ابزار جدید ارائه شده در هسته مرکزی نسخه 10.02: مکانیزمهای پیشتنظیم گزارشها و تکمههای میانبر به تفکیک کاربران
اکثر گزارشهای نرمافزار با استفاده از مجموعه وسیع و متنوعی از پارامترها قابل تنظیم هستند. این پارامترها طیف گستردهای دارند؛ از محدوده تاریخ عملیات – تا شرایط و ترتیب دلخواه سطرها یا دادههایی که در گزارش لحاظ میشوند – تا فرم گزارش که عموما قابل تعریف است (در بیشتر موارد، یکی از فرمهای تعریف شده قبلی، اعم از پیشفرضهای نوسا یا فرمهای اختصاصی کاربر، برای ارائه گزارش قابل استفادهاند). برخی از پارامترهای موثر در گزارشها تعریف صریح و اهمیت دوچندانی دارند. اینها همان پارامترهایی هستند که در تنظیمات سیستم (برای کاربر فعلی) در گروههای متنوعی قابل تعیین هستند و حتی میتوان مقادیر آنها را به عنوان پیشفرض در دادههای سیستم ذخیره نمود.
امکانات جدیدی که تحت عنوان "پیشتنظیم" در سیستم پیادهسازی شدهاند کاربر را قادر میسازند که پارامترهای موثر در اخذ یک گزارش را با نام دلخواهی ذخیره نماید و در آینده در صورت تمایل آنها را احضار نماید. پیشتنظیمها شرایط و ترتیب و فرم قابل انتخاب برای گزارش را نیز دربرمیگیرد. کار با پیشتنظیمها با استفاده از یک تکمه که به محاورهی پارامترهای گزارش افزوده شده است انجام میشود:
در شکل فوق، به عنوان نمونه، محاوره ابتدایی گزارش فهرست اسناد بازنمایی شده است. تکمه "پیشتنظیم پارامترها" در پایین، سمت چپ محاوره دیده میشود. با فشار این تکمه منوی امکانات پیشتنظیم احضار میشود. گزینه اول فهرست پیشتنظیمهای ذخیره شده قبلی را بازنمایی میکند. در اینجا، پیشتنظیمهایی که قبلا توسط همین "کاربر" برای "فهرست اسناد" ذخیره شده باشند در این فهرست بازنمایی خواهند شد. این فهرست را بعدا بیشتر شرح خواهیم داد. میتوان یکی از سطرهای فهرست (یکی از پیشتنظیمهای قبلی) را انتخاب کرد تا پارامترهای تنظیم شده در آن بلافاصله در محاوره منعکس شوند.
اگر پس از بارگذاری یک پیشتنظیم، تغییراتی در پارامترها داده باشیم، میتوانیم وضعیت جدید پارامترها را دوباره (با همان نام) ذخیره کنیم – به عبارت دیگر پیشتنظیم قبلی را اصلاح کنیم. این عمل با گزینه دوم انجام میشود. طبیعی است که تا پیش از بارگذاری یک پیشتنظیم قبلی، این گزینه غیرفعال خواهد بود. آخرین گزینه برای ذخیره پیشفرض با نام جدید (به عنوان یک سطر جدید در فهرست پیشتنظیمها) بکار میرود. بدیهی است که همین گزینه در ابتدا برای ایجاد یک پیشتنظیم جدید نیز بکار خواهد رفت. هر پیشتنظیم صرفا یک نام دارد که از آن برای شناسایی در کاربردهای آتی استفاده میشود. همانطور که گفتیم، پیشتنظیمها به تفکیک گزارش و به تفکیک کاربران ذخیره میشوند (هر کاربر برای هر گزارش میتواند به تعداد دلخواه پیشتنظیم ذخیره نماید و سایر کاربران آنها را نخواهند دید). طبیعی است که کاربرانی که به صورت صریح در سیستم تعریف نشده باشند (به علت تعلق به یک گروه میتوانند از سیستم استفاده کنند) امکان کار با پیشتنظیمها را نخواهند داشت.
فهرست پیشتنظیمها
فهرست پیشتنظیمهای ذخیرهشده در فرمی به صورت زیر بازنمایی میشود:
با کمک تکمههای استاندارد در این فهرست میتوانیم پیشتنظیمهای ذخیره شده را اصلاح، حذف یا جابجا کنیم. اصلاح به معنی ویرایش نام است. با روشهای متعارف (مثل حرکت در فهرست با کلید Shift) میتوان همزمان تعدادی از سطرهای فهرست را انتخاب نمود. تکمهی حذف منجر به حذف سطرهای انتخاب شده (واحد یا متعدد) خواهد شد.
برای اینکه امکان انتقال پیشتنظیم بین کاربران مختلف را داشته باشیم، طبق معمول، امکان ذخیرهی پیشتنظیمها در یک فایل XML و نیز فراخوانی آنها از فایل XML را فراهم کردهایم. در ذخیرهسازی، میتوان سطرهای موردنظر را همزمان انتخاب کرد و همهی آنها را یکباره در یک فایل XML صادر نمود. در این عملیات فقط مسیر و نام فایل XML از کاربر پرسیده میشود. آخرین تکمه منجر به انتخاب پیشتنظیم و اعمال آن به پارامترهای گزارش (و بازنمایی آنها در محاورهی گزارش) خواهد شد.
تاثیر در تکمههای میانبر و ویرایش آنها
دیدیم که در اکثر گزارشها امکان ذخیرهسازی پارامترهای تنظیم شده در محاورهی گزارش به عنوان "پیشتنظیم" را داریم. همچنین با احضار فهرست پیشتنظیمها در همان محاورهها میتوانیم یکی از مجموعه پارامترهای ذخیره شدهی قبلی را بازیابی کنیم و آنها را در محاوره اعمال نماییم. یک کاربرد جالب و مفید برای این پیشتنظیمها در تکمههای میانبر پیادهسازی شده است.
به یاد داریم که تکمههای میانبر با انتقال آیتمهای منوی اصلی سیستم (با mouse) به نواری که به همین منظور در صفحهی اصلی سیستم مالی تعبیه شده است ایجاد میشوند. از قبل امکاناتی برای ویرایش این تکمهها در سیستم وجود داشتند که شامل اصلاح عنوان، حذف و جابجایی آنها در فهرست بودند. از این پس، اگر آیتم منویی که تکمهی میانبر از روی آن ایجاد شده است مربوط به گزارش باشد و آن گزارش به "پیشتنظیم" مجهز باشد، میتوان ترتیبی داد که یکی از پیشتنظیمهایی که از قبل برای همان گزارش ایجاد و ذخیره شده است برای تکمهی میانبر لحاظ شود. به این ترتیب هر بار فشار تکمهی میانبر منجر به احضار محاورهی گزارش با همان پارامترهایی که در پیشتنظیم ذخیره شده است خواهد شد. اگر برای تکمهی میانبر یک پیشتنظیم لحاظ شده باشد، میتوان از سیستم درخواست کرد که محاورهی ابتدایی گزارش مربوط اصلا بازنمایی نشود – یعنی پارامترهای پیشتنظیم در گزارش اعمال شوند و سیستم تلاش کند که گزارش را مستقیما و بدون بازنمایی محاورهی ابتدایی نمایش دهد. در فهرست تکمههای میانبر که برای ویرایش آنها احضار میشود علاوه بر عنوان تکمه، نام پیشتنظیمی که به تکمه نسبت داده شده است هم بازنمایی میشود:
ویرایش یکی از تکمههای میانبر (Shift+Enter یا قلم) در حال حاضر در محاورهای به شکل زیر انجام میشود:
همانطور که دیده میشود، علاوه بر عنوان، امکان انتخاب پیشتنظیم هم وجود دارد. دریچهی "بدون محاوره ابتدایی" هم به همان صورتی که گفته شد عمل میکند. احضار گزارش بدون محاورهی ابتدایی مستلزم انتخاب یک پیشتنظیم است. در دریچهی پیشتنظیم یک گزینه "ندارد" هم وجود دارد که در صورت انتخاب آن، دریچهی "بدون محاوره ابتدایی" غیرفعال خواهد شد.البته واضح است که همهی آیتمهای منوی اصلی سیستم مربوط به گزارشهای پارامتریک نیستند؛ برخی مربوط به گزارشها یا فرمهایی هستند که بدون محاورهی ابتدایی احضار میشوند. برخی از آنها هم مربوط به عملیات ورود اطلاعات هستند که پیادهسازی پیشتنظیم برای آنها میسر نبوده است. در مواردی که پیشتنظیم متناظر با آیتم منو وجود نداشته باشد، طبیعتا، انتخاب پیشتنظیم یا درخواست برای احضار گزارش بدون محاورهی ابتدایی میسر نخواهد بود. همچنین به صورت استثنایی گزارش دفتر روزنامه با اینکه مجهز به پیشتنظیم است اما نمیتوان در تکمهی میانبر مربوط به آن از امکانات پیشتنظیم یا احضار بدون محاوره ابتدایی استفاده کرد.
نکات مهم در رابطه با این مکانیزمها:
پیش تنظیم ناقص گزارشها و رفتار تکمه میانبر
در برخی از گزارشها این امکان وجود دارد که پارامترهای گزارش به صورت ناقص به عنوان پیشتنظیم ذخیره شوند. مثلا در ریزعملیات حساب پارامترهای متعدد و متنوعی وجود دارند: تبدیل مبالغ ارزی / فرم (قابل تعریف) گزارش / اسناد موثر در گزارش / شرایط / ترتیب. اما مهمترین پارامتر در این گزارش، "حساب" موضوع (سوژه) گزارش است. میتوان ترتیبی داد تنظیمات محاورهی گزارش بدون تعیین حساب به عنوان یک پیشتنظیم ذخیره شوند. بدیهی است که با این شیوه میتوان از یک پیشتنظیم برای ارائهی گزارش از حساب دلخواه استفاده کرد. به این شیوهی تعریف پیشتنظیم، "ناقص" میگوییم. در آینده در صورت اخذ یک گزارش ریزعملیات، در صورت استفاده از یک پیشتنظیم ناقص (بدون سوژه) لازم است تا پیش از اخذ گزارش حساب را نیز تعیین نمایید.
حال چه میشود اگر یک تکمهی میانبر برای یک گزارش ایجاد کنیم و یکی از این پیشتنظیمهای ناقص را به آن تکمهی میانبر اختصاص دهیم. طبیعی است که گزارش با پیشتنظیم ناقص (مثلا بدون انتخاب حساب) قابل ارائه نیست. اگر در این وضعیت درخواست کنیم که گزارش "بدون محاوره ابتدایی" بازنمایی شود خواهیم دید که برخلاف درخواست ما محاورهی گزارش بازنمایی خواهد شد. دلیل این وضعیت با تصویب محاوره به اطلاع میرسد؛ در این مثال پیغام خطای "حساب انتخاب نشده است" را خواهیم دید.
خطا در پیش تنظیم خارج از دسترس و رفتار تکمه میانبر بدون محاوره ابتدایی
یک پیشتنظیم ممکن است خطا هم داشته باشد – در مثال بالا اگر پیشتنظیم را به صورت کامل و با تعیین حساب ذخیره کرده باشیم ولی در زمان ارائه گزارش حساب مزبور حذف شده باشد طبیعی است که مجددا امکان بازنمایی گزارش بدون محاورهی ابتدایی را نخواهیم داشت. در این وضعیت نیز محاوره بازنمایی میشود و با تصویب آن دلیل بازنمایی محاوره (خطای حساب) به اطلاع میرسد.
گزارشهایی که مبتنی بر یک سوژه هستند
در بخش قبل در مورد این گزارشها توضیح دادیم – مثلا ریزعملیات حساب که سوژهی آن یک حساب است. گفتیم که پیشتنظیم این گزارشها را میتوانیم بدون تعیین سوژه ذخیره کنیم. در ابتدای احضار گزارشهای اینچنینی اگر از پیشتنظیمهای ناقص (فاقد سوژه) استفاده کنیم لازم است تا پیش از تصویب محاورهی گزارش سوژهی مورد نظر را انتخاب کنیم. از طرف دیگر اگر گزارش را ارائه کنیم و پس از آن به تغییر پارامترهای گزارش (Ctrl+F3) بپردازیم، محاورهی گزارش مجددا بازنمایی میشود و امکان انتخاب یک پیشتنظیم را نیز خواهیم داشت. در این وضعیت اگر یک پیشتنظیم ناقص (بدون سوژهی گزارش) را انتخاب کنیم، همهی پارامترهای آن پیشتنظیم در محاوره منعکس میشوند اما سوژهی گزارش (که در پیشتنظیم وجود نداشته است) بدون تغییر باقی میماند.
برخی از حالتهای گزارشها فاقد پیشتنظیم هستند
برخی گزارشها در حالتها و وضعیتهای مختلفی ارائه میشوند. در برخی از این حالتها به دلایل فنی و سیستمی امکان پیادهسازی پیشتنظیم وجود نداشته است. مثلا فهرست اسناد و جابجایی اسناد هر دو با یک مکانیزم ارائه میشوند. در صورت استفاده از فهرست اسناد به منظور جابجایی، استفاده از پیشتنظیمها میسر نیست. به صورت مشابه در نرمافزار دستمزد حذف حقوق با ارائه گزارش اصلی دستمزد انجام میشود ولی در این وضعیت امکان استفاده از پیشتنظیم وجود ندارد. وضعیت مشابهی برای فیش حقوق کنترلی قبل از ثبت هم وجود دارد.
استفاده از پیشتنظیم در حین تغییر پارامترهای گزارش (Ctrl+F3) میسر نیست
گاهی یکی از پارامترهای یک گزارش، توصیف کلی و معنای گزارش را تغییر میدهد (و آنرا به یک گزارش به کلی متفاوت تبدیل میکند). در این گزارشها، در تغییر پارامترهای گزارش (مثلا با Ctrl+F3) عموما نمیتوان آن پارامتر تغییردهندهی اساسی را تغییر داد. مثلا در دفتر روزنامه یک پارامتر به نام "نحوه محاسبه" داریم که امکان ارائه گزارشهایی با اخذ سرجمع برحسب اسناد / روزهای سال / بدون سرجمع را فراهم میکند. گزارشهایی که از این حالتها ناشی میشوند به صورت اساسی با هم متفاوت هستند و به همین دلیل پس از احضار دفتر روزنامه با یک نحوه محاسبه، در تغییر پارامترهای گزارش، دیگر نمیتوان نحوه محاسبه را تغییر داد (آن پارامتر غیرفعال میشود).
از آنجا که میخواستیم این نحوه محاسبه حتما در پیشتنظیم هم قابل ذخیرهسازی باشد، این احتمال وجود دارد که پیشتنظیمهای ذخیره شده برای یک گزارش واحد (در این مثال، دفتر روزنامه)، اساسا مربوط به گزارشهای متفاوتی باشند. در این موارد، همانطور که در تغییر پارامترهای گزارش نمیتوانیم نحوه محاسبه را تغییر دهیم، امکان اعمال یک پیشتنظیم دلخواه (احتمالا متفاوت) را نیز نخواهیم داشت. در این موارد تکمهی پیشتنظیم در محاورهای که با Ctrl+F3 احضار شود دیده نخواهد شد.به جز دفتر روزنامه که به آن اشاره کردیم، این محدودیت در گزارشهای دیگری هم وجود دارد (عموما با توجه به عدم توانایی تغییر یکی از پارامترهای گزارش): این گزارشها شامل تصفیه رخدادهای مالی / دفتر حساب / ریزعملیاتهای انبار / ریزعملیاتهای فروش / گردش (تراز)های فروش / گزارش محوری جامع فروش هستند.
گزارشهای پیگیری مدارک دریافت و پرداخت
این گزارشهای اختصاصی دریافت و پرداخت، از قبل، عملا پیادهسازی حالتی از پیشتنظیمهای اختصاصی و بسیار مفصل بودهاند. پیادهسازی پیشتنظیم برای این گزارشها (که ماهیت اولیه آنها نوعی از پیشتنظیم بوده است) میسر نبوده و انجام نشدند.
پارامترهایی که در پیشتنظیم لحاظ نمیشوند
برخی از پارامترهای گزارشها اصولا برای لحاظ شدن در پیشتنظیم مناسب نیستند و به همین دلیل در پیشتنظیمها ذخیره نمیشوند. به عنوان نمونه، نرخهای ارز در گزارشهای ریزعملیات حساب یا تفصیلی یا گزارشهای مشابه (که در آنها به ازای همهی ارزها نرخ تعیین میشود) طبق روال باید مقادیر پیشفرض خود را از جدول اصلی ارزهای سیستم بدست آورند و به همین دلیل در پیشتنظیم لحاظ نمیشوند.
به عنوان یک نمونهی دیگر، در گزارشهای دستمزد محدوده "ماه" را داریم که حسب مورد یا روی ماه مربوط به آخرین حقوق ثبت شده قرار میگیرند و یا محدودهی ماههای سال جاری. اگر در این گزارشها ماه را در پیشتنظیم ذخیره میکردیم، با هر بار احضار آن پیشتنظیم، ماه گزارش نیز تعیین میشد که مطلوب نبود. با لحاظ نکردن ماه در پیشتنظیم، محدودهی ماه در گزارشها بدون تاثیر از پیشتنظیم همیشه با پیشفرض سیستم مقداردهی میشود.وضعیتی که در مورد ماه ذکر کردیم تا حدی در مورد "تاریخ" هم قابل توجه است – با این تفاوت که در گزارشها میتوانیم محدوده تاریخ را خالی بگذاریم که به معنی "از ابتدا" و "تا انتها" خواهد بود و همان وضعیت هم در پیشتنظیم ذخیره میشود. در این شرایط وجود تاریخهای خالی در پیشتنظیم مشکلی برای ما ایجاد نخواهد کرد. اما کماکان اگر محدوده تاریخ را تعیین کرده باشیم، همان تاریخها در پیشتنظیم نیز ذخیره میشوند و هر بار استفاده از پیشتنظیم، همان محدودهی تاریخ اولیه را در محاوره درج خواهد کرد.