انجمن‌ها

سلام


شماره‌های سررسید، عطف و ارجاع از خیلی قبل در سطرهای اسناد و سایر رخدادهای مالی وجود داشته‌اند. این شماره‌ها با عنوان "شماره موکد" پیش از این برای تصفیه رخدادها مورد استفاده واقع می‌شدند. این شماره‌ها در موارد زیر در اختیار کاربران قرار دارند:

•    سطرهای سندهای حسابداری، دریافت و پرداخت، انبار، فروش و دستمزد.
•    سطرهای اصلی برگه‌های انبار در همه انواع برگه‌ها: ورود، خروج، اصلاح بها، تعدیل، نقل و انتقال، شمارش، ابتدای دوره، انتهای دوره.
•    طرف حساب‌های عمومی برگه‌های انبار. همه انواع برگه‌های انبار دارای این نوع از سطرها ‌اند.
•    طرف حساب‌های اختصاصی رخدادهای انبار. به جز برگه‌های ابتدای دوره و انتهای دوره، سایر انواع برگه‌ها دارای این نوع طرف حساب هستند.
•    سطرهای آزاد برگه‌های انبار. همه انواع برگه‌های انبار دارای این نوع از سطرها ‌اند.
•    نوع رخداد اختصاصی برگشت معلق خرید در برگه‌های اصلاح بها.
•    رخدادهای انحراف خرید در برگه‌های ورود، خروج، تعدیل، نقل و انتقال و شمارش.
•    رخداد انحراف خرید در سطرهای طرف نقل و انتقال در برگه‌های نقل و انتقال.
•    رخدادهای انحراف نرخ مصرف در برگه‌های ورود، خروج و تعدیل.
•    سطرهای اختصاصی طرف نقل و انتقال در برگه‌های نقل و انتقال.
•    سطرهای اصلی فاکتور فروش و صورت‌حساب برگشت از فروش.
•    کسور و اضافات فاکتور فروش و صورت‌حساب برگشت از فروش.
•    پورسانت‌های فاکتور فروش و صورت‌حساب برگشت از فروش.
•    طرف حساب اختصاصی پورسانت‌های فاکتور فروش و صورت‌حساب برگشت از فروش.
•    سطرهای مالی فاکتور فروش و صورت‌حساب برگشت از فروش.

مفهوم تسویه با تمرکز برروی شماره‌های موکد و با انجام تغییرات در "همه" موارد فوق در نسخه 403 توسعه داده شده است. هدف این بوده که ریزعملیات یک حساب یا ترکیب یک حساب و تفصیلی را به گروه‌هایی با شماره موکد یکسان تفکیک کنیم. مطلوب این است که همه رخدادهای مورد بحث دارای شماره موکد باشند و این شماره همزمان با تنظیم رخداد تعیین شود.

فرض کنید که یک سیستم از ابتدا برپا شده است؛ یک تفصیلی به خصوص را به همراه حساب بدهکاران تجاری برای تسویه تصور فرمایید. در ریزعملیات این تفصیلی، هر زمان که سطر بدهکار درج می‌کنیم به این معنی است که یک بدهی جدید برای آن تفصیلی ایجاد کرده‌ایم و هر زمان که سطر بستانکار درج می‌کنیم به معنی یک پرداخت است (خواه به صورت نقدی باشد یا با چک یا با واریز مستقیم به حساب بانکی – آنچه مورد توجه ما است، طرف بستانکار پرداخت و طرف بدهکار در زمان ایجاد بدهی است).

در ترکیب فوق، هر زمان که سطر بدهکار درج می‌کنیم، از سیستم می‌خواهیم که یک شماره غیرتکراری جدید را به سطر ما نسبت دهد. این شماره ممکن است حسب مورد برای سررسید، عطف یا ارجاع درج شود. در مقابل هر زمان که سطر بستانکار درج می‌کنیم، فهرستی از شماره‌هایی که از قبل در رخدادهای همان تفصیلی و حساب بکار رفته‌اند و گروه رخدادهای آن شماره دارای مانده (احتمالا بدهکار) است را برای انتخاب احضار می‌کنیم و یکی از شماره را به سطر بستانکار نسبت می‌دهیم. به این ترتیب اگر همه رخدادهای آن تفصیلی و حساب را مورد توجه قرار دهیم، گروه‌هایی از رخدادها با شماره موکد یکسان را خواهیم دید. برای هر گروه یک مانده قابل محاسبه است. مانده مواردی که تسویه شده‌اند صفر خواهند بود.

البته ممکن است عملیاتی مربوط به نسخه‌های قبل از 403 در سیستم وجود داشته باشد – یا کاربر عملیات تسویه را به صورت دوره‌ای انجام دهد (نه همزمان با تنظیم رخدادهای بدهکار و بستانکار). در این موارد تعدادی رخداد بدون شماره موکد در ریزعملیات موضوع بحث ما دیده خواهند شد. قاعدتا منظور از تسویه این است که به هر یک از این رخدادها شماره موکد مناسب نسبت دهیم. در مورد بدهکاران تجاری، رخدادهای بدهکار قاعدتا باید شماره موکد جدید دریافت کنند و رخدادهای بستانکار باید یکی از شماره موکدهای قبلی را اختیار نمایند.

در حالت کلی رخدادهای تشکیل دهنده ریزعملیات به 3 گروه قابل تفکیک‌اند: رخدادهای فاقد شماره موکد، رخدادهای دارای شماره موکد تسویه شده (یعنی رخدادهایی که مانده شماره موکد آنها صفر است)، رخدادهای دارای شماره موکد تسویه نشده. مورد آخر عموما از رخدادهایی تشکیل شده‌اند که شماره جدید به آنها نسبت داده‌ایم اما هنوز آن شماره را در رخداد دیگری که قرار است مبلغ رخداد ابتدایی را پاس کند درج نکرده‌ایم – یا هنوز به اندازه کافی رخدادهای پاس کننده به رخداد ابتدایی متصل نکرده‌ایم.

از فهرست رخدادهای دارای شماره موکد تسویه نشده، می‌توانیم به فهرستی از شماره موکدها به همراه مانده هر شماره موکد هم دسترسی داشته باشیم. این فهرست برای انتخاب شماره موکد برای سایر رخدادها ایده‌آل است. مثلا اگر برای بدهی ناشی از هر فاکتور شماره موکد جدید تخصیص داده باشیم و همان شماره را به هر پرداختی که مربوط به همان فاکتور بوده است نسبت دهیم، به ازای هر فاکتور که وجه آن به صورت کامل پرداخت نشده باشد، شماره موکد نسبت داده شده به همان فاکتور به همراه مانده پرداخت نشده را خواهیم داشت. این فهرست ابزار ایده‌آلی است برای انتخاب شماره موکد برای هر یک از اقلام پرداخت.

در نسخه 403، برای شماره‌های موکد، یعنی سررسید، عطف و ارجاع در همه کاربردها تکمه انتخاب محتوی اضافه شده است (همان تکمه Ellipsis که به شکل سه نقطه دیده می‌شود). دو روش برای تعیین شماره موکد پیش‌بینی شده است. روش اول نسبت دادن یک شماره جدید و غیرتکراری است. این شماره توسط سرور تخصیص داده می‌شود و پس از هر بار تخصیص، شماره مزبور دیگر هرگز به کاربر دیگری داده نخواهد شد (حتی اگر سطری که شماره در آن درج شده است در سیستم ذخیره نشود).

شماره مزبور به تفکیک برای هر یک از 3 شماره موکد بدست می‌آید. بزرگترین شماره‌ای که در بین همه رخدادها در سیستم درج شده است مورد توجه قرار می‌گیرد؛ یک واحد به آن اضافه می‌شود و به client ارسال می‌گردد. شماره‌ای که به این ترتیب ارسال شده است ممکن است تا مدتی در client (بدون ذخیره در سیستم) باقی بماند و به همین دلیل آن شماره به client دیگری داده نخواهد شد – مثل شماره‌های تسلسل که شبیه کوپن‌ها یکبار مصرف‌اند و به محض تخصیص به مصرف می‌رسند.

با این روش، هرگز نمی‌توان شماره قابل تخصیص را به عقب بازگرداند، اما برای جلو بردن شماره کافی است یکبار به صورت دستی (بدون استفاده از امکانات سیستم) شماره بزرگتر را وارد کنیم. مثلا اگر شماره عطف تا 9876 پیش رفته است و می‌خواهیم در سال جدید از شماره 10.000 آغاز کنیم، کافی است یکبار به صورت دستی شماره 10.000 را در یک سطر وارد کنیم.

روش دیگر برای تعیین شماره موکد، انتخاب یکی از شماره‌های تصفیه نشده قبلی موجود در سیستم است. البته این امکان فقط در نرم‌افزار دریافت و پرداخت مدل‌های M و L وجود دارد. کاربری که قصد استفاده از این ویژگی را داشته باشد باید حداقل به عنوان کاربر گزارش‌گیری به دریافت و پرداخت متصل باشد.

فهرستی از شماره‌های موکد قبلی دارای مانده برای انتخاب بازنمایی می‌شوند. این فهرست همیشه با توجه به حساب درج شده در سطر (به تنهایی یا به همراه یکی از تفصیلی‌ها) ارائه می‌شود – یعنی شماره موکدهای دارای مانده در آن حساب (و تفصیلی) را نمایش می‌دهد. در صورتی که در سطر، مبلغ ارز هم تعیین شده باشد، به صورت اختیاری می‌توان مانده شماره‌های موکد را برحسب ارز ارائه کرد (و فقط شماره‌هایی که دارای مانده ارزی از واحد پول انتخاب شده باشند نمایش داده خواهد شد).

معمولا اگر مبلغ سطر جاری سند، بدهکار باشد باید یکی از شماره موکدهایی که دارای مانده بستانکار باشند انتخاب شود و برعکس. اگر یک شماره موکد با مانده‌ای مساوی مبلغ سطر و تشخیص مانده مناسب یافت شود، همان شماره به عنوان پیش‌فرض برای انتخاب لحاظ خواهد شد. این مربوط به زمانی است که یک قلم از بدهی دقیقا با یک قلم پرداخت تسویه می‌شود. همه این توضیحات به صورت معکوس و برای تسویه طلب بستانکاران با پرداخت‌های ما هم قابل استناد اند.

اگر شماره موکد با مبلغ مطابق سطر ما یافت نشود، کاربر می‌تواند یکی از شماره موکدهای موجود از قبل را انتخاب نماید. در این وضعیت، بسته به مانده شماره موکد انتخاب شده، سه حالت پیش می‌آید: تشخیص مانده شماره موکد مساوی نوع مبلغ سطر جاری باشد (هر دو بدهکار یا هر دو بستانکار باشند) / تشخیص مانده شماره موکد خلاف نوع مبلغ سطر جاری باشد ولی مبلغ مانده بزرگتر از مبلغ سطر جاری باشد (مثلا مانده شماره موکد 50.000 بدهکار باشد و مبلغ سطر جاری 20.000 بستانکار باشد) / تشخیص مانده شماره موکد خلاف نوع مبلغ سطر جاری باشد ولی مبلغ مانده کوچکتر از سطر جاری باشد (مثلا مانده شماره موکد 50.000 بدهکار باشد و مبلغ سطر جاری 70.000 بستانکار باشد.

دو حالت اول ساده‌اند: در حالت اول، صرفا مبلغی را به مانده شماره موکد اضافه کرده‌ایم. به عنوان مثال یک مبلغ بدهی را از قبل با یک شماره موکد پیگیری می‌کردیم و حال می‌خواهیم مبلغ همان بدهی را افزایش دهیم. این حالت البته کم‌کاربرد است اما بروز آن اشکالی برای سیستم ایجاد نمی‌کند. در حالت دوم، بخشی از یک بدهی (یا طلب) پرداخت شده است. البته بدهی مزبور هنوز تسویه نشده است – یعنی آن شماره موکد کماکان در دفعات بعدی برای انتخاب بازنمایی خواهد شد.

حالت سوم نیاز به توضیح و بررسی بیشتر دارد. به یک مثال توجه کنید. فرض کنید 3 فاکتور به مبالغ 50، 60 و 70 هزار برای یک طرف بدهکار ثابت و مشترک (شرکت الف) داشته باشیم. شرکت الف دو پرداخت 100 و 55 هزاری هم داشته باشد:

فروش:
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بدهکار 50        موکد 1001
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بدهکار 60        موکد 1002
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بدهکار 70        موکد 1003
-------- فروش؛ بستانکار 180

پرداخت:
اسناد دریافتنی؛ بدهکار 100
اسناد دریافتنی؛ بدهکار 55
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 100
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 55

همانطور که دیده می‌شود شماره موکدهای جدید برای هر یک از اقلام بدهی شرکت الف تعیین شده‌اند. این شماره‌ها با امکانات سیستم برای تولید شماره موکد جدید بدست آمده‌اند.

در پرداخت‌ها، ثبت‌های اسناد دریافتنی حاوی مدرک دریافت و پرداخت‌اند و اصولا ربطی هم به عملیات ما ندارند. آنچه قرار است در اینجا تسویه شود، حساب شرکت الف در بدهکاران تجاری است؛ پس در ثبت‌های بستانکار سند پرداخت می‌خواهیم عملیات تسویه را با تعیین شماره موکد انجام دهیم.

در ثبت بستانکار 100 اقدام به انتخاب شماره موکد می‌کنیم. مانده هیچیک از شماره موکدهای موجود با این ثبت مطابقت ندارند (هیج شماره موکدی با مانده بدهکار 100 وجود ندارد). پس یکی از شماره‌های موجود (مثلا اولی) را انتخاب می‌کنیم. این همان حالتی است که در آن تشخیص مانده شماره موکد خلاف نوع مبلغ سطر جاری ولی از آن کوچکتر است.

رفتار سیستم در این شرایط چنین است که سطر بستانکار 100 را به دو سطر افراز می‌کند. در این دو سطر صرفا مبلغ و شماره موکد متفاوت‌اند و بقیه فیلدها کپی هم خواهند بود. سطر اول همان مبلغ مانده شماره موکد انتخاب شده را خواهد داشت و همان شماره موکد هم در آن درج خواهد شد. بقیه مبلغ سطر در سطر جدیدی (در زیر سطر ابتدایی) درج خواهد شد:

بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 50        موکد 1001
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 50
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 55

در ادامه برای سطر دوم اقدام به انتخاب شماره موکد می‌کنیم. شماره موکد 1001 در این مرحله فاقد مانده است و به همین دلیل شماره بعدی انتخاب خواهد شد (شماره 1002). مانده 1002 بیشتر از سطر جاری است پس افراز صورت نمی‌گیرد:

بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 50        موکد 1001
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 50        موکد 1002
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 55

پس از این مرحله مانده شماره موکد 1002 مساوی 10 خواهد بود. اگر برای سطر سوم اقدام به انتخاب شماره موکد نماییم و همان شماره 1002 را انتخاب کنیم، مجددا افراز صورت می‌گیرد و این‌بار یک سطر با مبلغ 10 با شماره موکد 1002 و یک سطر مانده 45 بدست خواهیم آورد:

بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 50        موکد 1001
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 50        موکد 1002
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 10        موکد 1002
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 45

در نهایت، برای سطر آخر هم شماره موکد انتخاب خواهیم کرد. تنها شماره موکد دارای مانده، 1003 است که مانده آن از مبلغ سطر ما بیشتر است. شکل نهایی سند پرداخت به صورت زیر خواهد بود:

اسناد دریافتنی؛ بدهکار 100
اسناد دریافتنی؛ بدهکار 55
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 50        موکد 1001
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 50        موکد 1002
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 10        موکد 1002
بدهکاران تجاری – شرکت الف؛ بستانکار 45        موکد 1003

چنین شده است که از پرداخت 100 واحدی، 50 واحد برای 1001 و 50 واحد برای 1002 منظور شده است. از پرداخت 55 واحدی، 10 واحد برای 1002 و 45 واحد برای 1003 منظور شده است. در نهایت بدهی‌های 1001 و 1002 تسویه شده‌اند و 45 واحد از بدهی 1003 هم پرداخت شده است. در بین شماره‌های موکد فقط 1003 دارای مانده (تسویه نشده) است. مانده این شماره 25 واحد است. اگر برای همه عملیات شرکت الف شماره موکد درج شده باشد و فقط همین شماره موکد 1003 دارای مانده باشد، قاعدتا مانده شرکت الف هم همین 25 واحد خواهد بود.

همه این عملیات صرفا با "انتخاب" شماره موکد (جدید یا موجود) انجام شده است. این کار هم با استفاده از تکمه انتخاب محتوی یا Ctrl+Enter در حین تدوین شماره موکد در سند (یا برگه) انجام شده است. لازم به یادآوری است که در تمام کاربردهای انتخاب شماره موکد نمی‌توانیم عملیات افراز را انجام دهیم – مثلا در طرف حساب اختصاصی برگه‌ها (چرا که اصولا فضایی برای افراز و اضافه کردن سطر نداریم و ضمنا در این موارد بیشتر نیاز به شماره موکد جدید داریم، نه انتخاب یکی از موارد موجود از قبل).

در انتخاب شماره موکد در سندها، عملیات موجود در سایر سطرهای سند را باید به مانده شماره‌های موکد تاثیر دهیم (پیش از اینکه سند ذخیره شده باشد مانده شماره‌های موکد باید برای انتخاب در سطر جدید سند اصلاح شوند). در فهرست شماره‌های موکد مواردی که به این ترتیب تحت تاثیر سایر سطرهای سند جاری قرار گرفته‌اند با رنگ متفاوت مشخص می‌شوند. مثلا یک شماره موکد با مانده صفر نمایش داده می‌شود اما به کاربر خبر داده می‌شود که صفر شدن مانده آن تحت تاثیر سایر سطرهای همین سند در دست تدوین بوده است.

توجه: فهرست شماره‌های موکد از ریزعملیات حساب و تفصیلی بدست می‌آیند. همه پارامترهای موثر در ریزعملیات (سال مالی، نرم‌افزارها، بخش‌ها و غیره) در محاسبه مانده شماره‌های موکد موثر اند. همیشه از پیش‌فرض‌های کاربر برای ارائه فهرست مزبور استفاده می‌شود. البته Ctrl+F3 برای تغییر پارامترها همیشه در اختیار قرار دارد.


کاربرگ تسویه

پیش از این دیدیم که عمده عملیات تسویه با تعیین شماره موکد انجام می‌شود. قسمت جالب این عملیات هم انتخاب یکی از شماره‌های موکد دارای مانده است. عملیات با توجه به یک حساب یا ترکیب یک حساب و تفصیلی انجام می‌شود. واقعیت این است که فهرست شماره‌های موکد در موجودی به نام کاربرگ تسویه نمایش داده و انتخاب می‌شوند. این کاربرگ دارای دو فهرست در کنار یکدیگر است: شماره‌های موکد و رخدادهای مربوط به هر شماره. همین کاربرگ به صورت مستقل در منوی تصفیه هم در اختیار قرار دارد.

امکاناتی برای اصلاح شماره‌های موکد رخدادها (به صورت دستی یا با جستجو برای یافتن شماره موکد مناسب از روی مبلغ رخدادهای انتخاب شده یا با استفاده از سطر تحت مکان‌نما در فهرست شماره‌ها) در این کاربرگ پیاده شده است. همچنین امکاناتی برای تصفیه رخدادها (تصفیه خودکار موارد تسویه شده یا انصراف از تصفیه موارد تسویه نشده) هم در کاربرگ تعبیه شده است. اصول ابتدایی بسیار شبیه کاربرگ تصفیه است.

همه عملیات تسویه به جز افراز، از طریق کاربرگ تسویه هم قابل انجام است. این کاربرگ برای تسویه عملیاتی که از قبل در سیستم وجود داشته و عملیات تسویه همزمان با تنظیم سندها برای آنها انجام نشده باشد بسیار مفید خواهد بود. برای افراز هم می‌توان سند مربوط به یک سطر  را احضار کرد و به روال عادی در آن سند اقدام به انتخاب شماره موکد برای سطرها نمود. پس از ذخیره سند و برگشت به کاربرگ تسویه، با یک بازخوانی (F5)، اصلاحات انجام شده در کاربرگ هم اعمال خواهند شد. این اصلاحات ممکن است منجر به صفر شدن مانده تعدادی از شماره‌های موکد شود. اگر از ابتدا خواسته شده باشد که شماره‌های فاقد مانده در کاربرگ بازنمایی نشوند، هر بار بازخوانی اطلاعات منجر به کم شدن سطرهای کاربرگ خواهد شد. هر دو فهرست شماره‌های موکد و رخدادهای مالی در بازخوانی مختصر خواهند شد.