد شد.

 نمونه ای از ثبت‌ حسابداری رخدادهای مذکور:

<!--[if gte mso 9]> Normal 0 unctuationKerning/> false false false oNotPromoteQF/> EN-US X-NONE AR-SA ontGrowAutofit/> ontVertAlignCellWithSp/> ontBreakConstrainedForcedTables/> ontVertAlignInTxbx/>

از گزارش های پرکاربرد در انبار می‌توان، گردش و موجودی کالاها را نام برد؛ که حاوی اطلاعات جامع و پرکاربردی در خصوص انبار می‌باشد؛ لازم به ذکر است، در سيستم نوسا از این گزارش به سهولت می‌توان به گزارش‌های متنوع دیگر انبار و در نهایت سطر برگه انبار متناظر با آن  دست یافت، و همچنین سند حسابداری مربوطه نیز قابل دسترسی می باشد.

حال پس از طی شدن فرآیند بالا در نرم‌افزار انبار و محاسبه بهای تمام شده کالا، نوبت به فروش آن و تنظیم فاکتور فروش مربوطه می‌رسد. این مرحله از کار توسط سیستم فروش انجام می‌شود؛ و با تدابیری که درسیستم مالی یکپارچه نوسا تعبیه شده،  علاوه بر اینکه به راحتی می‌توان حواله خروج مربوط به مشتری دلخواه را در فاکتور فروش فراخوانی نمود و با توجه به تعرفه (جداول قیمت گذاری) مربوط به فروش کالا، فاکتور فروش را تنظیم کرد. همچنین می‌توان بصورت غیر مستقیم این روال را پیاده سازی نمود: به نحوی که با تنظیم فاکتور فروش، حواله متناظر با آن، بصورت اتوماتیک توسط سیستم تنظیم گردد، البته با توجه به ساختار واحد اقتصادی، می‌توان مراحل را به ترتیب زیر، نیز کنترل و تنظیم نمود.

<!--[if gte mso 9]> Normal 0 unctuationKerning/> false false false oNotPromoteQF/> EN-US X-NONE AR-SA ontGrowAutofit/> ontVertAlignCellWithSp/> ontBreakConstrainedForcedTables/> ontVertAlignInTxbx/>

در فاکتور فروش، مواردي مانند مالیات بر ارزش افزوده؛ عوارض قانونی؛ تخفیفات نقدی، توافقی، تجاری؛ هزینه‌های تحمیل شده (مانند هزینه حمل)؛ پورسانت نماینده، بازاریاب، انجام دهنده خدمت؛ روند و سایر کسور و اضافات اعمال شده و ... نیز باید در نظر گرفته شود. در سيستم فروش نوسا، اين موارد را می‌توان هم بصورت اتوماتیک (با استفاده از قوانین تغییر تعرفه یا مکمل بها) و هم بصورت دستی، در فاکتور اعمال نمود.

از موارد دیگری که در سیستم فروش نوسا قابل کنترل است، اعتبار مشتری می‌باشد. کنترل اعتبار مشتری نمود یکپارچگی سیستم است؛ زیرا علاوه بر اینکه می‌توان مبلغی را به صورت ثابت به عنوان اعتبار اولیه مشتری لحاظ نمود، اطلاعات مالی مشتری مربوطه را نيز از سایر نرم افزارها در دسترس خواهيم داشت.

همچنین مانند آنچه که در انبار اتفاق افتاد، پس از ثبت فاکتور فروش، به آساني سند متناظر با آن نیز در سیستم حسابداري قابل ثبت مي‌باشد.

ثبت فاکتور فروش:

رفتار سیستم با تخفیفات فروش:
خاطر نشان مي‌گردد، در سیستم نوسا می‌توان با تخفیفات به دو گونه رفتارکرد: یک سری از تخفیفات بصورت توافقی یا به اصطلاح، تخفیفات تجاری هستند که صرفا از بهای فاکتور کسر می‌شوند و در سند حسابداری به طور مستقل منعکس نمی‌گردند، و سری دیگر تخفیفاتي هستند که از آنها به عنوان تخفیفات نقدی نیز می‌توان یاد نمود، برای این قبیل از تخفیفات می‌توان ترتیبی اتخاذ کرد تا در حسابداری نیز ثبت‌هاي معادل آن به طور مستقل انعکاس پیدا کند.
همچنین چگونگی اعمال این تغییرات در اختیار خود کاربر می‌باشد.

ارتباط انبار و فروش:

همانطور که قبلا اشاره شد، در سيستم نوسا کاربران انبار و فروش می‌توانند موازی با یکدیگر پروسه کاری خود را طی نمایند. رخدادهای اتفاق افتاده در هر کدام از نرم‌‌افزارها بصورت بلادرنگ در یکدیگر تاثیر گذار است و این مهم، از وقوع هرگونه مغایرتی جلوگیری می‌کند.
کاربر فروش قیمت کالا را در فاکتور لحاظ می‌کند. کاربر انبار نیز بهای تمام شده کالای فروش رفته را اعمال می‌نماید. به اين ترتيب با توجه به یکپارچگی سیستم، انتظار می‌رود در هر لحظه، بتوان سود ناخالص فعل و انفعالات اتفاق افتاده در انبار و فروش را به راحتی بدست آورد؛ در نرم افزار نوسا این مهم به راحتی در اختیار کاربر قرار دارد.
در ادامه، نمونه‌‌هایی از گزارش‌‌هاي مرتبط با مبحث جاری را مشاهده می‌کنيد.

ارتباط انبار، فروش و دریافت و پرداخت:

با ثبت فعل و انفعالات انبار و فروش، کاربران دریافت و پرداخت نیز موازی با فعالیت‌های انبار، از يک طرف کار صدور چک یا پرداخت وجه نقد در قبال خریدهای واحد بازرگانی و پیگیری برداشت وجه آن از حساب شرکت و از طرف ديگر دریافت چک یا دریافت وجه نقد در قبال فروش‌‌های مذکور و پیگیری نقد شدن چک‌های دریافتنی و در جریان وصول و به طور کلي کنترل کل فرآیند مربوط به چک‌ها را به عهده دارند. با توجه به حجم چک‌‌های دریافتی و پرداختی و همچنین تقابل آنها با رخدادهای فروش و انبار، نیاز به سیستمی‌که بتواند فرآیند صدور و دریافت چک را کنترل نموده و بدون خطا در کمترین زمان بصورت اتوماتیک، ثبت‌های حسابداری متناظر با دریافت و پرداخت را تنظیم نماید، همچنين در هر لحظه گزارشات جامعی را به ما ارائه دهد، حیاتی است. از طرفي باید توجه داشت که پروسه طی شده در نرم‌‌افزار دریافت و پرداخت بايد بر حسب نياز، بتواند در اعتبار مشتری نیز تاثیر گذار باشد.
نیاز کاربر عادی سیستم دریافت و پرداخت این است که بتواند براحتی از وضعیت نقد شدن چک‌های مدت دار، در یک بازه زمانی دلخواه با خبر باشد (مثلا چک‌هایی که تاریخ سررسید آن‌ها در ماه جاری می‌باشد ولی هنوز نقد نشده اند.). همچنين در صورت نياز چک‌های مربوط به قبل از این تاریخ و بعد از آن را هم بصورت تفکیک شده در اختیار داشته باشد. از طرفي نیاز مدیر ارشد بر این است که برآوردی از میزان نقدینگی در ماه‌های آتی داشته باشد تا بتواند با حاشیه امنیتی بیشتری اقدام به خرید و فروش کالا و صدور چک مدت دار نماید.
تمام موارد بالا در سیستم نوسا با روال‌‌هایی که بصورت پیش فرض در سیستم تعبیه شده و توسط کاربر نیز قابل تغییر می‌باشد، براحتی ثبت گرديده و در گزارش‌هاي موجود در سیستم یکپارچه نوسا منعکس می‌شود..
ثبتهای اتوماتیک در سیستم دریافت و پرداخت و تناظر آن با حسابداری:

ثبت دریافت پرداخت:
 

اما جدا از این، ثبت هایی در سیستم حسابداری صورت می‌گیرد، که گاها مستقل از سایر نرم افزارها می‌باشد و در کنار نرم افزارهای دیگر گزارشات معنا داری را به ما ارائه می‌دهد؛
یک نمونه از این موارد، هزینه‌های عملیاتی (به عنوان مثال: هزینه حقوق کارکنان به تفکیک، هزینه حمل کالای فروش رفته، هزینه اجاره، هزینه بیمه، هزینه آگهی و تبلیغات، هزینه آب و برق) می‌باشند، که در کنار سود ناخالص که قبلا از اطلاعات انبار و فروش بدست آمده است، گزارش هدفمندی که همان سود خالص می‌باشد را به ما ارائه می‌دهد.
برای رسیدن به هدف مذکور یک مجموعه حساب از کلیه حساب‌های دخیل در سود و زیان همچون فروش، بهای تمام‌شده کالای فروش رفته و هزینه‌های عملیاتی تشکیل می‌دهیم.

همچنین کاربر پس از اطلاع از سود و زیان جاری، جهت تعدیل در هزینه‌های خود و اتخاذ تصميمات مطلوب، نیاز به بررسي هزينه‌ها در قالب یک نمودار خواهد داشت.

از طرف دیگر سودی با کیفیت می‌باشد که همراه با نقدینگی باشد، بنابراین اطلاع از میزان نقدینگی واحد اقتصادی، حائز اهمیت است.
برای نیل به هدف مذکور، راه‌های متنوعی در سیستم موجود است.
در زیر، این مهم را در قالب یک نمودار ماتریسی به تفکیک مشتری برای پیگیری میزان وجه نقد حاصل شده از فروش ملاحظه می‌نماییم.

با طی شدن پروسه مذکور و اخذ گزارش‌هاي متنوع و به هنگام، فرآیند مالی واحد اقتصادی، تحت کنترل قرار گرفته و به راحتی می‌توان فعالیت‌های مالی شرکت مذکور را در جهت سود دهی بهینه و با کیفیت، مدیریت نمود.
با تفاسیر بالا، نیاز به سیستم یکپارچه مالی جهت بهبود کیفی ساختار مالی، به وضوح نمود پیدا می‌کند.

.............................
نمونه مذکور، صرفا نمونه ای ساده از فعالیت های مالی یک شرکت بازرگانی بود که در قالب سیستم مالی یکپارچه نوسا با هم ملاحظه نمودیم، برای دریافت اطلاعات کامل همچنین آشنایی با نمونه های دیگر واحدهای اقتصادی، همچون تولیدی، خدماتی و.... به وب سایت شرکت نوسا www.nosa.com مراجعه نمایید.

آقای سعادت جدا خسته نباشید ، ممنون