سیستم یکپارچه به سیستمی اطلاق می‌گردد که داراي مشخصات زير باشد:
•
متشکل از تعدادی زیر سیستم با ساختار مستحکم •
تمرکز داده‌‌های زير سيستم‌ها در یک محل•
وجود رابطه معنادار بين زیر سیستم‌ها؛ بدين مفهوم که در عين حال که همزمان می‌توان در هر یک از این زیر سیستم‌ها، بطور مستقل اطلاعات وارد نمود، رخدادهای ثبت شده در هر کدام، بی درنگ در دیگری تاثیر گذار باشند.
•
امکان راهبري همزمان زیر سیستم‌ها، به عبارتي امکان مديريت و پردازش اطلاعات تجميع شده در هر لحظه
علاوه بر موارد فوق خاطر نشان مي‌گردد، وقتی صحبت از پردازش اطلاعات به میان می‌آید، مفاهیمی همچون
دقت، صحت و سرعت در اطلاع‌رسانی، برای ما حایز اهمیت می‌شود. از این رو است که نیاز ما به سیستمی یکپارچه، که بتواند اطلاعات دقیق، صحیح و قابل اطمینان را در هر لحظه، در اختیار ما قرار دهد، پر رنگ‌‌تر می‌گردد.
با توجه به تعاريف انجام شده، مي‌توان نتيجه گرفت که یکپارچه سازی، صرفا تجمیع اطلاعات از زیر سیستم‌ها و انعکاس آنها در سیستم مادر نمی‌باشد. زیرا جهت دسترسي به اطلاعات دقیق و صحیح در هر لحظه، علاوه بر اينکه لازم است اطلاعات،
بی درنگ به هنگام شوند، همچنين تاثير اطلاعات زير سيستم‌ها بر يکديگر نيز حائز اهميت مي‌باشد؛ در سیستم‌هایی که یکپارچه نیستند، استقلال اطلاعات سیستم‌های موازی، باعث ایجاد مغایرت در ثبتهای متناظر با رخدادها می‌شود، زیرا این اطلاعات بر روی یکدیگر تاثیر گذار نبوده و تغییر در هر کدام از زير سيستم‌ها، مستقل از دیگری مي‌باشد.
به طور خلاصه مي‌توان گفت: تمرکز داده‌‌ها و تاثیرپذیری همزمان آنها از یکدیگر، جزءلاینفک یکپارچه سازی می‌باشد.
برای یکپارچه سازی ساختار يک سازمان، علاوه بر تغيير نگرش سازمانی، نیاز به یک سیستم خوش ساختار یکپارچه مي‌باشد. اين سیستم یکپارچه مستحکم، نیاز به طراحی با رویکرد یکپارچه دارد و اين فرايند طراحي باید به کمک یک نگرش واحد، توسط تیم برنامه‌‌نویسی مدیریت شود.
بر اين اساس و با توجه به تمامي ويژگي‌هاي عنوان شده براي يک سيستم يکپارچه، شرکت نوسا با بهره‌گیری از تجربه بيش از 20 ساله خود در طراحی و تولید نرم‌افزارهای مالی و با هدف یکپارچه سازی فرآیند‌های مالی، سیستم یکپارچه مالی نوسا را به بازار عرضه نمود. همچنين در این راستا شرکت نوسا، همواره سعي بر آن داشته که علاوه بر محترم شمردن درخواست‌هاي مشتريان، صرفا به تعدد زیر سیستم‌های خود نیاندیشد، بلکه مستحکم و کم عیب بودن اين سيستم‌ها را هدف اصلی در فرايند تولید نرم‌‌افزار، قرار دهد. به اين ترتيب در حال حاضر، زیر سیستم‌های ارائه شده در اين بسته یکپارچه عبارتند از:
حسابداری
دریافت و پرداخت
انبار
فروش
در سیستم يکپارچه مالی نوسا، علاوه بر اینکه می‌توان به صورت موازی و بطور مستقل، رخدادهای مالی خود را در زير سيستم‌ها ثبت نموده و گزارش گرفت، همچنين مي‌توان در یک ساختار متمرکز، کل فرآیند مالی سازمان را در هر لحظه تحت کنترل، مدیریت و پردازش قرار داد.
لازم به ذکر است، برای نیل به هدف مذکور، نرم‌‌افزار نوسا، اطلاعات مالی را در یک پایگاه اطلاعاتی متمرکز، ثبت و نگهداری نموده سپس با بهره‌گيري از ساختاري منحصر به فرد، این اطلاعات را به سرعت مورد پردازش لحظه‌ای قرار می‌دهد. این کار علاوه بر اینکه امنیت اطلاعات را تضمین می‌کند، دسترسی صحیح و سریع به اطلاعات را نیز فراهم می‌نماید.
در کنار اين ويژگي سيستم که کليه اطلاعات در سرور اصلی (که می‌تواند در دفتر مرکزی باشد) ثبت مي‌گردد، لازم است به اين نکته نيز اشاره شود که حتی از دورترین نقطه جغرافیایی نيز می‌توان اطلاعات را همزمان وارد نموده و گزارش گرفت. البته لازم به ذکر است، هر کاربر با توجه به سطح دسترسی که برای او در نظر گرفته شده، مي‌تواند اطلاعات را مورد پردازش و تحلیل قرار دهد.
به عنوان مثال فرض کنید، شرکت تولیدی آلفا دارای دفتر مرکزی در تهران می‌باشد؛ کارخانه اصلی این شرکت در کرج است و دو دفتر فروش در دبی و یزد دارد. حال مدیر این واحد تولیدی می‌خواهد در تمام مسافرت‌های خود لحظه به لحظه از اطلاعات مالی شرکت خود با خبر باشد؛ حتی مواردی را نیز با تایید نمودن یا عدم تایید، کنترل نماید.
خاطر نشان مي‌گردد، در شرکت مذکور، کلیه دریافت و پرداختها و هزینه‌های غیر تولیدی، در دفتر مرکزی ثبت می‌شود. از طرفي عملیات مربوط به خرید مواد و کالا تا ساخت و خروج محصول، در انبار ثبت شده، همچنين کلیه رخدادهای مربوط به فروش نيز در دفاتر فروش تنظيم می‌گردد.
حال همانطور که گفته شد، مدیريت واحد انتظار دارد گزارشات مدیریتی و تحلیلی مورد نياز خود که در خصوص فرآیند تولید، سود ناخالص و ... مي‌باشد را در هر لحظه و در هر مکان جغرافیایی، به راحتی مشاهده نماید. همچنين بتواند بر اساس دسترسی‌هایی که در اختيار دارد، تغییرات موردنظر را اعمال کند.
از طرفي ممکن است، مدیر مالی نيز در نظر داشته باشد در هر لحظه، کلیه رخدادها را در قالب گزارشات حسابداری مشاهده نمايد.
با امکاناتی که در سیستم مالی یکپارچه نوسا فراهم آمده، فرآیندهاي بالا بصورت بلادرنگ قابل اجرا است. همچنين به کمک تعاریفی که در سیستم بصورت پویا و به عنوان قانون اعمال می‌گردد، می‌توان کلیه موارد را تحت کنترل قرار داده تا امکان خطا به حداقل و سرعت ثبتهای مالی به حداکثر برسد. بدین نحو که مثلا هنگامي که کاربر خزانهداری رخداد صدور چک را ثبت می‌نمايد، ثبت بستانکاري مربوط به اسناد پرداختنی به طور همزمان در سيستم حسابداري قابل درج باشد.
همچنين زماني که کاربر انبار، رسید خرید کالا را ثبت می‌نمايد، بطور اتوماتیک، ثبت بستانکاري حساب‌‌های دریافتنی فروشنده مذکور، به همراه ثبت بدهکاري حساب موجودی مواد و کالا، در سيستم مالي قابل درج باشد.
از طرفي هنگامي‌که کاربر فروش که حتی می‌تواند یک اپراتور ساده باشد، فاکتور فروش صادر می‌کند، سند فروش با کلیه ملاحظات آن که شامل: مالیات بر ارزش افزوده، عوارض قانونی، تخفیفات متناظر، پورسانتها و ... مي‌باشد، بطور اتوماتیک قابل ثبت باشد.
خاطر نشان مي‌گردد، هنگام انجام کلیه ثبتهای مذکور علاوه بر اينکه شرح به صورت اتوماتیک قابل درج مي‌باشد، همچنين امکان کنترل همزمان کلیه مواردی که از قبل تعیین شده، مانند حداقل و حداکثر موجودی در انبار، اعتبار مشتری در فاکتورها، تطابق مبلغ و تاریخ سررسید چک‌‌ها در دريافت و پرداختها و... نيز در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
همچنین هر گونه تغییر در فروش، انبار و خزانهداری، بلافاصله در سند متناظر با آن نیز ثبت و ضبط می‌گردد. حال هر کاربر با توجه به سطح دسترسی که دارد، مي‌تواند از حیطه سازمانی خود گزارش تهيه کند. علاوه بر اينکه مدیر مالی به راحتی مي‌تواند فرآیندهاي بالا را در قالب گزارشات جامع در نرم‌‌افزار حسابداری مشاهده نمايد، همچنين مدیريت شرکت نیز مي‌تواند گزارشات دلخواه خود را که در بردارنده اقلام مورد نیاز از تمام نرم‌افزارها می‌باشد، به صورت آنلاین ملاحظه و چاپ نماید. لازم به ذکر است، مي‌توان بر اساس اطلاعات مذکور، نمودارهاي آماري نيز اتخاذ نموده و يا اطلاعات را به اکسل انتقال داد.
به اين ترتيب، با بهره گیری از یک سیستم یکپارچه، کل فرآیند مالی شرکت تحت کنترل قرار گرفته و پردازش‌های مطلوب جهت تصمیم گیری‌های آتی، اعمال می‌گردد.
منبع:
www.nosa.com