انجمن‌ها

سلام و عرض ادب

تعریف ترازهای آزمایشی جامع

نحوه تفکیک و تجمیع عملیات برحسب حساب‌ها و تفصیلی‌ها در تعریف تراز آزمایشی تعیین می‌شود. یک گزینه اختصاصی برای تعریف ترازهای آزمایشی جامع در منوی تراز قرار داده شده است. به جز این در حین اخذ این تراز، در محاوره ابتدایی گزارش، تکمه‌ای قرار داده شده است که منجر به احضار مکانیزم تعریف ترازهای آزمایشی جامع خواهد شد.

در پنجره تعریف ترازهای آزمایشی جامع، فهرستی از ترازهای تعریف شده قبلی دیده می‌شوند. یک تراز به نام "پیش‌فرض نوسا" از قبل در سیستم تعریف شده است. این تراز حاوی حسابها و تفصیلی‌های 1 عملیاتی است. در فهرست تعاریف ترازها امکانات استاندارد وجود دارند: افزودن، اصلاح، حذف، کپی، جابجا کردن سطرها در فهرست، صدور و فراخوانی یک تعریف .

تعریف تراز با تعیین نقش حساب و هر یک از تفصیلی‌ها انجام می‌شود. حالت‌های قابل انتخاب عبارتند از: عملیاتی، یک سطح خاص، انجام نشود. در صورت استفاده از گزینه یک سطح خاص لازم است تا شماره سطح مورد نظر نیز تعیین شود. حالت "یا عملیاتی سطوح قبل" در ترازهای آزمایشی جامع همیشه وجود دارد و در کنترل کاربر نیست. در تعیین نقش حسابها یک گزینه اختصاصی با عنوان "کل" هم وجود دارد. واضح است که منظور استفاده از حسابهای کل در تراز است.

با تعیین مناسب نقش حساب و تفصیلی‌ها در تعریف تراز، می‌توانید ترکیب دلخواهی از این عوامل را در تراز نهایی دخالت دهید. مثلا ترتیبی دهید که تراز از حسابهای کل، تفصیلی 1 سطح 1 و تفصیلی 2 عملیاتی تشکیل شود و سایر تفصیلی‌ها (3 تا 5) نقشی در محاسبه تراز نداشته باشند. در مثال فوق هر سطر از گزارش نهایی همزمان حاوی حساب، تفصیلی 1 و تفصیلی 2 خواهد بود. همانطور که در تعریف مشخص شده است، در این گزارش فرضی، حسابهای کل به تفصیلی 1 سطح 1 تفکیک می‌شوند و هر تفصیلی 1 هم در ادامه به تفصیلی 2 عملیاتی تفکیک می‌شود.

قوانین یک تراز آزمایشی: آنچه در قبل به عنوان تعریف تراز آزمایشی ذکر کردیم، صرفا تعریف بدنه اصلی تراز و در واقع تعیین روش پیش‌فرض برای محاسبه تراز بوده است. با تعریف قوانین تراز آزمایشی می‌توان ترتیبی داد که بخش‌هایی از تراز به شیوه دیگری محاسبه شوند. تعریف شیوه محاسبه همان است که در تعریف تراز گفتیم: تعیین نقش حساب و هر یک از تفصیلی‌های 1 تا 5 در تراز. اما در کنار تعریف شیوه محاسبه می‌توان شرایط ساده‌ای برای حسابها و تفصیلی‌ها تعیین نمود. این شرایط به روال عادی سیستم با تعیین محدوده و الگوی کد تعریف می‌شوند.

در محاوره تعریف تراز آزمایشی جامع یک تکمه با عنوان "تعریف قوانین تراز آزمایشی" تعبیه شده است. با فشار این تکمه با فهرست قوانین مواجه خواهید شد. امکانات استاندارد در اختیار قرار دارند شامل: افزودن در انتها، افزودن در محل مکان‌نما، حذف، اصلاح، کپی و جابجا کردن سطرها در فهرست. تعریف هر قانون با تعیین محدوده و الگوی کد حساب و تفصیلی‌های 1 تا 5 و در ادامه تعیین نقش هر یک در تراز انجام می‌شود.

به این ترتیب در تعریف تراز آزمایشی، قابلیت انعطاف فوق‌العاده‌ای در تعیین نحوه تفکیک عملیات در سطرهای مختلف وجود خواهد داشت. مثلا یک تراز را تصور نمایید که فقط حاوی حسابهای عملیاتی تعریف شده باشد (تفصیلی‌های 1 تا 5 در آن نقشی نداشته باشند). در همین تراز می‌توان با تعریف قوانین مناسب، ترتیبی داد که برای حساب‌های خاصی تفکیک به تفصیلی 1 انجام شود. این حساب‌ها با محدوده کد یا الگو قابل تعیین‌اند. مثلا تعیین کرد که استثنائا حسابهای هزینه دستمزد (با الگوی 7/2*) به تفصیلی 1 سطح 2 تفکیک شوند. همین تفکیک برای تفصیلی‌های خاص و یا ترکیبی از حساب و تفصیلی‌های خاص هم قابل تعریف است. مثلا اگر چه سایر پیش‌پرداخت‌ها به صورت سرجمع و در یک سطر (حاوی حساب عملیاتی) گزارش می‌شود، اما می‌توان تعیین کرد که یکی از تفصیلی‌های مربوط به این حساب (حوزه مالیات عملکرد) به صورت جداگانه گزارش شود. این کار با تعریف یک قانون استثنا با الگوی کد حساب 1/6/2/3 (سایر پیش‌پرداخت‌ها) و الگوی کد تفصیلی 02/3/0021 (حوزه مالیات عملکرد) قابل انجام است. حساب سایر پیش‌پرداخت‌ها در دو سطر از تراز آزمایشی بازنمایی می‌شود. در یک سطر عملیات تفصیلی پیش‌گفته (به
همراه کد و نام تفصیلی) و در سطر دیگر بقیه عملیات حساب (بدون کد و نام تفصیلی) بازنمایی خواهد شد.

ترتیب تعریف قوانین اهمیت بسیار زیادی دارد. روش کار سیستم چنین است که قوانین را از ابتدا تا انتها بررسی می‌کند و با تشخیص صدق کردن یک قانون، سایر قوانین را بررسی نمی‌کند. بنابراین اگر قوانین دارای هم‌پوشانی باشند – یعنی برخی از حسابها و تفصیلی‌ها در بیش از یک قانون صدق کنند، لازم است تا ابتدا حالت‌های استثنایی‌تر در قوانین تعریف شوند. مثلا اگر می‌خواهیم حسابهای دارای الگوی 7/3* به تفصیلی 1 تفکیک شوند ولی از بین آنها تفصیلی‌های 02/3* به تفصیلی 2 هم تفکیک شوند باید ابتدا حالت استثنایی‌تر را در قوانین تعریف کنیم.

قانون اول: الگوی کد حساب = *7/3، الگوی کد تفصیلی 1 = *02/3، نتیجه: حساب ، تفصیلی 1، تفصیلی 2
قانون دوم: الگوی کد حساب = *7/3، نتیجه: حساب ، تفصیلی 1


تعریف فرم‌های تراز آزمایشی جامع

اطلاعات حساب‌های سطوح قبل: فیلدهای کد، نام، نام لاتین، کد معادل و ترکیب کد و نام یکی از حسابهای سطوح قبل به عنوان فیلدهای قابل ارائه در این گزارش تعبیه شده‌اند. با استفاده از این فیلدها در مولفه‌های تشکیل دهنده فرم گزارش (یا ستون‌های جدول گزارش) یک صفحه اختصاصی به نام "سطح حساب" در محاوره تدوین یک مولفه فعال خواهد شد. در این صفحه باید سطح حساب مورد نظر (مثلا سطح 2) و یا حالت "حساب کل" را انتخاب نمایید. به این ترتیب حتی اگر تراز آزمایشی از حسابهای عملیاتی تهیه شده باشد، می‌توانید حساب کل، طبقه یا گروه را نیز در فرم گزارش بازنمایی کنید.

یکی از انواع یا اجزاء گردش یا مانده: گزارش‌های استاندارد 8 ستونی سیستم، حاوی تعداد بسیار زیادی فیلد برای بازنمایی گردش و مانده سطرهای گزارش در محدوده‌های گوناگون می‌باشند. در تراز آزمایشی جامع، لازم بود تا علاوه بر این، شرایط اختصاصی ستون‌ها را هم تعریف کنیم (شبیه آنچه در گزارش‌های مشابه قبلی مثل تراز کلان داشته‌ایم). در نتیجه تعداد فیلدهای گردش و مانده در این گزارش بسیار زیاد می‌شد و عملیات تعریف گزارش را دشوار می‌کرد. به همین دلیل ترتیبی دادیم که همه انواع یا اجزاء گردش یا مانده (در محدوده‌های گوناگون و با شرایط گوناگون) فقط با در اختیار داشتن یک فیلد قابل تعریف باشند.

در صورت استفاده از فیلد "یکی از انواع یا اجزاء گردش یا مانده" یک صفحه اختصاصی به نام "نوع مبلغ (و شرایط)" در محاوره تدوین یک مولفه فعال خواهد شد. در این صفحه می‌توانید گونه فیلد را از بین گزینه‌های زیر انتخاب کنید: گردش بدهکار، گردش بستانکار، مانده بدهکار مثبت، مانده بستانکار مثبت، مانده بدهکار، مانده بستانکار. همچنین نوع (محدوده) فیلد را می‌توانید از بین گزینه‌های زیر انتخاب کنید: افتتاحیه، ابتدای دوره، جمع افتتاحیه و ابتدای دوره، طی دوره، انتهای دوره.

روش فوق تا اینجا باعث شده که به جای در اختیار داشتن 30 فیلد مختلف، با یک فیلد و انجام تنظیمات اضافی بتوانیم هر فرم گزارش دلخواهی را تعریف کنیم. در ادامه در صورت تمایل می‌توانید شرایط اضافی هم برای ستون یا مولفه تعیین نمایید. به این منظور یک دریچه با عنوان "یکی از اجزاء (بر حسب شرایط زیر)" در همان صفحه قرار داده شده است. با علامت‌گذاری این گزینه، قسمت‌های مربوط به تنظیم شرایط فعال می‌شوند. شرایط برروی اسناد و حساب و تفصیلی‌ها قابل تنظیم می‌باشند. این بخش درست همانند تراز کلان است.


ارائه گزارش تراز آزمایشی جامع

با انتخاب گزینه تراز آزمایشی جامع از منوی تراز، طبق معمول محاوره ابتدایی گزارش بازنمایی می‌شود. در این محاوره می‌توانید تعریف تراز مورد نظر را انتخاب کنید (یا با تکمه مربوط به تعریف تراز جدید یا اصلاح و انتخاب یکی از ترازهای تعریف شده قبلی بپردازید). محدوده و الگوی کد حساب و تفصیلی‌ها (مربوط به سطرهایی که قرار است در تراز نهایی بازنمایی شوند) و همچنین محدوده عملیات و شرایط هم در این محاوره قابل تعیین‌اند. این محاوره تا اندازه زیادی شبیه محاوره تراز کلان است – با این تفاوت‌ها که اولا به جای تعیین سطوح گروه‌بندی، در اینجا تعریف تراز درخواست شده است و ثانیا صفحه "محدوده" در اینجا شبیه گزارش‌های 8 ستونی است (یعنی در ذیل گزینه "اسناد تمام سال‌های مالی" دریچه‌ای برای تعیین سال مالی شروع محدوده گزارش وجود دارد و همچنین یک دریچه به نام "پردازش ویژه اسناد افتتاحیه انجام شود" در صفحه دیده می‌شود).

با تصویب این محاوره گزارش مورد نظر بازنمایی خواهد شد. با توجه به تنوع اطلاعاتی که در سطرهای این گزارش بازنمایی می‌شود، امکاناتی که برای بررسی بیشتر محتویات یک سطر (در تکمه "ملاحظه") در اختیار قرار می‌گیرد نیز بسیار متنوع‌اند. انواع گزارش‌های قابل ارائه از حساب یا تفصیلی یا ترکیب حساب و تفصیلی در منوی مربوط به تکمه "ملاحظه" قرار داده شده‌اند. هر بار، برحسب اینکه سطر تحت مکان‌نما دارای حساب باشد یا فقط دارای تفصیلی باشد یا هر دو. طبق معمول، گزینه اصلی منوی ملاحظه به ارائه جزییات سطر تحت مکان‌نما اختصاص داده شده است که حسب مورد یکی از گزارش‌های ریزعملیات حساب یا تفصیلی را بازنمایی خواهد کرد.


پردازش ویژه اسناد افتتاحیه و انواع اسناد

همانند تراز 8 ستونی، نکات خاصی را باید در تهیه تراز آزمایشی جامع از اطلاعات چند سال مالی مورد توجه قرار داد. اول اینکه اسناد اختتامیه و سود و زیان هرگز در این گونه از گزارش‌ها لحاظ نمی‌شوند (اسناد اختتامیه منجر به صفر شدن مانده حسابهای دائمی می‌شوند و اسناد سود و زیان منجر به صفر شدن مانده حساب‌های موقت می‌شوند).

همانند تراز 8 ستونی، در تراز آزمایشی جامع نیز یک گزینه به نام "پردازش ویژه اسناد افتتاحیه انجام شود" وجود دارد. این گزینه به صورت پیش‌فرض علامت‌گذاری شده است. پردازش مورد اشاره موجب می‌شود که فقط سندهای افتتاحیه موجود در نخستین سال مالی گزارش مورد پردازش قرار بگیرند. حاصل جمع مبالغ مندرج در این اسناد، همان است که به عنوان گردش و مانده افتتاحیه در تراز آزمایشی بازنمایی می‌شود. به جز این اسناد افتتاحیه، سایر اسناد افتتاحیه (مربوط به سایر سال‌های مالی محدوده گزارش) اصلا پردازش نمی‌شوند و مبالغ آنها در تراز تاثیری ندارد.


کدهای ربط حساب‌ها و تفصیلی‌ها

برای هر یک از حساب‌ها و تفصیلی‌ها 4 عدد به عنوان کدهای ربط 1 تا 4 اضافه کرده‌ایم. این کدها با رعایت قوانینی در تراز آزمایشی جامع بازنمایی می‌شوند. کد ربط 1 را برای استفاده در ترازنامه و صورت سود و زیان پیش‌بینی کرده‌ایم. کد ربط 2 را برای استفاده در صورت جریان وجود نقد پیش‌بینی کرده‌ایم. کدهای ربط 3 و 4 برای کاربرد آزاد و تکمیلی پیش‌بینی شده‌اند. ترازنامه و صورت سود و زیان با استفاده از فایل Excel مناسب (به عنوان Template) از سیستم متمرکز صدور اطلاعات به Excel بدست می‌آیند.

کدهای ربط، ارتباط میان سطرهای تراز آزمایشی جامع و مفهوم گردش و مانده آنها از دید صورت‌های مالی را ایجاد می‌کنند. مثلا در یادداشت توضیحی شماره 5 ترازنامه (موجودی نقد)، سطرهایی برای بازنمایی موجودی نقد صندوق، بانک‌ها، تنخواه‌گردان‌ها و وجوه در راه پیش‌بینی شده است. در حالت کلی، هر سطر از حاصل‌جمع مانده تعدادی از سطرهای تراز آزمایشی بدست می‌آید. به هر یک از این سطرها یک کد ربط تخصیص می‌دهیم. در مقابل با درج مناسب کد ربط برای حساب‌ها ترتیبی خواهیم داد که کدهای مربوط به صورتی در تراز آزمایشی بازنمایی شوند که مفهوم سطرهای یادداشت موجودی نقد را بازنمایی کنند.

همانطور که گفته شد برای هر یک از حسابها و تفصیلی‌ها می‌توان کدهای ربط 1 تا 4 را تعیین نمود. کد ربط برای همه سطح حسابها و تفصیلی‌ها قابل تخصیص است. اگر یک حساب یا تفصیلی فاقد کد ربط باشد، کد ربط درج شده برای حساب یا تفصیلی سطح بالاتر از آن مورد استفاده قرار می‌گیرد. به عنوان مثال، در یک سری حساب‌های نمونه، برای حساب هزینه‌های مالی به صورت زیر کد ربط تعریف کرده‌ایم:

8/1/3 هزینه‌های مالی – کد ربط 1 = 304

هزینه‌های مالی شامل حسابهای عملیاتی زیر است:

8/1/3/1 کارمزد خدمات بانکی
8/1/3/2 اوراق بهادار (تمبر سفته و برات)
8/1/3/3 بهره و سود بانک – کد ربط 1 = 301

همانطور که دیده می‌شود، برای حساب‌های عملیاتی 1 و 2 کد ربط تعریف نشده است. این نحوه تعریف باعث می‌شود که حسابهای عملیاتی 1 و 2 با کد ربط حساب سرگروه (304) در تراز آزمایشی ظاهر شوند (توضیح اضافه: در صورت‌های مالی مورد بحث، کد ربط 304 برای سایر هزینه‌های مالی درنظر گرفته شده است. این کد را برای سرگروه لحاظ کرده‌ایم تا مجبور به تکرار آن برای همه حسابهای عملیاتی نباشیم. به این ترتیب فقط لازم است تا برای حساب‌هایی که "سایر" نیستند کد ربط اختصاصی درج کنیم. همچنین هر حساب جدیدی که تعریف شود، خود به خود به عنوان جزیی از سایر هزینه‌های مالی شناسایی خواهد شد).

کدهای ربط تفصیلی‌ها به انتهای کدهای ربط حساب‌ها افزوده می‌شوند. بین کدهای ربط، علامت "/" درج می‌شود. درج کد ربط تفصیلی‌ها منوط به احضار آنها در تراز آزمایشی است. مثلا برای سایر پیش‌پرداخت‌ها کد ربط 105 تعریف شده است. فرض کنیم یکی از تفصیلی‌های مربوط به این حساب (حوزه مالیات عملکرد) را در تراز آزمایشی تفکیک می‌کنیم. اگر برای این تفصیلی کد ربط تعریف نکرده باشیم، سطر تفکیک شده مربوط به این تفصیلی هم با کد ربط 105 در تراز آزمایشی بازنمایی خواهد شد. اما اگر برای این تفصیلی یک کد ربط (مثلا 1) تعریف کرده باشیم، سطر مربوط به سایر پیش‌پرداخت‌ها – حوزه مالیات عملکرد دارای کد ربط 105/1 خواهد بود. اگر تفصیلی‌های بعدی (2 تا 5) هم در تراز آزمایشی احضار شده باشند و دارای کد ربط باشند، آن کدها هم به همین ترتیب در انتهای کد ربط در سطر تراز آزمایشی دیده خواهند شد.

همه قوانینی که در مورد کد ربط ذکر کردیم برای هر 4 کد ربط موجود در سیستم برقرار است. کدهای ربط 1 تا 4 به صورت کاملا مستقل از یکدیگر پردازش می‌شوند. به عنوان مثال، فرض کنید یک حساب به نام "سایر هزینه‌های عملیاتی" وجود دارد که دارای دو کاربرد در یادداشت‌های صورت سود و زیان است: اگر با مراکز هزینه تولیدی استفاده شده باشد به عنوان سربار شناسایی می‌شود و اگر با مراکز هزینه عمومی استفاده شده باشد به عنوان هزینه‌های اداری، فروش شناسایی می‌شود. طبقه بندی این دو هزینه با هم متفاوت است. به خصوص اینکه کدام هزینه‌ها باید به عنوان "سایر" گزارش شوند در این دو گروه هزینه تفاوت دارند.

واضح است که اگر از یک کد ربط برای حساب‌ها استفاده کنیم مجبور خواهیم بود که همان تفکیک هزینه‌های سربار را در هزینه‌های اداری و فروش هم بکار ببریم. برای رفع مشکل، تفکیک هزینه‌های سربار را با کد ربط 1 و تفکیک هزینه‌های اداری، فروش را با کد ربط 3 انجام می‌دهیم. تفصیلی‌ها خود دارای کد ربط هستند. کد ربط 1 تفصیلی‌ها به کد ربط 1 حسابها متصل می‌شود و کد ربط 3 تفصیلی‌ها به کد ربط 3 حسابها متصل می‌شود.

با تشکر از پاسخ خوبتان
اما در تراز آزمایشی جامع در قسمت پایان ، فرم گزارش می خواهد که باید آنرا از کجا آورد
ممنون

با سلام و احترام


با تشکر

با سلام و احترام

ممنون از راهنمایی جامع و کاملتان

باتشکر