مدیریت محترم شرکت نوسا
با سلام و احترام
به استحضار می رساند این شرکت بخش عمده فعالیت خود از قبیل خرید و فروش با پیمانکاران و کارفرمایان داخلی را بصورت ارزی انجام میدهد و حسابهای ارزی در سیستم حسابداری شرکت از اهمیت خاصی برخوردار است و همه مبالغ معادل ارزی با نوع ارزهای مختلف در سیستم حسابداری نوسا ثبت و نگهداری میشود.
از ابتدای سالجاری این شرکت نسبت به خرید نرم افزار هزینه نیز اقدام و آنرا راه اندازی و مورد استفاده قرار داده است که در بخش ارزی آن با مشکلاتی مواجه است که به شرح زیر به حضورتان ایفاد می گردد:
- به منظور ثبت خریدهای ارزی و با درج مبالغ ارزی در ثبت هزینه ، سیستم بصورت اتوماتیک برای بدهکار و بستانکار حسابهای مختلف ، معادل ارزی درج و ثبت می نماید و این در حالی است که برخی از حساب های معین مربوطه ارزپذیر نبوده و درج مبالغ ارزی در آن را می توان بعنوان اشتباه حسابداری تلقی نمود. بعنوان مثال در حسابهای موقت ، هنگام ثبت هزینه بصورت ارزی منجر به ارزی شدن حساب بستانکاران با ماهیت بستانکار میشود که درست است اما بدهکار شدن حساب هزینه بصورت ارزی غلط و نادرست است.
- در خصوص حسابهای دائمی نیز مشکل فوق مشهود است بطور مثال طبق استاندارد حسابداری ثبت ارزش کالا در انبار می بایست به قیمت تمام شده ارزشگذاری شود به همین منظور کلیه هزینههای مربوط به سفارشات خارجی اعم از ریالی و ارزی در سرفصل سفارشات خارجی درج و پس از دریافت کالا ، بهای تمام شده سفارش به موجودی انبار منتقل و بسته میشود در حال حاضر ثبت فاکتور ارزی در سیستم هزینه به نحوی است که با درج بستانکاری ارزی در حساب بستانکاران تجاری به اشتباه سمت بدهکار سند مالی که حساب سفارشات خارجی است نیز بصورت ارزی ثبت میشود و منجر به ارزی شدن حساب سفارشات میشود و نتیجتا مانده حساب ارزی در سیستم ، بصورت واهی و غیرواقعی درج میگردد که می بایست اصلاح شود.
- اشتباهات ناشی از موارد مذکور بخصوص در سرفصل حسابهای دائمی ، دست یافتن به یک مانده ارزی واقعی را غیرممکن نموده و انجام عملیات تسعیر ارز را نیز از حالت اتوماتیک و قابل اتکا به حالت دستی و توام با خطا و اشتباه تبدیل نموده است و این درحالی است که انتظار کاربر از استقرار سیستم دوری از خطا و اشتباه است.
- آنچه در بررسی حسابها و بخصوص اسناد حسابداری ملاک عمل است تراز بودن اسناد و مانده حسابها است و از اهمیت ویژهای نیز برخوردار است زیراکه حسابداری دوطرفه است اما در خصوص اقلام ارزی ثبت یک طرفه آن گرچه بطور قطع ، تراز ارزی را از تراز بودن خارج میکند اما از آنجائیکه ثبت اقلام ارزی ، به منظور کنترل مانده بدهیها و مطالبات ارزی و صرفا کاربرد گزارشگری دارد لذا اینکه تراز ارزی در حالت عادی تراز باشد یا نباشد در مقابل اینکه مانده حسابهای ارزی قابل اتکا و درست باشد یا نباشد از هیچ اهمیتی برخوردار نیست و به نظر میرسد بالانس بودن یا نبودن تراز ارزی هیچ مشکلی را به وجود نمیآورد و یا مشکلی را نیز حل نمیکند اما اشتباه در مانده حسابهای ارزی منجر به بروز خسارت و اتلاف منابع سازمان خواهد شد.
امید است آن مجموعه محترم با استفاده از توانمندهای ارزشمندی که دارد و با بررسی دقیق تر موضوع نسبت به حل مشکل در کوتاه ترین زمان ممکن اقدام مقتضی را مبذول فرمایند. همچنین این شرکت آماده لازم در خصوص هرگونه همکاری در این خصوص را اعلام میدارد.
پیشاپیش از بذل توجه و حسن نظر جنابعالی سپاسگزاری میگردد.