ویرایش یکباره داراییها و رخدادها
دو امکان به فهرست داراییها اضافه شدهاند – در منوی ویرایش (که به تکمهی قلم متصل است): اصلاح یکباره مشخصات داراییهای انتخاب شده + درج یکباره رخداد برای داراییها انتخاب شده. یک امکان مشابه به فهرست رخدادهای داراییها اضافه شده است – تکمهی ویرایش (قلم): اصلاح یکباره معینکننده در رخدادهای انتخاب شده. در این مستند به این موارد خواهیم پرداخت. یک بحث جانبی تحت عنوان تعیین عمر باقیماندهی یک دارایی موجود که روش محاسبهی استهلاک قبلا "خط مستقیم" نبوده و به "خط مستقیم" تبدیل شده یا عمر مفید آن تغییر کرده است نیز داریم که در درج یکباره رخداد برای داراییها کاربرد دارد. همین بحث جانبی در ویرایش رخداد "تعیین روش و نرخ یا مدت استهلاک"، در امکانات کمکی که برای تعیین عمر باقیمانده پیاده شده است نیز کاربرد خواهد داشت.
اصلاح یکباره مشخصات داراییها انتخاب شده
با استفاده از این امکان میتوان مشخصات استاتیک یا دینامیک تعدادی دارایی انتخاب شده در فهرست داراییها را به صورت یکباره اصلاح کرد. فرمان مزبور در فهرست داراییها، با انتخاب داراییهای مورد نظر و سپس انتخاب گزینهی مربوط از منوی ویرایش صادر میشود. با اینکار با محاورهای به شکل زیر مواجه خواهید شد.
یک دریچه برای تعیین نوع اصلاح در محاوره دیده میشود. برحسب اینکه چه گزینهای در این دریچه انتخاب شده باشد، دریچههای دیگری برای تعیین دادهای که باید برای داراییها لحاظ گردد ظاهر خواهند شد. مثلا در شکل فوق، برای اصلاح یکباره گروه دارایی، کد "گروه" مورد نظر در یک دریچهی اختصاصی اخذ (یا انتخاب) میشود. اقلامی که به این روش قابل اصلاح هستند ترکیبی از فیلدهای مشخصات استاتیک و دینامیک داراییاند:
· گروه دارايي
· الگوي عمليات مالي
· روش و نرخ يا مدت يا کارکرد استهلاک (دینامیک)
· پلاک اموال (دینامیک)
· مرکز هزينه (دینامیک)
· تفصيلي دارايي
· جمعدار (دینامیک)
· محل استقرار (دینامیک)
· تحويل گيرنده (دینامیک)
· کالا
· تفصيلي تامينکننده دارايي
· معينکنندههای 1 تا 5 (فقط موارد تعریف شده)
· شرحهای توصيفي 1 تا 15
از بین اقلام فوق، 6 فیلد دینامیکی مشاهده میشوند. اصلاح یکبارهی این فیلدها فقط به شرطی میسر است که کاربر برای دارایی رخداد تنظیم نکرده باشد. عملیات اصلاح به صورت "تعیین (اولیه)" یا "تغییر" سازماندهی خواهند شد – بسته به اینکه آیا از قبل برای دارایی مثلا مرکزهزینه تعیین شده باشد یا خیر. مشخصات استاتیکی (همهی موارد به جز 6 آیتمی که در فهرست بالا به عنوان دینامیک مشخص شدهاند) قابل "حذف" نیز هستند – مثلا با خالی گذاشتن کد کالا در محاورهی اصلاح یکباره، عملا کالا(ها)یی که قبلا برای داراییها تعیین شده باشند پاک خواهند شد. این موارد با تایید اضافه همراه خواهند بود. خالی گذاشتن اقلام دینامیکی میسر نیست.
در مورد معینکنندهها، به نحوهی تعریف کاربرد آنها در سیستم اموال توجه میشود: اولا فقط معینکنندههایی که کاربرد آنها از قبل تعریف شده باشد برای اصلاح در اختیار قرار خواهند داشت و ثانیا در بازنمایی آنها در فهرست گزینههای اصلاح یکباره، نام گروه معینکننده نیز نمایش داده میشود. واضح است که انتخاب عضو معینکننده (به عنوان دادهای که قرار است در داراییها درج شود) حسب مورد از اعضای گروه پیشگفته انجام خواهد شد.
شکل محاوره در اصلاح یکبارهی پلاک اموال به صورت زیر خواهد بود:
در تعیین یکباره پلاک اموال برای داراییها (یا اصلاح پلاک اموالی که از قبل داشتهاند) از روش سریالی استفاده میشود. در این روش پلاک اموال نخستین دارایی از کاربر دریافت میشود. در ادامه، "عدد" موجود در انتهای آن پلاک اموال تشخیص داده میشود و به صورت متوالی برای سایر داراییها افزایش پیدا میکند. در سادهترین مثال فرض کنید پلاک اموال نخستین دارایی 54 باشد و بخواهیم عمل اصلاح را برای 80 دارایی انجام دهیم. پلاک اموال جدید داراییها به ترتیب از 54 تا 133 تعیین خواهد شد.
اگر پلاک اموال نخستین دارایی ترکیب حرف و علامت و عدد باشد، به عددی که در انتهای پلاک اموال تشخیص داده شود توجه میشود. تشخیص عدد با تعقیب ارقام متوالی (تا رسیدن به حرف یا علامت غیرعددی) انجام میشود. در یک مثال دیگر فرض کنید پلاک اموال نخستین دارایی "نوسا 78-54" باشد. عددی که در اینجا تشخیص داده میشود 54 است و به ترتیبی که گفته شد پلاک اموال جدید داراییهای انتخاب شده به ترتیب "نوسا 78-54" تا "نوسا 74-133" خواهند بود.
اگر عددی که در انتهای پلاک اموال تشخیص میدهیم تعدادی صفر در ابتدای خود داشته باشد سیستم به میزان لازم (و ممکن) صفر به ابتدای عددی که باید در انتهای پلاک اموال جدید داراییها درج شود اضافه میکند. مثلا اگر پلاک اموال نخستین دارایی "Nosa-78-0054" باشد و بخواهیم 80 دارایی را اصلاح کنیم، پلاک اموال جدید داراییها به ترتیب از "Nosa-78-0054" تا "Nosa-78-0133" خواهند بود. یعنی با اضافه کردن صفر به ابتدای اعداد متوالی، ترتیبی داده شده که عدد انتهای پلاک اموال همیشه 4 رقم داشته باشد. بدیهی است که اگر عدد حاصله 4 رقم (یا بیشتر) داشته باشد دیگر صفر اضافه نخواهیم کرد و پلاک اموالهایی چون "Nosa-78-1034" یا حتی "Nosa-78-11098" خواهیم داشت (اعداد متوالی 4 و 5 رقمی در این مثال نشان داده شدهاند).
شکل محاوره در اصلاح یکباره روش و نرخ یا مدت یا کارکرد استهلاک به صورت زیر خواهد بود:
همانطور که دیده میشود، مطابق انتظار، روش جدید به همراه نرخ یا مدت یا کارکرد جدید از کاربر دریافت میشود. این احتمال وجود دارد که پیش از اصلاح یکبارهی روش و نرخ استهلاک، کاربر اقدام به اصلاح یکبارهی گروه داراییها کرده باشد. یک احتمال دیگر این است که به جای اصلاح گروه داراییها (یا همزمان با آن) مشخصات گروهها و به خصوص روش و نرخ استهلاک پیشفرض آنها را اصلاح کرده باشد. در این وضعیت بسیار مطلوب است اگر به جای تعیین موردی روش و نرخ استهلاک برای داراییها از سیستم بخواهیم تا تنظیمات پیشفرض موجود در گروه دارایی را برای خود دارایی لحاظ کند. به این منظور یک دریچه اختصاصی در محاوره تعبیه شده است. با علامتگذاری این دریچه روش و نرخ استهلاک غیرفعال خواهند شد. توجه کنید که مشغول اصلاح مشخصات داراییها هستیم و اصلاح روش و نرخ استهلاک فقط در صورتی میسر است که کاربر قبلا برای داراییها رخداد تنظیم نکرده باشد. اگر چنین باشد به جای اصلاح یکباره داراییها باید برای داراییها رخداد (به تاریخ دلخواه و مناسب) درج کنیم که موضوع بحث بخش بعدی است.
درج یکباره رخداد برای داراییها انتخاب شده
با استفاده از این امکان میتوان به یکباره برای تعدادی دارایی انتخاب شده رخداد درج کرد. فرمان مزبور در فهرست داراییها، با انتخاب داراییهای مورد نظر و سپس انتخاب گزینهی مربوط از منوی ویرایش صادر میشود. با اینکار با محاورهای به شکل زیر مواجه خواهید شد.
همانطور که مشاهده میشود در این محاوره یک دریچه برای تعیین نوع رخداد مورد نظر وجود دارد. درج یکباره رخدادهای زیر میسر نیست – انتقال، خروج انتقالی، تعدیل، سابقه پیش از مکانیزه، اصلاح بها، استهلاک زمانی. به این ترتیب رخدادهای طرف انتقال و تاثیر اصلاح بها بر سایر رخدادها نیز در این محاوره مطرح نخواهند بود. درج یکبارهی رخدادهای استهلاک زمانی با سازوکار متفاوتی و طی عملیات "محاسبه مقاطع استهلاک تا انتهای یک تاریخ" قابل انجام است. با توجه به نوع رخداد انتخاب شده، مجموعهای از فیلدهای مورد نیاز برای تنظیم آن نوع رخداد نیز در محاوره دریافت خواهد شد. برای همهی رخدادها تاریخ و شرح نیز دریافت میشوند. سری رخدادها مطابق پیشفرض سیستم خواهد بود.
در مورد رخداد پلاک اموال، مطالبی که در بخش قبلی (اصلاح یکباره داراییها) گفتیم در اینجا نیز قابل استفادهاند. با این تفاوت که در اینجا به صورت صریح مشغول تنظیم رخداد تعیین (تغییر) پلاک اموال در یک تاریخ به خصوص برای دارایی هستیم.
شکل محاوره در حین تنظیم رخداد "تعیین روش و نرخ یا مدت استهلاک" را در ادامه مشاهده میکنید:
همانطور که مشاهده میشود روش استهلاک جدید + نرخ یا مدت یا کارکرد دریافت میشوند. اگر روش استهلاک "خط مستقیم" یا "کارکردی" باشد، عمر یا کارکرد باقیمانده نیز دریافت میگردد. در حالت "خط مستقیم" این امکان وجود دارد که عمر یا کارکرد باقیمانده به صورت خودکار توسط سیستم محاسبه شود. این محاسبات با نکات خاصی همراه است که در بخش آخر به صورت عمومی توضیح داده خواهد شد. در صورتی که دریچه "عمر باقیمانده به صورت خودکار توسط سیستم محاسبه شود" علامتگذاری شده باشد دریچهی عمر یا کارکرد باقیمانده غیرفعال خواهد شد.
همانند توضیحاتی که در اصلاح داراییها ارائه کردیم، در اینجا نیز علامتگذاری دریچه " از روش و نرخ یا مدت پیشفرض گروه دارایی استفاده شود" میسر است – که به معنی عدم تعیین صریح دادهها و استخراج آنها از گروه دارایی است. با علامتگذاری این دریچه، همهی سایر دریچههای روش، نرخ و عمر یا کارکرد باقیمانده و حتی دریچهی محاسبه خودکار غیرفعال خواهند شد؛ روش و نرخ یا مدت از گروه بدست میآید و عمر باقیمانده نیز توسط سیستم به صورت خودکار محاسبه خواهد شد.
در رخدادهای داراییها، یک نوع رخداد برای "تغییر عمر یا کارکرد باقیمانده" داریم که در آن میزان افزایش یا کاهش عمر یا کارکرد باقیمانده توسط کاربر تعیین میشود. این نوع رخداد برای درج یکباره مناسب نیست. به جای آن دو گزینه با عنوانهای "تعیین عمر باقیمانده" و "تعیین کارکرد باقیمانده" تعبیه شدهاند. در هر یک از آنها، به جای میزان افزایش یا کاهش، عمر یا کارکرد باقیماندهی مورد نظر دریافت میشوند. سیستم با مقایسه عمر یا کارکرد باقیماندهی دارایی در تاریخ رخداد با آنچه در اینجا تعیین شده است میزان افزایش یا کاهش مناسب را محاسبه و در رخداد ثبت میکند.
اصلاح یکباره معینکننده در رخدادهای داراییها
در فهرست رخدادهای داراییها، با انتخاب تعدادی از رخدادهای مورد نظر و فشار تکمهی ویرایش (قلم) میتوان نسبت به اصلاح (تعیین) یکی از معینکنندهها در رخدادهای انتخاب شده اقدام نمود. با اینکار محاورهای به شکل زیر نمایان میشود:
فهرستی از معینکنندههای 1 تا 5 رخدادهای داراییها در یک دریچه برای انتخاب بازنمایی میشود. در تشکیل این فهرست به نحوهی تعریف کاربرد معینکنندهها در سیستم اموال توجه میشود: اولا فقط معینکنندههایی که کاربرد آنها از قبل تعریف شده باشد برای اصلاح در اختیار قرار خواهند داشت و ثانیا در بازنمایی آنها در فهرست گزینههای اصلاح یکباره، نام گروه معینکننده نیز نمایش داده میشود. واضح است که انتخاب عضو معینکننده (به عنوان دادهای که قرار است در داراییها درج شود) حسب مورد از اعضای گروه پیشگفته انجام خواهد شد. عدم تعیین عضو معینکننده رخداد (خالی گذاشتن دریچهی مربوط) منجر به حذف معینکننده از رخدادهای انتخاب شده خواهد شد. تایید این عمل از کاربر پرسیده خواهد شد.