چگونه مي‌توان هنگام تنظيم سند اختتاميه دريافت و پرداخت (بستن حسابهاي دريافت و پرداخت) ليستي از حسابهاي مورد نياز تهيه نمود؟
جهت تنظيم سند اختتاميه مربوط به دريافت و پرداخت، ابتدا بايد مجموعه‌اي حاوي حسابهاي دريافت و پرداخت تعريف نماييد. اين مجموعه شامل حسابهايي نظير صندوق، بانک، اسناد وصولي، اسناد در جريان وصول، اسناد پرداختني و ساير موارد مثل حسابهاي انتظامي و وام و... مي‌باشد. براي پيدا کردن ليست حسابهاي اين مجموعه درصورتي که از نهادها استفاده مي‌کنيد، مي‌توانيد از فهرست نهادهاي دريافت و پرداخت و يا تراز نهادهاي دريافت و پرداخت کمک بگيريد و در غير اين صورت با استفاده از گزارش تراز حسابها، ليست حسابهاي مجموعه مذکور را تهيه کنيد. براي ملاحظه فهرست نهادهاي دريافت و پرداخت، از منوي حساب، گزينه "نهادهاي دريافت و پرداخت" را انتخاب نموده، صفحه مربوط به تنظيمات نمايش نهادهاي دريافت و پرداخت را تصويب کنيد. (1)
همانطور که ملاحظه مي‌کنيد، در صفحه باز شده، در ستون کد حساب اين حسابها مشخص شده‌اند. همچنين براي ملاحظه گزارش تراز نهادهاي دريافت و پرداخت، از منوي "تراز"، گزينه "تراز نهادهاي دريافت و پرداخت" را انتخاب نماييد. (2)
حال در پنجره باز شده، در محدوده نهادها، نحوه ظهور را بر روي گزينه "تمام نهادهاي داراي گردش نمايش داده شوند" قرار داده و در محدوده اسناد، "تنظيم براي اخذ گزارش از" را بر روي "دريافت و پرداخت" قرار دهيد. در صورت لزوم نیز گزینه مربوط به" پیش نویس" را تیک زده ، حال بر روي تکمه "تصويب" کليک نماييد. (3)
در گزارش ظاهر شده، ليست نهادهاي دريافت و پرداخت ملاحظه مي‌شود. با کليک بر روي قسمت " حساب و تفصيلي(ها)"، حسابهاي دريافت و پرداخت را ملاحظه مي‌کنيد، اين حسابها، حسابهايي هستند که بايد در مجموعه مذکور تعريف شوند.(4)
همانطور که گفته شد در صورتي که در سيستم دريافت و پرداخت از نهادها استفاده نمي‌کنيد، مي‌توانيد براي تهيه ليست حسابهاي مورد نياز براي تعريف مجموعه حساب جهت تنظيم سند اختتاميه دريافت و پرداخت، از گزارش تراز حسابها استفاده کنيد. بدين منظور از منوي تراز، گزينه تراز و ساير گزارشهاي 4 ستوني حسابها را انتخاب نماييد. (5)
در صفحه باز شده، در محدوده، تنظيم براي اخذ گزارش را بر روي دريافت و پرداخت قرار دهيد. حال بر روي تکمه "تصويب" کليک کنيد.(6)
حال در صفحه "گزارشهاي 4 ستوني حسابها"، گزينه "تراز حسابهاي عملياتي (سطح آخر)" را انتخاب نموده بر روي تکمه "نمايش گزارش" کليک کنيد.(7)
سپس صفحه مربوط به تنظيمات تراز حسابهاي عملياتي (سطح آخر) را تصويب نماييد تا گزارش مذکور ظاهر گردد.(8)(9)
همانطور که مشاهده مي‌نماييد، تمام حسابهاي مورد نياز براي تعريف مجموعه حساب مورد نظر جهت تنظيم سند اختتاميه دريافت و پرداخت، قابل شناسايي مي‌باشند.