ارتباط سیستم‌های اموال با سیستم‌های مدیریت هزینه و انبار
مستند تکمیلی امکانات نسخه 8.02
همانطور که از ابتدا در سیستم اموال دیده بودیم، رخدادهای افزایش بهای تمام شده و الحاق یا تعمیر اساسی به صورت اختیاری می‌توانند به رخدادهای مرجع انبار یا هزینه متصل باشند. به عبارت دیگر در حین ویرایش این انواع رخداد دارایی می‌توان برای آنها رخدادهای انبار یا هزینه تعیین کرد.
یکی از کاربردهای ارتباط رخداد دارایی با رخداد انبار این است که یک کالای موجود در انبار، به عنوان یک دارایی از انبار خارج شود و مدیریت و تعقیب آن به سیستم اموال واگذار شود. در این سناریو، کالای مزبور به عنوان یک دارایی جدید تعریف می‌شود و رخداد خروج از انبار به رخداد افزایش بهای تمام شده‌ی آن دارایی متصل می‌شود.
کاربرد دیگر برای ارتباط رخداد دارایی با رخداد انبار این است که یک کالای موجود در انبار به عنوان بخشی از یک دارایی (برای الحاق به دارایی موجود) یا برای تعمیر اساسی یک دارایی موجود از انبار خارج شود. در این سناریو دارایی از قبل تعریف شده است و رخداد جدیدی که باید برای آن درج شود از نوع الحاق یا تعمیر اساسی است. رخداد دارایی در این سناریو نیز به رخداد انبار متصل خواهد بود.
مشابه موارد فوق (دارایی جدید یا الحاق یا تعمیر اساسی یک دارایی موجود) در رابطه با رخدادهای هزینه نیز قابل تصور است و به همین دلیل امکان تعیین رخداد هزینه‌ی مرجع برای رخدادهای افزایش بهای تمام شده و الحاق یا تعمیر اساسی نیز در سیستم پیاده‌سازی شده است.
اهداف ما از ایجاد این ارتباطات عبارتند از:
- تعیین بها و برخی از سایر فیلدهای رخداد دارایی مبتنی بر مشخصات رخدادهای هزینه یا انبار
- امکان اصلاح آتی رخدادهای دارایی (یا درج رخدادهای اصلاح بهای جدید) مبتنی بر وضعیت کنونی رخدادهای هزینه یا انبار (بهای موثر نهایی آنها)
- امکان ارائه گزارش‌های مغایرت از اطلاعات رخدادهای دارایی و رخدادهای هزینه یا انبار؛ به تفکیک برای رخدادهای هزینه / انبار / دارایی.
طبیعی است که رخداد انبار حتما باید یکی از انواع خروج ساده باشد. اگر روش تعیین بهای کالا "شناسایی ویژه" باشد و مرجع شناسایی ویژه‌ی رخداد انبار، یک رخداد موجودی ابتدای دوره باشد، این نتیجه حاصل می‌شود که یک کالای سرمایه‌ای موجود در انبار (که در دوره‌های مالی قبل تامین شده است) به عنوان دارایی جدید یا الحاق به یک دارایی موجود به سیستم اموال وارد می‌شود. در این وضعیت، علاوه بر بهای رخداد دارایی می‌توانیم مبداء (نوع انتقال) آنرا نیز تعیین کنیم – "انتقال از اقلام سرمایه‌ای موجود در انبار". چنین تشخیصی برای رخدادهای هزینه میسر نیست.
هر رخداد دارایی به صورت اختیاری می‌تواند فقط یک مرجع داشته باشد – اگر بهای تمام شده‌ی دارایی از منابع (مراجع) گوناگون حاصل شده باشد باید رخدادهای افزایش بهای تمام شده‌ی متعدد برای دارایی تنظیم شود. در مقابل یک رخداد انبار یا هزینه ممکن است به بیش از یک رخداد دارایی متصل باشند – مثل خروج تعدادی کالا از انبار و تعریف دارایی‌های متعدد (یک دارایی به ازای هر عدد کالا) که منجر به اتصال تعدادی رخداد دارایی به یک رخداد خروج از انبار می‌شود – یا ثبت هزینه‌ی تعمیر اساسی برای تعدادی دارایی در یک رخداد هزینه که منجر به درج رخدادهای الحاق یا تعمیر اساسی متعدد در سیستم اموال می‌شود و همه‌ی آنها با یک رخداد هزینه مرتبط خواهند بود.
تنوعی که در بالا مورد اشاره قرار گرفت منجر به مباحث مهمی در زمینه‌ی تطابق بهای رخدادهای انبار یا هزینه با حاصل جمع بهای رخدادهای دارایی متصل به آنها می‌شود. این تطابق هم در حین تعیین ابتدایی بهای رخدادهای دارایی (از روی رخدادهای مرجع) و هم بررسی مطابقت و ارائه گزارش از موارد مغایرت از دید رخدادهای مختلف مطرح می‌شوند و در بخش‌های بعدی بیشتر شرح داده خواهند شد.
فیلد جدید "ارتباط با اموال" در رخدادهای هزینه
رخدادهای هزینه از قبل یک فیلد به نام "ارتباط با انبار" داشتند. کاربرد اصلی این فیلد در انواع مکانیزم‌های ارتباطی بین سیستم‌های مدیریت هزینه و انبار بود. مشابه این فیلد را برای سیستم اموال نیز لازم داریم. فیلد جدیدی به نام "رخداد مربوط به سیستم اموال است" به رخدادهای هزینه اضافه شده است. این فیلد قابل علامت‌گذاری است و قاعدتا توسط شخصی که برگه‌ی هزینه را تنظیم می‌کند مقداردهی می‌شود. ارتباط همزمان یک رخداد هزینه به سیستم‌های اموال و انبار میسر نیست و به همین دلیل این فیلد جدید فقط در صورتی قابل علامت‌گذاری است که رخداد هزینه با انبار ارتباط نداشته باشد (فیلد "ارتباط با انبار" در وضعیت "ندارد" باشد).
یک فیلد مهم در رخدادهای هزینه، "فقط مالیات بر ارزش افزوده، عوارض قانونی و مالیات تکلیفی در سند منعکس شوند" است. همانطور که از نام این فیلد برمی‌آید، علامت‌گذاری آن باعث می‌شود که مبلغ اصلی هزینه (و طرف حساب بستانکار آن) در سندی که از برگه‌ی هزینه حاصل می‌شود منعکس نشوند. کاربرد این فیلد، تا پیش از این، در رخدادهای هزینه‌ای بود که به رخدادهای انبار مرتبط هستند. اگر روش تنظیم سندهای ورود کالا به انبار چنین باشد که بهای کالای وارده مستقیما به حساب طرف بستانکار مربوط (مرکز تامین کالا) برده شود در آنصورت هزینه اعلام شده در رخداد هزینه‌ی مربوط به آن رخداد انبار دیگر نباید در اسناد سیستم منعکس شود و درنتیجه در چنین رخدادهای هزینه‌ای، باید "فقط مالیات بر ارزش افزوده، عوارض قانونی و مالیات تکلیفی در سند منعکس شوند".
البته همانطور که بارها عنوان کرده‌ایم، به عقیده‌ی ما این روش صحیحی برای تنظیم سندهای انبار و هزینه نیست. سندهای انبار باید بین موجودی کالا و حساب کنترل خرید (با تفصیلی مرکز تامین) تنظیم شوند و رخدادهای هزینه‌ی مربوط نیز همیشه باید بین حساب‌های کنترل خرید و مثلا بستانکاران تجاری (هر دو با تفصیلی فروشنده یا طرف بستانکار رخداد هزینه که باید همان مرکز تامین کالای انبار باشد) عمل شوند. به این ترتیب اولا نیازی به دقت دوگانه در تنظیم رخدادها نخواهیم داشت و ثانیا هر زمان که بخواهیم می‌توانیم اقلام باز را با بررسی حساب کنترل خرید آشکار کنیم. در این روش اصلا نیازی به ممانعت از سند شدن رخدادهای هزینه نخواهیم داشت. اما متاسفانه برخی از کاربران سیستم نوسا از این روش استاندارد استفاده نمی‌کنند و برای اینکه بالاخره روال‌های آنها نیز در سیستم قابل اجرا باشد مجبور به پیچیده کردن (بی‌دلیل) سیستم شده‌ایم.
مشابه این پیچیدگی در رابطه بین رخدادهای هزینه و اموال هم پیش می‌آید. می‌دانیم که رخدادهای افزایش بهای تمام شده دارایی و الحاق یا تعمیر اساسی به صورت اختیاری می‌توانند به رخدادهای هزینه مرتبط باشند. این ارتباط به این معنی است که بهای رخدادهای دارایی باید مطابق بهای رخداد هزینه‌ی مرجع تعیین شود. اما به جز این، شیوه‌ی تنظیم سند از روی رخداد هزینه و رخدادهای دارایی نیز مطرح است. مطابق روش استانداردی که پیش از این به عنوان روش صحیح طرح کردیم، در اینجا نیز رخدادهای دارایی باید بین حساب‌های دارایی‌های ثابت و کنترل بهای تحصیل دارایی‌ها (با تفصیلی تامین‌کننده‌ی دارایی) عمل شوند و در مقابل رخدادهای هزینه باید با استفاده از حساب‌های کنترل بهای تحصیل دارایی‌ها و مثلا بستانکاران تجاری (با تفصیلی فروشنده یا طرف بستانکار) در سند منعکس شوند. البته در اینجا هم پیش‌بینی می‌کنیم که برخی از کاربران از این روش استاندارد استفاده نکنند. به همین دلیل:
- همانند رخدادهای هزینه‌ی مربوط به انبار، در رخدادهای هزینه‌ی مربوط به اموال نیز امکان "فقط مالیات بر ارزش افزوده، عوارض قانونی و مالیات تکلیفی در سند منعکس شوند" را خواهیم داشت.
- در طرف مقابل در رخدادهای افزایش بهای تمام شده دارایی و الحاق یا تعمیر اساسی نیز فیلد مشابهی با عنوان "رخداد در سند اموال منعکس نشود" را پیش‌بینی کرده‌ایم.
اگر از روش استاندارد (پیش‌گفته) استفاده شود هیچیک از این فیلدها کاربرد نخواهند داشت / اگر رخداد هزینه مستقیما به حساب دارایی‌های ثابت برده شود، سند هزینه را محدود نمی‌کنیم و در مقابل ترتیبی می‌دهیم که رخداد دارایی در سند اموال منعکس نشود / اگر قرار باشد رخداد دارایی در سند اموال منعکس شود، در رخداد هزینه باید تعیین کنیم که "فقط مالیات بر ارزش افزوده، عوارض قانونی و مالیات تکلیفی در سند منعکس شوند".
در برگه هزینه، در حین فراخوانی یک مجموعه کالا یا افزودن یکباره تعدادی کالا، می‌توان ارتباط رخدادهای جدید با اموال را نیز تعیین کرد. همچنین برای تعیین یکباره ارتباط با اموال در تعدادی از رخدادهای برگه هزینه می‌توان پس از انتخاب سطرهای موردنظر از امکان اصلاح یکباره سطرهای انتخاب (علامت‌گذاری) شده استفاده کرد. سایر نکات قابل توجه در مورد این فیلد را در بندهای بعد توضیح خواهیم داد.
تاثیر در ساختار داده‌های تبدیل شده به نسخه 8.02 – ایجاد ارتباط بین رخدادهای سیستم اموال و رخدادهای هزینه در نسخه‌های قبلی هم پیاده‌سازی شده بود و ممکن است کاربران از قبل این ارتباط را برای برخی از رخدادها برقرار کرده باشند. این درحالی است که رخدادهای هزینه‌ی ایجاد شده در نسخه‌های قبلی سیستم، فاقد فیلد اختصاصی "ارتباط با اموال" بوده‌اند.
در حین تبدیل یک سیستم اطلاعاتی به نسخه‌ی جدید (که در Admin انجام می‌شود)، به رخدادهای هزینه‌ای که از قبل به رخدادهای سیستم اموال مرتبط شده‌اند توجه می‌کنیم و در صورت امکان در آنها فیلد "رخداد مربوط به سیستم اموال است" را علامت‌گذاری می‌کنیم. ممکن است برخی از رخدادهای هزینه‌ی پیش‌گفته "ارتباط با انبار" داشته باشند – وضعیتی که در نسخه‌ی قبلی ممنوع نبوده است. آن رخدادها در این فرآیند تغییر داده نخواهند شد.
تاثیر در پارامترهای فهرست رخدادهای هزینه – در گزارش فهرست رخدادهای هزینه، در محاوره‌ی ابتدایی، صفحه‌ی محتوی، دریچه‌ای با عنوان "ارتباط با اموال" اضافه شده است. این دریچه دارای دو گزینه‌ی قابل علامت‌گذاری است – "مرتبط با اموال" و "غیرمرتبط با اموال" و کارکرد مشخصی دارد. کاربرد اصلی آن در انتخاب رخداد هزینه به عنوان مرجع برای یک رخداد اموال است (در آنجا رخدادهای هزینه‌ی مرتبط با اموال برای انتخاب احضار خواهند شد).
تاثیر در قوانین طرف حساب – در تنظیم قوانین طرف حساب برگه‌های هزینه، در محاوره ویرایش یک قانون، صفحه‌ی سایر شرایط، یک فیلد شرط با عنوان "ارتباط با اموال" تعبیه شده است. همانند شرط‌های مشابه، این فیلد نیز به صورت پیش‌فرض حاوی وضعیت "تعیین نشده است" که به معنی عدم تعیین شرط برروی وضعیت ارتباط با اموال است. به جز این، همان گزینه‌های "مرتبط با اموال" و "غیرمرتبط با اموال" نیز به عنوان شرط قابل انتخاب هستند. با استفاده از این شرط می‌توان برحسب ارتباط رخدادهای هزینه با اموال قوانین متفاوتی را تعریف کرد.
مکانیزم تطابق بها
این مکانیزم به بهای موثر رخدادهای هزینه یا انبار مرجع و نیز بهای موثر رخدادهای اموال مربوط به آنها توجه می‌کند. خواهیم دید که چند کاربرد دارد: تعیین بهای رخداد اموال از روی رخداد مرجع / تنظیم رخداد اصلاح بها برای یک رخداد افزایش بهای تمام شده یا الحاق و تعمیر اساسی دارایی مبتنی بر بهای موثر نهایی رخداد مرجع (و با توجه به سایر رخدادهای اموال متصل به همان مرجع) / آشکار کردن مغایرت در بین رخدادهای هزینه و اموال (در فهرست رخدادهای هزینه) / آشکار کردن مغایرت در بین رخدادهای انبار و اموال (در فهرست رخدادهای انبار) / آشکار کردن مغایرت در بین رخدادهای اموال و مرجع (هزینه یا انبار – در فهرست رخدادهای دارایی‌ها).
بهای موثر برای انواع رخدادهایی که در این مکانیزم موثر هستند به صورت زیر تعریف می‌شوند:
- اموال: ممکن است به دفعات برای رخدادهای دارایی از انواع افزایش بهای تمام شده و الحاق یا تعمیر اساسی، رخداد "اصلاح بها" درج شده باشد. در هر رخداد اصلاح بها، بهای ابتدایی رخدادهای مزبور به میزانی افزایش یا کاهش می‌یابد. بهای موثر رخدادهای اموال از حاصل اعمال همه‌ی رخدادهای اصلاح بهای مربوط به این رخدادها ناشی می‌شود. این بهای نهایی در درخت رخداد اموال در کنار بهای ابتدایی بازنمایی می‌شود. همچنین در گزارش ریزعملیات (مالی) دارایی، در صورتی که دریچه‌ی "رخدادهای تاثیر بها و اصلاحات به صورت مستقل بازنمایی شوند" علامت‌گذاری نشده باشد رخدادهای اصلاح بها به صورت تلفیق شده با رخداد مرجع (و عملا با تغییر بهای رخدادهای مرجع به همین بهای موثر) در گزارش تاثیر خواهند داشت.
- هزینه: اگر "نوع سطر" در رخداد هزینه "هزینه مشمول ماده 169 (ارزش افزوده = اعتبار)" باشد، بهای موثر رخداد هزینه حاصل جمع بها و سایر عوارض است. در سایر انواع سطر، مالیات بر ارزش افزوده و عوارض قانونی نیز به بهای موثر رخداد هزینه افزوده می‌شوند (یعنی مثلا اگر هزینه مشمول ماده 169 باشد ولی ارزش افزوده به عنوان اعتبار قابل قبول نباشد، مبالغ ارزش افزوده‌ی پرداخت شده برای آن هزینه نیز باید به عنوان بهای تمام شده، مثلا برای دارایی، منظور شوند).
- انبار: رخدادهای انباری که می‌توانند به عنوان مرجع برای رخدادهای اموال لحاظ شوند حتما از انواع خروج هستند. قسمتی از مقدار و بهای رخدادهای خروج از انبار ممکن است بعدا برگشت داده یا تعدیل شده باشند. همچنین بهای رخدادهای خروج ممکن است به دفعات تحت تاثیر سایر رخدادها (اصلاح بها، اصلاح موجودی ابتدای دوره، تبدیل بهای برآوردی به واقعی، برگشت سایر رخدادها، تعدیل سایر رخدادها) قرار گرفته باشند. این تاثیر از سایر رخدادها ممکن است برای رخدادهای برگشت و تعدیلی که مستقیما برروی رخداد خروج مورد نظر ما درج شده‌اند نیز پیش آمده باشد. حاصل همه‌ی این رخدادها و جمع همه‌ی تاثیراتی که برروی رخداد مورد نظر ما اعمال می‌کنند بهای موثر رخداد انبار را بدست می‌دهند. این بها به صورت یک فیلد به نام "مبلغ رخداد انبار از دید سیستم اموال" در اکثر گزارش‌های مبتنی بر رخدادهای انبار در اختیار قرار دارد.
در این بحث، "تطابق بها" یعنی مقایسه‌ی بهای موثر رخداد مرجع (هزینه یا انبار) با جمع بهای موثر رخدادهای اموال متصل به آن (منظور مجموعه‌ای از رخدادهای افزایش بهای تمام شده و الحاق یا تعمیر اساسی است که در آنها رخداد هزینه یا انبار مورد بحث به عنوان مرجع منظور شده باشد).
انتخاب رخداد مرجع انبار
فهرستی از رخدادهای خروج به تاریخ‌های پیش از تاریخ رخداد اموال برای انتخاب بازنمایی می‌شود و کاربر رخداد مورد نظر خود را انتخاب می‌کند. مکانیزم انطباق بها که در بخش قبل توضیح دادیم با توجه به رخداد انبار انتخاب شده و سایر رخدادهای اموال متصل به آن رخداد انبار اجرا می‌شود و یک بهای پیشنهادی برای رخداد اموال محاسبه و درج می‌شود.
اگر رخداد انتخاب شده حاوی یک کالا با روش تعیین بهای صادره "شناسایی ویژه" باشد، به مرجع شناسایی ویژه‌ی آن رخداد توجه می‌شود. اگر این مرجع، یک رخداد از نوع "موجودی ابتدای دوره" باشد (به عبارت دیگر اگر کالای خارج شده از انبار در سال مالی جاری تامین نشده باشد بلکه به عنوان کالای سرمایه‌ای از سال‌های مالی قبل در انبار موجود بوده باشد) فیلد مبداء (نوع انتقال) در حالت "انتقال از اقلام سرمایه‌ای موجود در انبار" قرار داده خواهد شد – وگرنه در حالت "خرید یا افزایش طی دوره" خواهد بود.
رخدادهای افزایش بهای تمام شده و الحاق یا تعمیر اساسی، یک فیلد اختصاصی به نام "رخداد در سند اموال منعکس نشود" دارند. مقدار پیش‌فرض این فیلد کاملا بستگی به روال‌های تنظیم سند در سازمان استفاده کننده از نرم‌افزار دارد. به همین دلیل در تنظیمات سیستم (تمام کاربران یا کاربر فعلی) / تنظیمات سیستم اموال / پیش‌فرض مشخصات رخدادهای دارایی، به صورتی که در شکل زیر مشاهده می‌کنید پیش‌فرض مورد نظر را تعریف کرده‌ایم. همانطور که مشاهده می‌کنید پیش‌فرض مشابهی نیز برای رخدادهای اموال مرتبط با رخدادهای هزینه تعبیه شده است که موضوع بخش بعدی است.
انتخاب رخداد مرجع هزینه
فهرستی از رخدادهای هزینه به تاریخ‌های پیش از تاریخ رخداد اموال برای انتخاب بازنمایی خواهند شد: همه‌ی رخدادها متعلق به برگه‌های هزینه خواهند بود (رخدادهای برگشت بازنمایی نخواهند شد) + نوع سطر این رخدادها نمی‌تواند "کسر" باشد + رخدادها باید فاقد ارتباط با انبار باشند + رخدادها باید مرتبط با اموال باشند. مکانیزم انطباق بها که در بخش قبل توضیح دادیم با توجه به رخداد هزینه انتخاب شده و مبالغ مندرج در آن و نیز نوع سطر رخداد هزینه (برای احتساب مبالغ ارزش افزوده) اجرا می‌شود و یک بهای پیشنهادی برای رخداد اموال محاسبه و درج می‌شود.
همانطور که در بخش قبل گفتیم، پیش‌فرض فیلد "رخداد در سند اموال منعکس نشود" در تنظیمات سیستم (تمام کاربران و کاربر فعلی) تعیین می‌شود؛ تحت عنوان رخدادهای اموال مرتبط با رخدادهای هزینه – شکل نشان‌داده شده در بخش قبل را ببینید. البته در اینجا یک نکته وجود دارد: اگر رخداد هزینه در وضعیت "فقط مالیات بر ارزش افزوده، عوارض قانونی و مالیات تکلیفی در سند منعکس شوند" بوده باشد، رخداد اموال باید حتما در سند منعکس شود (به یاد داریم که عدم انعکاس رخداد اموال در سند برای حالتی پیش‌بینی شده بود که مبلغ مربوط قبلا در رخداد هزینه به حساب دارایی‌های ثابت منعکس شده باشد). به عبارت دیگر در این حالت اصلا به پیش‌فرض تعیین شده در تنظیمات سیستم توجه نمی‌شود.
فرمان صریح تطابق بهای رخداد دارایی و رخداد مرجع
در ویرایش رخدادهای یک دارایی، در منوی متصل به تکمه‌ی افزودن رخداد، یک گزینه‌ی جدید با عنوان "تطابق بهای رخداد دارایی و رخداد مرجع" اضافه شده است. با انتخاب این گزینه سیستم به صورت مستقل و جداگانه بهای موثر رخداد مرجع و رخدادهای دارایی متصل به آن را محاسبه می‌کند و بهای جدیدی را برای رخداد دارایی بدست می‌آورد. اگر این بهای جدید با بهای فعلی رخداد مساوی باشد صرفا یک پیغام انطباق می‌دهد. اگر اختلافی وجود داشته باشد محاوره‌ای به صورت زیر بازنمایی خواهد شد:
در این محاوره، مشخصات رخداد مرجع (در اینجا یک رخداد خروج از انبار از نوع تحویل به تولید) بازنمایی می‌شود. بهای موثر رخداد مرجع، به همان روشی که پیش از این شرح دادیم محاسبه می‌شود (که گفتیم همان فیلد بهای رخداد انبار از دید سیستم اموال است). به یاد داریم که یک رخداد مرجع ممکن است به بیش از یک رخداد دارایی متصل باشد. جمع بهای موثر (جذب شده توسط) سایر رخدادهای دارایی در یک سطر اختصاصی نمایش داده می‌شود و در نهایت مبلغ باقیمانده از بهای موثر رخداد مرجع مشاهده می‌شود.
همانطور که پیش از این گفتیم، بهای موثر رخداد دارایی در مکانیزم تطابق مورد توجه قرار می‌گیرد. اگر عمل تطابق را برروی یک رخداد دارایی انجام دهیم که توسط رخدادهای اصلاح بها تحت تاثیر قرار گرفته باشد، حتما باید آن اصلاحات آتی را نیز در اینجا مورد توجه قرار دهیم. آنچه در شکل فوق مشاهده می‌کنیم این است که برای اینکه تطابق بها داشته باشیم نیاز داریم به اینکه بهای موثر رخداد دارایی 1.350.000 شود. از آنجا که رخدادی که مشغول کار با آن هستیم از قبل دارای اصلاحات (آتی) به مبلغ 500.000 است، مبلغی که به عنوان مبلغ جدید برای رخداد محاسبه می‌شود، تفاوت این دو مبلغ یعنی 850.000 خواهد بود.
دو فرمان از این محاوره قابل صدور هستند: اصلاح (مستقیم) رخداد دارایی / درج رخداد اصلاح بها (جدید). همانطور که می‌دانید رخداد دارایی به دلایل مختلف ممکن است قابل اصلاح مستقیم نباشد (مثلا سند شده باشد – یا یکی از رخدادهای آتی از همان دارایی، که تحت تاثیر اصلاح مستقیم قرار می‌گیرند سند شده باشند). در این شرایط به جای اصلاح مستقیم، امکان درج رخداد اصلاح بها (مثلا به تاریخ روز) را خواهیم داشت. بهای این رخداد اصلاح بها از تفاوت بهای جدید محاسبه شده برای رخداد موضوع تطابق و بهای فعلی درج شده در آن رخداد، به صورت کاهش یا افزایش، حاصل می‌شود.
هم اصلاح مستقیم رخداد و هم درج رخداد اصلاح بهای جدید در همین محیط ویرایش رخدادهای دارایی انجام می‌شود و هیچ تفاوتی با انجام اصلاح مستقیم یا درج رخداد جدید توسط کاربر نخواهد داشت. همه‌ی تشریفات ویرایش رخدادها (شامل محاسبه‌ی مجدد رخدادهای بعدی که احیانا منجر به اصلاح آنها یا درج رخدادهای جدید تاثیر اصلاح بها خواهد شد) برای آنها نیز رعایت و انجام خواهد شد.
بازنمایی برگه‌های انبار، هزینه و فهرست رخدادهای دارایی مرتبط یا هم‌مرجع
حال که ارتباط بین رخدادهای اموال با انبار یا هزینه اهمیت قابل ملاحظه‌ای یافته است، لازم است تا روش‌هایی برای احضار موارد مرتبط در اختیار داشته باشیم. مجموعه‌ای از امکانات به شرح زیر پیاده‌سازی شده‌اند:
- در حین ویرایش رخدادهای اموال (رخدادهای یک دارایی) و فهرست رخدادهای دارایی‌ها، به منوی متصل به تکمه‌ی ملاحظه یک گزینه با عنوان "ملاحظه برگه حاوی رخداد مرجع" اضافه شده است. این گزینه فقط برای رخدادهای افزایش بهای تمام شده و الحاق یا تعمیر اساسی فعال خواهد بود. اگر رخداد دارایی تحت مکان‌نما به رخداد مرجع انبار یا هزینه مرتبط باشد، حسب مورد برگه‌ی حاوی همان رخداد (برگه انبار یا برگه هزینه) بازنمایی خواهد شد.
- در فهرست رخدادهای هزینه، به منوی متصل به تکمه‌ی ملاحظه یک گزینه با عنوان "فهرست رخدادهای دارایی مرتبط با رخداد تحت مکان‌نما" اضافه شده است. اگر رخداد هزینه به عنوان مرجع برای رخدادهای دارایی بکار رفته باشد، انتخاب این گزینه فهرست این رخدادها را بازنمایی خواهد کرد. این بازنمایی در گونه‌ای از گزارش فهرست رخدادهای دارایی‌ها انجام خواهد شد.
- در گزارش‌های حاوی فهرست رخدادهای انبار (شامل انواع ریزعملیات انبار)، به منوی متصل به تکمه‌ی ملاحظه یک گزینه با عنوان "فهرست رخدادهای دارایی مرتبط با رخداد تحت مکان‌نما" اضافه شده است. اگر رخداد انبار به عنوان مرجع برای رخدادهای دارایی بکار رفته باشد، انتخاب این گزینه فهرست این رخدادها را بازنمایی خواهد کرد. این بازنمایی در گونه‌ای از گزارش فهرست رخدادهای دارایی‌ها انجام خواهد شد.
- با توجه به اینکه تطابق بهای رخدادهای دارایی با رخداد انبار یا هزینه بر اساس همه‌ی رخدادهای دارایی مرتبط با یک رخداد مرجع انجام می‌شود، بسیار مطلوب است که بتوانیم رخدادهای دارایی مزبور را به سهولت آشکار کنیم. یک روش این است که ابتدا رخداد انبار یا هزینه را احضار کنیم و سپس از یکی از امکانات بندهای قبل استفاده کنیم. اما برای سهولت عملیات، در حین ویرایش رخدادهای اموال (رخدادهای یک دارایی) و فهرست رخدادهای دارایی‌ها، به منوی متصل به تکمه‌ی ملاحظه یک گزینه با عنوان "فهرست رخدادهای هم‌مرجع با رخداد تحت مکان‌نما" اضافه شده است. این گزینه فقط برای رخدادهای افزایش بهای تمام شده و الحاق یا تعمیر اساسی فعال خواهد بود. اگر رخدادهای مزبور به رخدادهای مرجع انبار یا هزینه مربوط باشند، فهرستی از همه‌ی رخدادهای دارایی‌های متنوعی که مرتبط با همان رخداد مرجع هستند (من‌جمله همان رخداد تحت مکان‌نما) بازنمایی خواهد شد.
گزارش مغایرت در رخدادهای انبار
در انواع گزارش‌هایی که به نحوی از رخدادهای انبار حاصل می‌شوند، در محاوره‌ی ابتدایی و در صفحه‌ی "رخدادها" دریچه‌ی جدیدی با عنوان "وضعیت مغایرت اموال" تعبیه شده است. حالت‌های زیر در این دریچه قابل انتخاب هستند:
- همه رخدادها بازنمایی شوند
- فقط رخدادهای دارای مغایرت بازنمایی شوند
- فقط رخدادهای جذب نشده (توسط اموال) بازنمایی شوند
حالت اول (وضعیت پیش‌فرض) هیچ تاثیری در گزارش نخواهد داشت. با انتخاب گزینه‌ی دوم فقط رخدادهای انباری که از قبل به رخدادهای دارایی متصل هستند ولی بهای موثر آنها با جمع بهای موثر رخدادهای دارایی مغایرت دارد بازنمایی خواهند شد. یادآوری می‌کنیم که در گزارش بازنمایی شده می‌توان فهرست رخدادهای اموال مرتبط با هر رخداد را احضار کرد و احیانا نسبت به تطابق بها اقدام کرد – همانطور که در بخش‌های قبل دیدیم، تطابق بها با اصلاح مبلغ رخداد دارایی یا درج رخداد اصلاح بها برای دارایی انجام می‌شود.
گزینه‌ی سوم منجر به بازنمایی همه‌ی رخدادهای خروج ساده که ارتباطی با رخدادهای دارایی ندارند خواهد شد. استفاده از این گزینه بدون توجه به کالا یا انبار چندان مفید نیست و عملا همه‌ی رخدادهای خروج سیستم که نیازی به ارتباط با اموال ندارند را نیز بازنمایی خواهد کرد. اما اگر کالاهای سرمایه‌ای از قبل در یک انبار به خصوص قرار داده شده باشند، با محدود کردن انبار می‌توان گزارش بسیار مطلوبی را دریافت کرد. در یک وضعیت دیگر، اگر کالاهای سرمایه‌ای در درخت کالاها در زیرگروه یک کالای به خصوص تعریف شده باشند، می‌توان عملیات همان کالای سرگروه را (از منوی دفتر) احضار کرد و در محاوره‌ی ابتدایی ترتیبی داد که "فقط رخدادهای جذب نشده (توسط اموال) بازنمایی شوند". این گزارش هم بسیار مطلوب خواهد بود.
گزارش مغایرت در رخدادهای هزینه
در گزارش فهرست رخدادهای هزینه، در محاوره‌ی ابتدایی و در صفحه‌ی "محتوی" (که مربوط به تعیین پارامترهای مربوط به رخدادها است) دریچه‌ی جدیدی با عنوان "تطابق هزینه با اموال" تعبیه شده است. این دریچه دارای دو گزینه‌ی قابل علامت‌گذاری به نام‌های "مطابق" و "مغایر" است. علامت‌گذاری هر دو گزینه (وضعیت پیش‌فرض) هیچ تاثیری در گزارش نخواهد داشت. اگر فقط یکی از گزینه‌ها علامت‌گذاری شده باشند؛ اولا فقط رخدادهای هزینه‌ای که در آنها فیلد "رخداد مربوط به سیستم اموال است" علامت‌گذاری شده باشد لحاظ خواهند شد و ثانیا بسته به گزینه‌ی علامت‌گذاری شده (مطابق یا مغایر)، بهای موثر رخداد هزینه با جمع بهای موثر رخدادهای اموال مقایسه می‌شود و حسب مورد فقط موارد مطابق یا مغایر بازنمایی خواهند شد.
همین پارامتر جدید در گزارش سرجمع رخدادهای هزینه نیز در اختیار قرار خواهد داشت و در آنجا معنی علامت‌گذاری فقط یکی از گزینه‌های این دریچه چنین خواهد بود که محاسبات سرجمع فقط با توجه به رخدادهای هزینه‌ای که مربوط به سیستم اموال هستند و بهای موثر آنها مطابق یا مغایر جمع بهای موثر رخدادهای دارایی باشد انجام شود.
یادآوری می‌کنیم که با احضار رخدادهای "مغایر" و در گزارش بازنمایی شده می‌توان فهرست رخدادهای اموال مرتبط با هر رخداد هزینه‌ی مغایر را احضار کرد و احیانا نسبت به تطابق بها اقدام کرد – همانطور که در بخش‌های قبل دیدیم، تطابق بها با اصلاح مبلغ رخداد دارایی یا درج رخداد اصلاح بها برای دارایی انجام می‌شود.
گزارش مغایرت در رخدادهای دارایی
در حین ویرایش رخدادهای یک دارایی و همچنین در سایر گزارش‌هایی که به نحوی از رخدادهای دارایی‌ها حاصل می‌شوند، در محاوره‌ی ابتدایی دریچه‌ی جدیدی با عنوان "مغایرت با انبار یا هزینه" اضافه شده است. حالت‌های زیر در این دریچه قابل انتخاب هستند:
- همه رخدادها بازنمایی شوند
- فقط رخدادهای دارای مغایرت هزینه
- فقط رخدادهای دارای مغایرت انبار
- رخدادهای دارای مغایرت هزینه یا انبار
- فقط رخدادهای فاقد مرجع هزینه یا انبار
انتخاب گزینه‌ی اول (حالت پیش‌فرض) هیچ تاثیری در محتویات کاربرگ ورود اطلاعات یا گزارش نخواهد داشت. انتخاب هر یک از گزینه‌های بعدی باعث می‌شود که فقط رخدادهای افزایش بهای تمام شده و الحاق یا تعمیر اساسی بازنمایی شوند (فقط این انواع رخداد قابل ارتباط با انبار یا هزینه هستند).
گزینه‌ی آخر منجر به بازنمایی رخدادهایی خواهد شد که در آنها مرجع هزینه یا انبار تعیین نشده باشد. در مقابل، گزینه‌های دوم تا چهارم فقط رخدادهایی را بازنمایی خواهند کرد که در زنجیره‌ی مربوط به آنها مغایرت وجود داشته باشد. این زنجیره از رخداد مرجع و مجموعه‌ی رخدادهای دارایی که با آن رخداد مرجع مرتبط هستند تشکیل می‌شود. به این ترتیب، فقط رخدادهایی بازنمایی می‌شوند که اولا مرجع داشته باشند و ثانیا بهای موثر مرجع با حاصل جمع بهای موثر رخدادهای دارایی مرتبط با آنها مطابقت نداشته باشد – به عبارت دیگر در آشکار کردن مغایرت برای یک رخداد دارایی به سایر رخدادهایی که هم‌مرجع با همان رخداد هستند (احتمالا مربوط به سایر دارایی‌ها) نیز توجه می‌شود – این نکته‌ی بسیارمهمی است.
-- پایان
گروه توسعه سیستم‌های مالی نوسا