قبل از پاسخ دادن به این سوال لازم است یک پیش زمینه کوتاه را عرض کنم. میدانیم که در سیستم های یکپارچه ،کلیه ثبتهای مالی که در سایر نرم افزارها( انبار ، دریافت پرداخت، حسابداری، فروش) اتفاق میافتد . متاثر بر هم می باشند . یعنی مثلا ما میتوانیم بابت خریدی که در انبار انجام دادیم چکی را در دریافت پرداخت صادر نماییم، یا مثلا بابت فروشی که در نرم افزار فروش اتقاق افتاده در نرم افزار دریافت پرداخت، دریافت چک تا نقد شدن چک را دنبال نماییم و در نهایت گزارشات یکپارچه ای را از کلیه فرآیند بالا ملاحظه نماییم.
وقتی صحبت از مشتری میشود گاها نیازمند آن هستیم که اعتبار یک مشتری خاص را با توجه به کلیه عملیات مالی که در سایر نرم افزارها یا حتی سایر سالهای مالی انجام داده داشته باشیم و با توجه به این میزان اعتبار تصمیم گیری لازمه را در قبال فروش کالای مطلوب به این مشتری اتخاذ نماییم.
در این شرایط از سیستم انتظار داریم که اولا میزان اعتبار مشتری را با توجه به کلیه عملیات مالی ثبت شده تحت یک گزارش به ما بدهد ، ثانیا در زمان ثبتهای مالی متناظر با این مشتری کنترل اعتبار مشتری را نیز به عهده بگیرد.
با انجام تنظیمات ساده زیر ما به راحتی به هدف مطلوب خود دست خواهیم یافت.
1-ابتدا باید حسابهایی را که نیازمند آن هستیم که در اعتبار مشتری دخیل باشد را در یک جا تجمیع نماییم. به دین منظور به منوی تعریف یا قانون میرویم، وارد قسمت حسابهای موثر در اعتبار مشتری میشویم و حسابهای مورد نیاز خود را احضار مینماییم.
2- جدا از این حسابها که از نرم افزارهای دیگر در گزارش ما دخیل هستند ، اگر نیازمند آن هستیم که اعتبار اولیهی نیز برای مشتری خود در نظر بگیریم.
به درخت مراکز مصرف یا تامین کالا رفته و مشتری خود را احضار مینماییم. در محاوره اصلاح این مشتری، میزان اعتبار را مشخص مینماییم.
((نکته بسیار حیاتی در این قسمت تناظر برقرار کردن این مرکز با تفضیلی مربوطه می باشد))*
3 - با انجام موارد بالا ، با توجه به ثبتهای انجام شده در نرم افزار فروش و سایر نرم افزار ها ، گزارشی در قسمت گزارشات مربوط به فروش خواهیم داشت که به راحتی اعتبار مشتری را تا این لحظه به ما میدهد.
4- با دیدن گزارش فوق ، حال کاربر نیاز به این پیدا مینماید که با توجه به میزان اعتبار مشتری کنترل هایی هم در زمانهای ثبت رخدادهای مرتبط با این مشتری انجام دهد ، برای رسیدن به این هدف لازم است تا تنظیمات سادهای را در مدیرت نوسا(admin) انجام دهیم. بدین منظور پس از باز کردن admin ، سیستم اطلاعاتی مد نظر خود را احضار کرده و وارد قسمت فروش میشویم. در اینجا زمانهایی را که نیاز به کنترل اعتبار مشتری هست را مشخص میکنیم
5- پس از انجام مراحل فوق انتظار داریم که سیستم این کنترل را اعمال نماید. مثلا در هنگام فروش کالا، مبلغی را بیش از اعتبار مشتری نتوانیم فاکتور بزنیم.
سیستم به دین شکل عمل میکند که پس از ثبت فاکتور درهنگام ذخیره سازی پیغام مقابل را جلوی دیگان ما ظاهر می سازد.
............................................................
*: میدانیم که محل تجمیع کلیه اطلاعات مالی نرم افزار حسابداری می باشد و در حسابداری ما با مفهومی تحت عنوان تفضیلی سرو کار داریم که متناظر با آنها در سایر نرم افزارها مفاهیمی برای راحتی کار در همان حوزه تعریف میشوند که در کار برد آن در همان محدوده می باشد( مانند مراکز مصرف یا تامین کالا)
کاربر فروش از دید فروش با این مراکز به عنوان مشتری سرو کار دارد و کاربر حسابداری از دید حسابداری به عنوان تفضیلی که یکی از طرف حسابهاسش می باشد. برای اینکه اعتبار مشتری را داشته باشیم حتما باید متناظر با آن مرکز تفضیلی مرتبط با آن نیز مشخص شود تا ثبتهای مالی مربوطه در گزارش دخیل شود.