انجمن‌ها

تشکیل سند اموال از سرجمع رخدادهای دارایی‌ها

مستند تکمیلی امکانات نسخه 9.02

مسئله طرح شده در رابطه با سرجمع دارایی‌ها و راه حل آن

همانطور که می‌دانیم برای تنظیم سند اموال باید از فهرست رخدادهای دارایی‌ها رخدادهای مورد نظر (برای انعکاس در یک سند) را انتخاب نمایید و فرمان اختصاصی "تنظیم سند" را صادر کنید – یعنی تکمه‌ی مربوط را فشار دهید. به ازای هر رخداد سندشدنیِ سندنشده، حسب مورد از 2 تا 4 رخداد مالی در سند اموال درج می‌شود. مبالغ این رخدادها به صورت خودکار توسط سیستم محاسبه می‌شود. حساب و تفصیلی‌های آنها اکثرا از الگوهای عملیات مالی دارایی‌ها حاصل می‌شوند. در طرف حساب‌های رخدادهای افزایش بهای تمام شده، الحاق یا تعمیر اساسی، تعدیل و فروش، حساب و تفصیلی‌ها به همراه شرح و سایر مشخصات رخداد مالی طرف حساب در خود رخداد دارایی تعیین می‌شوند. یک رخداد بسیار خاص هم برای موازنه‌ی سند اموال حاوی رخدادهای انتقال یا طرف انتقال داریم که حساب و شرح آن در تنظیمات سیستم (تمام کاربران یا کاربر فعلی) تعیین می‌شود.

در هر رخداد مالی (سطر سند اموال) ناشی از رخدادهای دارایی، ارتباط با رخداد دارایی مبداء از قبل در سیستم پیش‌بینی شده بود. این ارتباط برای بازنمایی اطلاعات رخداد مبداء در سند اموال بکار می‌رود. همچنین امکانات اختصاصی سند اموال شامل "ملاحظه رخدادهای دارایی تحت مکان‌نما" و "ملاحظه ریزعملیات (مالی) دارایی تحت مکان‌نما" با کمک همین ارتباطی که بین سطر سند اموال و رخداد دارایی مبداء حفظ شده است اجرا می‌شوند – یعنی تشخیص دارایی تحت مکان‌نما، نوع رخداد و تاریخ آن همگی با رجوع به رخداد مبداء میسر می‌شود.

از طرف دیگر، شرح رخدادهای مالی ناشی از رخدادهای دارایی‌ها با سازوکارهایی متفاوت از الگوهای عملیات مالی تعیین می‌شوند. با استفاده از قوانین شرح رخدادهای مالی دارایی‌ها، برای هر رخداد دارایی سندشدنی یک عبارت پارامتریک تعیین می‌شود. این عبارت به صورت مشترک به عنوان شرح همه‌ی رخدادهای مالی ناشی از رخداد دارایی لحاظ می‌شود. قاعدتا در این عبارت از مشخصات دارایی (کد و نام) و رخداد (سری، شماره و تاریخ) نیز استفاده می‌شود.

تعداد زیاد رخدادهای مالی ناشی از سیستم اموال

تعداد رخدادهای دارایی‌ها، به خصوص رخدادهای محاسبه‌ی استهلاک زمانی (به خصوص در سیستم‌هایی که هر ماه استهلاک محاسبه می‌کنند) برای کاربرانی که تعداد زیادی دارایی استهلاک‌پذیر دارند بسیار زیاد خواهد بود. تعداد رخدادهای مالی ناشی از این رخدادها نیز بسیار زیاد خواهد بود. مثلا اگر در یک سیستم 100 هزار دارایی داشته باشیم، هر ماه 100 هزار رخداد استهلاک در سیستم اموال درج می‌شود. رخدادهای مالی ناشی از آنها (سطرهای سند اموال) بین 200 و 400 هزار خواهد بود (تفاوت، ناشی از سوابق مازاد تجدید ارزیابی یا کاهش ارزش دارایی‌ها است). این درحالی است که بسیاری از دارایی‌ها حساب هزینه استهلاک و استهلاک انباشته مشترکی دارند و عموما فقط تفصیلی مرکز هزینه در رخدادهای مالی هزینه استهلاک درج می‌شود. یعنی از دید مالی بسیاری از رخدادهای مورد بحث ماهیت مشترکی دارند.

سرجمع کردن رخدادهای مالی

اگر بتوانیم رخدادهای مالی ناشی از رخدادهای دارایی‌ها را برحسب حساب و تفصیلی‌ها سرجمع کنیم تعداد رخدادهای مالی به تعداد ترکیبات غیرتکراری حساب و تفصیلی‌ها کاهش خواهد یافت. به این ترتیب مثلا همه‌ی رخدادهای استهلاک ناشی شده از دارایی‌هایی که حساب هزینه‌ی استهلاک یکسانی دارند و در زمان محاسبه‌ی استهلاک در یک مرکز هزینه‌ی مشترک بوده‌اند در یک سطر از سند اموال منعکس خواهند شد. این سرجمع کردن ممکن است تعداد سطرهای سندهای اموال را به میزان بسیار زیادی کاهش دهد.

مشکلی که با سرجمع کردن داشته‌ایم و روش رفع آن

همانطور که در مقدمه گفتیم هر رخداد مالی اموال (هر سطر از سند اموال) رخداد دارایی مبداء خود را می‌شناسد و با آن ارتباط دارد. کاربردهای این ارتباط را نیز در همان مقدمه ذکر کردیم. اگر بخواهیم رخدادهای مالی را به صورت سرجمع محاسبه و درج کنیم دیگر چنین ارتباطی بین رخدادهای مالی و رخدادهای دارایی قابل تصور نخواهد بود. وجود این ارتباط و اجباری بودن آن مانع از این بوده که بتوانیم رخدادهای مالی اموال را سرجمع کنیم.

از طرف دیگر، رابطه‌ی مذکور بسیار مفید است و نمی‌توانیم آنرا از سیستم حذف کنیم – برای بسیاری از کاربران تعداد رخدادهای مالی اموال آزاردهنده نیست و حتما ترجیح می‌دهند که اطلاعات به همان صورتی که پیش از این پردازش می‌شده‌اند باقی بمانند (و حتی اصلا سرجمع هم نشوند).

در نسخه‌ی جدید، رابطه‌ی میان رخدادهای مالی اموال و رخدادهای دارایی را "اختیاری" کرده‌ایم – یعنی اگر این رابطه وجود داشته باشد، سیستم از آن در سند اموال استفاده می‌کند؛ مشخصات رخداد دارایی را بازنمایی می‌کند و ارائه‌ی گزارش‌های مبتنی بر دارایی تحت مکان‌نما نیز میسر خواهد بود. اما اگر این رابطه وجود نداشته باشد صرفا مشخصات رخداد دارایی را نمایش نمی‌دهد و گزارش‌ها را نیز ارائه نمی‌کند و به جز این مشکل دیگری وجود نخواهد داشت. با این تغییر، می‌توانیم فرآیند تشکیل سند اموال را تغییر دهیم و به کاربر اختیار سرجمع کردن رخدادهای مالی مورد نظر خود را بدهیم.

سرجمع کردن رخدادهای مالی اموال در حین تنظیم سند

در تنظیم سند اموال با محاوره‌ای به شکل زیر برای تعیین مشخصات عمومی سند اموالِ حاصله مواجه می‌شوید:

همانطور که در شکل دیده می‌شود، یک فهرست از گزینه‌های قابل انتخاب برای سرجمع کردن رخدادهای دلخواه (به همراه توضیحات اضافی) بازنمایی شده است. توجه کنید که این فهرست حاوی انواع رخدادهای مالی اموال هستند (نه لزوما انواع رخدادهای دارایی). اینها همان انواع حساب و تفصیلی‌های موثر در سطرهای الگوهای عملیات مالی دارایی‌ها + طرف حساب هستند. طرف حساب فقط در رخدادهای افزایش بهای تمام شده، الحاق یا تعمیر اساسی، تعدیل و فروش مطرح است و حساب و تفصیلی‌ها (و شرح و سایر مشخصات آن) عمدتا توسط کاربر (به صورت دستی یا با کمک قوانین طرف حساب) تعیین می‌شوند.

با این روش، کاربرانی که اصلا تمایلی به سرجمع کردن رخدادها ندارند کافی است هیچیک از گزینه‌ها را علامت‌گذاری نکنند و سیستم دقیقا همانند نسخه‌های قبلی عمل خواهد کرد. در مقابل، کاربران می‌توانند به دلخواه فقط برخی از انواع رخدادها - مواردی که تعداد بسیار زیادی دارند مثل هزینه استهلاک و استهلاک انباشته - را علامت گذاری نمایند. پیش‌فرض اقلام علامت‌گذاری شده، طبق معمول در تنظیمات سیستم (تمام کاربران یا کاربر جاری) در قسمت "تنظیمات سیستم اموال / پارامترهای موثر در سند مالی اموال" قابل تعیین است:

کنترل بیشتر روی نحوه‌ی تجمیع یا تفکیک رخدادهای مالی

بدیهی است که سرجمع فقط در بین رخدادهای "هم نوع" محاسبه می‌شود – مثلا رخدادهای هزینه استهلاک و هزینه اسقاط حتی اگر همه‌ی مشخصات آنها یکسان باشند با هم تجمیع نمی‌شوند. به جز این ماهیت مبالغ (بدهکار / بستانکار) نیز در محاسبه‌ی سرجمع مورد توجه قرار می‌گیرد به صورتی که رخدادهای بدهکار و بستانکار هرگز با هم تجمیع نمی‌شوند.

همانطور که در توضیحات موجود در شکل‌های پیش مشاهده می‌شود، سرجمع همیشه (طبیعا) با توجه به حساب و تفصیلی‌ها انجام می‌شود – یعنی اقلامی که حساب و تفصیلی مشترکی ندارند سرجمع نمی‌شوند. به جز این، "شرح" رخدادهای مالی نیز در محاسبه‌ی سرجمع مورد توجه قرار می‌گیرد – یعنی فقط رخدادهایی سرجمع می‌شوند که شرح یکسانی داشته باشند.

این شرح‌ها با "قوانین شرح رخدادهای مالی دارایی‌ها" تعیین می‌شوند. تعیین شرح با استفاده از پارامترهای متنوعی انجام می‌شود. معمولا شرح رخدادهای مالی ناشی از رخدادهای استهلاک زمانی متنی شبیه این است:

محاسبه استهلاك دارايي "((01)) - ((02))" از ((90)) تا ((58)) طي رخداد ((59))/((60))

پارامترهای بکار رفته در این شرحِ نمونه عبارت‌اند از:

01) کد دارایی

02) نام دارایی

90) تاریخ شروع محدوده رخداد استهلاک

58) تاریخ رخداد

59) سری رخداد

60) شماره رخداد

همانطور که دیده می‌شود ترکیبی از مشخصات دارایی و رخداد در شرح آمده است. اگر شرح به این صورت تعیین شده باشد، عملا هیچ سرجمعی رخ نخواهد داد – چرا که هر رخداد دارایی سری و شماره‌ی اختصاصی دارد و به این ترتیب رخدادهای مالی ناشی از رخدادهای استهلاک زمانی هرگز شرح یکسانی نخواهند داشت. اگر اندکی شرح را تغییر دهیم و سری و شماره و تاریخ‌ها را از شرح حذف کنیم و دارایی را حفظ کنیم، این امکان را به سیستم خواهیم داد که رخدادهای هر دارایی در مقاطع مختلف استهلاک را با هم سرجمع کند: محاسبه استهلاك دارايي "((01)) - ((02))"

در مقابل اگر تغییرات دیگری بدهیم و کد و نام دارایی را حذف کنیم ولی تاریخ‌ها را حفظ کنیم، این امکان را به سیستم خواهیم داد که رخدادهای دارایی‌های مختلف در مقاطع یکسان را با هم سرجمع کند: محاسبه استهلاك دارايي‌ها از ((90)) تا ((58))

در نهایت اگر تاریخ‌ها را هم از شرح حذف کنیم این امکان را به سیستم خواهیم داد که رخدادهای دارایی‌های مختلف مربوط به مقاطع متفاوت را نیز با هم سرجمع کند: محاسبه استهلاک دارایی‌ها.

در مورد طرف حساب‌ها، علاوه بر حساب و تفصیلی‌ها و شرح، فیلدهای شرح لاتین و شماره و تاریخ‌های سررسید، عطف و ارجاع هم قابل تعیین هستند. این اطلاعات مطلقا در سیستم اموال کاربرد ندارند و صرفا برای استفاده در رخدادهای مالی (سطرهای سند اموال) درج می‌شوند. بدیهی است که در محاسبه‌ی سرجمع به این فیلدها هم توجه خواهد شد و فقط رخدادهایی سرجمع می‌شوند که فیلدهای مزبور در آنها مشترک باشد.

-- پایان

گروه توسعه سیستم‌های مالی نوسا