انجمن‌ها

سلام

شماره‌ی توالی یک شماره‌ی غیرتکراری است (برخلاف شماره‌ی سند که در بخش‌های مختلف و در سال‌های مالی مختلف قابل تکرار است). شماره توالی لزوما یک مجموعه از اعداد سریالی نیست (برخلاف شماره‌ی سند) - مثلا اگر یک سند را حذف نمایید یا تاریخ آنرا تغییر دهید، سیستم تضمین می‌کند که شماره سندها همیشه مرتب باشند و همه‌ی شماره‌ها هم وجود داشته باشند؛ به همین دلیل حذف سند یا درج سند به تاریخ‌های قبلی منجر به تغییر شماره‌ی سندهای بعدی می‌شود و همچنین جابجا کردن سند (با تغییر تاریخ یا به صورت مستقیم در یک تاریخ) منجر به تغییر شماره‌ی سندهایی می‌شود که بین ردیف قبلی و جدید سند واقع شده‌اند. هیچیک از این اتفاقات برای شماره توالی رخ نمی‌دهد - شماره‌ی توالی سند، توالی درج سند را، مستقل از تاریخ، بخش و سال مالی بازنمایی می‌کند. به همین دلیل اصلا نیازی به تفکیک شماره‌ی توالی بین بخش‌ها یا سال‌های مالی وجود ندارد - در واقع تفکیک مورد اشاره، قاعدتا باعث می‌شود که در بخش‌ها یا سال‌های مالی مختلف، شماره توالی‌های تکراری داشته باشیم که با تعریف ابتدایی ما از شماره‌ی توالی مطابقت ندارد.

از آنجا که شماره‌های توالی هرگز تکراری نیستند، اگر هر زیرمجموعه از اسناد (مثلا اسناد یک بخش یا یک سال مالی) را به ترتیب شماره‌ی توالی مرتب کنید همیشه همان نتیجه‌ی مطلوب حاصل می‌شود و نیازی به تفکیک شماره‌های توالی نخواهیم داشت.

ارادت

سلام وقت بخیر
ممنون از پاسختون
ولی من یه مشکلی دارم البته مشکل مربوط به نرم افزار شما نیست ، در نرم افزار شما اصول حسابداری رعایت شده و طبق اصول حسابداری رویدادهای مالی باید به ترتیب تاریخ وقوع ثبت شوند ، ولی مشکل اینجاست که در واقعیت ، واقعا چنین نیست که مثلا اسناد مالی هم به ترتیب تاریخ به دست ما برای ثبت اسناد برسند مثلا حتی ممکن است امروز که 6 اسفند ماه است یک دفعه سندی مربوط به شهریور ماه به دست ما برسد و کنترل کردن این موارد واقعاً دشوار و حتی می توان گفت غیر ممکن است حالا معمولا من خودم برای اینکه در این مواقع شماره های اسناد حسابداریم عوض نشود در سندی مثلاً به تاریخ شهریور ماه به همان تاریخ سندی که امروز به دستم رسیده ، یکی از سندها به آن تاریخ را ویرایش کرده و سند مرکب می زنم و آن مورد را به همان سند در آن تاریخ اضافه می کنم خب با این کار فقط یک سند عوض می شود و می توان از همان یک سند پرینت گرفت ولی اگر من سندی قبلا در آن تاریخ ثبت نکرده باشم مجبور ثبت سندی به آن تاریخ دارم و با این کار تمامی شماره های اسنادم در سیستم با زونکن هایی که اسناد را در آن بایگانی کردم دچار مغایرت می شود حالا شما فرض کنید که من از شهریور تا مثلا اسفند 2 هزار سند ثبت کرده باشم آیا به نظر شما منطقی است که من 2 هزار پرینت دیگر از اسناد بگیرم حالا گیرم هم که گرفتم اگر فردا مجدد چنین اتفاقی بیفتد آیا دوباره باید 2 هزار پرینت دیگر از اسنادم بگیرم؟!!!
با این کار احتمالا خود واحد مالی باعث ورشکسته شدن سازمان می شود
خوشحالم میشم اگر پیشنهادی به بنده بابت این موضوع بدهید ، البته قبلا با یکی از همکاران صحبت کردم که گفتند شما می توانید روکش اسناد را در پایان سال مالی بگیرید که مدیریت شرکت اصلا تمایلی به این کار ندارد البته خودم هم تمایلی به این کار ندارم چون زمانی که پرینتی از سندی موجود باشد اگر ضمائم آن سند ضمیمه آن نباشد سریعاً مشخص می شود ، به هر حال بنده با کمال میل مشتاق پاسخی در این باره هستم و واقعأ این موضوع در چند شرکت قبلی که کار می کردم با نرم افزار های دیگر هم همین گونه آزار دهنده بود حتی در بعضی مواقع برای این که مدیریت خیلی ناراحت بودند از این موضوع که چرا انقدر واحد مالی کاغذ مصرف می کند من با خودکار شماره سندها را تغییر می دادم که اصلا هم روش منطقی نیست و اگر اداره مالیات مستقیما برای رسیدگی می آمد 1001 سوال در همین می پرسیدند و ...
منتظر پاسخ شما هستم
با تشکر فراوان

سلام

واقعیت این است که پاسخِ جامعی که حداقل خودم را راضی کند برای این مشکل در اختیار نداریم. از نظر منطقی با یک پارادُکس مواجه هستیم (و این مشکل و مشکلاتی از این نوع را 29 سال است که همانند صلیب به دوش می‌کشیم). از طرفی شماره اسناد باید حتما متوالی و بدون انقطاع باشند، از طرف دیگر می‌خواهیم قادر باشیم در بین اسناد قبلی سند درج کنیم و در نهایت می‌خواهیم شماره سندهای بعدی تغییر نکند. حتما یکی از این 3 گزاره باید از این ترکیب حذف شوند. ما تشخیص دادیم که گزاره‌ی آخر را نقض کنیم. ضمن اینکه هنوز در این زمانه‌ی ارتباطات و تکنولوژی، فلسفه‌ی وجودی شماره سند و از آن بدتر، نیاز به تهیه نسخه‌ی چاپی سند برای ما پوشیده است (چه برسد به اینکه فرمت خاصی هم در آن مورد نیاز باشد یا از آن عجیب‌تر اینکه هنوز فرم چاپی سند مربوط به سیستم 24 سال پیش از ما طلب می‌شود...)...

رفع این مشکل با شماره توالی ممکن نیست. تنها راهِ قابل تصور همین است که اگر حتما باید از اسناد نسخه‌ی چاپی تهیه شود، لطفا تهیه‌ی این نسخه در زمانی انجام شود که مطمئن هستیم شماره‌ی آنها دیگر تغییر نمی‌کند. تشخیص زمان به این بستگی دارد که بالاخره در سیستم شما از چه زمانی به قبل دیگر اسناد را اصلاح نمی‌کنید. مطابق پیشنهاد همکاران من (که در بالا اشاره کردید) حد بالای زمان حتما یک سال مالی است (انشاءلله) و به همین دلیل پیشنهاد کرده‌اند که عملیات چاپ را در پایان سال مالی انجام دهید.

 با سلام و عرض ادب

 

     آقای مومنی عزیز در پاسخ به اون قسمت از جوابتون که فرمودیدضمن اینکه هنوز در این زمانه ارتباطات و تکنولوژی ، فلسفه وجودی شماره سند و از آن بدتر نیاز به تهیه نسخه چاپی سند از ما پوشیده است) باید بگم که دلیل اینکه ما از اسناد پرینت می گیریم این است که باید حتماً مدارکی که بابت آنها سند حسابداری ثبت شده است ، مثل فاکتور ، صورت وضعیت ، لیست حقوق ، لیست بیمه و مالیات حقوق ، سایر مالیات های پرداختی و ... حتماً باید به همراه سند حسابداری و حتی اینکه اسناد حسابداری امضا شده باشند در زونکن اسناد حسابداری بایگانی شوند و ما نمی توانیم موارد مذکور را بدون سند حسابداری بایگانی کنیم دقیقا نمی دونم در جریان هستید یا خیر ، ولی زمانی که از اداره مالیات مستقیم برای رسیدگی می آیند ریزترین موارد را بررسی می کنند تا بالاخره ایرادی بگیرند و شرکت را جریمه کنند من نمی خوام خیلی وارد ریز موضوع بشم ولی مشکل اینجاست که خود اداره مالیات به پرسنلی که بیشتر بتوانند این مشکلات را پیدا کنند و شرکت جریمه شود پاداش می دهد ، بین خودمون باشه و دوستان مالیاتی بسیار انگیزه بالایی برای رسیدگی هایشان پیدا کرده اند ما نیز مجبور هستیم به ساز آنها کار کنیم.

متوجه منظورتان از فرم چاپی 24 سال پیش نمیشوم اون فرم به چه صورت بوده و فرم فعلی به چه صورت؟

البته در کل پرینت داشتن از اسناد در طول سالی مالی بسیار مفید است ، درباره اون قسمت از صحبت های شما که فرمودید : عملیات چاپ را پایان سال انجام دهیم واقعاً پیشنهاد جالبی نیست ببینید مثلا یه مثال سادش اینه شما فرض کنید ما الان در ماه دی هستیم و از تمامی اسناد پرینت گرفته ایم و مدیریت گزارشی می خواهد که از اول فروردین تا پایان آذر ماه هر ماه چقدر و کلا چقدر بیمه پرداخت کرده ایم ، با این فرض که نرم افزار حقوق و دستمزد نداریم و همه موارد در حسابداری ثبت شده است باید ریز گردش های حساب بیمه پرداختنی را (فقط گردش های بدهکار این حساب که مربوط به پرداخت بیمه است) بگیریم خب ما می توانیم از خود سیستم پرینت گرفته و تحویل مدیریت دهیم حالا فرض کنید مدیریت می خواهد تک تک این اسناد را ببیند تا از صحت گزارش اطمینان حاصل کند اگر ما پرینت از اسناد داشته باشیم سریعاً زونکن اسناد حسابداری را باز کرده و اسناد مربوط تحویل میدهیم ولی حالا فرض کنید پرینت از اسناد نداشته باشیم چقدر زمان می برد تا مدارک مربوط را پیدا کنیم؟؟؟ شاید ساعت ها

پس این یکی دیگر از خاصیت های داشتن روکش از اسناد در طی سال مالی است

البته شاید نظر شما این باشد که مثلاً بیمه های پرداخت شده هر ماه را در زونکنی جدا بایگانی کنیم ولی این خیلی بد است و کار را سخت تر می کند چون فقط لیست بیمه نیست ، لیست حقوق ، فاکتور ، صورت وضعیت ، مالیات حقوق ، مالیات اجاره ، ارزش افزوده ، اظهارنامه ها ، صورت معاملات فصلی ، و شاید خیلی خیلی چیزهای دیگر اگر بخواهیم برای تمامی اینها زونکن جدا درست کنیم حتی اگر این کار امکان پذیر باشد باز هم سرعت پیدا کردن و دسترسی به شماره هایی مثل سند حسابداری که به ترتیب است راحت تر است.

ببخشید اگه سرتون رو درد آوردم

 

با سلام،

مطمئن باشید که ما در جریان نیاز شما برای بایگانی اسناد هستیم، و سؤال ما از فلسفه این امر از دید کلی در قوانین کشور بود نه به نیاز شما از نظر قانونی، در اکثر کشورهای جهان نیاز مراجع قانونی در حد یک سیستم و اطلاعات اظهارنامه بوده و نه بایگانی هزاران کاغذ که نسبت به نیاز عوض شوند و حرام گردند... ولی ما در ایران هنوز به لطف قوانین کاغذ حرام می‌کنیم و فکر می‌کنیم اگر شرکت‌ها روکش بگیرند، فردا در سیستم‌ها تغییر به وجود نمی‌آورند. این که شما برای ضمایم خود از اسناد روکش می‌گیرید در صورتی که مالیات نیاز به شماره سند خاصی نداشت مشکلی نداشته و شماره توالی در آن صورت می‌توانست جوابگو نیاز داخلی شما باشد.   

24 سال پیش اداره مالیات فرم فعلی سند را درخواست کرد که در آن شماره و تاریخ به ترتیب نیاز است. از آن زمان مشتریان دنبال یک روش بایگانی می‌گردند که هم بتوانند در سیستم پس از ثبت تغییرات دهند و هم در بایگانی اسناد تغییرات نداشته باشند. ما هم 24 سال است که توضیح می‌دهیم که معجزه در این حد از توان ما خارج است.

و در پاسخ به نیاز شما، شما را به گفته آقای مؤمنی بر می‌گردانم، نیاز شما این است که:

1. شماره اسناد بایگانی حتماً متوالی و بدون انقطاع باشد
2. بتوانید در بین اسناد در آینده سند بزنید
3. شماره اسناد بعدی تغییر نکنند

 

این 3 موضوع از لحاظ اجرایی به صورت همزمان امکان پذیر نمی‌باشند. شما اگر روی کاغذ حالتی پیدا کردید که بین اعداد 1 تا 9 یک عدد 2 جدید بگذارید بدون اینکه دو بار عدد 2 داشته باشید یا مجبور به تعویض اعداد بعدی بشوید، ما هم آن راه حل را برای شما پیاده‌سازی می‌کنیم. واقعیت این است که قرار نیست بین اسناد در تاریخ آتی سند ذخیره شود، حساسیت دولت به ترتیب تاریخ، توالی و بدون انقطاع بودن شماره اسناد به همین دلیل است. اگر نیاز این است که خلاف این امر عمل شود، حتما باید انتظار باشد که اسناد کاغذی بهمراه تغییرات در سیستم تغییر کنند و نیاز به چاپ مجدد داشته باشند. 

در رابطه با شماره توالی، از آنجا که توالی همیشه پشت سر هم نیست و به تاریخ هم مرتب نمی‌شود بایگانی قانونی با آن اصلا پیشنهاد نمی‌گردد، برخی شرکت‌ها برای بایگانی میان دوره از این شماره استفاده می‌کنند و تمامی اسناد را در پایان دوره قابل تغییر (سال مالی یا زودتر) با روکش اسناد جدید عوض می‌کنند.

 

مثال زیر دو نمونه تغییرات در شماره سند و توالی را نشان می‌دهند:

 

در پایان، پیشنهادها را با هم مرور کنیم، این پیشنهادها حتماً کاستی‌هایی دارند که بسته به نیاز باید با آنها کنار آمد:

1. کاملاً قانونی عمل شود، فقط به روز سند صادر شود، و اسناد به روز بایگانی گردند. (این امر در امکانات سیستم قابل کنترل می‌باشد)
2. ضمایم یا روکش و ضمایم را تا اتمام دوره به صورت موقت بایگانی کرده و در پایان دوره تغییرات بایگانی با روکش اسناد قطعی به روز گردند.
3. استفاده از را‌ه‌های جانبی مانند اضافه کردن سطر‌های اسناد آتی به سندی در تاریخ مربوطه و یا نگهداری اسناد خالی و پر کردن  آن‌ها آخر سال و دیگر ترفند‌های رایج

در صورت وجود راه حل شماره گزاری دیگری که به نظر ما در این سی سال نرسیده، پس از راهنمایی، در صورت عملی بودن، حتما به دنبال اجرای آن خواهیم بود. 

 

با تشکر،