انجمن‌ها

صورت‌حساب فروش یک تفصیلی

این گزارش، گونه جدیدی از گزارش‌های مبتنی بر یک تفصیلی است که در نسخه 407 پیاده‌سازی شده است. هدف، ارائه شکل خاصی از گزارش ریزعملیات تفصیلی است که در آن اولا به جای مبالغ مربوط به طرف حساب‌های سندهای فروش، سطرهای اصلی (و کسور و اضافات) از سند فروش استخراج و بازنمایی شوند و ثانیا اطلاعات کامل این سطرهای جایگزیم از فاکتور فروش در این گزارش قابل ارائه باشد (شامل کالا یا خدمت، مقدار، مبالغ، اطلاعات قوانین کسور و اضافات و مانند آنها). به عنوان مثال، یک سند فروش ساده به صورت زیر را درنظر آورید:

مشتری بدهکار 800
تخفیف بدهکار 150
درآمد بستانکار 900
عوارض و مالیات پرداختنی بستانکار 50

در سطر درآمد با مراجعه به اطلاعات سطر اصلی برگه فروش، می‌توانیم تشخیص دهیم که چه کالا یا خدمتی فروخته شده است. همچنین بهای 900، تخفیف 150 و مالیات بر ارزش افزوده 50 هم قابل تشخیص است.

اگر ریز عملیات تفصیلی مشتری را دریافت کنیم، صرفا سطر 800 بدهکار را در آن خواهیم دید. اما اگر به جای این سطر، سطر درآمد را از سند فوق در ریزعملیات تفصیلی منعکس کنیم و بهای سطر را بدون توجه به مبلغ بستانکار سطر درآمد (900)، دوباره محاسبه کنیم و جهت آنرا هم معکوس کنیم می‌توانیم به جای لحاظ کردن سطر "مشتری بدهکار 800" آن سطر درآمد را به همراه کالا و مقدار و اجزاء بها در گزارش منعکس نماییم (بهای 900 منهای تخفیف 150 به علاوه مالیات 50 مساوی 800 - بدهکار). حال اگر تعدادی سطر درآمد یا سطرهای کسور و اضافات داشته باشیم، مجموعه آن سطرها به جای سطر بدهکار مشتری در گزارش موردنظر ارائه خواهند شد.

این گزارش "صورت‌حساب فروش یک تفصیلی" نام دارد. نحوه اخذ آن بسیار همانند گزارش ریزعملیات تفصیلی است و حاوی همه امکانات گزارش ریزعملیات است. برخی از سطرهای یک گزارش ریزعملیات تفصیلی، با روش جایگزینی به برخی از سایر سطرهای سند فروش تبدیل خواهند شد. در این تبدیل حتما سطرهای مربوط به تخفیف، عوارض و مالیات سند فروش را لحاظ نخواهیم کرد. در مقابل بهای سطرهای اصلی را بدون توجه به مبلغ بستانکار مندرج در آنها، مجددا به صورت بدهکار از روی بهای سطر، تخفیف مستقیم و عوارض و مالیات بر ارزش افزوده محاسبه خواهیم کرد. سطرهای کسور و اضافات (و احیانا پورسانت) هم در گزارش منعکس خواهند شد.


حسابهای موثر در صورت‌حساب فروش یک تفصیلی

از آنجا که برخی از کاربران، در موارد غیرعادی و گاها معکوس و متناظر نیز از تفصیلی‌ها استفاده می‌کنند، همیشه برای پردازش عملیات یک تفصیلی در سیستم فروش نیاز به فهرستی از حسابهای موثر داریم – یعنی حساب‌هایی که فقط عملیات تفصیلی در آنها مورد بررسی و پردازش قرار گیرند. پیش از این برای محاسبه اعتبار مشتری، از فهرستی به نام حساب‌های موثر در اعتبار مشتری استفاده می‌کردیم. مشابه این فهرست را برای گزارش صورت‌حساب فروش هم نیاز داریم. منظور، مجموعه‌ای از حساب‌ها است که عملیات تفصیلی در آنها باید در گزارش ما منعکس شوند و اگر در سندهای فروش بکار رفته باشند با سایر سطرهای سند فروش جایگزین گردند. این فهرست می‌تواند حاوی حساب‌های غیرعملیاتی (سرگروه) هم باشد.

یادآوری می‌کنم که یکی از پارامترهای پرکاربرد در گزارش ریزعملیات یک تفصیلی، اخذ گزارش از عملیات تفصیلی به همراه یک حساب به خصوص است. در اینجا یک حساب به خصوص برای ما کافی نیست – بسیار امکان دارد که عملیات تفصیلی‌ها در حالت کلی در تعدادی از حسابهای سیستم مورد نظر باشند (مثلا در حسابهای دریافتنی تجاری و پیش‌دریافت‌ها). به همین دلیل کاربرد حسابهای موثر در صورت‌حساب فروش جایگزین کاربرد "عملیات یک حساب خاص" در ریزعملیات خواهد شد و آن ویژگی دیگر کاربرد نخواهد داشت. ضمن اینکه ما سطر دریافتنی را با سطرهای درآمد جایگزین می‌کنیم و حسابهایی که در آن سطرها درج شده است عموما حاوی حسابهای فروش یا درآمد هستند که به صورت منطقی هیچ ارتباطی با تفصیلی سوژه گزارش ما ندارند. به همین دلیل استفاده از حالت استاندارد عملیات یک حساب خاص با توجه به این نکته هم قابل استفاده نیست.

اما چرا نمی‌توانیم از همان حسابهای موثر در اعتبار مشتری در اینجا هم استفاده کنیم (و مجبور به تعریف فهرست جداگانه‌ای از حساب‌های موثر شده‌ایم)؟ قاعدتا اینها حسابهایی هستند که عملیات تفصیلی در آنها به معنی بدهکار بودن مشتری و تاثیر در اعتبار مشتری است. پس در نگاه نخست تصور می‌شود که می‌توانیم برای تهیه صورت‌حساب از همان حسابها استفاده کنیم.

نکته قابل توجه در اینجا امکان استفاده از حسابهای اسناد دریافتنی (و حتی اسناد در جریان وصول) در حسابهای موثر در اعتبار مشتریان است. برخی از کاربران (به درستی) از این حسابها در محاسبه اعتبار مشتری استفاده می‌کنند. چنین است که اگر مشتری بابت بدهی خود چک مدت دار داده باشد، قاعدتا تا زمانی که آن چک وصول نشده است، مبلغ آن چک نباید در محاسبات اعتبار، "پرداخت شده" فرض شود. از دید مکانیزم کنترل اعتبار، مشتری بهای آن چک را هنوز پرداخت نکرده است و مبلغ مزبور نباید به اعتبار مشتری افزوده شود.

برای اینکه مبالغ مدارک دریافت و پرداخت تا پیش از وصول به اعتبار مشتری افزوده نشوند، کافی است ترتیبی دهیم که در زمان دریافت چک، تفصیلی مشتری در سطر حاوی حساب اسناد دریافتنی درج شود. همچنین باید حساب اسناد دریافتنی را در فهرست حسابهای موثر در اعتبار مشتریان تعریف کنیم. به این ترتیب در محاسبه اعتبار مشتری، چک مزبور هنوز پرداخت نشده فرض می‌شود. مشابه این عمل را حتی می‌توان با اسناد درجریان وصول هم انجام داد: تفصیلی مشتری را در سطر مربوط به ثبت اسناد در جریان وصول درج کرد و حساب اسناد در جریان وصول را به عنوان یکی از حسابهای موثر در اعتبار مشتریان تعریف کرد. با این روش، تا زمانی که چک وصول نشده است، مبلغ چک در اعتبار مشتری به حساب نخواهد آمد.

واضح است که هیچیک از این دو حساب (اسناد دریافتنی یا اسناد درجریان وصول) نباید در صورت‌حساب فروش یک تفصیلی تاثیر داشته باشند. از دید این صورت‌حساب، همین‌که یک مشتری، چک پرداخت کرده است، بستانکار شده و فقط همین سطر بستانکار باید در صورت‌حساب وی دیده شود (سطر بدهکار مربوط به اسناد دریافتنی یا بعدا سطر بدهکار مربوط به اسناد در جریان وصول نباید دیده شوند). چنین است که فهرست حساب‌های موثر در اعتبار، برای دریافت صورت‌حساب مناسب نیست و به یک فهرست حساب جداگانه به عنوان "حسابهای موثر در صورت‌حساب فروش" نیاز داریم. البته مشخصات این فهرست و نحوه کار با آن کاملا همانند حسابهای موثر در اعتبار مشتری است.

عملیات تهیه گزارش صورت حساب فروش، با استخراج عملیات تفصیلی فقط در حسابهای موثر پیش‌گفته آغاز خواهد شد. واضح است که تعریف مناسب حساب‌های موثر در کنار استفاده به جا از تفصیلی‌ها نقش بسیار مهمی در صحیح بودن گزارش حاصله خواهند داشت.


سطرهای یک سند فروش

در روش ساده تنظیم سند فروش، هر سند دارای یک طرف حساب دریافتنی است. مبلغی که باید به حساب "طرف بدهکار" برده شود در این سطر منظور می‌شود. در حالت ساده، این مبلغ از حاصل جمع بهای فروش کالاها و خدمات، با کسر تخفیف مستقیم و افزودن مالیات و عوارض حاصل می‌شود. فاکتور فروش ممکن است تحت تاثیر قوانین مکمل بهای برگه‌ها قرار گرفته باشد. حاصل این قوانین به صورت سطرهای کسور و اضافات و سطرهای پورسانت در فاکتور و سند فروش منعکس می‌شوند. البته پورسانت‌ها دارای طرف حساب اختصاصی هستند و به طرف حساب دریافتنی منظور نمی‌شوند. در حالت کلی هر سند فروش ممکن است انواع سطرهای زیر را داشته باشد – تشخیص بدهکار و بستانکار برای فاکتور فروش آمده است، برای صورت‌حساب برگشت از فروش برعکس است:

طرف حساب دريافتني – سرجمع به تفکیک ارز – بدهکار
برگشت پيش‌دريافت – محاسبه شده از پیش‌دریافت تشخیص داده شده برای قرارداد – بدهکار
تخفيف مستقيم – سرجمع به تفکیک ارز – بدهکار
عوارض قانوني – سرجمع به تفکیک ارز – بستانکار
ماليات بر ارزش افزوده – سرجمع به تفکیک ارز – بستانکار
فروش كالا – ریز سطرها – بستانکار
فروش خدمات – ریز سطرها - بستانکار
کسر، بدهکار، روند (قانون‌های مكمل بها( - ریز سطرها - بدهکار
اضافه ، بستانکار (قانون‌های مكمل بها( - ریز سطرها - بستانکار
پورسانت نماينده، بازاریاب، انجام دهنده خدمات (قانون‌های مكمل بها( – ریز سطرها - بدهکار
طرف حساب اختصاصي پورسانت – ریز سطرها - بستانکار
سطر آزاد – بدهکار یا بستانکار به دلخواه کاربر

در استخراج سطرهای گزارش صورت حساب، به سطرهای تخفیف مستقیم، مالیات و عوارض اصلا توجه نخواهیم کرد. به جای آنها، در زمان محاسبه مبلغ برای سطرهای جایگزینی که از فروش کالا و فروش خدمات حاصل می‌شوند مجددا محاسبات مربوط به بهای سطر را انجام خواهیم داد و تخفیف و مالیات و عوارض را مستقیما به حساب طرف بدهکار منظور خواهیم کرد. طرف بدهکار قاعدتا همان تفصیلی است که قصد داریم صورت حساب فروش آنرا به جای ریزعملیات تهیه کنیم. مبالغ سطرهای کسور و اضافات (و روند و قوانین مکمل بهای بدهکار و بستانکار) هم مستقیما به مبالغ بدهکار و بستانکار قابل تبدیل هستند و می‌توانیم آنها را به همان صورت، در کنار سطرهای مربوط به فروش به عنوان سطرهای جایگزین لحاظ کنیم – فقط لازم است که علامت مبلغ را معکوس نماییم (بدهکار به بستانکار و برعکس). در مورد سایر سطرها توضیحاتی لازم است که در بخش‌های بعدی به آنها اشاره خواهیم کرد.


طرف حساب دریافتنی متعدد و سطرهای آزاد

اگر در یک فاکتور فروش (یا صورت‌حساب برگشت از فروش) همزمان عملیات ارزی و ریالی داشته باشیم – مثلا همزمان فروش ارزی و ریالی در یک فاکتور داشته باشیم یا برخی از کسور و اضافات یک فروش ارزی، به ریال محاسبه شوند و سایر موارد از این دست – ممکن است نیاز به بیش از یک طرف حساب دریافتنی داشته باشیم.

به جز امکان تعدد طرف حساب دریافتنی، باید به امکان درج سطر آزاد (به جای طرف حساب دریافتنی یا درکنار آن) هم توجه کنیم. این سطرها ممکن است به دلایل مختلفی در برگه فروش (و نهایتا در سند فروش) درج شوند:

•    ممکن است همه یا بخشی از بهای فروش به صورت نقدی پرداخت شده باشد و نخواهیم آنها را در گردش حسابهای دریافتنی نشان دهیم.
•    ممکن است بخواهیم طرف دریافتنی برگه فروش را برحسب تاریخ سررسید تفکیک کنیم – مثلا دو بدهی در تاریخ‌های سررسید متفاوت ایجاد کنیم.
•    ممکن است بخواهیم از امکانات تسویه سیستم همزمان با تنظیم سند فروش استفاده کنیم.

خلاصه اینکه در حالت کلی، در یک سند فروش ممکن است با تعدد طرف بدهکار (به صورت تعدد طرف دریافتنی یا سطرهای آزاد به جای طرف دریافتنی یا همراه با آن) مواجه باشیم. دو وضعیت قابل تصور است:

وضعیت اول: برخی از سطرهای مورد بحث ممکن است مربوط به تفصیلی سوژه گزارش ما باشند و حسابهای آنها هم در حسابهای موثر در صورت‌حساب مشتری تعریف شده باشند. قاعدتا همه این سطرها باید از ریزعملیات تفصیلی حذف شوند و با بقیه سطرهای سند فروش جایگزین گردند. مثلا:

طرف دریافتنی حسابهای دریافتنی با تفصیلی مشتری آ – بدهکار 1.000
سطر آزاد حسابهای دریافتنی با تفصیلی مشتری آ – بدهکار 500 (با یک تاریخ سررسید یا بدلیل دیگری تفکیک شده است)
فروش 5 کیلو کالای الف – بستانکار 1.500

برای سادگی در این مثال از بقیه انواع سطرها صرف‌نظر کرده‌ایم.

فرض کنید ریزعملیات مشتری آ را دریافت کنیم. "حسابهای دریافتنی" در حسابهای موثر در صورت‌حساب مشتری تعریف شده است. سطرهای 1.000 و 500 در ریزعملیات مشتری نمایش داده می‌شوند. با عملیاتی که قرار است انجام دهیم، سطر فروش جایگزین آنها خواهد شد. اینکه تفکیک مزبور (که قاعدتا در مالی مهم بوده است) در گزارش حاصله گم می‌شود، ماهیت ذاتی این گزارش خواهد بود!

وضعیت دوم: برخی از سطرهای مورد بحث ممکن است مربوط به تفصیلی سوژه گزارش ما نباشند یا حسابهای آنها در حسابهای موثر در صورت‌حساب مشتری تعریف نشده باشند. قاعدتا این سطرها از ابتدا در ریزعملیات مشتری نمی‌آمده‌اند. مثلا:

طرف دریافتنی حسابهای دریافتی با تفصیلی مشتری آ – بدهکار 1.000
صندوق – پرداخت نقدی – بدهکار 500
فروش 5 کیلو کالای الف – بستانکار 1.500

به صورت طبیعی طرف دریافتنی در ریزعملیات مشتری ظاهر می‌شود و می‌خواهیم به جای آن فروش را نمایش دهیم! حتما لازم است تا پرداخت نقدی هم (با علامت معکوس) در صورت‌حساب مشتری درج شود تا اقلام درست باشد. صورت حساب مشتری به صورت زیر خواهد بود:

صندوق – پرداخت نقدی – بستانکار 500
فروش 5 کیلو کالای الف – بدهکار 1.500

تاثیر این دو سطر، همان 1.000 ریال بدهکار ابتدایی خواهد بود.


برگشت پیش‌دریافت

اگر فروش مبتنی بر یک قرارداد انجام شده باشد و آن قرارداد شامل پیش‌دریافت از مشتری باشد، یک امکان برای بازگرداندن تدریجی پیش‌دریافت در هر فاکتور فروش در سیستم وجود دارد. در محاوره اطلاعات عمومی برگه فروش، در ذیل دریچه تعیین قرارداد مرجع، یک دریچه با نام "پیش‌دریافت قرارداد برگشت داده شود" وجود دارد که به همین منظور تعبیه شده است. درصد برگشت پیش‌دریافت در قرارداد تعیین می‌شود.

مثلا فرض کنید یک قرارداد برای تحویل 5 واحد از یک کالا تنظیم شده است و مبلغی هم به عنوان پیش‌دریافت اخذ شده باشد. در زمان تنظیم قرارداد پیش‌بینی کرده‌ایم که در هر نوبت فروش می‌توانیم فقط یک واحد از کالا را تحویل دهیم. طبیعی است که 20 درصد از پیش‌دریافت در هر نوبت فروش برگشت داده شود. اگر فرض کنیم که از ابتدا 2.000 ریال پیش‌دریافت گرفته‌ایم، سند فروش به صورت زیر خواهد بود:

طرف دریافتنی حسابهای دریافتنی با تفصیلی مشتری آ – بدهکار 1.000
پیش‌دریافت‌ها با تفصیلی 1 مشتری آ و تفصیلی 2 قرارداد – بدهکار 400
فروش 1 واحد کالای ب – بستانکار 1.400

یک روش نادرست برای تهیه صورت‌حساب فروش این است که حساب پیش‌دریافت‌ها را در حسابهای موثر در صورت‌حساب تعریف "نکرده" باشیم. در این حالت سطرهای پیش‌دریافت (با علامت بستانکار!) و فروش (با علامت بدهکار) در صورت‌حساب مشتری منعکس خواهند شد.

اما روش درست این است که پیش‌دریافت‌ها را هم در حسابهای موثر در صورت‌حساب تعریف کرده باشیم. در این شرایط پیش‌دریافت ابتدایی درست همانند یک پرداخت بازنمایی خواهد شد و پیش‌دریافت در کنار طرف دریافتنی جزء سطرهایی از سند فروش خواهد بود که قرار است جایگزین شوند. ریزعملیات تفصیلی بدون جایگزینی (اولیه) به صورت زیر خواهد بود:

پیش‌دریافت‌ها – بستانکار 2.000
حسابهای دریافتنی – بدهکار 1.000
پیش‌دریافت‌ها – بدهکار 400
مانده بستانکار 600

پس از جایگزینی:

پیش‌دریافت‌ها – بستانکار 2.000
فروش 1 واحد کالای ب – بدهکار 1.400
مانده بستانکار 600


سطرهای اصلی برگه‌های فروش

این سطرها حاوی اطلاعات فروش کالاها و خدمات هستند. هدف اصلی از این گزارش بازنمایی همین سطرها به جای طرف دریافتنی است. مبلغ بستانکار این سطرها نشان‌دهنده میزان درآمد است. نحوه به حساب بردن تخفیف مستقیم در این مبلغ تاثیر دارد. یادآوری می‌کنم که در محاوره اطلاعات عمومی برگه فروش، در صفحه "سند" دو گزینه برای تعیین نحوه به حساب بردن تخفیف مستقیم سطرها وجود دارند: از بهای فروش کاسته شوند / به حساب جداگانه برده شوند. مستقل از اینکه تخفیف مستقیم در سند فروش چگونه عمل شده باشد، در زمانی که می‌خواهیم سطر فروش را در صورت‌حساب مشتری منعکس کنیم باید همیشه تخفیف مستقیم را از بها بکاهیم.

به جز این، هر سطر دارای عوارض و مالیات است که هر دو به حساب طرف دریافتنی برده می‌شوند اما در مبلغ بستانکار سطر اصلی منعکس نمی‌شوند. همین نکات در مورد بهای ارزی سطر هم صدق می‌کند. ضمن اینکه محاسبات بدست آوردن مبالغ بستانکار سطرهای اصلی در زمان عملیاتی کردن برگه فروش انجام می‌شود. نتیجه اینکه در جایگزین کردن این سطرها حتما باید مبلغ بدهکاری که بابت این سطر در صورت‌حساب مشتری منعکس می‌شود را دوباره محاسبه کنیم:

بهای سطر منهای تخفیف مستقیم + مالیات + عوارض را درنظر می‌گیریم: اگر برگه برگشت از فروش است، حاصل مبلغ بستانکار خواهد بود؛ وگرنه مبلغ بدهکار.

لازم است تا مبلغ ارزی قابل انعکاس در سطر جایگزین را هم محاسبه کنیم (نمی‌توانیم از مبلغ ارزی که احیانا در سطر اصلی وجود دارد استفاده کنیم – که مربوط به حساب درآمد است). البته مبلغ ارزی فاقد علامت است (بدهکار و بستانکار ندارد).

اگر گزینه "مبالغ ارزی در سند مالی مربوط درج نشوند" علامت خورده باشد، واحد پول (ارز) و مبلغ ارزی خالی خواهند بود؛ وگرنه همان واحد پول فروش به عنوان واحد پول و نیز بهای ارزی سطر – تخفیف مستقیم ارزی + مالیات ارزی + عوارض ارزی را به عنوان مبلغ ارزی در سطر جایگزین شده در ریزعملیات درنظر می‌گیریم.


کسور و اضافات و روند

اینها سطرهایی هستند که مستقیما در بهای نهایی فاکتور تاثیر می‌گذارند و با قوانین مکمل بها محاسبه می‌شوند. همه آنها حالتی شبیه به سطرهای اصلی دارند – یعنی با طرف دریافتنی تراز می‌شوند (طرف حساب اختصاصی ندارند). به همین دلیل همانند سطرهای اصلی به عنوان سطرهای جایگزین طرف دریافتنی در صورت‌حساب مشتری قابل درج خواهند بود.

خوشبختانه پیچیدگی مربوط به سطرهای اصلی در آنها وجود ندارد (بهای سطر دقیقا مساوی مبلغ بدهکار یا بستانکار درج شده در سطر سند است). همچنین از قبل ترتیبی داده‌ایم که همزمان با ذخیره برگه فروش (پیش‌نویس) مبالغ مزبور در سطر سند مالی فروش هم درج شوند. همین عمل برای مبلغ ارز هم انجام شده است. بنابراین برای جایگزین کردن این سطرها مشکل زیادی نداریم. کافی است همان مبالغ را لحاظ کنیم و فقط جای بدهکار و بستانکار را تغییر دهیم. واحد پول (ارز) و مبلغ ارز هم به همان صورت قابل استفاده است.


پورسانت‌ها

3 سناریو را طرح و بررسی می‌کنیم: صورت‌حساب یک تفصیلی که در برگه‌های فروش مربوط به آن پورسانت محاسبه شده ولی دریافت کننده پورسانت متفاوت از تفصیلی سوژه گزارش باشد / صورت‌حساب یک تفصیلی که در برگه‌های فروش صرفا به عنوان دریافت کننده پورسانت ظاهر شده است / صورت‌حساب یک تفصیلی که همزمان طرف بدهکار و دریافت کننده پورسانت برگه‌های فروش باشد.

سناریوی اول مربوط به همه فروش‌هایی است که مشتری در آنها طرف بدهکار است و نماینده یا بازاریاب یا انجام دهنده خدمات پورسانت گرفته‌اند و محاسبات و سطرهای آن پورسانت(ها) هم در همان برگه و سند فروش لحاظ شده است. سناریوی دوم مربوط به تهیه صورت‌حساب فروش از دریافت‌کنندگان پورسانت است – مثلا می‌خواهیم صورت‌حساب یک نماینده یا بازاریاب را تهیه کنیم. سناریوی سوم مربوط به زمانی است که نماینده یا بازاریاب خودشان طرف بدهکار باشند و پورسانت هم برای آنها محاسبه شده باشد. پورسانت و بدهی در یک سند منعکس شده است.

باید روشی برای مواجهه با پورسانت‌ها داشته باشیم که هر 3 سناریو را پاسخگو باشد.

پیش از این گفتیم که عملیات را از ریزعملیات تفصیلی در برخی از حسابها (حسابهای موثر) آغاز می‌کنیم. سطرهایی از این ریزعملیات که مربوط به اسناد فروش بودند را تشخیص می‌دادیم و آنها را با سایر سطرهای سند جایگزین می‌کردیم. در همین مرحله می‌توانیم طرف حسابهای پورسانت را تشخیص دهیم و آنها را جایگزین نکنیم – یعنی اگر سطری از ریزعملیات داریم که طرف حساب یک پورسانت است، در فرآیند نخست اصلا مورد توجه قرار نمی‌گیرد. به این ترتیب آن طرف حساب قاعدتا به عنوان سایر سطرهای سند فروش دیده می‌شود و می‌خواهد جایگزین طرف دریافتنی شود. در این جایگزینی هم طرف حساب پورسانت را درنظر نمی‌گیریم (جایگزین نمی‌کنیم). تا اینجا مثل این است که اصلا طرف حساب پورسانت در سند فروش وجود نداشته است؛ خواه مربوط به تفصیلی موضوع گزارش ما باشد و خواه مربوط به یک تفصیلی دیگر (دریافت کننده پورسانت).

در ادامه به سطرهای پورسانت توجه می‌کنیم (همان سطرهایی که طرف آنها را از فرآیند جایگزینی خارج کردیم). خود سطرهای پورسانت را هم به عنوان سطرهای جایگزین طرف دریافتنی نمی‌آوریم. یعنی در فاز نخست درست مانند آن عمل می‌شود که اصلا در سند فروش پورسانت و طرف آن درج نشده باشد.

در ادامه به سطرهای طرف حساب پورسانت می‌پردازیم. اگر این سطرها مربوط به تفصیلی سوژه گزارش باشند و حساب آنها هم دربین حسابهای موثر در صورت‌حساب فروش تفصیلی قرار داشته باشد، به صورت جداگانه و در فاز دوم آنها را پردازش می‌کنیم و با سطرهای پورسانت جایگزین می‌کنیم.

نتیجه اینکه قسمت دریافتنی سند فروش (سطرهای اصلی، کسور و اضافات، طرف دریافتنی و سطرهای آزاد) در یک فاز پردازش می‌شوند و قسمت پرداختنی سند فروش (پورسانت‌ها و طرف اختصاصی آنها) در یک فاز دیگر پردازش می‌شوند. کاملا ممکن است که برای یک تفصیلی فقط فاز اول نتیجه داشته باشد (فاز دوم وجود نداشته باشد یا مربوط به یک تفصیلی دیگر باشد – سناریوی اول)؛ یا فقط فاز دوم نتیجه داشته باشد (سناریوی دوم) یا هر دو فاز نتیجه داشته باشند (سناریوی سوم).


سایر سطرهای ریزعملیات تفصیلی

سطرهایی از ریزعملیات ابتدایی که مربوط به سندهای فروش نبوده باشند، عینا (و بدون هیچ تغییری) در گزارش منعکس خواهند شد. این سطرها از سندهای حسابداری، دریافت و پرداخت، انبار و دستمزد ناشی می‌شوند و ظهور آنها در گزارش صورت‌حساب منوط به احضار سطرهای اسناد آن نرم‌افزارها در ریزعملیات تفصیلی است. به این ترتیب کاربر باید در آن نرم‌افزارها (حداقل برای گزارش‌گیری) Login کرده باشد.

عملا همه سطرهای گزارش که به نوعی از سندهای فروش ناشی شده‌اند دستخوش تغییر علامت مبلغ خواهند شد. سطرهای مربوط به طرف حساب دریافتنی، برگشت پیش‌دریافت و آزاد به شرطی که حاوی حساب مناسب و مربوط به تفصیلی موضوع گزارش باشند با سطرهای اصلی و کسور و اضافات و روند (و سایر سطرهای آزاد) جایگزین می‌شوند. در سطرهای اصلی مبالغ بدهکار (یا بستانکار) و ارز دوباره محاسبه می‌شود. در کسور و اضافات و روند فقط علامت مبلغ معکوس می‌شود.

سطرهای طرف حساب پورسانت به شرطی که حاوی حساب مناسب و مربوط به تفصیلی موضوع گزارش باشند با سطرهای پورسانت جایگزین می‌شوند. علامت مبلغ معکوس می‌شود.

بقیه سطرهای ریزعملیات تفصیلی به همان صورت ابتدایی در گزارش منعکس خواهند شد.


امکانات و شرایط

این گزارش از نوع گزارش‌های ریزعملیات است و امکانات این گزارش‌ها (شامل شرایط، ترتیب، تبدیل ریال به ارز، تبدیل ارز به ریال و جمع عملیات تا سطر) را نیز خواهد داشت. به جز این، شرایط اختصاصی برای برگه‌های فروش، سطرهای اصلی، کسور و اضافات و پورسانت‌ها به تفکیک در این گزارش پیاده شده‌اند. توجه کنید که سطرهای این گزارش ترکیبی از سطرهای مالی، سطرهای اصلی، کسور و اضافات و پورسانت‌ها خواهند بود و نمی‌توانیم از شرایط یکپارچه استفاده کنیم (مجبوریم شرایط را به حوزه اعمال آنها تفکیک کنیم). چنانچه شرایط را به صورت یکپارچه و تفکیک نشده پیاده می‌کردیم، تنظیم شرط برروی کالاها به این معنی می‌بود که فقط سطرهایی که حاوی کالا هستند در گزارش نمایش داده شوند یعنی فقط سطرهای اصلی برگه‌های فروش بازنمایی شوند و سطرهای سایر نرم‌افزارها و سایر انواع سطرهای فروش را در گزارش از دست می‌دادیم (مشابه این وضعیت برای شرایط برگه‌های فروش، کسور، اضافات و پورسانت‌ها هم پیش می‌آمد).

برای ممانعت از این مشکل باید شرایط اختصاصی پیش‌گفته را به صورت تفکیک شده تعریف کنیم. یعنی مثلا شرایط سطرهای اصلی را در یک صفحه جداگانه داشته باشیم – با این معنی که فقط در سطرهایی از گزارش که مربوط به سطرهای اصلی فاکتورهای فروش است از این شرایط استفاده شود و شرایط مزبور تاثیری در احضار یا عدم احضار سایر سطرهای گزارش نداشته باشند.


استفاده از گزارش صورت حساب فروش بدون استفاده از حساب‌های موثر در صورت‌حساب

همانطور که پیش از این اشاره کردیم، این گزارش دو عملکرد مشخص دارد: 1/ با توجه به حساب‌های موثر در صورت‌حساب، برخی از سطرهای ریزعملیات را با سطرهای دیگری از سندهای فروش جایگزین می‌کند. 2/ اطلاعات فروش (شامل اطلاعات سطرهای اصلی، کسور، اضافات و پورسانت) را در گزارش در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

درخواست دیگری برای ارائه اطلاعات گزارش ریزعملیات به همراه اطلاعات فروش هم مطرح شده بود که در آن فقط به سطرهای درآمد توجه شده بود. در این گزارش فرضی، هدف ارائه صورت‌حساب به مشتری نیست بلکه صرفا بازنمایی اطلاعات فروش در کنار گزارش استاندارد ریزعملیات تفصیلی مورد نیاز است. این همان عملکرد دوم از موارد فوق است.

برای ارائه این گزارش فرضی، در محاوره ابتدایی صورت حساب فروش، یک دریچه قابل علامت‌گذاری با عنوان "از حساب‌های موثر در صورت‌حساب استفاده نشود" تعبیه کرده‌ایم. این دریچه در حالت عادی علامت‌گذاری نشده است و گزارش صورت‌حساب مطابق همه توضیحاتی در بندهای قبل دادیم ارائه می‌گردد. با این همه، با علامت‌گذاری این دریچه، عملکرد نخست گزارش صورت‌حساب فروش (جایگزینی سطرها) غیرفعال خواهد شد. یعنی دیگر به حساب‌های موثر در صورت‌حساب توجه نخواهد شد و صرفا همان گزارش ریزعملیات تفصیلی به همراه اطلاعات فروش بازنمایی خواهد شد. البته شرایط اختصاصی اطلاعات فروش (برگه‌های فروش، سطرهای اصلی، کسور و اضافات) کماکان در گزارش قابل استفاده خواهند بود.

نکته قابل توجه دیگر در مورد این دریچه، فعال شدن مجدد یک تنظیم از صفحه "اسناد" محاوره گزارش است. در محاوره گزارش عادی ریزعملیات تفصیلی، در صفحه اسناد یک دریچه با عنوان "گزارش حاوی عملیات" و با گزینه‌های "تمام حسابها" و "یک حساب خاص" وجود دارد. همانطور که پیش از این گفتیم، این دریچه در صورت حساب فروش فاقد کاربرد است و مخفی می‌شود (کاربرد آن با حساب‌های موثر در صورت‌حساب جایگزین می‌شود). اگر از سیستم بخواهیم که در حین ارائه گزارش از حساب‌های موثر در صورت‌حساب استفاده نکند (موضوع اصلی همین بخش از مستند)، واضح است که مجددا امکان ارائه گزارش از عملیات یک حساب خاص را خواهیم داشت. به همین دلیل دریچه "گزارش حاوی عملیات" در صفحه اسناد مجددا آشکار خواهد شد و قابل استفاده خواهد بود.