ارتباط انبار، فروش و دریافت و پرداخت
با ثبت فعل و انفعالات انبار و فروش، کاربران دریافت و پرداخت نیز موازی با اين عمليات، از يک طرف کار صدور چک یا پرداخت وجه نقد در قبال خریدهای واحد بازرگانی و پیگیری برداشت وجه آن از حساب شرکت و از طرف ديگر دریافت چک یا دریافت وجه نقد در قبال فروشهای مذکور و پیگیری نقد شدن چکهای دریافتنی و در جریان وصول و به طور کلي کنترل کل فرآیند مربوط به چکها را به عهده دارند. با توجه به حجم چکهای دریافتی و پرداختی و همچنین تقابل آنها با رخدادهای فروش و انبار، نیاز به سیستمی که بتواند فرآیند صدور و دریافت چک را کنترل نموده، بدون خطا در کمترین زمان و بصورت اتوماتيک، ثبتهای حسابداری متناظر با دریافت و پرداخت را تنظیم نماید، همچنين در هر لحظه گزارشهاي جامعی را به ما ارائه دهد، حیاتی است. از طرفي باید توجه داشت که پروسه طی شده در نرمافزار دریافت و پرداخت بايد بر حسب نياز، بتواند در اعتبار مشتری نیز تاثیر گذار باشد.
به طور کلي نیاز کاربر عادی سیستم دریافت و پرداخت این است که بتواند به راحتی از وضعیت نقد شدن چکهای مدت دار، در یک بازه زمانی دلخواه با خبر باشد (مثلا چکهایی که تاریخ سررسید آنها در ماه جاری میباشد ولی هنوز نقد نشدهاند). همچنين در صورت نياز چکهای مربوط به قبل از این تاریخ و بعد از آن را هم بصورت تفکیک شده در اختیار داشته باشد. از طرفي نیاز مدیر ارشد بر این است که برآوردی از میزان نقدینگی در ماههای آتی داشته باشد تا بتواند با حاشیه امنیت بیشتری اقدام به خرید و فروش کالا و صدور چک مدتدار نماید.
تمام موارد بالا در سیستم نوسا با روالهایی که بصورت پیش فرض در سیستم تعبیه شده و توسط کاربر نیز قابل تغییر میباشد، به راحتی قابل ثبت بوده و در گزارشهاي موجود در سیستم یکپارچه نوسا منعکس میشود.
نمونهای از ثبتهای اتوماتيک، در سیستم دریافت و پرداخت و تناظر آن با حسابداری
سند دریافت و پرداخت