انجمن‌ها

سلام

وضعیت را بسیار کامل و واضح توضیح داده‌اید و فکر می‌کنم کاملا متوجه شده‌ام.

همانطور که می‌دانید رخدادهای مالی هر بخش به صورت مستقل و خودتراز مدیریت می‌شوند. امکان انتقال رخدادها یا مانده آنها بین بخش‌ها وجود ندارد و این وضعیت تا سند اختتامیه هم حفظ می‌شود. اگر جز این عمل شود، پس از تنظیم سند اختتامیه، تراز هر بخش صفر نخواهد شد.

روشی که برای ثبت اطلاعات بکار می‌برید مطلقا اشکالی ندارد و کاملا پذیرفته شده است. تنها اشکال اینجا است که با این روش هر بار که از اطلاعات یک بخش تراز بگیرید عملیاتی که در بخش‌های دیگر انجام شده باشند منعکس نمی‌شوند. در اینجا (مستقل از نکته‌ای که در مورد اختتامیه اشاره کردید)، در طول سال و در ترازهای عادی هم مانده اسناد در جریان وصول در بخش فروش و بخش مرکزی نادرست هستند. البته حتما این ترازها خیلی مورد نظر شما نیستند و در طی سال صرفا از همه بخش‌ها تراز می‌گیرید. به همین دلیل مشکل در اختتامیه خود را نشان داده است.

در شرایطی که تعداد فاند مستقل از هم داریم که قرار است اطلاعات آنها با هم پاس شود، تنها روش، استفاده از حسابهای واسط است. در اینجا فرض کنید که یک حساب واسط به نام "کنترل اسناد در جریان وصول" داشته باشیم. این حساب باید مستقل از بخش باشد. در پایان سال و پیش از اختتامیه، مانده اسناد در جریان وصول در هر بخش (هر یک از نمایندگی‌ها و همچنین بخش مرکزی) را به این حساب منتقل نمایید. یعنی در هر یخش یک سند انتقال مانده تنظیم فرمایید. به این ترتیب مشکل باز ماندن حساب‌ها در اسناد اختتامیه بخش‌ها رفع خواهد شد. در مقابل یک حساب کنترلی خواهیم داشت که هر سند اختتامیه سطری در آن درج کرده است. پس از اینکه همه اسناد اختتامیه بخش‌های مختلف تنظیم شدند، مانده این حساب صفر خواهد شد - که این همان نقش کنترلی حساب را آشکار می‌کند.

ارادت

سلام جناب آقای مومنی ممنونم از راه حل ولی موضوعی که است یکی ما نرم افزار دریافت و پرداخت داریم و دیگر اینکه ریز اسناد دریافتنی را چگونه می توانیم داشته باشیم.باتشکر نوری

سلام

توضیح بنده برای نرم‌افزار دریافت و پرداخت هم قابل استفاده است. در آنجا به جای سند اختتامیه، سند بستن اختصاصی داریم. دیگر اینکه اشکال اصلی در تفاوت عملیات در بخش‌های مختلف بود که تفاوتی از این نظر بین دریافت و پرداخت و حسابداری وجود ندارد.

منظور از ریز اسناد دریافتنی را متوجه نشدم. منظورتان فهرست اسناد درجریان وصول در سال مالی جدید است؟

سلام منظور از ریز چک تعداد برگهای چک است که با بستن به حساب کنترلی سرجمع شده و ریز اطلاعات و مبلغ جک را نداریم. ممنون

سلام

قربان چک‌ها که پرداختنی هستند - صحبت از ابتدا فقط برروی اسناد درجریان وصولی بود که اعلام وصول آنها در بخش مرکزی انجام شده است. سندی که اعلام وصول شده است هم از سیستم خارج شده و قاعدتا جزییات و فهرست آنها نباید در گزارش‌ها بازنمایی شود. تصور بنده این بود که مشکل وجود اسناد درجریان وصول اضافی در گزارش‌ها بود - اسنادی که قاعدتا از سیستم خارج شده‌اند ولی در بخش فروش دارای مانده بدهکار هستند و در بخش مرکزی دارای مانده بستانکار. روشی که عرض کردم هم مربوط به همین مسئله بود. در مورد مدارک و اسنادی که عملیات آنها بین بخش‌ها تفکیک نشده است که اصلا بحث (و مشکلی) نداریم.

مطابق تصور بنده وضعیت چنین است:

در بخش فروش یک چک برای وصول به بانک واگذاری می‌شود

درجریان وصول - بدهکار
دریافتنی - بستانکار

در بخش مرکزی اعلام وصول می‌شود

بانک - بدهکار
درجریان وصول بستانکار

در اختتامیه تعدادی مدرک درجریان وصول داریم که واقعا فاقد مانده هستند ولی در بخش فروش با مانده بدهکار و در بخش مرکزی با مانده بستانکار نشان داده می‌شوند. تنها مدارکی که در بخش مرکزی دارای مانده بستانکار هستند همین مواردی‌اند که بدهکار آنها از بخش فروش آمده است.

برای رفع مشکل در بخش مرکزی یک سند انتقال مانده تنظیم می‌کنیم:

درجریان وصول - بدهکار
حساب کنترلی - بستانکار

همین سند را با معکوس کردن مبالغ در بخش فروش فراخوانی می‌کنیم:

حساب کنترلی - بدهکار
در جریان وصول - بستانکار

اگر تنظیم خودکار این سند دشوار باشد - مثلا اطلاعات لازم برای تفکیک اطلاعات اسناد درجریان وصول به بخش‌های مبداء موجود نباشد، می‌توان سند مربوط به هر بخش را به صورت دستی (در بخش مرکزی یا نمایندگی فروش) تنظیم کرد و سپس از فراخوانی (کپی) آن در بخش دیگر استفاده نمود.

پس از تنظیم این سند(ها) می‌توانیم سند اختتامیه را به روال عادی تنظیم کنیم و دیگر مدارک مزبور به صورت اقلام باز دیده نخواهند شد.