انجمن‌ها

سلام

بحث این دو نوع سند از نظر سیستمی (نرم‌افزاری) با بحث در مورد آنها از نظر مالی متفاوت است. اما یک اصل بسیار مهم در هر دو نگرش وجود دارد: سند افتتاحیه یک سال حتما باید با سند اختتامیه سال قبل متناظر باشد. این نکته بسیار مهمی است که همیشه باید مورد توجه قرار گیرد.

فرض کنید یک کاربر بخواهد روش ثبت حسابهای دائمی خود را در سال مالی جدید تغییر دهد - مثلا مبالغی که برای ساخت یک دارایی هزینه می‌کند و در سال قبل آنها را در حساب 137 درج می‌کرده، در سال جدید در حساب 189 ثبت نماید. اگر به مشتری‌های ما باشد، بدون توجه به همه ملاحظات حساب را در درخت جابجا می‌کنند و به این ترتیب به یکباره همه گزارش‌هایی که در گذشته از سیستم تهیه و ارائه کرده‌اند را بی‌اعتبار می‌نمایند. اما کاربری که کمی ملاحظه‌کارتر باشد ممکن است مانده حساب 137 را در افتتاحیه سال جدید برای حساب 189 ثبت کند و بقیه عملیات را نیز در سال جدید در همین حساب منعکس نماید.
این همان حالتی است که اختتامیه سال قبل و افتتاحیه سال جدید را متفاوت می‌کند و منشاء بسیاری از مشکلات خواهد شد. روش صحیح این است که یا در سال قبل و پیش از تنظیم سند اختتامیه مانده را منتقل نماید و یا در سال جدید و بعد از تنظیم افتتاحیه این کار را انجام دهد.

همین نکته در مورد دریافت و پرداخت هم معتبر است.

مانده حساب‌های مربوط به مدارک دریافت و پرداخت را می‌توانیم به صورت سرجمع (در همان سند افتتاحیه حسابداری) به سال جدید منتقل کنیم - در این شرایط حتما باید وضعیت یکسانی در سند اختتامیه سال قبل و افتتاحیه سال جدید برقرار باشد. اگر از این روش استفاده شود شاید حتی نیازی به تنظیم سند بستن حسابهای دریافت و پرداخت هم نباشد. حسن این روش، سادگی عملیات است.

در مقابل این امکان وجود دارد که برای عملیات آن دسته از حسابهای دریافت و پرداخت که با مدارک مرتبط هستند "سند بستن حسابها" تنظیم شود. این عمل منجر به درج مدارک (به تفکیک) در سند بستن حسابهای دریافت و پرداخت خواهد شد. واضح است که اگر قرار است از این روش استفاده شود، تنظیم این سند باید "پیش از" تنظیم سند اختتامیه حسابداری انجام شود. همین سند را بعدا به عنوان مثلا افتتاحیه دریافت و پرداخت در سال جدید لحاظ خواهیم کرد.

دلیلی که ممکن است نیاز به تنظیم سند بستن حسابها برای دریافت و پرداخت داشته باشیم، این است که فقط با پردازش عملیات یک سال مالی بتوانیم نتایج صحیح را دریافت کنیم. این وضعیت برای کاربرانی که امکان مشاهده عملیات سال‌های مالی قبل را ندارند مفید است - همچنین برای صدور اطلاعات یک سال مالی، اگر از این روش استفاده نشده باشد، وضعیت مدارک دریافت و پرداخت در اطلاعات صادر شده صحیح نخواهند بود. هر دو این موارد حالت Optional دارند و واقعا هیچ دلیل قطعی برای اینکه کاربر مجبور باشد این سند را تنظیم کند وجود ندارد. از طرف دیگر برای تنظیم این سند، لازم است تا مجموعه‌ای از حسابهایی که به نحوی با مدارک دریافت و پرداخت درگیر هستند تهیه شود. حسابهای این مجموعه لازم نیست که حتما عملیاتی باشند. اینها همان حسابهایی هستند که رابطه "سررسیدی" با مدارک دریافت و پرداخت دارند.

"سند اختتامیه دریافت و پرداخت" نداریم! منظور، گزینه سند اختتامیه در محاوره "تنظیم اسناد اختتامیه و سود و زیان" است. در کل سیستم فقط یک سند اختتامیه داریم که مربوط به حسابداری است. همه آنچه در بالا به آن پرداختیم مربوط به سند بستن حسابهای دریافت و پرداخت بود. قرار بود که در حین کار با این محاوره، گزینه دریافت و پرداخت برای سند اختتامیه غیرفعال باشد (فقط بتوان از سند حسابداری استفاده کرد). متاسفانه به دلیل یک اشکال جزیی در سیستم گزینه مزبور در شروع احضار محاوره فعال است و البته با یکبار جابجا شدن در گزینه‌های "نوع عملیات" به درستی غیرفعال می‌شود. این فعال بودن گاهی منجر به سوءبرداشت می‌شود که سند اختتامیه برای دریافت و پرداخت هم قابل تنظیم است. این اشکال جزیی برطرف شده است (در نسخه بعدی نرم‌افزار گزینه دریافت و پرداخت برای اختتامیه همیشه غیرفعال است).

در توضیح برای اینکه چرا برای دریافت و پرداخت نباید سند اختتامیه داشته باشیم: سند فرضی اختتامیه مزبور باید مانده حسابها را بر اساس یک تراز که از اسناد دریافت و پرداخت تهیه شده باشد صفر نماید. این درحالی است که فقط بخشی از عملیات حسابها در اسناد دریافت و پرداخت منعکس شده‌اند. عملیات دیگری ممکن است در اسناد حسابداری، انبار یا فروش درج شده باشند. پس از تهیه این سند فرضی، نوبت به تنظیم سند اختتامیه حسابداری می‌رسد. واضح است که عملیات دریافت و پرداخت را باید از سند اختتامیه حسابداری حذف کنیم (چون قبلا سند شده‌اند). همین رفتار به خودی خود برایمان دردسر خواهد شد - دریافت و پرداخت با بقیه نرم‌افزارها متفاوت خواهد شد. اما به جز این، آن قسمت از عملیاتی که در اختتامیه فرضی دریافت و پرداخت پاس شده است در اختتامیه حسابداری لحاظ نخواهد شد - این درحالی است که آن عملیات احتمالا فقط بخشی از عملیات حسابهای منعکس شده در اسناد دریافت و پرداخت بوده‌اند. حال اگر توجه کنیم که عموما بدهکار یا بستانکار بودن عملیات طرف حسابها در سندهای دریافت و پرداخت برعکس سایر اسناد سیستم است، معلوم می‌شود که تفکیک عملیات یک طرف حساب به اسناد دریافت و پرداخت و سایر اسناد به احتمال زیاد منجر به مکرر شدن ثبت در اسناد اختتامیه می‌گردد!
به عنوان مثال یک طرف حساب را درنظر بگیرید که در یک سند (برگه) فروش بدهکار شده و همان بدهی در یک سند دریافت و پرداخت پاس شده باشد. اگر سند اختتامیه دریافت و پرداخت می‌داشتیم، همان طرف حساب با یک سطر بدهکار در اختتامیه دریافت و پرداخت ظاهر می‌شد - بعدا در اختتامیه حسابداری هم یک سطر بستانکار (مربوط به مانده حاصل از سند فروش) برای همان شخص می‌داشتیم. این در حالی است که طرف حساب مورد نظر فاقد مانده بوده و اصلا نمی‌بایست در اختتامیه ظاهر شود.

در انتها مجددا اصل متناظر بودن اختتامیه و افتتاحیه سال بعد را مورد تاکید قرار می‌دهم. در یکی از پست‌های اخیر، مطلبی در مورد سند افتتاحیه دریافت و پرداخت (حاوی تعدادی مدرک دارای مانده) مطرح شده بود. تنظیم آن سند با این اصل تناقض دارد. اگر قرار بر این باشد که این مدارک به سیستم معرفی شوند باید در انتهای سال قبل به عنوان یک سند عادی (و با برگشت دادن مانده بدون مدرک از مثلا حساب اسناد دریافتنی) معرفی شوند و به همان صورت هم در سند بستن حسابهای دریافت و پرداخت منعکس شوند و به افتتاحیه دریافت و پرداخت سال بعد بیایند - یا راه ساده‌تر این است که در سال جدید آنها را به عنوان یک سند عادی به سیستم معرفی نمایید (باز هم با برگشت دادن مانده بدون مدرک از حساب اسناد مربوط). اگر به عنوان سند عادی معرفی شوند تناظر افتتاحیه با اختتامیه سال قبل حفظ خواهد شد.

ارادت

بسیار عالی بود جناب آقای مومنی.

سپاس فراوان.

سلام

بنده هم به نوبه خود از توضیحات کامل شما متشکرم.
بسیار مفید بود .