انجمن‌ها

سلام

تغییر شماره اسناد به دو صورت انجام می‌شود: یا در تاریخ‌های قبلی سند درج می‌شود و یا در یک تاریخ اسناد را جابجا می‌کنند. در هر دو حالت استفاده از شماره سند به عنوان مبنای ترتیب صحیح است: اگر اسناد در تاریخ قبل درج شده باشند، کل بلوک اسناد در یک تاریخ بعدی تغییر شماره خواهند داشت؛ پس ترتیب حفظ می‌شود - اگر اسناد در یک تاریخ جابجا شده باشند اصلا هدف این بوده که ترتیب اسناد مبتنی بر شماره تغییر کند و حتما استفاده از شماره برای ترتیب صحیح خواهد بود.

پس در بایگانی یا اصولا هر جای دیگری که با تعدادی سند کار داریم لازم است تا از ترکیب تاریخ و شماره سند برای مرتب سازی (و بایگانی) استفاده شود. شماره مبنا فقط برای این است که در صورت در اختیار داشتن یک برگ سند چاپ شده بتوانیم مستقل از اتفاقاتی که بر سر شماره سند رخ داده است، سند مربوط را در سیستم پیدا کنیم.

ارادت

سلام
شماره مبنا به هیچ عنوان برای بایگانی طراحی نشده است و کاربرد دیگری دارد و نباید سعی کنیم این 2 موضوع را به یکدیگر ارتباط دهیم. تا آنجایی که من می دانم اصول حسابداری حسابداران را مکلف به بایگانی اسناد بر اساس تاریخ سند و ثبت آنها در سیستم کرده و این به معنی است که اسناد نباید جابجا شوند به هر حال در این مورد 100 سند در یک روز راه حل سیستمی به نظر من نمی آید دوستان اگر راه حل مناسبی دارند ممنون می شوم آن را مطرح کنند

با تشکر از شما
اگر اجازه دهيد مثالي بزنم، اسناد مربوط به شرکت با تاخير به دست حسابداران ميرسد و در صورتي که بايگاني و پرينت اسناد مربوط به چند تاريخ انجام شده باشد، در صورت اضافه شدن حتي يک سند در تاريخ‌هاي قبلي، شماره تمامي اسناد بايگاني شده تغيير مي‌کند، حال چنانچه بخواهند يک سند را در اين بايگاني پيدا کنند، در حالي که اکنون شماره آن تغيير کرده است، چه بايد کرد؟ بر اساس شماره مبنا مي‌توان در سيستم پيدا کرد ولي در بايگاني چطور؟ بايد تمام 100 سند مربوط به يک تاريخ را جستجو کنند تا سند مذکور پيدا شود! چه روندي به کار بگيرند که قابل پيدا شدن باشد و البته پرينت مدام اين همه سند کار دشواري است!

سلام

اشکال اصلی در این است که شماره اسناد متغیر است - این البته یک ویژگی سیستم است که به درد خیلی از موارد و کاربردها و کاربران می‌خورد ولی در صورتی که کاربری از این ویژگی سیستم (متغیر بودن شماره اسناد) استفاده نماید، حتما تبعاتی دارد و یکی هم اینکه بالاخره یکی از مهم‌ترین داده‌های چاپ شده در اسناد "نادرست" خواهد بود. متاسفانه در این شرایط راه حلی وجود ندارد. ثابت گذاشتن شماره سند هم اصلا کار قابل قبولی (برای طیف زیادی از مشتریان ما) نیست. به نظر من کاربری که در روز 100 سند دارد، در صورتی که از تغییر شماره سند (درج با تاخیر اسناد یا جابجایی آنها) استفاده می‌کند، باید خودش سیستم دیگری مثلا با استفاده از شماره‌های جنبی سند برای ایجاد ترتیب دلخواه و غیرقابل تغییر استفاده کند. مثلا در عطف سند شماره ردیفی را درست کند که البته کافی است در هر روز غیرتکراری باشد و پیچیدگی شماره سند یا مبنا را نخواهد داشت.

دوستان اگر پیشنهادی در این زمینه دارند بفرمایند تا استفاده کنیم.

ارادت

تشکر فراوان از جوابهاي شما
موفق و شاد باشيد

چند مطلب به ذهن بنده می رسد که عرض می کنم :
1- اصولا در اکثر شرکتها کار حسابداری به روز نیست ، یا اگر هست به قول جناب مومنی مدارک مربوط به بعضی از اسناد اصلا دیر به دست حسابدار می رسد پس این که ثبت اسناد به روز نباشد تا حدود زیادی امری طبیعی است .
2-اسناد باید به ترتیب تاریخ مرتب باشند .
3- پس این که شماره سند تغییر کند امری اجتناب نا پذیر به نظر می رسد . ( اگر هم تغییر نکند که بحث تقدم و تاخر ثبت و ... پیش می آید )
4-اینکه شماره مبنا شماره تصادفی است با اینکه قابل مرتب کردن نیستند 2 مطلب متفاوت است .
5- شماره تصادفی است اما قابل مرتب کردن است .

شرایط زیر را تصور کنید :
شرکتی روزی 10 سند تنظیم می نماید ، برای بایگانی نیاز به 2 فاکتور سند داریم که هیچگاه تغییر نمی کند و ترتیب بایگانی را بهم نمی زند . یکی تاریخ و یکی مبنا . تصور کنید که در بایگانی این شرکت به جای آنکه روی زونکنها نوشته شده باشد سند 1 تا 100 نوشته باشد اسناد تاریخ مثلا 1 فروردین تا 15 فروردین .
در این زونکن اسناد هر روز هم در کنار هم قرار دارند و به ترتیب شماره مبنا مرتب شده اند درست است که اعداد تصادفی است ، اما حتما ترتیب دارد و مرتب کردم ان کار سختی نیست چون بعضا در یک روز شماره مبناها حتی تعداد ارقام آن هم با هم فرق دارد و به سادگی می توان تشخیص داد کدام مبنا از کدام مبنا کوچکتر است و کدام سند قبل از کدام سند قرار می گیرد . پس بایگانی شد بر اساس 2 فیلد ثابت سند که تغییر نمیکند .
درست است که ممکن است ترتیب اسناد در بایگانی با ترتیب اسناد در نرم افزار همخوانی نداشته باشد ، اما یافتنشان کاری ساده است .

سلام ممنون از راهنماييتون آقاي دادرس
اين موضوع درست است ولي به هرحال بايد دستي شماره مبناها را مرتب نمايد که گاهي سخت مي‌شود مخصوصا اگر تعداد ارقام 6 يا 7 رقمي شود، ولي اين موضوع را هم مي‌توان با بردن گزارش فهرست اسناد در Excel و مرتب کردن برحسب شماره مبنا حل نمود، اگر در قسمت ترتيب فهرست اسناد، گزينه برحسب شماره مبنا هم وجود داشته باشد شايد بهتر باشد.

باسلام از دوستان مهربان
اول دلهاتون رو باز کنید بعد هم یه لبخند!
من این راه حل را استفاده میکتم>
در صفحه شماره سند و مبنا محل درج شماره طعف سند وجود دارد
من هر سند را که صادر میکنم(و همچنین دوستانم در سایر بخشهای دستمزد ، فروش و ...) به سند مزبور یک شماره عطف میدهم که به ترتیب و دستی اضافه میکنم.
مثلا سندهایی که من میزنم از 10001شروع تا 19999 و دستمزد از 20001 الی 29999 و الی آخر
حتی کسانی که در یک حسابداری هم سند میزنند میتوانند از این روش استفاده کنند
مثلا علی از 11001 ثبت کنه تا 11999 و محمد از 12001 الی 12999 و الی آخر...
اینجوری هم اگه بخواین آخر سال سندها رو چاپ کنین به ترتیب عطف چاپ میکنین و هر بخش سندهای خودشو روکش و بایگانی میکنه.
نکه حائض احمیت اینه که ترتیب اسناد هم هیچوقت به هم نمیخوره. هر سندی هم که زدین روی آخرین سند بایگانی میکنین و لازم نیست مدام به تاریخ های گذشته برگردین.
دقت : روی اسناد خودتون حتما هردو شماره عطف و مبنا را یادداشت کنین چون در برگشت از مدرک فیزیکی به اسناد حسابداری فقط از مبنا قابل انجام خواهد بود.
خیلی دوستون دارم.
بای