با عرض سلام و احترام خدمت جناب آقای مهندس مؤمنی
در شرکت شاداب پخش جیرفت به موضوع عجیبی برخورد کرده ایم: در تعدادی از برگه های فروش رخداد کسور و اضافات تکراری وجود دارد و برگه به همین شکل عملیاتی هم شده است. با حسابدار فروش که صحبت کردیم بیان کرد که مدتی است به این مشکل برخورد می کند و هر وقت خودش این موضوع را ببیند آن را اصلاح میکند.
لازم به توضیح است که در این شرکت از فاکتور فروش با حواله انبار خودکار استفاده می شود و فاکتورهای فروش بلافاصله پس از صدور توسط فروشنده عملیاتی می شوند و حسابدار فروش صرفا عملیات کنترل و ثبت یک سری پورسانتها را انجام میدهد. حسابدار برای اصلاح این مشکل یک بار برگه را پیش نویس می کند و دوباره عملیاتی می کند، اما باز هم تعدادی برگه از زیر دست در رفته اند.
ما برای کشف برگه ها و قوانین مشکل دار، یک کوئری به شکل زیر در دیتابیس اجرا کردیم:
SELECT count ([sadtr_Key])
,[sadtr_ArtKey]
,[sadtr_RuleKey]
FROM [_AccXP_parham].[dbo].[_SalesADTranses]
group by [sadtr_ArtKey],[sadtr_RuleKey]
having count ([sadtr_Key])>1
17 فاکتور مشکل دار را پیدا کردیم (مواردی که حسابدار ندیده بود). با کنترل تاریخ متوجه شدیم که این مشکل از اواخر اردیبهشت بروز کرده است (تاریخ اولین برگه 25 اردیبهشت است) و ضمنا این مشکل مربوط به یک قانون کسور و اضافات نیست، بلکه 6 قانون مختلف درگیر این موضوع هستند.
تصویر نمونه این چنین فاکتوری به صورت زیر است، که تأیید هم شده است:
جالب اینجا است که قانون روند دو بار به یک میزان اجرا شده است و عملا فاکتور را از روند در آورده است. که در سند فروش هم عینا همین موضوع مشاهده می شود.
مشکل منحصر به قانون روند نیست، در فاکتور و سند زیر مشاهده می فرمایید که یک قانون تخفیف هم همین مشکل را دارد. باز هم هر چند قانون تخفیف 3 درصد دوبار تکرار شده، اما هر دو دفعه به یک مبلغ است. نکته جالب دیگر این است که در فاکتور ذیل قانون تخفیف تکرار شده اما قانون روند تکرار نشده است.
ما هر چه کردیم نتوانستیم مشکل را شبیه سازی کنیم. فروشنده ها هم کمکی نتوانستند بکنند. فقط ناگهان یک فاکتور به این شکل در حسابداری ظاهر می شود.
اگر به تحلیل موضوع کمک میکند:
- مشتری از نسخه 502 استفاده میکند و نرم افزارهای موجود حسابداری، انبار، فروش و دریافت و پرداخت هستند. البته نرم افزار گزارش ساز هم در خرداد ماه خریداری شده است (بعد از شروع این مشکلات)
- سیستم فروش بسیار سنگین است و در کمی بیش از 6 ماه نزدیک به 30 هزار سند فروش و برگشت از فروش صادر شده که تقریبا در همه آنها از نوعی قوانین کسور و اضافات استفاده شده است. در زمان شروع این مشکل (اواخر اردیبهشت) هم حدود 20 هزار فاکتور بدون مشکل صادر شده بوده.
- نسخه بکاپ پایگاه هم اکنون در تهران در اختیار بنده هست و می توانم برای همکاران پشتیبانی تهران ارسال کنم.
با تشکر از پشتیبانی دائمی جنابعالی
داود ابراهیمی
مدیریت پایدار