در صورت مشاهده پیغام " شما به عنوان کاربر مستقل در سیستم تعریف نشده اید ،اختیارات شما از گروههایی که در آن عضو هستید ناشی شده است ... "
 در هنگام تنظیم سند و یا اصلاح اسناد موجود نیاز به تعریف کاربر در آن پایگاه اطلاعاتی می باشد .
که برای انجام آن می توان به صورت زیر عمل نمود .

1- ابتدا در صفحه اصلی نرم افزار در قسمت پایین رو به روی عبارت کاربر نام کاربری که در سیستم عامل وارد شده است را مشاهده نمایید .
2- سپس از پشت دستگاه server وارد همان پایگاه اطلاعاتی شده ، منوی سیستم و تعریف کاربران و امکانات آنها را باز می نماییم .
3- با استفاده از علامت + بالای صفحه یک سطر خالی اضافه می نماییم .
4-در ستون نام در windows در این سطر خالی یک double click می کنیم روی 3 نقطه کلیک کرده پنجره کوچکی باز می شود .
5- در قسمت look in بالای این پنجره دستگاه سرور مالی و یا در شبکه های domain دستگاه domain controller را انتخاب می نماییم
6- تکمه advance  و سپس find now را کلیک مینماییم .
7- کاربری را که در صفحه اصلی سیستم نوسا مشاهده کردیم از داخل لیست ظاهر شده پیدا می کنیم .
8- با ok  کردن این پنجره نام کاربری لاتین را در ستون نام در windows مشاهده می نماییم .
9- نام فارسی کاربر را در مقابل آن وارد مینماییم و سپس امکانات مورد نظر خودرا برای این کاربر با استفاده از درختواره پایین صفحه تنظیم می نماییم و این صفحه را تصویب میکنیم .
10 - نرم افزار را در سیستم کاربر یا یکبار باز و بسته مینماییم و یا با استفاده از منوی سیستم و گزینه بازخوانی مشخصات سیستم و کاربر از سرور اطلاعات کاربری آن را refresh می نماییم .