کاربرد فایل صادره XML، انتقال اطلاعات بین دو سیستم اطلاعاتی است. بدیهی است چنانچه بخواهیم قسمتی از اطلاعات یک پایگاه اطلاعاتی را به پایگاه دیگر منتقل کنیم، این کار با استفاده از پشتیبان میسر نیست. برای این منظور می توان از فایل صادره استفاده کرد. به این شکل که از منوی سیستم، زیر منوی ایجاد فایل صادره، ابتدا مشخص می کنیم که از کدام قسمت از اطلاعات فایل صادره خواهیم ساخت. از همان منوی سیستم، گزینه فراخوانی یک فایل صادره، می توان فایل XML را در سیستم مقصد فراخوانی کرد.
در هنگام ایجاد فایل صادره از اسناد و برگه ها، مجموعه های حساب و مجموعه های تفصیلی، نهادهای دریافت و پرداخت،مدارک، انبارها، کالاها، مراکز تامین و مصرف، قوانین عملیات مالی انبار، مجموعه های کالا و موجودی کالاها، حساب ها و تفصیلی ها و سایر موارد بکار رفته در آنها نیز همراه فایل صادره به سیستم مقصد منتقل خواهند شد.
در هنگام انتقال اطلاعات از طریق فایل صادره، موارد زیر منتقل نمی شوند :
ارتباط حساب و تفصیلی – فرم های چاپی و نمایشی – صورت مغایرت های ذخیره شده – شیوه های فراخوانی صورتحساب بانکی – تعریف کاربران و امکانات آنها – یادداشت و شرح استاندارد حساب - فرم های چاپ چک - روال های دریافت و پرداخت - ارتباط تفصیلی با سطر دفتر تلفن و نشانی
البته فرم های چاپی و نمایشی، شیوه های فراخوانی صورتحساب بانکی، فرم های چاپ چک و روال های دریافت و پرداخت را به طور جداگانه و از پنجره مربوط به خودشان (و نه از قسمت ایجاد فایل صادره)می توان به سیستم مقصد منتقل کرد.
چند نکته که در هنگام استفاده از فایل صادره باید به آن توجه داشت:
اسناد دریافت و پرداخت تایید شده به سه حالت گوناگون (فقط سند حسابداری حاصل - سند تایید شده به همراه سند حسابداری حاصل - سند دریافت و پرداخت در وضعیت تایید نشده) قابل فراخوانی خواهند بود.
برگه های عملیاتی و یا تایید شده انبار، بصورت برگه های انبار پیش نویس فراخوانی خواهند شد.
مدارک موجود و خارج شده دریافت و پرداخت، اگر همراه سندشان منتقل نشوند (به تنهایی منتقل شوند)، در سیستم مقصد به حالت جدید فراخوانی می شوند. بطور کلی در هنگام انتقال اطلاعات از طریق فایل صادره، ممکن است وضعیت مدارک تغییر کنند. (که این تغییر وضعیت به محدوده اسناد منتقل شده بستگی خواهد داشت) گفتنی است مدارک باطل شده در هنگام انتقال ماهیت خود را حفظ می کنند.
انتقال رسیدهای دریافت و پرداخت، بدون اسناد مربوط به آنها ممکن نیست.
بخش ها، واحدهای مقدار و تعداد و واحدهای پول و ارز را نمی توان بطور جداگانه در فایل صادره ذخیره کرد.
برای ایجاد و فراخوانی فایل صادره، به نرم افزار Internet Explorer نسخه 6 و یا بالاتر نیاز است.
دوستان گرامی، لطفا این نوشتار را در ادامه همین پست، تکمیل نمایید، تا به یک مرجع کامل در مورد فایل صادره برسیم.