انجمن‌ها

ذخیره گزارش‌های چاپی به صورت PDF

در ذخیره گزارش چاپی (در صفحه پیش‌نمایش)، در محاوره Save Report، در دریچه Save as type، یک گزینه به نام PDF اضافه شده است. با استفاده از این گزینه، می‌توانید گزارش چاپی را مستقیما به صورت یک فایل PDF ذخیره نمایید. البته ایجاد PDF از یک گزارش چاپی در نسخه‌های قبل از 407 با استفاده از ابزارهای Distiller هم میسر بوده است. این ابزارها خود را به صورت یک چاپگر به سیستم معرفی می‌کنند. با چاپ گزارش برروی این چاپگرها، حاصل به صورت یک فایل PDF در دسترس قرار می‌گرفت. در نسخه 407 می‌توان به روشی که در بالا گفته شد بدون نیاز به این ابزارها مستقیما گزارش چاپی را به صورت یک فایل PDF ذخیره کرد.

به این منظور، پس از تعیین نام فایل PDF با محاوره‌ای برای تعیین مشخصات PDF حاصله مواجه خواهید شد. این مشخصات عبارتد از پدیدآور، عنوان، موضوع و کلیدواژه‌ها (Keywords). در ابتدا نام کاربر در فیلد پدیدآور و عنوان گزارش چاپی در فیلد عنوان درج خواهند شد و البته قابل اصلاح‌اند. این اطلاعات در فایل PDF حاصله ذخیره خواهند شد و در نرم‌افزار مشاهده PDF (مثلا Acrobot Reader) قابل دسترسی خواهند بود.

یک پارامتر دیگر به نام فشردگی JPG هم در این محاوره دیده می‌شود. این پارامتر کیفیت تصاویر در فایل PDF را تعیین می‌کنند. پیش‌فرض این پارامتر، 90 لحاظ شده است که منجر به درج تصاویر با کیفیت بسیار بالا در PDF خواهد شد. در صورتی‌که گزارش چاپی حاوی تعداد زیادی تصویر باشد، ممکن است با این مقدار پیش‌فرض، اندازه فایل PDF بسیار بزرگ شود. در صورت تمایل می‌توانید این عدد را کاهش دهید تا فایل کوچکتری حاصل شود. عدد 50 به عنوان فشردگی JPG تصاویری را حاصل خواهد کرد که اگرچه برای چاپ مجدد مناسب نیستند اما بدون اشکال اساسی بازنمایی خواهند شد.

به صورت پیش‌فرض، فایل PDF پس از تشکیل نمایش داده می‌شود. این عمل با رجوع به تنظیمات Windows و با نرم‌افزاری که در سیستم معمولا برای نمایش PDF مورد استفاده قرار می‌گیرد انجام می‌شود. در صورت تمایل به تغییر این رفتار می‌توانید علامت دریچه‌ای که به همین منظور در محاوره پیش‌بینی شده است را بردارید.

در محاوره تشکیل فایل PDF از گزارش چاپی، دو دریچه دیگر برای تفکیک گزارش به سوژه‌های مختلف نیز تعبیه شده است که موضوع بحث بخش بعدی است.


تشخیص گزارش چاپی حاوی سوژه‌های مختلف و تفکیک آنها در فایل‌های جداگانه

بسیاری از گزارش‌های سیستم نوسا از دو بخش "سوژه" و "جزییات" تشکیل شده‌اند. سندها (اطلاعات عمومی + سطرهای سند)، برگه‌ها، انواع ریزعملیات و دفتر (اطلاعات عمومی سوژه گزارش – حساب، تفصیلی، کالا، مرکز و مانند آنها + سطرهای گزارش)، انواع گزارش‌های عملیات فروش، رخدادهای پرسنل و گزارش ماهیانه حقوق پرسنل از این گونه گزارش‌ها هستند.

به جز این، گزارش‌هایی را داریم که به صورت ذاتی حالت دو بخشی (سوژه و جزییات) ندارند ولی با تعریف مناسب فرم چاپی می‌توان آنها را به صورت چنین گزارش‌هایی شبیه سازی کرد. فیش حقوق نمونه‌ای از این گزارش‌ها است. این گزارش واقعا فهرستی از اطلاعات پرسنل است اما عموما به صورتی تعریف می‌شود که اطلاعات مربوط به هر نفر در هر ماه در یک صفحه جداگانه منعکس شوند – شبیه اینکه ترکیب پرسنل و ماه، سوژه گزارش باشد و اطلاعات حقوق جزییات آن.

هدف این است که در ذخیره یک گزارش چاپی در فایل PDF، سوژه‌های متنوع موجود در گزارش را تشخیص دهیم و اطلاعات مربوط به هر سوژه را در یک فایل PDF جداگانه ذخیره کنیم. روشی که برای این منظور طرح می‌کنیم باید توانایی تشخیص سوژه‌ها در گزارش‌هایی که به صورت ذاتی دو قطعه‌ای هستند و همچنین گزارش‌هایی که تفکیک سوژه‌ها در آنها شبیه‌سازی شده است را داشته باشد.

در فرآیند چاپ یک گزارش، اطلاعات به صورت متوالی در فضایی که به عنوان یک صفحه کاغذ فرض می‌شود چاپ می‌گردند. هر قطعه از اطلاعات چاپ شده میزانی از ارتفاع کاغذ فرضی را مصرف می‌کند. با به پایان رسید فضای هر صفحه از کاغذ، ادامه اطلاعات در صفحه جدید چاپ می‌شوند.

از طرف دیگر، در محاوره چاپ گزارش‌های دو بخشی (حاوی سوژه و جزییات) عموما یک گزینه به نام "هر سوژه در یک صفحه جداگانه چاپ شود" وجود دارد – مثلا هر سند یا هر حساب یا هر کالا... به جز این در تعریف فرم‌ها یا مجموعه ستون‌های گزارش‌های چاپی هم می‌توان به صورت مصنوعی وضعیت مشابهی را ایجاد کرد – مثلا در فیش حقوق، در بخش "متن فیش حقوق"، می‌توان در محاوره "تدوین مولفه – بخش"، در قسمت "پس از چاپ سطر"، از گزینه "ادامه گزارش به صفحه جدید منتقل شود" استفاده کرد. همانند آنچه در گزارش‌های دوبخشی داریم، در اینجا هم گزینه "شماره صفحه مجددا از یک آغاز شود" در اختیار قرار دارد.

به بیان دیگر، روش‌هایی برای اجبار گزارش به ادامه از ابتدای یک صفحه جدید در اختیار داریم. در گزارش‌های دوبخشی، به صورت ذاتی و در خود سیستم این اجبار را پیاده‌سازی کرده‌ایم. در سایر گزارش‌ها هم می‌توانیم با استفاده از امکانات تعریف فرم‌ها یا مجموعه ستون‌های گزارش چاپی این اجبار را ایجاد کنیم. تشخیص سوژه‌های مختلف در یک گزارش چاپی با شناسایی همین موارد اجبار انجام می‌شود – یعنی هر زمان که ادامه گزارش (به صورت اجباری) به صفحه جدید منتقل شود، چنین برداشت می‌شود که سوژه گزارش تغییر کرده است – لذا ادامه گزارش در یک فایل PDF جدید ذخیره می‌شود.

در محاوره "تشکیل فایل PDF از گزارش چاپی" یک دریچه با نام "هر سوژه در یک فایل PDF جداگانه ذخیره شود" وجود دارد. اگر سوژه‌های گزارش چاپی به روشی (سیستمی یا با تعریف فرم گزارش) از ابتدا صفحه‌های جدید آغاز شده باشند، علامت‌گذاری این دریچه باعث خواهد شد که قسمت‌های مزبور تفکیک شده و در فایل‌های PDF جداگانه ذخیره شوند.

با توجه به توضیحاتی که داده شد، در صورتی که در زمان چاپ گزارش‌ها گزینه "هر سوژه در یک صفحه جداگانه چاپ شود" را علامت‌گذاری نکرده باشید، تفکیک سوژه‌ها در فایل‌های مجزای PDF هم کار نخواهد کرد (همه گزارش در یک فایل ذخیره خواهد شد). در مقابل، مثلا اگر بخواهید از این امکان برای چاپ گزارش‌هایی مثل فیش حقوق استفاده کنید، لازم است تا در تعریف فرم چاپی فیش حقوق، در محاوره تعریف بخش اصلی، گزینه "ادامه گزارش به صفحه جدید منتقل شود" را علامت‌گذاری نمایید.

در صورتی که از تفکیک سوژه‌ها در فایل‌های جداگانه استفاده کنید، فایل(های) PDF پس از تشکیل بازنمایی نخواهند شد بلکه صرفا تعداد فایل‌های PDF تشکیل شده اعلام می‌گردد.

مکانیزم پیش‌فرض تشکیل نام فایل‌های تفکیک شده: یک عدد 6 رقمی (با شروع از یک – پس از تعدادی صفر) به انتهای نام فایل PDF اضافه می‌شود. مثلا اگر نام فایل را Sanad تعیین کرده باشید و 3 سند چاپ شده را در فایل‌های PDF جداگانه ذخیره کنید، اسامی فایل‌ها Sanad-000001.pdf، Sanad-000002.pdf و Sanad-000003.pdf خواهند بود. البته در برخی از گزارش‌های پرکاربرد، ترتیبی داده‌ایم که روش‌های دیگری نیز برای تعیین نام فایل در اختیار باشند. در حین ذخیره این گزارش‌ها در فایل‌های PDF جداگانه، دریچه‌ای با عنوان "نام فایل حاوی" در محاوره دیده خواهد شد. روش‌های مختلف برای تشکیل نام هر یک از فایل‌های PDF در گزینه‌های این دریچه بازنمایی خواهند شد. همه آنها منجر به اضافه کردن پس‌وندهایی به همان نام فایلی که در ابتدا انتخاب شده است خواهند شد. این گزارش‌ها و گزینه‌هایی که هر یک از آنها در اختیار قرار می‌دهند را در ادامه ذکر خواهیم کرد.

اسامی فایل حاوی سندها: در انواع سندها (حسابداری، PPM، دریافت و پرداخت، انبار، فروش، دستمزد) گزینه‌های زیر برای درج در انتهای نام فایل PDF پیش‌بینی شده‌اند:

•    شماره ردیف (همان مکانیزم پیش‌فرض)
•    شماره مبنا
•    شماره توالی
•    ترکیب شماره و تاریخ

اسامی فایل حاوی گزارش‌های مربوط به تفصیلی‌ها: در تعداد زیادی از گزارش‌های سیستم، سوژه گزارش یک تفصیلی است. این گزارش‌ها عبارتند از:

•    ریزعملیات تفصیلی
•    صورت حساب فروش تفصیلی
•    دفتر تفصیلی (بدون سرجمع)
•    دفتر تفصیلی (سرجمع برحسب اسناد)
•    خلاصه عملیات تفصیلی
•    تفکیک عملیات تفصیلی برحسب تاریخ سررسید
•    خلاصه وضعیت سررسید تفصیلی
•    تحلیل: تفکیک عملیات تفصیلی به یک شماره تفصیلی (سرجمع)
•    تحلیل: تفکیک عملیات تفصیلی به حسابها (سرجمع)
•    تحلیل: تفکیک عملیات تفصیلی به طبقات تفصیلی (سرجمع)
•    تحلیل: تفکیک عملیات تفصیلی به یک شماره تفصیلی (گروه‌بندی شده)
•    تحلیل: تفکیک عملیات تفصیلی به حسابها (گروه‌بندی شده)
•    تحلیل: تفکیک عملیات تفصیلی به طبقات تفصیلی (گروه‌بندی شده)
•    تفکیک عملیات تفصیلی به مدارک دریافت و پرداخت (سرجمع)
•    تفکیک عملیات تفصیلی به مدارک دریافت و پرداخت (گروه‌بندی شده)

در همه این گزارش‌ها گزینه‌های زیر برای درج در انتهای نام فایل PDF پیش‌بینی شده‌اند:

•    شماره ردیف (همان مکانیزم پیش‌فرض)
•    کد تفصیلی
•    کد و نام تفصیلی
•    نشانی الکترونیکی – Email Address

اسامی فایل حاوی گزارش‌های مربوط به مراکز: در تعدادی از گزارش‌های سیستم، سوژه گزارش یک مرکز مصرف یا تامین کالا یا خدمت است. فهرست این گزارش‌ها را در ادامه مشاهده می‌کنید. همه این گزارش‌ها در گونه‌های بدون سرجمع یا با انواع حالت‌های سرجمع قابل ارائه‌اند که از ذکر آنها خودداری می‌کنیم. در گزارش‌های فروش، گونه‌های متفاوتی برای تهیه گزارش از سطرهای اصلی و جنبی، کسور و اضافات، پورسانت‌ها وجود دارند که از ذکر جداگانه آنها هم خودداری می‌کنیم – امکانات ذکر شده برای همه گونه‌ها پیاده‌سازی شده‌اند:

•    عملیات مرکز مصرف یا تامین کالا (انبار)
•    عملیات فروش مشتری
•    عملیات فروش نماینده
•    عملیات فروش بازاریاب
•    عملیات فروش طرف بدهکار
•    عملیات فروش دریافت کننده پورسانت
•    عملیات فروش انجام دهنده خدمات

در همه این گزارش‌ها گزینه‌های زیر برای درج در انتهای نام فایل PDF پیش‌بینی شده‌اند:

•    شماره ردیف (همان مکانیزم پیش‌فرض)
•    کد مرکز
•    کد و نام مرکز
•    کد تفصیلی
•    کد و نام تفصیلی
•    نشانی الکترونیکی – Email Address

اسامی فایل حاوی گزارش‌های مربوط به پرسنل: برای رخدادهای دستمزد پرسنل و گزارش ماهانه حقوق پرسنل گزینه‌های زیر برای درج در انتهای نام فایل PDF پیش‌بینی شده‌اند:

•    شماره ردیف (همان مکانیزم پیش‌فرض)
•    شماره پرسنلی
•    شماره کارت حضور و غیاب
•    ترکیب شماره پرسنلی، نام خانوادگی و نام
•    ترکیب شماره پرسنلی، نام و نام خانوادگی
•    کد تفصیلی
•    ترکیب کد و نام تفصیلی
•    نشاني الکترونيکي - Email Address

اسامی فایل حاوی فیش‌های حقوق: در حالت کلی، فیش‌های حقوق ممکن در چند ماه چاپ شده باشند. به این ترتیب ممکن است که برای هر یک از پرسنل بیش از یک فیش حقوق در گزارش چاپی داشته باشیم. لازم است که در تعیین نام فایل‌های PDF حاوی فیش‌های حقوق، ماه هم لحاظ شود. مثلا ترکیب ماه و شماره پرسنلی را در انتهای نام فایل PDF درج کنیم. البته اگر همه فیش‌های حقوق چاپ شده مربوط به یک ماه باشند، لزومی به لحاظ کردن ماه در اسامی نخواهیم داشت.

گزینه‌های قابل استفاده در تعیین نام فایل PDF فیش حقوق، حاوی همان گزینه‌های بند قبل (گزارش‌های مربوط به پرسنل) است و در ادامه همان گزینه‌ها با ترکیب ماه هم وجود خواهند داشت. به این ترتیب مثلا یک گزینه برای نشانی الکترونیکی و یک گزینه دیگر برای ترکیب ماه و نشانی الکترونیکی خواهیم داشت. گزینه‌های فاقد ماه فقط در صورتی برای انتخاب ارائه خواهند شد که همه فیش‌های حقوق چاپ شده مربوط به یک ماه باشند (یعنی در زمان چاپ فیش‌ها، در محاوره مربوط، ماه‌های شروع و خاتمه یکسان باشند).

لزوم وجود فیلدها در فرم‌های گزارش‌ها: مکانیزم‌های پیش‌گفته در تعیین نام فایل PDF، مبتنی بر مراجعه به محتویات فیلدهای گزارش‌اند – مثلا برای درج نشانی الکترونیکی در نام فایل‌های PDF حاصل از گزارش‌های تفصیلی‌ها، به فیلد "نشانی الکترونیکی اصلی" که از قبل در این گزارش‌ها پیش‌بینی شده است رجوع می‌شود. برخی از این فیلدها به صورت طبیعی در گزارش‌ها بکار می‌روند و دسترسی به آنها برای تعیین نام فایل با مشکلی مواجه نمی‌شود. اما برای استفاده از برخی از گزینه‌ها ممکن است نیاز به فیلدهایی داشته باشیم که در تعریف فرم گزارش‌ها بکار نرفته باشند و به همین دلیل در استفاده از آنها با خطا مواجه خواهیم شد:

فيلد *** در فرم چاپي تعريف نشده است و در اختيار قرار ندارد. استفاده از اين گزينه در دريچه "نام فايل حاوي" ميسر نيست.

واضح است که برای استفاده از چنین گزینه‌هایی لازم است تا فیلد مورد اشاره را در تعریف فرم چاپی گزارش (عموما در قسمت مربوط به اطلاعات عمومی سوژه) بکار برده باشید. البته اگر نمی‌خواهید فیلد مزبور واقعا در گزارش منعکس شود، می‌توانید در تنظیمات مربوط به چاپ فیلد، از حالت "چاپ نشود" استفاده کنید. به این ترتیب فیلد مورد نظر شما خوانده خواهد شد اما در گزارش منعکس نمی‌گردد.

خالی بودن فیلدها: برخی از گزینه‌های مورد استفاده در تعیین نام فایل PDF، حاوی فیلدهای اختیاری هستند – یعنی فیلدهایی که ممکن است خالی باشند. این وضعیت توسط سیستم تشخیص داده می‌شود و در این شرایط رفتار سیستم همانند مکانیزم پیش‌فرض (یا گزینه شماره ردیف) خواهد بود. مثلا اگر از گزینه کد تفصیلی در نام فایل PDF گزارش‌های پرسنل استفاده شده باشد و به پرسنلی برسیم که فاقد تفصیلی است (و کد تفصیلی برای وی خالی است)، نام فایل PDF مربوط به آن پرسنل با استفاده از شماره ردیف تعیین خواهد شد.