انجمن‌ها

بخش و کاربردهای آن در سیستم مالی یکپارچه نوسا:

در سیستم مالی یکپارچه نوسا با مفهومی به نام بخش سرو کار داریم که باید در معنای واقعی خود استفاده شود تا کارآیی خود را حفظ نماید و در غیر این صورت تبعاتی را به همراه خواهد داشت که خارج از کنترل کاربر می‌باشد. (1)

پیش فرض ذهنی برای شروع به کار:

برای آنکه بتوان به معنای واقعی از بخش در سیستم مالی یکپارچه نوسا استفاده نمود، ابتدا باید به این نکته توجه نمود که مفهوم بخش را در قالب یک شرکت حقوقی باید پیاده سازی نمود؛ یعنی  مثلا اگر ما مالک سه شرکت حقوقی هستیم برای آن‌که بتوانیم به درستی با سیستم مالی یکپارچه کار نماییم باید 3 پایگاه مجزا داشته باشیم نه 3 بخش مجزا؛ حال در هر کدام از آن پایگاه داده ها می‌توان مفهوم بخش را پیاده سازی نمود؛ احیانا اگر نیاز به تجمیع اطلاعات برای گزارش مدیریت داریم در پایگاه چهارم اطلاعات را تجمیع می‌نمایم. (( با امکاناتی که در سیستم مالی یکپارچه نوسا تحت عنوان صدور و فراخوانی فایل وجود دارد این امر به راحتی شدنی است))

مفهوم بخش در سیستم مالی یکپارچه نوسا:

 در سیستم مالی یکپارچه نوسا برای تفکیک عملیات مالی شعب یک واحد تجاری یا واحد های سازمانی یک مجموعه  اقتصادی ،ازمفهوم بخش استفاده می‌نماییم؛ به عنوان مثال یک شرکت دارای شعبی در یزد، اصفهان، شیراز است که هر کدام یک بخش مستقل می‌باشد، یا مثلا هر اداره کل در ساختار کلی یک وزارتخانه یک بخش می‌باشد.
باید توجه داشت که هر کدام از این بخش ها باید خود تراز باشند ((ماهیت اصلی بخش در سیستم مالی یکپارچه نوسا:تفکیک عملیات کلی به تعدادی زیرسیستم خودتراز می باشد(بر گرفته از مطالب مدیر تیم طراحی سیستم مالی یکپارچه نوسا: جناب  آقای مومنی)) و احیانا اگر عملیات مالی بین بخش‌ها انجام می‌پذیرد باید از حساب‌های واسط استفاده نماییم، هر کدام از این بخش‌ها اسناد و دفاتر مالی مستقل دارند و اخذ تراز از هر یک از دفاتر  بصورت مستقل، امکان پذیر می‌باشد و در کنار آن امکان اخذ تراز از تجمیع این دفاتر نیز میسر می‌باشد. سند اختتامیه و افتتاحیه مجزا دارند و گزارشات معنی دار هر یک از بخش‌ها بصورت مستقل  و بصورت تجمیعی در اختیار کاربر می‌باشد.
با توجه به این مفهوم؛ در زمان ثبت رخدادهای مالی با مفهوم بخش سرو کار داریم و هر عملیات مالی چه در قالب سند حسابداری چه در قالب برگه انبار یا فاکتور فروش یا ... وابسته به بخش می‌باشد و به التبع سطرهای تشکیل دهنده سند یا برگه نیز وابسته به یک بخش خاص می‌باشد و احیانا  اگر به هر دلیلی قسمتی از آن در بخش دیگر می‌بایست ثبت شود از حساب کنترلی باید استفاده نمود.
با تفاسیر بالا پر واضح است که بخش در رابطه با عملیات مالی معنی دارد و منظور از بخش  صرفا محدود نمودن سطوح دسترسی کاربر نمی باشد، به عبارتی ابتدا باید عملیات مالی را تفکیک نمود و وظایف سازمانی را تعریف نمود سپس با توجه به وظایف عملیاتی کاربران،  استفاده کنندگان از سیستم  را تقسیم بندی نمود، سپس خود به خود با امکاناتی که در سیستم مالی یکپارچه نوسا وجود دارد سطح دسترسی کاربر کنترل می‌شود و اجازه دسترسی کاربر از قسمت یا بخشی از سیستم که مجاز نمی‌باشد از او گرفته می‌شود، به عنوان مثال کاربری که در انبار کار می‌کند و به دلایلی باید صرفا ورود اطلاعات بصورت تعدادی داشته باشد، برای آنکه دسترسی به ریال نداشته باشد نیاز نمی‌باشد که بخش او را محدود کرد بلکه از ابتدا دسترسی  اورا محدود به استفاده تعدادی از سیستم می‌نماییم.
همچنین وقتی صحبت از عملیات مالی می‌شود، تعاریف اولیه سیستم مانند کالاها، مشتریان، انبارها، مداراک دریافت و پرداخت و ... تا زمانی که در قالب عملیات مالی  سیستم رخ ننمایند وابستگی به بخش خاصی را ندارند و به محض آنکه در رخداد مالی استفاده شود از مفهوم بخش پیروی خواهد نمود، به عنوان مثال یک چک به محض صدور باید سند بخورد، در هنگام ثبت سند بخش آن مشخص می‌شود و این چک متعلق به بخشی خواهد بود که سند آن ثبت شده و بخش‌های دیگر به آن دسترسی نخواهند داشت.
به عبارتی می‌توان چنین نتیجه گیری نمود که موجوداتی در سیستم مالی یکپارچه نوسا که ماهیت عینی یا فیزیکی دارند مانند کالا، مشتری، انبارها، مداراک و ... موجوداتی مستقل از بخش می‌باشند، زیرا بخش یک مفهوم ساختاری می باشد که وابستگی مستقیم با عملیات مالی شرکت دارد و این موجودات مستقل زمانی معنای واقعی خود را در سیستم مالی خواهند داشت که در قالب رخداد مالی ظهور کنند. در غیر این صورت از مفهوم واقعی بخش استفاده نخواهد شد.
و همچنین این نکته را باید توجه نمود که بخش برای تفکیک سطوح دسترسی در سیستم تعبیه نشده است و دارای مفهومی فراتر از این امر می‌باشد، ولی با امکانات خاصی که در سیستم مالی یکپارچه نوسا موجود است اگر بصورت اصولی کار شود و سطوح دسترسی کاربران  رابطه مستقیم با سطوح وظایف آنان داشته باشد، بصورت شفاف و  دقیق سطح دسترسی کاربران بدون هیچ خللی در عملیات مالی کنترل می‌شود.
..........

 در ادامه با کاربردهای بخش در سیستم مالی یکپارچه نوسا آشنا خواهیم شد...
..........
 پ . ن (1) : برای اجرای درخواست یک کاربر ابتدا باید به این نکته توجه داشت که آیا آن درخواست منطقی هست یا خیر؟. سپس درخواست منطقی کاربر را بررسی می‌کنیم که آیا با امکانات سیستم  مالی یکپارچه نوسا قابل پیاده سازی هست یا نه به عبارتی آیا شدنی هست یا خیر؟ در صورت منطقی بودن و شدنی بودن حال بررسی تبعات حاصله باید انجام بگیرد  امکان دارد درخواستی منطقی باشد  و شدنی نیز باشد ولی تبعات آن قابل کنترل نباشد که تبعات آن باید به مشتری به طور شفاف گفته شود.