انجمن‌ها

تشکیل و ارسال Email حاوی PDF تشکیل شده از یک گزارش چاپی

در صفحه پیش‌نمایش گزارش‌های چاپی تکمه‌ای برای تشکیل (و ارسال) Email اضافه شده است. روش کار چنین است که گزارش چاپی به فایل PDF تبدیل می‌شود و به یک نشانی الکترونیکی به عنوان آدرس گیرنده (Email Address) ارسال می‌گردد. این نشانی الکترونیکی توسط کاربر تعیین می‌شود. خواهیم دید که در برخی از گزارش‌ها مکانیزمی برای تشخیص خودکار نشانی الکترونیکی از روی سوژه گزارش نیز پیاده‌سازی شده است.


تعیین پارامترهای سیستم ارسال Email

ارسال Email با پروتکل SMTP انجام می‌شود. لازم است تا پارامترهای مربوط به این پروتکل به سیستم اعلام شوند. به این منظور در محاوره تنظیمات سیستم (برای تمام کاربران) یک صفحه اختصاصی به نام "پیش‌فرض پارامترهای سیستم ارسال Email" تعبیه شده است. در این صفحه نام سرور SMTP، شماره پورت SMTP و نحوه شناسایی کاربر باید تعیین شوند. مقادیر مناسب باید با توجه به Email Server مورد استفاده تعیین شوند. نام سرور SMTP عبارتی شبیه mail.some_server.com است. شماره پورت پروتکل SMPT معمولا 25 است. اکثر سرورها از روش شناسایی Basic استفاده می‌کنند.

در ادامه، باید نام ارسال کننده را تعیین کنید. این نام به صورت یک متن آزاد برای شناسایی فرستنده به همراه Email ارسال خواهد شد. هر عبارت دلخواهی را می‌توانید به عنوان نام ارسال کننده منظور کنید. در ادامه باید نام کاربری و کلمه عبور کاربر ارسال کننده Email از دید سرور SMTP را تعیین کنید. نام کاربر معمولا همان نشانی الکترونیکی فرستنده در سرور Email است مثلا MyName@some_server.com. کلمه عبور هم باید کلمه نسبت داده شده به نام کاربر در سرور Email باشد.

آنچه در محاوره تنظیمات سیستم (برای تمام کاربران) تعیین می‌شود، پیش‌فرض پارامترهای پیش‌گفته برای همه کاربران خواهد بود. هر کاربر می‌تواند به صورت جداگانه این پارامترها را برای خود تنظیم کند یا تغییر دهد. به این منظور در محاوره تنظیمات سیستم (برای کاربر فعلی) صفحه‌ای با همان نام "پیش‌فرض پارامترهای سیستم ارسال Email" تعبیه شده است. این صفحه هم دقیقا از همان دو بخش تنظیمات پیش‌گفته یعنی تنظیمات SMTP و مشخصات ارسال کننده تشکیل شده است. با این تفاوت که در هر بخش یک دریچه قابل علامت‌گذاری به نام "استفاده از پیش‌فرض عمومی سیستم" وجود دارد. این دریچه‌ها به صورت پیش‌فرض علامت‌گذاری شده‌اند – به این معنی که کاربر فاقد تنظیمات اختصاصی است و از تنظیمات عمومی سیستم (که در محاوره قبلی دیدیم) استفاده می‌کند. هر کاربر در صورت تمایل می‌تواند پس از برداشتن علامت از هر یک از دریچه‌های پیش‌گفته مقادیر اختصاصی خود را وارد نماید.


تشکیل Email

در صفحه پیش‌نمایش گزارش‌های چاپی، با فشار تکمه "تشکیل (و ارسال) Email" با یک محاوره مواجه خواهید شد. این محاوره دارای دو بخش است. بخش اول به تشکیل Email مربوط است و بخش دوم به فایل PDF که قرار است ارسال شود. در دریچه‌های ابتدایی، موضوع Email و متن آن تعیین می‌شود. موضوع Email به دلخواه کاربر تعیین می‌شود و البته تعیین آن الزامی است. از آنجا که گزارش چاپی به صورت یک PDF به Email ضمیمه و ارسال می‌شود، متن Email در اینجا اهمیت چندانی ندارد. به صورت پیش‌فرض عنوان گزارش چاپی به عنوان متن Email لحاظ می‌شود و البته توسط کاربر قابل تغییر است.

همانطور که گفتیم، گزارش چاپی به صورت یک PDF به Email ضمیمه می‌شود (به صورت Attachment). البته به این منظور هیچ فایلی به صورت فیزیکی در رایانه‌ای که اقدام به ارسال Email می‌کند تشکیل نخواهد شد. اما شخصی که Email را دریافت می‌کند، ناگزیر باید اطلاعات ضمیمه را به صورت یک فایل دریافت نماید. این فایل باید دارای نام مناسبی باشد. به صورت پیش‌فرض از یک نام که با Nosa_Pdf شروع می‌شود و تاریخ و زمان تشکیل Email هم در آن درج شده‌اند استفاده کرده‌ایم. این نام به دلخواه کاربر قابل تغییر است.

در انتها باید آدرس گیرنده (Email Address) مشخص شود – یا چنانچه در بخش‌های بعدی خواهیم دید از امکانات تفکیک گزارش به تعدادی Email جداگانه با توجه به سوژه گزارش برای تعیین آدرس گیرنده استفاده شود.

بخش دوم محاوره تشکیل Email مربوط به مشخصاتی است که PDF با استفاده از آن ساخته خواهد شد. این مشخصات را پیش از این در بخش تشکیل PDF از گزارش‌های چاپی توصیف کردیم. از آنجا که PDF حاصله در اینجا برای ارسال Email مورد استفاده قرار می‌گیرد، فشردگی JPG به صورت پیش‌فرض به مقدار 50 تنظیم شده است که کیفیت تصویر قابل قبولی را بدست می‌دهد و البته PDF حاوی تصاویر هم بیش از حد بزرگ نخواهد شد.

با تصویب محاوره، Email(ها) تشکیل و برای ارسال آماده می‌شوند. یک یا چند Email حاصله در یک صفحه به نام فهرست Emailها بازنمایی خواهند شد. این صفحه را در یکی از بخش‌های بعدی شرح خواهیم داد.


هر سوژه در یک Email جداگانه

در بخش‌های قبلی در مورد گزارش‌هایی که از تعدادی سوژه تشکیل شده‌اند و نحوه تشخیص این سوژه‌های متعدد توسط سیستم توضیح دادیم. پیش از این امکان تفکیک گزارش برحسب سوژه‌ها و تشکیل فایل‌های جداگانه برای گزارش هر سوژه را بررسی کردیم. در اینجا می‌توانیم از همین رویه برای تفکیک گزارش به تعدادی Email جداگانه نیز استفاده کنیم. این عمل فقط در مورد گزارش‌هایی میسر است که امکان شناسایی Email Address سوژه آنها (و استفاده از آن به عنوان آدرس گیرنده) وجود داشته باشد. به عبارت دیگر، گزارش‌هایی که سوژه آنها یک مرکز، یک تفصیلی یا یکی از پرسنل باشند (یا به نحوی بتوان در آنها یک مرکز، مثلا یک مشتری را به عنوان گیرنده Email تشخیص داد) در اینجا مورد توجه‌اند. این گزارش‌ها عبارتند از:

•    ریزعملیات تفصیلی
•    صورت حساب فروش تفصیلی
•    دفتر تفصیلی (بدون سرجمع)
•    دفتر تفصیلی (سرجمع برحسب اسناد)
•    خلاصه عملیات تفصیلی
•    تفکیک عملیات تفصیلی برحسب تاریخ سررسید
•    خلاصه وضعیت سررسید تفصیلی
•    تحلیل: تفکیک عملیات تفصیلی به یک شماره تفصیلی (سرجمع)
•    تحلیل: تفکیک عملیات تفصیلی به حسابها (سرجمع)
•    تحلیل: تفکیک عملیات تفصیلی به طبقات تفصیلی (سرجمع)
•    تحلیل: تفکیک عملیات تفصیلی به یک شماره تفصیلی (گروه‌بندی شده)
•    تحلیل: تفکیک عملیات تفصیلی به حسابها (گروه‌بندی شده)
•    تحلیل: تفکیک عملیات تفصیلی به طبقات تفصیلی (گروه‌بندی شده)
•    تفکیک عملیات تفصیلی به مدارک دریافت و پرداخت (سرجمع)
•    تفکیک عملیات تفصیلی به مدارک دریافت و پرداخت (گروه‌بندی شده)
•    عملیات مرکز مصرف یا تامین کالا (انبار)
•    فرم نهایی پیش‌فاکتور
•    فرم نهایی فاکتور فروش و صورت‌حساب برگشت از فروش
•    عملیات فروش مشتری
•    عملیات فروش نماینده
•    عملیات فروش بازاریاب
•    عملیات فروش طرف بدهکار
•    عملیات فروش دریافت کننده پورسانت
•    عملیات فروش انجام دهنده خدمات
•    رخدادهای دستمزد پرسنل
•    گزارش ماهانه حقوق پرسنل
•    فیش حقوق

مطالب عنوان شده در بخش "لزوم وجود فیلدها در فرم گزارش"، برای تشکیل Email هم صدق می‌کند. لازم است تا فیلد نشانی الکترونیکی اصلی در فرم چاپی گزارش گنجانده شود. البته گفتیم که در حین اضافه کردن نشانی الکترونیکی به فرم چاپی گزارش مورد نظر، می‌توانید از گزینه "چاپ نشود" نیز استفاده نمایید. به جز این، در هر گزارش، روشی برای شناسایی گیرنده به صورت متنی و درج آن در Email هم پیش‌بینی شده است. تشخیص این عبارت شناسایی هم ممکن است به فیلدهایی نیاز داشته باشد که از قبل در فرم گزارش چاپی تعریف نشده باشند و باید به فرم چاپی افزوده شوند.

ممکن است نشانی برخی از گیرنده‌ها قابل تشخیص نباشند. مثلا برای یک تفصیلی ممکن است رکورد تلفن و نشانی تعریف نشده باشد یا در رکورد مزبور، نشانی الکترونیکی اصلی خالی مانده باشد. در این موارد، Email مناسب تشکیل خواهد شد اما قابل ارسال نخواهد بود. در بخش بعد خواهیم دید که این Emailها پیش از ارسال در یک فهرست به کاربر نمایش داده می‌شوند. عملیات مختلفی در این فهرست قابل انجام است که یکی از آنها تعیین یا تغییر نشانی گیرنده Emailها است.


فهرست Emailها

دیدیم که با استفاده از امکانات تفکیک گزارش چاپی برحسب سوژه می‌توان به یکباره تعداد زیادی Email را تشکیل داد و آماده ارسال نمود. همواره پس از تشکیل Email (خواه یک Email حاوی کل گزارش یا تعدادی Email به تفکیک)، صفحه فهرست Emailها حاوی Emailهای تشکیل شده بازنمایی خواهد شد. در این فهرست انجام برخی اصلاحات و تغییرات در Emailها میسر است. همچنین فرمان ارسال Email از همین صفحه صادر می‌شود.

نکته قابل توجه این است که ارسال Emailها (یا حداقل برخی از آنها) ممکن است با موفقیت همراه نباشد. به عبارت دیگر در حین ارسال آنها ممکن است با خطا مواجه شویم. این خطای احتمالی در هر سطر (برای هر Email) به صورت یک فیلد وضعیت و یک عبارت مشخص کننده خطا بازنمایی خواهد شد. تلاش مجدد برای ارسال Emailهایی که با خطا مواجه بودند هم از همین صفحه میسر است.

در فهرست Emailها اصلاح عبارت شناسایی گیرنده، نشانی الکترونیکی گیرنده، موضوع و متن هر یک از Emailها میسر است. این اصلاح هم در جدول و هم از طریق محاوره (با Shift+Enter) امکان‌پذیر است. در این صفحه تکمه‌ای برای ارسال Email تعبیه شده است. ارسال Email تحت مکان‌نما یا Emailهای انتخاب شده، ارسال همه Emailهایی که قبلا ارسال نشده‌اند (وضعیت آنها "جدید" یا "خطا" است) یا ارسال مجدد آنها (مستقل از وضعیت قبلی آنها) با این تکمه و گزینه‌های منوی مربوط به آن میسر است.

یک امکان اختصاصی برای حذف یکباره همه Emailهایی که ارسال آنها موفقیت آمیز بوده است در منوی مربوط به تکمه حذف پیاده شده است.

از آنجا که به صورت استاندارد، هر Email حتما حاوی یک PDF است، تکمه "ملاحظه" برای استخراج این PDF به صورت یک فایل و بازنمایی آن پیش‌بینی شده است. به این منظور ابتدا نام فایل PDF پرسیده می‌شود و پس از آن محتوای Email در آن فایل درج شده و بازنمایی می‌شود.

ذخیره و بازیابی: از آنجا که ارسال همه Emailها به یکباره ممکن است به زمان زیادی نیاز داشته باشد – یا به دلیلی امکان ارسال Emailهای تشکیل شده در یک زمان یا توسط یکی از رایانه‌های Client وجود نداشته باشد، بسیار پیش خواهد آمد که نیاز به ذخیره‌سازی Emailها در یک فایل و بازیابی آنها در آینده یا در یک رایانه دیگر داشته باشیم. به این منظور تکمه‌ای برای "ذخیره فهرست Emailها در یک فایل" با کلید میان‌بر F2 در این صفحه پیش‌بینی شده است. هر فهرست Email در یک فایل اختصاصی با پس‌وند nel (مخفف Nosa Email List) ذخیره خواهد شد.

برای بازیابی فایل در آینده، در منوی سیستم، یک گزینه به نام "سیستم ارسال Email" اضافه شده است. این گزینه منجر به بازنمایی فهرست Emailها (به صورت خالی) خواهد شد. در این صفحه می‌توانید یک فایل nel ذخیره شده از قبل را بازیابی کنید و به کار با محتویات آن بپردازید. یک تکمه اختصاصی برای "فراخوانی فهرست Emailها از یک فایل" به همین منظور در صفحه فهرست Emailها تعبیه شده است.